3.3. Điều hành hoạt động của bộ phận buồng
3.3.3. Quản trị hàng dự trữ
3.3.3.1. Các loại hàng dự trữ rong hoạt động của bộ phận phòng ngủ
* Các loại vật dụng phục vụ nhu cầu về phòng của khách
Những hàng hóa cung cấp trong phòng cho khách sử dụng mà không tính phí phụ thêm. Thật ra, tất cả các mặt hàng này đều được tính hết vào giá phòng. Hàng cung cấp có nhiều loại gồm:
- Hàng đặt phòng
- Các loại vật dụng như ly uống nước, bình trà...
- Các loại hàng hóa như nước uống miễn phí, kẹo, cà phê...
Ngoài ra, một số vật dụng không được đặt trong phòng nhưng nếu khách yêu cầu thì khách sạn sẽ đặt thêm mà không tính phí như máy hút ẩm, máy sưởi, bàn ủi...
Đây là những vật dụng cho khách mượn. Trong phần này chúng ta đề cập đến hàng đặt sẵn trong phòng, hàng cung cấp cho khách miễn phí.
Hàng đặt phòng là gì?
Những hàng hóa đặt trong phòng cho khách sử dụng như xà phòng, dầu gội, bàn chải, lược, kim chỉ, trà, cafe, đường ... được gọi là hàng đặt phòng. Những hàng hóa này cung cấp cho khách miễn phí.
Hàng đặt phòng có 2 loại: Hàng có thể sử dụng lại và không sử dụng lại
- Hàng có thể sử dụng lại: Là hàng được đặt để sử dụng cho nhiều khách đến, loại hàng này được nhân viên làm vệ sinh hàng ngày như bàn chải áo vest, móc áo, xỏ giày, bút chì, ly tách...
- Hàng không thể sử dụng lại: Là hàng được nhân viên làm phòng bổ sung hàng ngày như bao chụp tóc, bàn chải đánh răng... Hàng đặt phòng được đặt trong phòng ngủ gồm:
- Văn phòng phẩm, bút, giấy viết thư và bao bì - Danh mục và giỏ đựng đồ giặt là
- Danh bạ điện thoại khách sạn, bản đồ, thẻ đón tiếp, bảng chỉ dẫn sử dụng ti vi, đồng hồ báo thức, điện thoại, đồ uống trong buồng...
- Hộp khăn giấy
- Trà, cafe, đường, sữa,
- Sơ đồ thoát hiểm Các đồ cung cấp trong phòng tắm gồm - Xà bông cục
- Sữa tắm - Dầu gội đầu - Dầu xả - Muối tắm - Kem dưỡng da - Lược
- Kem và bàn chải đánh răng - Dao cạo râu
- Tăm bông - Dũa móng tay - Bộ kim chỉ
- Chụp tóc - Túi vệ sinh - Giấy vệ sinh
- Khăn/mút lau bóng giày - Bông tẩy trang Đồ vải - Drap, vỏ chăn, vỏ gối
- 2 khăn tay, 2 khăn mặt, 2 khăn tắm, 1 khăn chân
- 2 áo choàng tắm Hầu hết các khách sạn 4,5 sao đều thay đồ vải sạch hàng ngày, khăn tắm được bổ sung và thay thế theo tiêu chuẩn...
* Các hàng hóa phục vụ trong Minibar
Các đồ uống và thức ăn và đồ minibar nói chung phải đảm bảo còn hạn sử dụng, có nhãn mác rõ ràng và có nguồn gốc nhà sản xuất và đảm bảo số lượng theo tiêu chuẩn. Các loại hàng hóa phục vụ trong minibar: Nhiều khách sạn thường bố trí tủ lạnh nhỏ (gọi là minibar) để đồ uống ngay tại buồng khách như một dịch vụ bổ sung. Đây không phải là dịch vụ miễn phí. Khách có thể sử dụng hàng hóa đặt ở minibar và chi tiêu cho các mặt hàng đó được ghi nợ vào tài khoản của khách.
Các loại thức uống và thức ăn nhẹ thường có trong minibar: Nước khoáng, bia, nước ngọt, bánh kẹo... hay cả rượu.
Cách thức sắp xếp trong minibar
Một minibar tốt cần có nhiều mặt hàng, được sắp xếp đẹp mắt, sang trọng, sạch sẽ và ở đúng nhiệt độ yêu cầu. Nguyên tắc chung để sắp xếp như sau:
- Sắp đặt ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện cho khách sử dụng.
