3.2.3. Quản trị doanh thu của bộ phận tiền sảnh
3.2.3.1. Các chỉ số đánh giá kết quả kinh doanh lưu trú
a) Công suất sử dụng buồng
Công suất sử dụng buồng là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả bán buồng của khách sạn. Thực chất là sự so sánh kết quả thực hiện bán buồng về mặt số lượng với khả năng đáp ứng buồng của khách sạn. Công suất sử dụng buồng có thể tính cho một ngày hoặc một thời kỳ (tuần, tháng, quý, năm...) nhất định.
Công thức tính công suất sử dụng buồng (H):
𝐻 = Số lượng buồng bán được trong kỳ x 100
Số lượng buồng có khả năng đáp ứng trong kỳ(%)
* Tính cho một ngày:
H = Số lượng buồng bán được trong ngày x 100
Số lượng buồng có khả năng đáp ứng trong ngày(%)
Trong đó: Số lượng buồng bán ra trong ngày và số lượng ngày buồng bán ra trong kỳ do bộ phận tiền sảnh thống kê.
Số lượng buồng có khả năng đáp ứng bao gồm tất cả những buồng có thể đưa vào kinh doanh. Hay nói cách khác, là số buồng còn lại sau khi đã trừ đi những buồng hỏng hoặc đang bảo dưỡng không sử dụng được (out of order) và những buồng sử dụng cho mục đích khác ngoài kinh doanh. Một số khách sạn có thống kê và đưa ra tỷ lệ buồng có khả năng đáp ứng (KNĐU) hay không có khả năng đáp ứng trung bình trong một thời kỳ nhất định. Như vậy:
Số lượng buồng có
KNĐƯ trong ngày = Tổng số
buồng x Tỷ lệ buồng có KNĐƯ
Số lượng buồng có
KNĐƯ trong ngày = Tổng số
buồng x (1 - Tỷ lệ buồng không có KNĐƯ)
Số lượng buồng có
KNĐƯ trong kỳ = Tổng số
buồng x Tỷ lệ buồng
có KNĐƯ x Số ngày trong kỳ
Số lượng buồng có
KNĐƯ trong kỳ = Tổng số buồng x
(1 - Tỷ lệ buồng
không có
KNĐƯ
x Số ngày trong kỳ
Công suất sử dụng là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động bán buồng của bộ phận tiền sảnh. Vì vậy, người quản lý cần phải hiểu biết chỉ tiêu này đồng thời biết cách phân tích sử dụng chỉ tiêu này để đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn.
Để phân tích chỉ tiêu này người ta thường so sánh công suất sử dụng buồng của khách sạn với công suất dự báo (hay kế hoạch), với công suất của kỳ trước hoặc với công suất của toàn hệ thống (hay của những khách sạn tương tự) để tìm ra được những ưu điểm và những hạn chế từ đó có biện pháp, quyết định quản lý nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế để hoạt động bán buồng đạt hiệu quả cao hơn.
b) Tỷ lệ buồng có nhiều khách ở
Chỉ tiêu tỷ lệ buồng có nhiều khách ở được sử dụng để phân tích tình hình bán buồng của bộ phận tiền sảnh trong một ngày hoặc trong một thời kỳ nhất định. Chỉ tiêu này càng cao thì doanh thu của khách sạn càng hạn chế. Bởi lẽ, nếu như có hai khách đến thuê buồng mà ở chung một buồng thì doanh thu sẽ thấp hơn là hai khách đó thuê hai buồng riêng biệt. Do vậy, nếu như chỉ tiêu này của khách sạn cao thì người quản lý bộ phận tiền sảnh có thể hướng dẫn nhân viên của mình các biện pháp bán buồng cho khách để giảm chỉ tiêu này xuống.
