2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NSNN TẠI
2.2.3. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại
a) Kiểm soát khoản chi có trong dự toán ngân sách Nhà nước
Sau khi được Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh giao dự toán ngân sách, các đơn vị dự toán cấp I ở địa phương thực hiện phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc và đơn vị thuộc ngân sách cấp dưới trong trường hợp có ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chi của mình, gửi cơ quan tài chính cùng cấp, đồng thời gửi KBNN nơi giao dịch để thực hiện.
Kiểm soát các khoản chi có trong dự toán được giao tại KBNN Quảng Ngãi được thực hiện như sau: Đầu năm ngân sách các đơn vị sử dụng NSNN mở tài khoản tại KBNN Quảng Ngãi gửi quyết định giao dự toán của cấp có thầm quyền phê duyệt cho cán bộ KSC thường xuyên ngân sách nhà nước.
Khi tiếp nhận giấy rút dự toán NSNN của đơn vị sử dụng NSNN, cán bộ KSC thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu các khoản chi có trong dự toán đã được giao hay không? Đối chiếu tính chất nguồn kinh phí có đúng với quy
định ko? Tiếp theo tiến hành truy vấn quỹ trên hệ thống Tabmis xem khoản chi đó có vượt quỹ dự toán không, hay vượt số dư tài khoản tiền gửi hay không? Một khó khăn trong công tác kiểm soát các khoản chi có trong dự toán được giao đó là Quyết định giao dự toán của cơ quan có thẩm quyền gửi tới KBNN Quảng Ngãi là tổng dự toán chứ không chi tiết theo từng nội dung chi, dự toán được nhập vào hệ thống Tabmis cũng là số tiền tổng. Chính vì vậy mà KBNN chỉ kiểm tra được khoản chi đó có vượt mức tổng dự toán hay không mà không thể kiểm tra nội dung chi đó có trong dự toán hay không.
Mặc dù KBNN Quảng Ngãi luôn chấp hành đúng các quy định về hồ sơ, thủ tục và quy trình kiểm soát các khoản chi có trong dự toán được giao;
tuy nhiên, không phải kế toán tại các đơn vị sử dụng NSNN lúc nào cũng đảm bảo việc kiểm tra dự toán vào cuối năm nên vẫn có những khoản chi đơn vị sử dụng NSNN bị vượt dự toán hoặc không có dự toán để chi dẫn đến KBNN Quảng Ngãi thực hiện dừng kiểm soát những khoản chi trên, đợi khi đơn vị sử dụng NSNN liên hệ Sở Tài chính cấp dự toán, lúc đó KBNN Quảng Ngãi mới có dự toán để thực hiện kiểm soát và chi trả các khoản chi.
Một số khoản chi vượt dự toán mà KBNN Quảng Ngãi đã từ chối chi trả tạm thời như sau:
+ Sở Kế hoạch và Đầu tư lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 20/12/2016 thanh toán tiền thiết bị vật tư văn phòng, số tiền: 59.800.000 đồng;
+ Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 08/11/2017 thanh toán Hợp đồng cung cấp lắp đặt âm thanh, ánh sáng, số tiền: 165.000.000 đồng;
+ Trung tâm tìm kiếm cứu nạn và Phòng chống lụt bão tỉnh lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 05/12/2017 thanh toán tiền mua nhiên liệu phục vụ cho hoạt động cơ quan, số tiền: 44.200.000 đồng.
Những khoản chi nêu trên đều bị KBNN Quảng Ngãi từ chối chi là do dự toán của các đơn vị không còn đủ để chi. Nguyên nhân các khoản chi không đủ dự toán để chi là do hồ sơ thanh toán vào đợt cuối năm, tại thời điểm này công việc quá bận rộn nên kế toán đơn vị sử dụng NSNN quên kiểm tra số dư dự toán của đơn vị mình trước khi gửi hồ sơ, chứng từ đến thanh toán tại Kho bạc.
