3.3. Điều hành hoạt động của bộ phận buồng
3.3.1. Tổ chức quy trình phục vụ tại bộ phận buồng
3.3.1.2. Điều hành hoạt động của khu vực công cộng
Khu vực công cộng là những khu vực mà khách lưu trú trong khách sạn hoặc khách đến thăm khách sạn có thể sử dụng trong thời gian hiện tại.
Khu vực công cộng nhất là các lối đi và khu vực lễ tân tạo ra ấn tượng ban đầu cho bất cứ khách nào tới khách sạn và khách sẽ có ấn tượng về tiêu chuẩn, chất lượng dịch vụ của khách sạn ngay từ cái nhìn đầu tiên ấy. Do đó, quang cảnh và sự sạch sẽ tại các khu vực công cộng là điều rất quan trọng.
Khu vực công cộng bao gồm:
- Khu vực lễ tân: nơi khách làm thủ tục nhận và trả buồng, nơi mọi người gặp gỡ để trò chuyện, thư giãn, ...
- Tiền sảnh/quầy bar nhỏ sát tiền sảnh: nơi mọi người dùng bữa ăn uống nhẹ, gặp gỡ khách hoặc thư giãn, giải trí, ...
- Nhà vệ sinh, thang máy, cầu thang và hành lang: những nơi này có lưu lượng khách qua lại hằng ngày rất đông.
- Lối đi, bãi đỗ xe của khách và nhân viên.
Như vậy, đối với việc điều hành hoạt động của khu vực công cộng quả là rất khó khăn vì khu vực công cộng tương đối rộng. Giám đốc bộ phận buồng/Phó Giám đốc bộ phận buồng hoặc Giám sát viên khu vực công cộng phải có kế hoạch phân công công việc sao cho hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao, tránh lãng phí dụng cụ, nguyên vật liệu và nhân công.
Thông thường, Giám đốc bộ phận buồng/Phó Giám đốc bộ phận buồng hoặc Giám sát viên khu vực công cộng sẽ lập kế hoạch phân công công việc vệ sinh theo định kỳ hoặc thường xuyên cho cả hai vị trí nam và nữ, từng công việc đều được quy định rõ về thời gian thực hiện để dễ dàng cho công tác kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện. Tuỳ thuộc vào từng khách sạn mà kế hoạch đặt ra sẽ khác nhau.
Ví dụ: Mẫu kế hoạch của khách sạn DUE như sau:
Khách sạn DUE
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC THEO NGÀY
TT Nội dung công việc Thời gian thực hiện
Vị trí làm việc
Nam Nữ A.Ca sáng (6h30 – 14h30)
1 Nhận bàn giao ca 6h00’ – 6h10’ x x
2 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
6h10’ – 6h30’ x
3 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
4 Vệ sinh khu vực văn phòng
6h30’ – 7h30’
x 5
Vệ sinh khu vực phía trước và sau khách sạn
(sảnh trước, sân, vườn, bãi đỗ xe,…) x
6 Lau gương, cửa kính, sảnh lễ tân
7h30’ – 8h00’
x 7
Vệ sinh khu vực phòng tập đa năng, bể
bơi,… x
8 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
8h00’- 8h30’ x
9 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
10 Tổng vệ sinh theo lịch định kỳ 8h30’ – 9h30’ x x 11 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
9h30’ – 10h00’ x
12 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
13 Vệ sinh phòng thay đồ nữ
10h00’ – 10h30’ x
14 Vệ sinh phòng thay đồ nam x
15 Vệ sinh nhà hàng ăn Âu
10h30’ – 11h00’
x
16 Vệ sinh nhà hàng ăn Á x
17 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
11h00’ – 11h30’ x
18 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
19 Ăn ca 11h30’ – 12h00’ x x
20 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
12h00’ – 12h15’ x
21 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
22
Vệ sinh cầu thang máy và cầu thang bộ của nhân viên
12h15’ – 12h45’
x 23
