CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
1.4. Các phương pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và xu hướng phát triển trong những năm tới
1.4.1. Các phương pháp triển khai
Trên cơ sở khảo sát thì thường thấy có 4 cách triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP):
- Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu.
- Phương pháp triển khai từng phần.
- Phương pháp triển khai một phần.
- Phương pháp triển khai dần theo yêu cầu.
Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu
Là phương án tham vọng nhất và khó khăn nhất trong việc tiếp cận và triển khai ERP, các doanh nghiệp phải loại bỏ cùng lúc toàn bộ hệ thống cũ, thay vào đó là một hế thống ERP đồng bộ duy nhất trong toàn doanh nghiệp.
Mặc dù phương pháp này được ứng dụng từ những thời kỳ đầu của ERP, song ngày nay chỉ ít các doanh nghiệp mạnh dạn áp dụng bởi nó đòi hỏi toàn bộ doanh nghiệp dồn lực và thay đổi cùng lúc.
Việc đòi hỏi tất cả mọi người hợp tác và chấp nhận một hệ thống phần mềm mới là một sự nỗ lực to lớn, bởi trong hệ thống mới này chưa có bất kỳ sự tán thành nào. Không một ai trong doanh nghiệp có kinh nghiệm sử dụng nó, do đó, không ai chắc chắn rằng nó sẽ hoạt động hay không.
Ngoài ra, ERP chắc chắn bao gồm những thỏa hiệp. Nhiều phòng ban đã có những hệ thống đã được mài dũa phù hợp với những cách họ đang hoạt động. Trong hầu hết trường hợp, ERP không cung đầy đủ các chức năng cũng như sự thoải mái do đã quen thuộc mà hệ thống đang sử dụng có.
Một vài trường hợp khác, tốc độ của hệ thống mới có thể bị ảnh hưởng bởi nó phục vụ toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải là một bộ phận đơn lẻ. Việc triển khai ERP sẽ đòi hỏi điều hành trực tiếp từ tổng giám đốc.
Phương pháp triển khai từng phần
Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa ngành, không chia sẻ nhiều quy trình chung xuyên suốt các đơn vị kinh doanh. Những hệ thống ERP độc lập được cài đặt trong từng đơn vị, trong khi vẫn liên kết các quy trình chung, như tài chính kế toán, xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Phương pháp này nổi bật lên như là phương pháp phổ biến nhất trong việc triển khai ERP.
Đa phần, mỗi đơn vị kinh doanh đều có “phiên bản” ERP riêng của mình - nghĩa là có một hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng.
Các hệ thống liên kết với nhau chỉ để chia sẻ những thông tin cần thiết cho tập đoàn/doanh nghiệp mẹ/tổng doanh nghiệp nhằm tạo ra một bức tranh toàn cảnh về tất cả các đơn vị kinh doanh (ví dụ như về doanh thu của các đơn vị kinh doanh), hoặc đối với các quá trình không thay đổi nhiều từ đơn vị này đến đơn vị khác (ví dụ như quản lý nhân sự).
Thông thường, phương án triển khai này sẽ bắt đầu bằng việc cài đặt demo hoặc thí điểm tại một phòng ban sẵn sàng tiếp thu cái mới và hoạt động kinh doanh chính của tập đoàn không bị ảnh hưởng nếu có trục trặc xảy ra.
Khi đội dự án thiết lập xong hệ thống, chạy thử và chỉnh sửa các lỗi thì đội dự án mới bắt đầu triển khai tiếp ERP cho các đơn vị khác, sử dụng triển khai thí điểm đầu tiên như là ví dụ tham khảo. Kế hoạch cho phương pháp triển khai này cần mất thời gian dài.
Phương pháp triển khai một phần
Theo phương pháp này thì chỉ tập trung vào một vài quy trình chính, ví dụ những quy trình có trong phân hệ tài chính của hệ thống ERP. Phương pháp triển khai một phần thường áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ có kế hoạch sau này sẽ triển khai toàn bộ ERP khi đã phát triển thành lớn.
Mục tiêu ở đây là có được ERP nhanh chóng chạy và tạo ra một tái cơ cấu nhất thời theo quy trình chuẩn của hệ thống ERP.
Chỉ vài doanh nghiệp tiếp cận ERP theo cách này có thể tuyên bố là nó mang lại nhiều lợi ích từ hệ thống mới. Nhiều người nhận thấy rằng hệ thống dạng này chỉ tốt hơn chút đỉnh so với hệ thống cũ vì nó không bắt các nhân viên thay đổi thói quen cũ của họ.
Phương pháp triển khai dần theo nhu cầu
Bạn sẽ thấy cách tiếp cận này thường trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã mất kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, hoặc trong các doanh nghiệp lớn, có hoạt động quy mô và không thể nào chuẩn hóa trên một hệ thống, hoặc là
trong quá khứ họ từng đốt những khoản tiền lớn vào hệ thống ERP mà không thoả mãn được yêu cầu.
Trong trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ chuyển sang thuê các nhà cung cấp ERP theo yêu cầu hoặc cung cấp phần mềm như là một dịch vụ. Các nhà cung cấp này còn ít nhưng đang tăng dần. Các nhà cung cấp ERP này có thể đề xuất:
- Thời gian triển khai nhanh hơn (không cần phải cài đặt phần mềm gì cả, và như vậy sẽ cắt đi giai đoạn cài đặt kéo dài hàng tháng).
- Nâng cấp dễ dàng và thường xuyên (việc này có thể thực hiện tự động vì nhà cung cấp sẽ quản lý các ứng dụng và chạy các nâng cấp và chỉnh lỗi thường xuyên hơn).
- Giá thành trả trước rẻ hơn (chi phí phần mềm có thể rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng truyền thống vì giá thuê sử dụng được tính theo "người dùng, tháng sử dụng” cũng như từ việc cắt giảm lớn trong việc tích hợp và phí tư vấn).
Tại sao các doanh nghiệp chỉ bây giờ mới bắt đầu thử sử dụng phần mềm theo yêu cầu? Bởi vì các doanh nghiệp này và và bộ phận IT thận trọng của họ vẫn còn quan ngại khi để các số liệu ERP quan trọng và nhạy cảm (chẳng hạn như nhân sự và tài chính) có trên máy chủ của một bên thứ ba mà không phải của họ.