Bên cạnh đó còn xuất hiện một số hồ sơ, chứng từ thanh toán không có trong dự toán được duyệt như:
+ Trung tâm Phát triển quỹ đất tỉnh lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 12/01/2017 tạm ứng kinh phí bồi thường thiệt hại, số tiền: 158.900.000 đồng;
+ Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông tỉnh Quảng Ngãi đã lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 17/01/2018 thanh toán kinh phí xây dựng hạ tầng, số tiền: 460.000.000 đồng.
Những khoản chi này không có trong dự toán được phê duyệt vì đây là những hồ sơ thanh toán thuộc nguồn kinh phí đầu tư và nó thuộc về dự toán chi đầu tư mà không nằm trong nội dung chi của dự toán chi thường xuyên, như vậy về cơ bản đơn vị đã thực hiện nội dung chứng từ sai tính chất nguồn kinh phí chi. Nguyên nhân của những sai sót này là do tại thời điểm thực hiện hồ sơ thanh toán, kế toán của Trung tâm Phát triển quỹ đất tỉnh đã nghỉ việc, thực hiện bàn giao công việc cho một kế toán mới và kế toán của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông tỉnh nghỉ thai sản, cả hai trường hợp trên do kế toán mới tiếp nhận công việc nên đã xác định sai mẫu chứng từ dẫn đến sai sót trên và bị cán bộ KSC của KBNN Quảng Ngãi trả hồ sơ, chứng từ về hoàn thiện lại đúng theo quy định.
Về phía KBNN Quảng Ngãi trong những năm qua đã không vi phạm lỗi nào nghiêm trọng đối với vấn đề về dự toán của đơn vị vì ngay khi đơn vị
đưa hồ sơ, chứng từ đến Kho bạc giao dịch, cán bộ KSC đã kiểm tra số dư dự toán trước tiên. Đối với những khoản chi đơn vị thực hiện sai bị Kho bạc trả về, đơn vị sử dụng NSNN đã khắc phục và được KBNN Quảng Ngãi chấp nhận thanh toán trong các lần thanh toán tiếp theo.
Như vậy, việc phân tích kiểm soát khoản chi có trong dự toán qua thống kê từ năm 2016-2018 của KBNN Quảng Ngãi đã thực hiện từ chối chi trả là: Năm 2016 từ chối chi 12 món với số tiền 641 triệu đồng, năm 2017 từ chối chi 18 món với số tiền 866 triệu đồng và năm 2018 từ chối chi 24 món với số tiền 1.082 triệu đồng. Với số tiền đơn vị thực hiện sai và bị cơ quan Kho bạc phát hiện trả về tạm thời để khắc phục đúng theo quy định thì ngay tại thời điểm hồ sơ, chứng từ phát sinh bị trả về đã tiết kiệm được cho NSNN qua 3 năm gần đây là 2.589 triệu đồng, giúp nhà nước có thể sử dụng nguồn kinh phí tạm thời chưa chi trả này vào những hoạt động khác thiết thực và có hiệu quả kinh tế hơn. Ngoài ra, phát hiện được các khoản từ chối chi trên giúp đơn vị sử dụng NSNN chú trọng hơn trong công tác theo dõi số dư dự toán của đơn vị mình, tránh lãng phí thời gian trong việc chờ dự toán từ cơ quan Tài chính, làm ách tắc việc giải quyết hồ sơ, chứng từ khi thanh toán. Về phía KBNN Quảng Ngãi, thực hiện tốt việc theo dõi số dư dự toán của đơn vị, thông báo và hướng dẫn ngay từ đầu cho đơn vị thì sẽ giảm tải được việc nhận hồ sơ, chứng từ, không làm mất nhiều thời gian, tăng hiệu quả công việc, trách nhiệm cho cán bộ thực hiện công việc KSC thường xuyên NSNN và cán bộ kế toán của đơn vị sử dụng NSNN.
b) Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ chi NSNN Cán bộ làm công tác kiểm soát chi NSNN kiểm tra tính hợp pháp tức là kiểm tra xem hoá đơn, chứng từ, biên lai, lệ phí … có đúng theo quy định tại văn bản của pháp luật hay không. Kiểm tra tính hợp lệ được hiểu là sự phù
hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn, chứng từ đảm bảo đầy đủ con dấu và chữ ký…
(1) Kiểm soát mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN
Theo quy định của Nhà nước thì Mẫu dấu đăng ký giao dịch với KBNN là dấu đã đăng ký tại cơ quan công an, được đóng thành hai (02) dấu và phải rõ nét. Đối với các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành (Quốc phòng, An ninh). Đối với Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân không đầy đủ (không có con dấu riêng): được sử dụng con dấu của Chủ đầu tư quy định trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án và phải đăng ký mẫu dấu của Chủ đầu tư với KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch. Đối với cá nhân: không phải đăng ký mẫu dấu. Hồ sơ, chứng từ thanh toán phải đảm bảo đúng mẫu dấu theo quy định nhưng trên thực tế các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn tỉnh không phải lúc nào cũng tuân thủ đúng các quy định về mẫu dấu như đã nêu, vẫn xảy ra các trường hợp hồ sơ, chứng từ bị trả lại:
- Một số hồ sơ thanh toán thiếu dấu như:
Giấy rút dự toán NSNN ngày 25/7/2016 của Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm tỉnh Quảng Ngãi thanh toán tiền mua hoá chất, dụng cụ, số tiền: 57.753.000 đồng. Hợp đồng kinh tế thiếu dấu của đơn vị bán. Lý do: Kế toán đơn vị cung ứng hoá chất, dụng cụ bỏ sót không đóng dấu trên hợp đồng mua bán.
Giấy rút dự toán NSNN ngày 13/4/2017 của Bệnh viện Lao và bệnh Phổi thanh toán tiền mua thuốc phục vụ bệnh nhân, số tiền: 147.160.500 đồng. Hợp đồng kinh tế không đóng dấu giáp lai theo quy định. Lý do: Bộ phận văn thư của Bệnh viện Lao và bệnh Phổi đã không nắm rõ quy định của KBNN khi cung cấp hợp đồng thanh toán phải đóng dấu giáp lai.
Giấy rút dự toán NSNN ngày 18/9/2018 của Sở Giáo dục và Đào tạo thanh toán tiền mua sách tham khảo khối Trung học phổ thông, số tiền:
30.500.000 đồng, thiếu dấu của thủ trưởng đơn vị trên Giấy rút dự toán NSNN. Lý do: Bộ phận kế toán khi tiến hành đóng dấu trên chứng từ đã bỏ sót 01 liên Giấy rút dự toán NSNN không đóng dấu vào vị trí chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
- Bên cạnh đó, vẫn còn xuất hiện hồ sơ thanh toán có mẫu dấu khác với mẫu dấu đã đăng ký ban đầu tại KBNN Quảng Ngãi, cụ thể: Trường THPT Lê Trung Đình lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 22/11/2016 thanh toán tiền chi phí vật tư văn phòng, số tiền: 44.900.000 đồng. Hồ sơ thanh toán có mẫu dấu khác với mẫu dấu đã đăng ký ban đầu tại KBNN Quảng Ngãi, nguyên nhân là do đơn vị đã làm thủ tục thay đổi mẫu dấu mới với cơ quan chức năng nhưng kế toán đơn vị quên chưa đăng ký làm thủ tục thay đổi mẫu dấu mới với KBNN Quảng Ngãi biết để cập nhật lại kịp thời.
- Một số khoản chi có dấu đóng trên nền giấy bị tẩy xoá, dấu bị nhoè như:
Giấy rút dự toán NSNN ngày 12/9/2016 của Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Quảng Ngãi thanh toán tiền mua quân trang, số tiền: 520.400.000 đồng. Hợp đồng mua bán có dấu bị đóng trên nền giấy bị tẩy xoá vì kế toán đơn vị đã đóng nhầm mẫu dấu của Ban chấp hành công đoàn, cho nên kế toán đã dùng bút xoá tẩy mẫu dấu đi và đóng đè mẫu dấu của đơn vị lên;
Giấy rút dự toán NSNN ngày 14/10/2017 của Sở Công thương thanh toán tiền mực máy in và sữa chữa máy vi tính, số tiền: 11.900.000 đồng có 01 liên Giấy rút dự toán NSNN dấu đóng bị nhoè, nguyên nhân là do kế toán đơn vị khi đóng dấu đã đổ nhiều mực con dấu, làm cho con dấu bị ướt quá nhiều nên khi đóng lên chứng từ đã bị nhoè.