Vệ sinh cầu thang máy và cầu thang bộ của
khách x
24 Vệ sinh hành lang, lối đi trong khách sạn
12h45’ – 13h15’ x
25 Vệ sinh cầu thang thoát hiểm x
26 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
13h15’ – 13h30’ x
27 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
28
Vệ sinh khu vực kho chứa đồ, kiểm tra và
sắp xếp hàng hóa trong kho 13h30’ – 14h00’ x x
29 Bàn giao và kết thúc ca làm việc 14h00’ x x
B.Ca chiều (14h00 – 22h00)
1 Nhận bàn giao ca 14h00’ – 14h10’ x x
2 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ 14h10’ – 14h30’ x
3 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x 4 Vệ sinh nhà hàng ăn Âu
14h00’ – 15h00’ x
5 Vệ sinh nhà hàng ăn Á x
6 Vệ sinh các phòng tiệc 15h00’ – 15h30’ x x
7 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
15h00’ – 15h15’ x
8 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
9 Kiểm tra và vệ sinh sảnh lễ tân
15h15’ – 15h45’ x
10 Vệ sinh căng-tin x
11 Tổng vệ sinh theo lịch định kỳ 15h45’ – 16h45’ x x 12 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
16h45’ – 17h15’ x
13 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
14
Vệ sinh khu vực phía trước và sau khách sạn
(sảnh trước, sân, vườn, bãi đỗ xe,…) 17h15’ – 18h00’ x x
15 Ăn ca 18h00’ – 18h30’ x x
16 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
18h30’ – 19h00’ x
17 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
18 Thực hiện chỉnh trang buồng buổi tối 19h00’ – 20h30’ x x 19 Vệ sinh phòng thay đồ nữ
20h30’ – 21h00’
x
20 Vệ sinh phòng thay đồ nam x
21 Vệ sinh căng-tin
21h00’ – 21h30’ x
22 Vệ sinh hành lang, lối đi x
23 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nữ
21h30’ – 21h45’ x
24 Kiểm tra, vệ sinh nhà vệ sinh nam x
25
Vệ sinh khu vực kho chứa đồ, kiểm tra và
sắp xếp hàng hóa trong kho 21h45’ – 22h00’ x x
26 Bàn giao và kết thúc ca làm việc 22h00’ x x
Khách sạn DUE
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐỊNH KỲ
TT Nội dung công việc Thời gian Vị trí làm việc Nam Nữ A.Ca sáng (6h00 – 14h00)
1 Tổng vệ sinh khu vực nhà vệ sinh nữ
Thứ 2 x
2 Tổng vệ sinh khu vực nhà vệ sinh nam x
3
Lau các gờ trên cao, gờ thấp và tẩy vết xung
quanh Thứ 3 x
4 Rửa sân phía trước cửa khách sạn x
5 Tổng vệ sinh căng-tin
Thứ 4
x 6
Đánh sàn khu vực hành lang, lối đi hoặc giặt
thảm (nếu có) x
7 Tổng vệ sinh cầu thang máy của nhân viên
Thứ 5 x
8 Tổng vệ sinh cầu thang máy của khách x
9 Tổng vệ sinh cầu thang bộ của nhân viên
Thứ 6 x
10 Tổng vệ sinh cầu thang bộ của khách x
Tổng vệ sinh phòng thay đồ nữ
Thứ 7 x
Tổng vệ sinh phòng thay đồ nam x
Tổng vệ sinh quầy bar Chủ nhật x x
B.Ca chiều (14h00 – 22h00)
1 Tổng vệ sinh nhà hàng ăn ÂU Thứ 2 x x
Tổng vệ sinh nhà hàng ăn Á Thứ 3 x x
Tổng vệ sinh các phòng tiệc Thứ 4 x x
Tổng vệ sinh cầu thang thoát hiểm Thứ 5 x x
Tổng vệ sinh khu vực lễ tân Thứ 6 x x
Tổng vệ sinh khu vực văn phòng Thứ 7 x x
Tổng vệ sinh khu vực văn phòng Chủ nhật x x
Trên cơ sở kế hoạch thực hiện công việc theo ngày và theo tuần, Giám đốc bộ phận buồng/Phó Giám đốc bộ phận buồng hoặc Giám sát viên khu vực công cộng
trước các ca làm việc phân công cho nhân viên khu vực công cộng. Từ đó kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng thực hiện công việc của các nhân viên theo đúng kế hoạch đã đặt ra.