4. Kết cấu của luận văn:
3.4.1.Xây dựng các ma trận khoảng cách
Do sự thay đổi của thị trường và công nghệ, khi lập các chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp sẽ nhận ra những yêu cầu mới về mặt kỹ năng công nghệ. Những yêu cầu này có thể là nâng cấp mặt bằng chung của nguồn nhân lực về những kỹ năng nào đó, hay cần phải đào tạo thêm những kỹ năng mới để đáp ứng lại sự biến đổi của thị trường.
Việc phát hiện các kỹ năng cần thiết, xác định những yêu cầu cụ thể đối với các kỹ năng là một bước quan trọng và đòi hỏi quá trình phân tích thị trường, nghiên cứu và đánh giá năng lực nội tại của doanh nghiệp phải được thực hiện một cách nghiêm túc. Một hệ thống mô hình hóa được cấu trúc của chuẩn ITSS sẽ trợ giúp cho nhà quản lý trong việc phát hiện những yêu cầu này, dựa vào các mô tả chi tiết về các nhóm ngành nghề trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Mỗi kỹ năng trong ITSS đều có các cấp độ đi kèm, được mô tả cùng với các tiêu chí để đánh giá xem mỗi cá nhân có đạt tới cấp độ đó hay không, đạt tới cấp độ đó thì họ sẽ có những khả năng gì. Trên cơ sở đó, nhà quản lý có thể tìm ra một danh sách các kỹ năng, đây là sẽ là chiều đầu tiên của những ma trận kỹ năng mục tiêu.
Bảng 3.1 - Ví dụ về cấp độ thành thạo kỹ năng
Kỹ năng Cấp độ thành thạo
Cấp độ 2 Có các hiểu biết cơ bản về các kiến thức được liệt kê. Có thể hoàn thành các nhiệm vụ cần các kiến thức này với tư cách là thành viên của nhóm Cơ sở dữ liệu Danh mục các kiến thức - Thiết kế CSDL - Thao tác dữ liệu - Xử lý giao dịch
- Viết ứng dụng có CSDL Cấp độ 1 Có các hiểu biết cơ bản về các kiến thức được liệt kê
Sau khi xác định được các mục tiêu cần phải đạt được về mặt kỹ năng, bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực là phải đánh giá được tình trạng kỹ năng nghề hiện tại của doanh nghiệp. Việc đánh giá năng lực chuyên môn hiện tại là để xác định khoảng cách so với những mục tiêu đã đề ra. Để có thể ước lượng được khoảng cách này, đó là sử dụng những ma trận khoảng cách kỹ năng.
Ma trận khoảng cách kỹ năng được xây dựng theo các bước sau:
- Lập danh sách các kỹ năng cần thiết, cấp độ cần đạt được của các kỹ năng đó. - Xác định cụ thể yêu cầu về số lượng nhân viên đối với từng kỹ năng.
- Xác định danh sách những ứng viên có tiềm năng thỏa mãn những yêu cầu về kỹ năng đó. Việc này dựa trên cơ sở phân tích những nhân viên nằm trong nhóm nghề và sở hữu những kỹ năng có liên quan.
- Xây dựng ma trận kỹ năng mục tiêu với danh sách cụ thể những ứng viên tiềm năng đã tìm ra. Trên ma trận mục tiêu này, phải xác định một cách cụ thể cấp độ mà mỗi người cần đạt được. Lúc này, mỗi ô của ma trận là một mục tiêu cụ thể của từng cá nhân.