Ngoài những khoản chi do đơn vị thực hiện sai quy định về mẫu dấu và bị từ chối chi tạm thời như trên thì về phía KBNN Quảng Ngãi trong quá trình kiểm soát hồ sơ, chứng từ của đơn vị cũng đã bỏ sót, không phát hiện ra những hồ sơ, chứng từ thiếu dấu của đơn vị, sau khi thực hiện thanh toán xong mới phát hiện ra chứng từ của đơn vị bị thiếu dấu và cán bộ thực hiện công tác KSC thường xuyên NSNN đã phải phối hợp với đơn vị sử dụng NSNN để bổ sung mẫu dấu theo quy định như trường hợp của: Sở Thông tin và Truyền thông lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 10/7/2017 thanh toán tiền BHXH tháng 7/2017 thiếu dấu của đơn vị trên 01 liên Giấy rút dự toán NSNN, số tiền: 29.167.000 đồng; Trung tâm y tế Kiểm soát bệnh tật tỉnh Quảng Ngãi lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 05/6/2018 thanh toán tiền thuốc phục vụ bệnh nhân cho đơn vị cung ứng thiếu dấu của đơn vị trên 01 liên Giấy rút dự toán NSNN, số tiền: 86.304.795 đồng.
Sai sót này từ phía KBNN Quảng Ngãi là do cán bộ KSC thường xuyên NSNN bất cẩn trong rà soát các liên Giấy rút dự toán NSNN vì số lượng các liên Giấy rút dự toán NSNN trong 01 bộ hồ sơ có thể là 02 (đối với thanh toán Ngân hàng), 03 (đối với thanh toán ngoại tỉnh), 04 (đối với thanh toán nội bộ). Vì vậy, để hoàn thiện hồ sơ, cán bộ KSC gửi trả đơn vị 01 liên Giấy rút dự toán NSNN bị thiếu dấu (đây cũng là liên đơn vị lưu) về cho đơn vị tự bổ sung dấu của đơn vị mình. Sai sót này tuy không ảnh hưởng đến kết quả KSC nhưng cũng ghi nhận là lỗi của cán bộ thực hiện KSC thường xuyên NSNN.
Tại các cuộc họp định kỳ hay đột xuất, Kho bạc đã thực hiện chấn chỉnh, nhắc nhở bộ phận KSC, những cán bộ làm công tác KSC mắc lỗi sai đều bị hạ xếp loại trong tháng.
Qua 03 năm gần đây, theo số liệu thống kê của bộ phận tổng hợp tại KBNN Quảng Ngãi đã phát hiện ra những hồ sơ, chứng từ sai về mẫu dấu:
Năm 2016 là 7 món với số tiền 510 triệu đồng; Năm 2017 là 6 món với số
tiền 680 triệu đồng và năm 2018 là 10 món với số tiền 913 triệu đồng. Tổng số tiền từ chối chi tạm thời trong 03 năm từ 2016-2018 là 2.103 triệu đồng, mặc dù số tiền từ chối chi tạm thời của các đơn vị sử dụng NSNN qua 03 năm là không lớn, nhưng cũng thấy được hiệu quả mà công tác KSC mang lại, giúp Nhà nước kiểm soát tiền chặt chẽ hơn, ưu tiên chi trước vào những trường hợp có hồ sơ đúng quy định. Ngoài ra, việc phát hiện ra những điểm sai trong thực hiện về mẫu dấu của đơn vị giúp đơn vị chỉnh sửa được những sai sót của mình, hạn chế những lỗi xảy ra về mẫu dấu theo quy định. Về phía KBNN Quảng Ngãi, cán bộ KSC thường xuyên khi thực hiện kiểm soát sai về mẫu dấu đã được Lãnh đạo chấn chỉnh ngay, từ đó tạo tính dăn đe, kỷ luật trong việc KSC trong hệ thống KBNN trên địa bàn.