- Nhãn mác hay logo của nhà cung cấp phải dễ thấy.
- Hạn sử dụng trước sẽ sắp ra ngoài - Lau sạch vỏ trước khi bỏ vào minibar
- Thống nhất cách sắp xếp theo một chuẩn ở các buồng.
Quy trình kiểm tra, bổ sung các vật dụng trong minibar 1. Kiểm tra hàng ngày
- Việc kiểm tra minibar được tiến hành hàng ngày, là một bước quan trọng của quy trình làm phòng
- Nhân viên buồng phải kiểm tra theo một danh mục cẩn thận và rõ ràng - Khi kiểm tra thấy thiếu thì phải ghi chép cẩn thận.
- Bổ sung các loại thức uống đầy đủ theo danh mục. Nên kiểm tra minibar hàng ngày để đảm bảo hàng hóa không quá hạn sử dụng
2. Báo cáo hàng ngày: Cuối ca nhân viên kiểm tra minibar phải báo cho thư ký bộ phận buồng, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để tính và thu tiền khi khách đi.
3. Báo cáo hàng tháng
- Nhân viên minibar cần báo cáo hàng tháng về hạn dùng của từng loại thức ăn, đồ uống. Thường yêu cầu báo cáo đầu tháng.
- Khi báo cáo cần chú ý đến những hàng hóa gần hết date.
- Thông thường, các loại thức ăn đồ uống cần được thay thế trước một thời gian nhất định so với hạn dùng của chúng.
- Khi đã có yêu cầu thay mới từ phía quản lý thì nhân viên minibar phải thực hiện đồng thời ở tất cả các phòng.
4. Kiểm tra và bổ sung số lượng tại kho của bộ phận buồng
- Ngoài kiểm tra tại minibar trong phòng, nhân viên minibar cần phải kiểm tra tại kho ở bộ phận buồng vào mỗi cuối ca làm việc.
- Thông qua báo cáo hằng ngày, nhân viên minibar sẽ đề xuất bộ phận nhận hoặc mua hàng để bổ sung.
- Tương ứng với mức độ tiêu thụ của từng loại thức ăn, đồ uống trong minibar mà mỗi khách sạn sẽ có mức độ dự trữ hàng hóa tại kho của bộ phận buồng.
* Các loại chất tẩy rửa
Hóa chất công nghiệp dùng trong vệ sinh cơ sở lưu trú là không thể thiếu trong vệ sinh, việc dùng hóa chất phải lưu ý để không ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên và khách cũng như môi trường. Ngày nay có nhiều loại hóa chất ít ảnh hưởng đến sức khỏe cũng như thân thiện với môi trường gồm:
1. Chất tẩy rửa đa dụng Dùng làm sạch các bề mặt, phần lớn có độ PH trung tính, do đó nó an toàn cho hầu hết các bề mặt được làm sạch với nước như gạch men, bồn tắm... Hầu hết các chất tẩy rửa đa dụng không sát khuẩn.
2. Hóa chất tẩy rửa có mục đích Loại hóa chất này thường tập trung làm sạch một đối tượng nào đó. Thường có các loại sau:
+ Chất mài mòn: Thường chứa chất tẩy rửa kết hợp thuốc tẩy và chất mài mòn (thường là “silica “). Chất này có dạng bột hay bột nhão.
+ Chất tẩy nhờn: Loại chất này dùng để loại bỏ dầu, mỡ...
+ Chất khử mùi: Dùng để khử các mùi hôi, thường dùng ở dạng xịt, lỏng hay bột.
+ Chất xả: Loại chất này có chứa acid hoặc kiềm, thường dùng để thông cống.
Chất này nguy hiểm nên cần nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo.
+ Các loại hóa chất với công dụng cụ thể: Như hóa chất tẩy rửa toilet, hóa chất lau kính. Hóa chất tẩy thảm, tẩy vết... Khi sử dụng hóa chất phải thận trọng trong pha chế, sử dụng, vận chuyển và bảo quản.
