CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ðƠN VỊ THUỘC KHU VỰC CÔNG
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI TẠI ðƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ các khoản chi
Mục ủớch của kiểm soỏt cỏc khoản chi thường xuyờn là ủể giỳp tiết kiệm, chống lãng phí nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp cũng như nguồn thu của Nhà trường cũng như trỏnh xảy ra gian lận, sai sút, ủảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ chi ủỳng theo quy ủịnh của Quy chế chi tiờu nội bộ và quy ủịnh của Nhà nước. ðể tiến hành kiểm soỏt cỏc khoản chi thường xuyờn trong ủơn vị, cỏc ủơn vị sự nghiệp cụng lập cần xõy dựng một hệ thống cỏc thủ tục kiểm soát phù hợp và có hiệu lực. Những thủ tục này cần phải có sự phù hợp, nhất quỏn giữa cỏc thời kỳ, dễ hiểu và liờn hệ trực tiếp ủến mục tiờu kiểm soỏt của ủơn vị, cú cỏc thủ tục chủ yếu sau ủể kiểm soỏt cỏc khoản chi thường xuyên:
- ðơn vị cần ban hành cỏc văn bản quy ủịnh cụ thể về cỏc thủ tục ủy quyền khi Lónh ủạo Nhà trường ủy quyền cho cỏc bộ phận trực thuộc ký thừa lệnh các nghiệp vụ dựa theo chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận.
Cỏc nghiệp vụ chỉ ủược thực hiện bởi người ủược ủy quyền theo trỏch nhiệm, quyền hạn của họ và ủược quy ủịnh trong văn bản cụ thể.
- Xõy dựng Quy chế chi tiờu nội bộ phự hợp với ủặc ủiểm ủơn vị, cỏc ủịnh mức và tiờu chuẩn ủược xõy dựng phải tuõn thủ theo cỏc quy ủịnh của Nhà nước, ủồng thời phải kiểm tra, kiểm soỏt cỏc khoản chi cú thực hiện theo quy ủịnh ủó xõy dựng tại Quy chế hay khụng.
- Việc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm là một thủ tục kiểm soỏt rất quan trọng. ðơn vị phải ủảm bảo cỏc chức năng sau khụng nờn ủể kiờm nhiệm với nhau:
+ Chức năng phờ chuẩn và ra quyết ủịnh.
+ Chức năng ghi chép: bao gồm việc lập chứng từ gốc, ghi sổ tài khoản, lập bảng ủối chiếu và cỏc bỏo cỏo thực hiện nhiệm vụ.
+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ.
+ Chức năng bảo vệ tài sản: như thủ kho, thủ quỹ, người nhận séc khách hàng trả…
- ðơn vị cần thực hiện luõn chuyển nhõn viờn ủịnh kỳ ủể ủảm bảo rằng một người khụng xử lý mọi mặt của nghiệp vụ trong một thời gian dài từ ủú làm giảm nguy cơ xảy ra sai phạm.
- Kiểm tra, ủối chiếu giỳp ủơn vị phỏt hiện cỏc sai sút và gian lận cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc nghiệp vụ, hoạt ủộng. Cú một số biện phỏp kiểm tra, ủối chiếu như sau:
+ Khi xảy ra nghiệp vụ thanh toỏn, cần kiểm tra, ủối chiếu cỏc khoản chi so với dự toỏn ủược giao, bảo ủảm cỏc khoản chi phải cú trong dự toỏn.
+ Kiểm tra số liệu giữa sổ cỏi và sổ chi tiết hoạt ủộng xem cỏc nghiệp vụ
cú ủược phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc hay khụng.
+ ðịnh kỳ so sỏnh, ủối chiếu số liệu trờn sổ kế toỏn với số liệu ủi kiểm tra thực tế về tài sản, tiền mặt tại quỹ của ủơn vị.
+ Trước khi nhập kho hàng húa, vật tư, tài sản,… cần cú sự kiểm tra, ủối chiếu giữa thực tế nhận với các chứng từ có liên quan
+ ðịnh kỳ ủối chiếu số dư tài khoản ngõn sỏch và tiền gửi của ủơn vị tại kho bạc, ngân hàng.
+ Thường xuyờn ủối chiếu cụng nợ với cỏc ủơn vị cung cấp dịch vụ cho ủơn vị.
+ Khi có nghi ngờ một nghiệp vụ thanh toán nào không chính xác, lãnh ủạo ủơn vị cú thể tổ chức kiểm tra ủột xuất việc thực hiện nghiệp vụ này.
+ Kiểm tra việc tớnh toỏn cỏc chứng từ chi của ủơn vị.