(2) Kiểm soát chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN
Chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng đơn vị sử dụng NSNN là một trong những điều kiện bắt buộc phải đăng ký với KBNN nơi giao dịch. Khi thực hiện thanh toán hồ sơ, chứng từ, chữ ký trên hồ sơ thanh toán phải là chữ ký sống, không phải là chữ ký photocopy, chữ ký không được tẩy xoá, mờ, nhoè, mẫu chữ ký thống nhất trên mọi chứng từ chi và đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký tại KBNN nơi giao dịch. Trường hợp đặc biệt đối với các đơn vị chưa có chức danh Kế toán trưởng thì phải cử người Phụ trách kế toán giao dịch với KBNN, chữ ký Kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người Phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người Phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn quy định cho Kế toán trưởng. Chữ ký của Kế toán trưởng các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang thực hiện theo quy định riêng.
Trên thực tế, việc kiểm soát chữ ký của đơn vị vẫn có một số trường hợp bị trả lại như: Chữ ký của chủ tài khoản (hoặc người được uỷ quyền), kế
toán trưởng/phụ trách kế toán (người được uỷ quyền) chưa đăng ký tại KBNN Quảng Ngãi, cụ thể:
Trường Trung học phổ thông Trần Quốc Tuấn lập Giấy rút dự toán NSNN ngày 04/3/2018 thanh toán tiền lương tháng 3/2018, chữ ký của Hiệu phó trường ký thay Hiệu trưởng, số tiền: 219.060.000 đồng, mẫu chữ ký của Hiệu phó của trường chưa đăng ký với KBNN Quảng Ngãi. Lý do khoản chi này bị KBNN Quảng Ngãi từ chối vì theo quy định đăng ký mẫu chữ ký với Kho bạc nơi giao dịch có 03 chức danh được đăng ký mẫu chữ ký đó là: Thủ trưởng đơn vị, người được uỷ quyền và Kế toán trưởng. Đối với trường hợp của Trường Trung học phổ thông Trần Quốc Tuấn thì mới đăng ký mẫu chữ ký của 02 chức danh là Thủ trưởng đơn vị (Hiệu trưởng) và Kế toán trưởng.
Chức danh người được uỷ quyền (Hiệu phó) đã không được đăng ký, tức là Hiệu phó chưa có tư cách pháp nhân, chữ ký không có giá trị về mặt pháp lý nên hồ sơ thanh toán lương của đơn vị bị KBNN Quảng Ngãi từ chối là hoàn toàn có căn cứ. Nếu hồ sơ chi lương này được KBNN Quảng Ngãi chấp nhận thanh toán thì Hiệu phó của trường phải đăng ký mẫu chữ ký mới với KBNN.
Lúc này Hiệu phó mới có tư cách pháp nhân, chữ ký mới có giá trị về mặt pháp lý và hồ sơ thanh toán lương sẽ được KBNN Quảng Ngãi chấp nhận thanh toán.
Đối với hồ sơ của Cục Hải quan tỉnh Quảng Ngãi hoàn trả tiền thuế tạm nhập tái xuất cho doanh nghiệp ngày 05/6/2017, số tiền: 1.303.300.576 đồng, chữ ký Kế toán trưởng trên chứng từ chưa đăng ký tại KBNN Quảng Ngãi.
Khoản chi này bị KBNN Quảng Ngãi từ chối là hoàn toàn đúng theo quy định vì khi chữ ký của Kế toán trưởng đơn vị chưa đăng ký với KBNN nơi giao dịch thì chữ ký này không có giá trị về mặt pháp lý. KBNN Quảng Ngãi không có căn cứ để duyệt hồ sơ, chứng từ và trả lại cho đơn vị là hoàn toàn chính xác.