1.2. KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI
1.2.5. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN
a) Kiểm soát khoản chi có trong dự toán NSNN
Kho bạc nhà nước kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, đảm bảo các khoản chi có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư dự toán trên tài khoản của đơn vị còn đủ để chi. KBNN chỉ thanh toán các khoản chi NSNN khi đã có trong dự toán được giao, trừ các trường hợp sau:
- Tạm cấp kinh phí theo quy định tại Điều 51 Luật NSNN năm 2015.
- Chi ứng trước dự toán ngân sách nhà nước năm sau theo quy định tại Điều 57 Luật Ngân sách nhà nước năm 2015.
b) Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ chi NSNN
- Tất cả các hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng NSNN lập và gửi đến kho bạc nhà nước phải đúng mẫu theo quy định, có chữ ký của Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền, thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) và người có liên quan quy định trên chứng từ và dấu của đơn vị đó. Chữ ký và dấu của đơn vị trên chứng từ phải đúng với chữ ký và mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại kho bạc nhà nước. Mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN được sử dụng để giao dịch với KBNN là dấu đã đăng kí tại cơ quan Công an được đóng thành 02 dấu và phải rõ nét. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Trường hợp, các đơn vị chưa có chức danh Kế toán trưởng thì cử người Phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người Phụ trách kế toán phải thực hiện đúng quyền hạn và nhiệm vụ quy định cho Kế toán trưởng.
- Kiểm soát, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
+ Căn cứ vào nhu cầu chi và nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập hồ sơ thanh toán theo quy định tại Khoản 6, Điều 1 Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán, cụ thể như sau:
Đối với những khoản chi theo hình thức rút dự toán, đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN những hồ sơ, tài liệu sau:
Đối với hồ sơ gửi lần đầu, bao gồm: (1) Dự toán năm được cấp thẩm quyền giao; (2) Hợp đồng mua sắm dịch vụ, hàng hóa (đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên); Trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu thì đơn vị gửi thêm:
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; (3) Đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015
của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị SNCL thì gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước thì gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Trường hợp tạm ứng: (1) Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt:
Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán; Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng theo quy định tại Điều 5 Thông tư 13/2017/TT-BC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính và các khoản chi có cơ chế hướng dẫn riêng được phép chi bằng tiền mặt. (2) Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát;
Đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng: Trường hợp Giấy rút dự toán (tạm ứng) không thể hiện hết nội dung tạm ứng, đơn vị kê rõ nội dung tạm ứng trên Bảng kê chứng từ thanh toán/ tạm ứng (chọn ô tạm ứng) theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính.
Hồ sơ thanh toán tạm ứng bao gồm: Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm các chứng từ, tài liệu sau:
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt: Đối với các khoản chi quy định tại Điều 5 Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính thì đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN.
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các chứng từ, tài liệu kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp
quy định tại Khoản 6, Điều 1 Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính.
Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
(1) Giấy rút dự toán (thanh toán);
(2) Đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng: gửi Bảng kê chứng từ thanh toán theo mẫu số 01 kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016;
(3) Tùy theo nội dung chi, đơn vị gửi kèm các chứng từ, tài liệu sau:
- Đối với các khoản chi thanh toán cho cá nhân:
+ Về chi tiền lương: Quyết định phê duyệt chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền; danh sách người hưởng lương do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có điều chỉnh, bổ sung).
+ Chi tiền công cho lao động theo hợp đồng; phụ cấp lương; học bổng cho học sinh, sinh viên; tiền thưởng, phúc lợi tập thể; các khoản đóng góp; chi cho cán bộ ở xã, thôn, bản: gửi danh sách người hưởng tiền công lao động theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn, bản đương chức; danh sách người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; danh sách học sinh, sinh viên được hưởng học bổng ( gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có điều chỉnh, bổ sung).
+ Chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ công chức, viên chức thuộc cơ quan hành chính thực hiện theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 và Nghị định 117/2013/NĐ-CP ngày 07/10/2013 của Chính phủ: gửi danh sách chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ công chức, viên chức (gửi theo từng lần phát sinh) và Bảng kết quả tiết kiệm chi trong kỳ.
+ Chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006, Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 và các Nghị định
theo từng lĩnh vực: gửi danh sách chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi theo từng lần phát sinh và Bảng kết quả tiết kiệm chi trong kỳ.
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: gửi danh sách chi theo từng lần thanh toán.
+ Thanh toán cho cá nhân thuê ngoài: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối, đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp gửi Hợp đồng).
+ Đối với đơn vị sử dụng NSNN thực hiện khoán phương tiện theo chế độ, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, khoán điện thoại, văn phòng phẩm: gửi danh sách người hưởng chế độ khoán (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có thay đổi, điều chỉnh).
+ Đối với đơn vị sử dụng NSNN thực hiện khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: gửi danh sách người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh)
- Chi hội nghị, bồi dưỡng, đào tạo: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp gửi Hợp đồng).
- Chi thuê mướn: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp gửi Hợp đồng).
- Chi công tác phí: gửi bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi đoàn ra: gửi hồ sơ theo quy định tại Thông tư số 102/2012/TT- BTC ngày 21/6/2012 của Bộ Tài chính Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do NSNN đảm bảo kinh phí.
- Chi đoàn vào: đơn vị gửi hồ sơ theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/06/2010 của Bộ Tài chính Quy định chế độ chi tiêu
đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiếp khách trong nước.
- Chi mua sắm tài sản, mua, đầu tư tài sản vô hình; mua sắm tài sản phục vụ công tác chuyên môn; chi phí chuyên môn nghiệp vụ của từng ngành, mua vật tư văn phòng, sửa chữa thiết bị tin học, sửa chữa xe ô tô, các trang thiết bị khác: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối, đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (áp dụng cho trường hợp gửi Hợp đồng).
+ Chi mua sắm ô tô: gửi Quyết định cho phép mua xe của cấp thẩm quyền; trường hợp mua xe chuyên dùng của các đơn vị Trung ương thì phải có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính, mua xe chuyên dùng của địa phương thì có ý kiến thống nhất của Thường trực Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định tại Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ Quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
+ Đối với những khoản mua sắm thanh toán bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng” thì thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính Quy định về quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN: đơn vị lập 02 liên bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01 kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016) và giấy rút dự toán NSNN gửi KBNN để làm thủ tục kiểm soát chi NSNN theo quy định. Đơn vị giao dịch không cần gửi các hóa đơn mua hàng in tại các Điểm POS đến KBNN. Đơn vị giao dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi KBNN. KBNN sau khi kiểm tra hồ sơ, chứng từ thanh toán do đơn vị gửi, thực hiện hạch toán chi NSNN và làm thủ tục thanh toán cho Ngân hàng thụ hưởng để thanh toán hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị sử dụng ngân sách đã mua sắm.
- Các khoản chi khác: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp gửi Hợp đồng).
c) Kiểm tra điều kiện chi theo chế độ quy định
- Các khoản chi phải đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi NSNN do cơ quan có thẩm quyền quy định.
- Các khoản chi phải được Thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
- Trường hợp chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và những công việc khác phải qua khâu đấu thầu hoặc thẩm định giá thì phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định của nhà nước.
- Đối với những khoản chi mang tính chất thường xuyên thì được chia đều trong năm để chi; những khoản chi có tính chất thời vụ hoặc phát sinh vào một số thời điểm như chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sữa chữa lớn và những khoản chi có tính chất không thường xuyên khác thì thực hiện theo dự toán quý được đơn vị dự toán cấp I giao cùng dự toán năm.
- Trong quá trình thực hiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN, nếu phát hiện các vi phạm về chính sách, chế độ quản lý tài chính thì KBNN có quyền từ chối thanh toán.