- Soát xét, rà soát giúp phát hiện các trường hợp bất thường, các trường hợp sai phạm và ủưa ra cỏc biện phỏp xử lý, khắc phục như:
+ Kiểm tra nghiệp vụ cú thực hiện theo ủỳng cỏc quy ủịnh của Quy chế chi tiờu nội bộ và quy ủịnh của Nhà nước hay khụng.
+ ðối với từng khoản chi cần thực hiện rà soát, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ theo quy ủịnh.
+ Rà soỏt, kiểm tra cỏc khoản chi, bảo ủảm ủỳng chế ủộ, tiờu chuẩn, ủịnh mức chi do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền quy ủịnh.
- Giám sát giúp phát hiện ngay các sai sót và gian lận hoặc không tuân thủ nếu xảy ra trong quá trình làm việc của các nhân viên. Việc giám sát có thể ủược thực hiện bằng một số biện phỏp sau:
+ Lónh ủạo ủơn vị giỏm sỏt tiến ủộ hoàn thành nhiệm vụ của cỏc ủơn vị trực thuộc.
+ Trưởng cỏc ủơn vị giỏm sỏt việc thực hiện nhiệm vụ của nhõn viờn xem cú ủỳng với yờu cầu cụng việc và cỏc thủ tục kiểm soỏt ủược giao hay
không.
+ Trưởng ủơn vị hoặc nhõn viờn ủược giao nhiệm vụ thực hiện chấm cụng, theo dừi ngày giờ cụng lao ủộng của cỏc nhõn viờn khỏc trong ủơn vị.
- Cỏc thủ tục kiểm soỏt cần cú ủể kiểm soỏt vật chất tại ủơn vị gồm:
+ Phõn ủịnh riờng biệt cỏc chức năng và giỏm sỏt hiệu quả việc thực hiện cỏc chức năng ủú.
+ Bảo quản và ghi chộp ủầy ủủ, chớnh xỏc về tài sản tại ủơn vị, bao gồm cả thông tin.
+ Giữ tài sản ở nơi riờng biệt, bố trớ người bảo vệ, ủảm bảo an toàn và giới hạn việc tiếp cận với tài sản.
+ Thực hiện ghi chộp ủầy ủủ và chớnh xỏc nhằm ngăn ngừa việc ghi nhận khụng ủỳng ủể che dấu nghiệp vụ khụng hợp lệ hoặc ghi nhận sai ủể che dấu tài sản mất mát.
+ Kiểm kờ theo ủịnh kỳ và ủối chiếu với sổ sỏch cỏc số liệu về tài sản của ủơn vị
+ Lắp ủặt camera ủể giỏm sỏt kho lưu trữ của ủơn vị.
b. Thủ tục kiểm soát các khoản chi nhiệm vụ không thường xuyên Việc kiểm soỏt cỏc khoản chi nhiệm vụ khụng thường xuyờn nhằm ủảm bảo rằng cỏc khoản chi này khụng bị sử dụng sai mục ủớch, sai kế hoạch, tránh xảy ra gian lận và sử dụng không hiệu quả, lãng phí nguồn ngân sách nhà nước cấp. Những thủ tục chủ yếu ủể kiểm soỏt cỏc khoản chi này:
- ðơn vị cần thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm ủối với cỏc chức năng sau:
+ Chức năng phờ chuẩn và ra quyết ủịnh.
+ Chức năng ghi chép: bao gồm việc lập chứng từ gốc, ghi sổ tài khoản, lập bảng ủối chiếu và cỏc bỏo cỏo thực hiện nhiệm vụ.
+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ.
+ Chức năng bảo vệ tài sản: như thủ kho, thủ quỹ.
- Kiểm tra, ủối chiếu giỳp ủơn vị phỏt hiện cỏc sai sút và gian lận cú thể xảy ra trong quá trình thực hiện chi nhiệm vụ không thường xuyên. Có một số biện phỏp kiểm tra, ủối chiếu như sau:
+ Kiểm soỏt, ủối chiếu cỏc khoản chi so với dự toỏn, bảo ủảm cỏc khoản chi phải cú trong dự toỏn ủược cấp cú thẩm quyền giao và số dư tài khoản dự toỏn của ủơn vị cũn ủủ ủể chi.
+ Kiểm tra, ủối chiếu ủảm bảo số vốn ủề nghị thanh toỏn phự hợp với từng loại hợp ủồng, giỏ hợp ủồng, cỏc ủiều kiện trong hợp ủồng và theo dự toỏn ủược duyệt
+ Trước khi nhập kho và ghi nhận tài sản cần cú sự kiểm tra, ủối chiếu giữa thực tế nhận với các chứng từ có liên quan.
+ ðịnh kỳ ủối chiếu số dư tài khoản ngõn sỏch của ủơn vị tại kho bạc.
