CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ HIẾT KẾ CÔNG VIỆC
2.2. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
2.2.1. Khái niệm và nội dung thiết kế công việc
Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó.
Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay một nhóm nhân viên thực hiện.
Nói cách khác, thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành và các phương pháp được sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ của công việc đó, cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức.
Thiết kế công việc phải đảm bảo sự gắn kết các công việc với mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc.
Khi thiết kế công việc cần phải xác định ba yếu tố thuộc về công việc như sau:
a. Nội dung công việc: Bao gồm tổng thể các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện; các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện. Có năm đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung công việc:
25
Tập hợp các kỹ năng: Là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng một loạt các kỹ năng và sự khéo léo của con người.
Tính xác định của công việc: Là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành toàn bộ hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến khi kết thúc với một kết quả cụ thể.
Tầm quan trọng của công việc: Là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn xã hội.
Mức độ tự quản: Là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi thực hiện công việc như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công việc…
Sự phản hồi: Là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt động đó.
Các trách nhiệm đối với tổ chức: Bao gồm tổng thể các trách nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện. Ví dụ: tuân thủ các quy định và chế độ làm việc.
Các điều kiện lao động: Bao gồm các yếu tố thuộc môi trường vật chất của công việc như nhiệt độ, ánh sáng, các điều kiện an toàn…
2.2.2. Thiết kế lại công việc
Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc hoặc động cơ làm việc
Các lý do phải thiết kế lại công việc gồm có:
Qua phân tích công việc sẽ phát hiện được những tồn tại và sự thiếu hấp dẫn do đó cần thiết phải thiết kế lại công việc để tăng động cơ làm việc và tăng tính hấp dẫn của nó.
Sau khi chỉ ra tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến sức khoẻ và an toàn lao động trong quá trình làm việc thì cần thiết phải thiết kế lại để loại bỏ chúng đi;
Thiết kế lại công việc, một mặt là để sử dụng những khả năng sẵn có về nhân lực và phương tiện của doanh nghiệp và mặt khác là sẽ thay đổi mức thù lao để động viên kịp thời người lao động nâng cao hiệu quả công tác.
Trong thực tế cùng với sự phát triển của tiến bộ khoa học công nghệ nhiều nghề mới đã xuất thì việc thiết kế lại vị trí là một việc làm tất yếu khách quan...
2.2.3. Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc
Nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động và tăng sự thỏa mãn của nhân viên trong quá trình làm việc, người ta tiến hành thiết kế hoặc thiết kế lại công việc theo nhiều cách khác nhau.
Năm phương pháp được liệt kê dưới đây là những phương pháp cơ bản hay được sử dụng nhất. Trong đó, hai phương pháp làm giàu công việc và nhóm tự quản được đặc biệt coi trọng.
a. Chuyên môn hóa
Đây là việc phân chia công việc thành các bộ phận nhỏ, đơn giản mỗi nhân viên chỉ chuyên thực hiện từng bộ phận công việc này. Ưu điểm của phương pháp là công việc đơn
giản dễ thực hiện, song lại có những nhược điểm lớn đó là sự buồn chán và sự hạn chế trong phát triển kỹ năng của nhân viên thực hiện công việc.
b. Thay đổi công việc
Hay còn gọi là sự luân chuyển công việc, là việc thường xuyên chuyển nhân viên từ công việc này đến công việc khác, còn bản thân công việc là không thay đổi. Luân chuyển công việc khắc phục nhược điểm của sự chuyên môn hóa và đòi hỏi nhân viên phải có những kỹ năng và trình độ khác nhau. Điều này làm cho họ bằng lòng hơn, cung cấp cơ hội cho việc phát triển cá nhân của nhân viên và qua đó mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp.
Tuy nhiên, luân chuyển công việc không hoàn thiện bản thân công việc, và đôi khi phương pháp này không phát huy được hiệu quả trong khi vẫn phải có thêm các chi phí đào tạo, hoặc trong nhiều trường hợp chi phí đào tạo này lớn hơn lợi ích do luân chuyển công việc mang lại.
c. Kiêm nhiệm nhiều công việc
Còn gọi là mở rộng công việc, là sự mở rộng về mặt số lượng các nhiệm vụ trong công việc. Phương pháp này cũng đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng khác nhau và khắc phục được nhược điểm buồn chán trong công việc tuy nhiên, kiêm nhiều công việc vẫn chưa tính đến tất cả các yếu tố đặc trưng trong nội dung công việc như đã đề cập ở trên nhằm tạo ra sự thỏa mãn nghề nghiệp của nhân viên.
d. Làm giàu công việc
Làm giàu công việc là quá trình hoàn thiện 5 yếu tố đặc trưng của nội dung công việc nhằm mục đích nâng cao năng suất công việc, sự tận tụy cũng như sự thỏa mãn của người lao động. Quan điểm về làm giàu công việc khác với khái niệm về sự mở rộng công việc.