Sau đây là một ví dụ về ma trận mục tiêu được xây dựng cho vị trí phát triển phần mềm:
Bảng 3.3 - Ma trận mục tiêu
Nhân viên\Kỹ năng Thiết kế Quản lý dự án Ước lượng
Huỳnh Hoàng Long Cấp độ 3 Cấp độ 3 Cấp độ 3 Nguyễn Văn Rạng Cấp độ 4 Cấp độ 4 Cấp độ 4 Bùi Chí Thành Cấp độ 3 Cấp độ 3 Cáp độ 3
- Tiếp theo là tiến hành điều tra, thu thập thông tin về cấp độ hiện tại của các kỹ năng. Mỗi ô của ma trận sẽ được bổ sung thêm thông tin về cấp độ hiện tại của nhân viên. Thông tin này sẽ giúp ta có thể so sánh được sự chênh lệch mục tiêu – thực tế một cách rõ ràng hơn. Ngoài ra, từ đó còn có thể thực hiện một số tính toán để ước lượng về chi phí, thời gian cho hoạt động đào tạo.
Bảng 3.4 - Ma trận khoảng cách
Nhân viên\Kỹ năng Thiết kế Quản lý dự án Ước lượng
Huỳnh Hoàng Long Chưa đạt
Hiện tại: Cấp độ 2 Đích: Cấp độ 3 Chi phí: $200 Đạt Hiện tại: Cấp độ 3 Đích: Cấp độ 3 Chi phí: $0 Chưa đạt Hiện tại: Cấp độ 2 Đích: Cấp độ 3 Chi phí: $200 Nguyễn Văn Rạng Chưa đạt
Hiện tại: Cấp độ 3 Đích: Cấp độ 4 Chi phí: $300 Chưa đạt Hiện tại: Cấp độ 2 Đích: Cấp độ 4 Chi phí: $800 Chưa đạt Hiện tại: Cấp độ 2 Đích: Cấp độ 4 Chi phí: $500
Dựa trên ma trận khoảng cách, với các phép tính toán sơ bộ và thống kê, nhà quản lý có thể hình dung một cách tổng quan hơn, chẳng hạn như ở kỹ năng nào có sự chênh lệch lớn với hiện tại, ở từng kỹ năng thì cấp độ nào là phổ biến nhất và thuận lợi cho việc đào tạo, chi phí ước tính dành cho công tác đào tạo và phát triển nhân lực. Với các cách mã hóa đơn giản nhưng hiệu quả, chẳng hạn như mã hóa bằng màu sắc, thông tin của ma trận khoảng cách mang đến sẽ trở nên rất trực quan, hỗ trợ cho công tác phân tích và đánh giá tình hình. Khi có được sự phân tích và đánh giá chuẩn xác, nhà quản lý sẽ đưa ra được những kế hoạch phát triển nhân lực hiệu quả hơn.
Ngoài ra, nhà quản lý vẫn có được sự chi tiết về thông tin đối với từng cá nhân, việc này sẽ giúp cho việc điều chỉnh lại ý định phân bổ của nhà quản lý. Cùng với đó, nó cũng đặt ra những mục tiêu cá nhân cho từng nhân viên.
Ma trận khoảng cách cần phải được cập nhật liên tục trong quá trình tiến hành các bước của kế hoạch phát triển nguồn nhân lực. Khi đó, ma trận sẽ như một công cụ để giám sát tiến độ, kiểm soát xem kế hoạch có đạt được những mục tiêu về thời gian, chất lượng, chi phí đã đề ra ban đầu hay không. Nếu nhận thấy những sự bất hợp lý trong quá trình theo dõi và phân tích ma trận khoảng cách, nhà quản lý có thể ra những
quyết định về việc điều chỉnh lại mục tiêu, phân bố lại nhân sự. Đây là một công tác cần thiết, bởi mọi kế hoạch đều cần có sự căn chỉnh khi thực hiện để tránh việc lệch khỏi mục tiêu.
Như vậy, ma trận khoảng cách sẽ cung cấp cho nhà quản lý những sự hỗ trợ trong cả việc phân tích, lập kế hoạch phát triển, đào tạo nhân sự, cũng như theo dõi và giám sát việc thực hiện các kế hoạch đó. Vai trò của ma trận khoảng cách kỹ năng ở đây tương tự như một bảng thông số điều khiển giúp cho nhà quản lý – người điều khiển có thể vận hành cỗ máy đó một cách hiệu quả và chính xác.