3. Hóa chất cho bộ phận giặt là: Đối với các khách sạn có bộ phận giặt là thì hóa chất giặt ủi cũng phải được dự trữ như các loại hóa chất vệ sinh buồng
Các loại hóa chất thường sử dụng trong vệ sinh cơ sở lưu trú:
1. Hóa chất tẩy rửa thông thường Bao gồm loại trung tính (PH = 7), loại kiềm (PH > 7), hoặc chất tẩy rửa đa năng.
2. Hóa chất tẩy rửa dạng bột: Dùng cọ rửa bồn tắm, chà sàn... dễ làm trầy xước bề mặt.
3. Hóa chất tẩy rửa toilet Có tính acid (PH < 7), tẩy sạch các vết vàng ố, vết nước cứng trong bồn cầu, bồn tiểu.
4. Hóa chất tẩy vết bẩn
- Loại trung tính, tẩy được các vết dầu mỡ...
- Loại có tính kiềm như xà phòng giặt, có thể bổ sung enzym để gây ra các phản ứng sinh hóa
- Loại có tính acid (loại này mạnh) có thể tẩy vết ố nước, vết cà phê...
5. Hóa chất thông cầu: Thường chứa men vi sinh, có thể làm tan các loại rác, tóc...
6. Hóa chất lau kính 7. Hóa chất tẩy vải, thảm
8. Loại dung môi tẩy vết dơ như cao su, keo dán.
9. Hóa chất đánh bóng gỗ
10. Hóa chất bảo trì đá cẩm thạch, đá hoa cương
Bảo quản các chất tẩy rửa trong kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
1. Để đúng vị trí, có đồ chứa dán nhãn rõ ràng, đậy nắp kỹ.
2. Để nơi thông thoáng, ít người qua lại, có biển báo 3. Sắp xếp thành nhóm theo tính năng và công dụng
4. Thường xuyên vệ sinh ngăn nắp. Những hóa chất đã pha phải sử dụng trước.
Việc bảo quản thường có kho riêng và nhà kho cần lưu ý một số vấn đề sau:
1. Phải chịu được lửa, nhiệt độ cao, không phản ứng hóa học và không thấm chất lỏng. Sàn kho dễ dọn sạch.
2. Có lối ra vào phù hợp, cửa trong kho mở về hai hướng, cửa ngoài chỉ mở ra ngoài.
3. Có chỗ chứa hóa chất tránh việc vô tình bị tràn đổ hay rò rỉ để bảo vệ môi trường.
4. Có hệ thống chiếu sáng đầy đủ, hợp lý.
5. Có hướng dẫn, ký hiệu và cảnh báo phù hợp 6. Không nên để những hóa chất có khả năng phản ứng với nhau ở gần nhau
* Các hóa chất bảo trì sàn nhà
Tùy thuộc vào mỗi loại đá mà hóa chất bảo trì sàn cũng khác nhau. Do sàn đá có loại chỉ làm định kỳ vào 2-3 một lần nên hóa chất này sẽ có luọng dự trữ ít hơn để tránh quá hạn và đọng vốn
* Các hóa chất dùng trong giặt ủi
Các loại hóa chất giặt là rất cần thiết cho hoạt động giặt ủi hàng ngày nên được dự trữ theo mức độ têu thụ của mỗi loại trong tháng.
* Các loại công cụ, dụng cụ làm việc của nhân viên
Đây chúng ta đề cập đến các loại dụng cụ thủ công: Là loại dụng cụ thô sơ, không có hệ thống máy điều khiển, chủ yếu dùng sức người và có thời gian sử dụng tương đối ngắn. Loại này giá trị được khấu trừ vào chi phí hàng tháng.
Các dụng cụ, thiết bị máy móc thời gian sử dụng nhiều năm sẽ phải làm dự toán hàng năm với sự phê duyệt cấp trên. Mỗi loại dụng cụ có công dụng thô sơ có cách bảo quản khác nhau.
Việc dự trữ các mặt hàng này phụ thuộc vào mức tiêu thụ trung bình của mỗi loại sau khi kiểm kê. Thông thường chúng ta chỉ dự trữ số lượng ít đủ để dùng trong vòng 1-2 tháng ví du: mỗi tháng dùng 3 đầu vải cây lau bui khô vậy trong kho chỉ nên dự trữ 3 đến 6 cái, khi số tồn trong kho còn 3 cái chúng ta sẽ đặt 6 cái khác. Hàng mới về cũng là lúc ta thay 3 cái tiếp theo và trong kho vẫn đảm bảo có hàng dự trữ. Lưu ý:
Số lượng hàng dự trữ còn tùy thuộc vào kích cỡ của dụng cụ và thời gian giao hàng của mỗi loại.