Mở rộng công việc chỉ đơn thuần là việc tăng thêm nhiệm vụ cho công việc, trong khi làm giàu công việc có tác dụng làm tăng mức độ khác nhau của các kỹ năng cần thiết, tăng sự rõ ràng cũng như tầm quan trọng của các nhiệm vụ, tăng tính tự chủ và luồng các thông tin phản hồi khi thực hiện công việc.
e.Nhóm tự quản
Nhóm tự quản là hình thức nhóm làm việc tự quản lý với rất ít sự giám sát từ cấp trên.
Nhóm có trách nhiệm tự xác định các công việc của nhóm như một cỗ máy tự hoạt động. Ở nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức này, bình quân một quản đốc có thể giám sát hai nhóm làm việc mỗi nhóm khoảng 20 người. Quản đốc chủ yếu làm việc với hai tổ trưởng, người có trách nhiệm xây dựng chương trình và kế hoạch hành động cho nhóm mình.
Ngày nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức làm giàu công việc theo nhóm nói chung và nhóm tự quản nói riêng. Chúng thường được gọi dưới những tên như các chương trình "xã hội - công nghệ", bởi vì các nhóm không chỉ tự giải quyết các vấn đề thuộc khía cạnh công nghệ, mà cả các vấn đề xã hội, vấn đề con người trong nhóm.
Nhóm tự quản cũng tự thực hiện việc thanh toán cho các thành viên của nhóm. Nhìn chung, họ được thanh toán theo số lượng các nhiệm vụ mà họ thực hiện, hoặc theo các kỹ năng mà họ phát triển được. Các thành viên trong nhóm tự quản cũng phải biết tự giúp đỡ bổ sung cho nhau khi có sự khác biệt giữa các thành viên, hay có các công việc đột xuất xảy ra.
Việc lựa chọn phương pháp thiết kế công việc tùy thuộc vào trạng thái của các biến số sau:
27
- Tính thông lệ của công việc:
Tính thông lệ của công việc được thể hiện ở mức độ xuất hiện các công việc, một công việc được gọi là có tính thông lệ cao khi công việc đó có xu hướng xuất hiện thường xuyên, ổn định trong một khoảng thời gian dài. Ngược lại một công việc được gọi là tính thông lệ thấp khi nó xuất hiện không có quy luật, bất thường, mức độ xuất hiện không thường xuyên, không ổn định.
- Dòng công việc
Dòng công việc trong tổ chức thường chịu ảnh hưởng bởi tính chất, bản chất của sản phẩm hay dịch vụ. Sản phẩm hay dịch vụ thường gợi ý trình tự hoặc sự cân đối giữa các công việc nếu tiến trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ muốn hoàn thành hiệu quả.
- Chất lượng cuộc sống lao động
Chất lượng cuộc sống của một người nào đó chính là mức độ thoả mãn các nhu cầu khác nhau của họ trong cuộc sống hàng ngày. Vì trong thời đại ngày nay, cuộc sống riêng tư của mỗi cá nhân và công việc mà họ đanng làm không còn có một ranh giới rõ ràng, nó có xu hướng càng ngày càng xoá nhoà đi ranh giới đó, cho nên khi nghiên cứu chất lượng cuộc sống, người ta phải quan tâm đến chất lượng toàn diện đó là ”chất lượng cuộc sống lao động”.
- Khả năng của người lao động
Khả năng của người lao động ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế công việc. Khi Henry Ford sử dụng dây chuyền sản xuất, ông nhận thấy rằng công nhân thiếu vắng kinh nghiệm hoạt động trên các dây chuyền tự động hoá. Ví thế công việc phải được thiết kế một cách đơn giản và đỏi hỏi ít công tác đào tạo.
- Tính chất của môi trường
Theo quan điểm hệ thống mỗi doanh nghiệp được xem như là một hệ thống hoạt động trong môi trường của nó, đó là tập hợp các hệ thống, phân hệ khác có mối quan hệ tác động qua lại với doanh nghiệp. Doanh nghiệp tác động tới môi trường thông qua đầu ra, còn môi trường tác động lên doanh nghiệp thông qua đầu vào. Khi môi trường thay đổi, trạng thái ổn định của doanh nghiệp trong môi trường cũng bị phá vỡ. Để thiết lập lại trạng thái cân bằng mới, các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích đáng trước sự thay đổi của môi trường nhằm thay đổi trạng thái hiện tại của doanh nghiệp cho phù hợp với trạng thái của môi trường đã thay đổi. Theo quan điểm này, việc thiết kế công việc cũng phải phù hợp với trạng thái vận động biến đổi của môi trường, khi môi trường ổn định thì các kiểu thiết kế công việc thiên về kết cấu chặt chẽ, ngược lại khi môi trường nhiễu loạn thì thiết kế có xu hướng thiên về kiểu linh hoạt.