CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ HIẾT KẾ CÔNG VIỆC
2.3. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.3.6. Viễn cảnh của phân tích công việc
37
Trong bối cảnh công nghệ kỹ thuật thay đổi nhanh chóng, môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, trình độ lành nghề và yêu cầu của nhân viên ngày càng cao, sự bùng nổ về thông tin… đã làm cho công việc, cách thức tổ chức doanh nghiệp và thực hiện công việc thay đổi theo chiều hướng sau:
Số lượng công việc giảm bớt, ranh giới giữa các công việc và sự khác biệt giữa các công việc trong doanh nghiệp thu hẹp. Nội dung công việc sẽ phong phú hơn, có tính chất thách thức hơn, hấp dẫn hơn đối với nhân viên. Các ranh giới phân chia các chức năng tổ chức như giữa bán hàng và sản xuất… cũng sẽ giảm bớt.
Công việc sẽ được tổ chức theo các quá trình tổng hợp và được thực hiện bằng các tổ chức, nhóm, đội. Nhân viên sẽ được đào tạo theo hướng đa kỹ năng và phạm vi thực hiện công việc sẽ mở rộng giúp cho nhân viên nâng cao tính linh hoạt, tinh thần trách nhiệm với công việc của cả đội và hiệu quả cuối cùng của doanh nghiệp. Hình thức luân phiên thay đổi công việc cũng sẽ được áp dụng rộng rãi. Tăng cường trách nhiệm tập thể đối với kết quả chung được chú trọng hơn là tăng cường trách nhiệm cá nhân đối với các công việc cá nhân.
Tâm lý từ chối: “Đấy không phải là việc của tôi” trong nhân viên cũng sẽ dần dần được xóa bỏ.
Cơ cấu tổ chức được cải tiến và đơn giản hóa, việc phân công, bố trí nguồn nhân lực được hoàn thiện. Số lượng các cấp bậc quản trị trong doanh nghiệp giảm đi. Như vậy, tầm hạn quản trị sẽ được mở rộng và trách nhiệm của các nhà quản trị cũng sẽ tăng lên. Thay thế một số các nguyên tắc cũ về tổ chức, quản lý doanh nghiệp bằng các nguyên tắc mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, nguyên tắc chuyên môn hóa trong phân chia công việc sẽ được thay thế bằng nguyên tắc phối hợp thực hiện các nhiệm vụ có tính chất tổng hợp.
Những thay đổi về công việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc và tổ chức doanh nghiệp như trên sẽ làm thay đổi yêu cầu đối với phân tích công việc. Trong tương lai, việc phân tích công việc và xây dựng bản mô tả công việc sẽ được áp dụng cho từng nhóm công việc và sẽ giao cho từng nhóm hoặc đội nhân viên thực hiện. Mỗi nhân viên sẽ được chia sẻ những quan điểm chung của đội và học cách thực hiện các công việc khác trong đội. Các tiêu chuẩn công việc, nhiệm vụ và các quy định của công việc sẽ không trình bày quá chi tiết. Nhân viên sẽ học được cách chú trọng các cố gắng cá nhân và sử dụng nguồn lực của tập thể nhằm thực hiện công việc một cách sáng tạo và linh hoạt.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
Thiết kế công việc là gì? Khi thiết kế công việc phải đảm bảo những yêu cầu nào?
Trình bày các yếu tố thuộc về công việc?
Tại sao cần phải thiết kế lại công việc? Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc, cho ví dụ minh họa?
Phân tích công việc là gì? Khi phân tích công việc cần thu thập những thông tin nào? Tại sao phân tích công việc là công cụ cơ bản nhất của quản trị nguồn nhân lực?
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc?
Khái niệm, ý nghĩa của bản mô tả công việc? Bản mô tả công việc bao gồm những nội dung cơ bản nào?
6. Bản tiêu chuẩn công việc là gì? Trình bày các nội dung cơ bản của bản mô tả công việc?
7. Bài tập tình huống
Cô Mỹ Lan được tuyển vào làm việc cho một Công ty điện thoại đã được năm tháng.
Mỹ Lan nói thông thạo tiếng Anh và tiếng Trung. Trong quá trình phỏng vấn và theo bản mô tả công việc, không có điều khoản nào đề cập đến yêu cầu ứng viên phải biết tiếng Trung. Hàng ngày, công việc của cô hay bị gián đoạn vì các đồng nghiệp thường nhờ cô phiên dịch hộ mỗi khi gặp các khách hàng nói tiếng Trung. Lúc đầu, Mỹ Lan rất vui vẻ giúp đỡ các đồng nghiệp của mình. Tuy nhiên, khi công việc phiên dịch xảy ra thường xuyên, đôi khi kéo dài gần một nửa buổi làm việc khiến Mỹ Lan phải luôn bận rộn và rất cố gắng mới hoàn thành hết công việc được giao, cô cảm thấy khó chịu và cho rằng Công ty đã đối xử không công bằng vì cô không được trả thêm tiền lương, tiền thưởng cho thời gian làm công việc phiên dịch. Mỹ Lan nghĩ rằng, phiên dịch tiếng Trung không phải là việc của cô, cuối cùng cô đã từ chối phiên dịch hộ cho các đồng nghiệp.
Cô Mỹ Lan phàn nàn như vậy là đúng hay sai? Tại sao?
Nếu anh (chị) là người phụ trách đơn vị, anh (chị) sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
Không phải mọi khía cạnh yêu cầu của công việc đề có thể trình bày trong bản mô tả công việc. Theo anh (chị) bản mô tả công việc cần trình bầy thế nào để có thể tránh được hiện tượng từ chối của nhân viên: “Đấy không phải là việc của tôi”?
Hãy xây dựng một bản mô tả công việc?
39