Tỷ lệ buồng có nhiều khách ở được tính bằng công thức sau:
𝑇ỷ 𝑙ệ 𝑏𝑢ồ𝑛𝑔 𝑐ó 𝑛ℎ𝑖ề𝑢 𝑘ℎá𝑐ℎ ở =Số lượng buồng có hai khách trở lên Số lượng buồng bán được (%)
c) Số lượng khách trung bình mỗi buồng
Cũng như chỉ tiêu tỷ lệ buồng có nhiều khách ở, chỉ tiêu số khách trung bình mỗi buồng cũng được sử dụng để phân tích tình hình bán buồng của bộ phận lễ tân trong một ngày hoặc trong một thời kỳ nhất định. Tuy nhiên, hai chỉ tiêu này cho người quản lý và những người cần quan tâm các cách nhìn khác nhau về một vấn đề. Chỉ tiêu tỷ lệ buồng nhiều khách ở cho phép nhìn nhận một cách tương đối bằng một con số phần trăm và đánh giá tổng thể vấn đề, còn chỉ số lượng khách trung bình mỗi buồng cho phép nhìn nhận bằng con số tuyệt đối và đánh giá cụ thế vấn đề. Số lượng khách trung bình mỗi buồng được tính bằng công thức sau:
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑘ℎá𝑐ℎ 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝑚ỗ𝑖 𝑏𝑢ồ𝑛𝑔 = Số lượng khách lưu trú Số lượng buồng bán được
d) Giá buồng trung bình trong ngày
Giá buồng trung bình trong ngày là chỉ tiêu sử dụng để đánh giá tình hình hoạt động bán buồng về mặt giá. Giá buồng trung bình trong ngày càng cao thì doanh thu và lợi nhuận trong ngày càng cao. Người quản lý có thể sử dụng chỉ tiêu này để so sánh với giá chuẩn hoặc so sánh với giá buồng trung bình của ngày khác để phân tích đánh giá nhằm đưa ra quyết định quản lý đối với giá bán và hoạt động bán buồng một cách đúng đắn nhất. Ngoài ra, người quản lý sử dụng chỉ tiêu này để đánh giá khả năng bán buồng của nhân viên bộ phận mình.
Công thức tính giá buồng trung bình trong ngày:
𝐺𝑖á 𝑏𝑢ồ𝑛𝑔 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑛𝑔à𝑦 =Tổng doanh thu trong ngày Số lượng bán được
Giá buồng trung bình trong ngày càng cao thì càng tốt và càng sát với giá chuẩn đề ra.
e) Giá buồng bình quân mỗi khách
Giá buồng bình quân mỗi khách cũng là chỉ tiêu phân tích đánh giá tình hình hoạt động bán buồng về mặt giá. Khác với giá buồng trung bình trong ngày giá buồng bình quân mỗi khách cho biết thông tin tổng quát hơn về mặt số lượng khách cũng như về mặt thời gian. Giá buồng bình quân mỗi khách có thể tính cho một ngày hoặc tính cho một thời kỳ nhất định. Giá buồng bình quân một khách có thể tính bằng công thức sau:
𝐺𝑖á 𝑏𝑢ồ𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛 𝑚ỗ𝑖 𝑘ℎá𝑐ℎ =Tổng doanh thu trong ngày Số lượng khách lưu trú
Giá buồng bình quân mỗi khách cao cho biêt về mặt giá hoạt động bán buồng của bộ phận tiền sảnh đạt hiệu quả cao.
f) Thời gian lưu trú bình một lượt khách
Ngày khách, ngày buồng và ngày giường là những thuật ngữ dùng để chỉ thời gian lưu trú của khách trong một ngày đêm (24 giờ).
Việc nắm bắt được thời gian lưu trú trung bình của khách giúp người quản lý có thể đưa ra được những định hướng đối với hoạt động đặt buồng, quản lý nhân lực hay chủ động đồ dùng cung cấp cho khách... Thời gian lưu trú trung bình của khách cũng có thể là dấu hiệu về thái độ phục vụ kém của nhân viên hoặc là sự cảnh báo về việc mất tính cạnh tranh của các tiện nghi do khách sạn cung cấp. Công thức tính:
𝑇ℎờ𝑖 𝑔𝑖𝑎𝑛 𝑙ư𝑢 𝑡𝑟ú 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝑚ộ𝑡 𝑙ượ𝑡 𝑘ℎá𝑐ℎ = Tổng số ngày khách Số lượng khách lưu trú
Thời gian lưu trú trung bình một lượt khách càng dài càng tốt. Nếu như thời gian lưu trú trung bình một lượt khách ngắn người quản lý cần đánh giá và tìm ra các nguyên nhân phục vụ cho việc đưa ra các quyết định quản lý.