+ Khi có nghi ngờ một nghiệp vụ thanh toán nào không chính xác, lãnh ủạo ủơn vị cú thể tổ chức kiểm tra ủột xuất việc thực hiện nghiệp vụ này.
+ Kiểm tra việc tớnh toỏn cỏc chứng từ chi của ủơn vị.
- Soát xét, rà soát giúp phát hiện các trường hợp bất thường, các trường hợp sai phạm và ủưa ra cỏc biện phỏp xử lý, khắc phục như:
+ ðối với từng khoản chi cần kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ theo quy ủịnh, bảo ủảm cỏc khoản chi ủược thực hiện ủỳng chế ủộ, tiờu chuẩn, ủịnh mức chi do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền quy ủịnh. ðơn vị căn cứ vào dự toỏn ủó ủược cơ quan nhà nước cú thẩm quyền giao ủể kiểm soỏt cỏc khoản chi chưa cú quy ủịnh về chế ủộ, tiờu chuẩn, ủịnh mức chi.
+ Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ: ðảm bảo sự trựng khớp cỏc hạng mục, nội dung ủầu tư trong dự toỏn chi phớ với cỏc hạng mục ủầu tư trong bỏo cỏo khả thi bỏo cỏo ủầu tư ủó ủược phờ duyệt.
+ ðối với các khoản thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành: Kiểm soát số vốn ủề nghị thanh toỏn trờn nguyờn tắc, số vốn ủề nghị thanh toỏn phải phự hợp với giỏ trị khối lượng cụng việc hoàn thành theo hợp ủồng, kiểm tra việc tớnh toỏn cú ủỳng khụng.
+ Kiểm soỏt cỏc chế ủộ mà dự ỏn ủược hưởng tại thời ủiểm lập, phờ duyệt dự toỏn; Kiểm soỏt danh mục, chủng loại thiết bị cú ủỳng với dự toỏn ủược duyệt, cú phự hợp với nội dung hợp ủồng.
- Thành lập ban chuyên trách thực hiện kiểm soát chi nhiệm vụ không thường xuyờn hoặc hợp ủồng với ban quản lý dự ỏn nhằm giỏm sỏt tiến ủộ thực hiện của cỏc dự ỏn, cụng trỡnh, ủảm bảo hoàn thành ủỳng hạn theo quy ủịnh.
- Một số thủ tục cần thiết ủể bảo vệ tài sản gồm:
+ Phõn ủịnh riờng biệt cỏc chức năng và giỏm sỏt hiệu quả việc thực hiện cỏc chức năng ủú.
+ Bảo quản và ghi chộp ủầy ủủ, chớnh xỏc về tài sản tại ủơn vị, bao gồm cả thông tin.
+ Giữ tài sản ở nơi riờng biệt, bố trớ người bảo vệ, ủảm bảo an toàn và giới hạn việc tiếp cận với tài sản.
+ Thực hiện ghi chộp ủầy ủủ và chớnh xỏc nhằm ngăn ngừa việc ghi nhận khụng ủỳng ủể che dấu nghiệp vụ khụng hợp lệ hoặc ghi nhận sai ủể che dấu tài sản mất mát.
+ Kiểm kờ theo ủịnh kỳ và ủối chiếu với sổ sỏch cỏc số liệu về tài sản của ủơn vị.
+ Lắp ủặt camera ủể giỏm sỏt kho lưu trữ của ủơn vị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này, tỏc giả ủó trỡnh bày cơ sở lý luận cơ bản về kiểm soỏt nội bộ trong khu vực công cũng như làm rõ vai trò, nội dung, nguyên tắc, quan ủiểm về kiểm soỏt nội bộ cỏc khoản chi tại cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp, từ ủú tạo cơ sở cho việc nghiờn cứu thực trạng kiểm soỏt nội bộ cỏc khoản chi tại Trường Cao ủẳng Y tế ðặng Thựy Trõm. Qua ủú cú thể ủưa ra ủược cỏc giải phỏp giỳp việc kiểm soỏt nội bộ cỏc khoản chi hữu hiệu nhằm ngăn ngừa rủi ro, giảm thiểu, phũng trỏnh thất thoỏt tài sản và ủảm bảo thực hiện ủỳng theo chớnh sỏch, phỏp luật của Nhà nước.
Việc kiểm soát nội bộ các khoản chi ở các tổ chức về cơ bản có những ủiểm chung nhưng khi triển khai cần nghiờn cứu những ủặc ủiểm khỏc nhau của ủơn vị cụ thể ủể vận dụng triển khai phự hợp. Nội dung chương này ủược coi là khung lý thuyết quan trọng ủể qua ủú ủỏnh giỏ xem việc kiểm soỏt nội bộ cỏc khoản chi tại Trường Cao ủẳng Y tế ðặng Thựy Trõm cú hữu hiệu hay không.
CHƯƠNG 2