2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NSNN TẠI
2.2.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Quảng Ngãi
a) Mục tiêu của quy trình kiểm soát chi thường xuyên
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Quảng Ngãi phải đáp ứng các mục tiêu sau:
- Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, tất cả các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kiểm soát các khoản chi phải đúng chế độ, định mức và tiêu chuẩn, do cấp thẩm quyền quy định, đảm bảo các khoản NSNN chi ra không bị thất thoát, đảm bảo hiệu quả.
- Các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hồ sơ, thủ tục theo quy định.
- Đảm bảo giải quyết công việc nhanh gọn, tránh phiền hà cho khách hàng.
- Có sự phân công cụ thể nhiệm vụ đối với các cán bộ tham gia quy trình kiểm soát chi.
- Các khoản chi phải được thanh toán trực tiếp đến đối tượng được hưởng (người hưởng lương, phụ cấp lương, thu nhập tăng thêm, thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ…).
b) Nguyên tắc thực hiện quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Quảng Ngãi
Để nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên, Bộ Tài chính, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình để kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tượng, chế độ, định mức của Nhà nước quy định. Đồng thời, quy trình kiểm soát chi đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải được công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với KBNN Quảng Ngãi. Thực hiện các đề án cải cách hành chính của Bộ Tài chính và KBNN, KBNN Quảng Ngãi đã thực hiện giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN.
Giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho các đơn vị, đảm bảo đơn vị chỉ
liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Như vậy, với quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi NSNN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị đến giao dịch với KBNN Quảng Ngãi.
Quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Quảng Ngãi phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng.
- Công khai các hồ sơ, thủ tục, quy trình chi ngân sách; trách nhiệm của cán bộ KBNN; thời hạn giải quyết công việc.
- Nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận.
c) Trách nhiệm của cán bộ KBNN Quảng Ngãi trong việc thực hiện quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Trong Quy trình giao dịch “một cửa” kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Quảng Ngãi đã phân công trách nhiệm rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên tham gia vào quy trình, việc phân công trách nhiệm như trên có ý nghĩa quan trọng trong việc theo dõi, giám sát thực hiện đúng quy trình giải quyết công việc, nó là căn cứ, cơ sở pháp lý để xử lý, quy trách nhiệm cho từng cá nhân khi khách hàng khiếu nại, tố cáo cán bộ KBNN trong thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi.
- Đối với cán bộ kiểm soát chi
Hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát chi; xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh; thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm
bảo việc kiểm soát chi thường xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, nếu phát hiện các khoản chi ngân sách không đúng và không đủ điều kiện chi theo chế độ quy định thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo thông báo từ chối tạm ứng, thanh toán, báo cáo kế toán trưởng, lãnh đạo KBNN Quảng Ngãi ký gửi khách hàng; thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN; sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, cán bộ kiểm soát chi thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
- Đối với Kế toán trưởng
Kế toán trưởng KBNN có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ KSC mà cán bộ kiểm soát chi trình, nếu hợp lệ, hợp pháp, đúng quy định thì tiến hành ký trên các hồ sơ chứng từ. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra cán bộ kiểm soát chi trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tinh thần thái độ phục vụ khách hàng, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ chứng từ kiểm soát chi.
- Đối với Giám đốc
Giám đốc có trách nhiệm toàn diện về việc triển khai thực hiện giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN; quy định cụ thể việc luân chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết công việc của các bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đúng thời hạn quy định, không gây phiền hà cho khách giao dịch;
niêm yết công khai tại trụ sở KBNN về các quy định, thủ tục hành chính, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc.
d) Quy trình kiểm soát chi “một cửa” tại KBNN Quảng Ngãi
Việc kiểm soát chi theo cơ chế “một cửa” đảm bảo cho tất cả các khâu từ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả được thực hiện ở một đầu mối. Nội dung liên quan đến quy trình giao dịch một cửa được niêm yết công khai tại trụ sở
KBNN Quảng Ngãi. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN theo cơ chế giao dịch “một cửa” tại KBNN Quảng Ngãi được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hình 2.2: Sơ đồ Quy trình kiểm soát chi “một cửa” tại KBNN Quảng Ngãi Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hướng đi của chứng từ thanh toán
Bước 1: Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi KBNN Quảng Ngãi. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp (Phụ lục số 01/CTX).
Bước 2: Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) theo quy định.
Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Giám đốc
Trung tâm thanh toán Thanh toán viên
Thủ quỹ
1 2
3 4
5 5
6 7
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra chứng từ nếu đủ điều kiện tạm ứng/ thanh toán sẽ ký và trình lên Giám đốc (hoặc người được ủy quyền).
Bước 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ nếu đủ điều kiện thì ký duyệt và chuyển cho Cán bộ KSC. Trường hợp, Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng (phụ lục số 03 Thông tư số 79/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính).
Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC đóng dấu kế toán lên các liên chừng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
- Cán bộ KSC tiến hành lưu hồ sơ kiểm soát chi theo quy định: Các tài liệu, chứng từ lưu bao gồm: liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán NSNN được duyệt; bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
- Cán bộ KSC trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay;
trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc.
- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách hàng).
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
- Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND); số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ;
- Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng;
- Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.