CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI TẠI TRƯỜNG
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI TẠI TRƯỜNG
2.2.1. Khái quát việc kiểm soát nội bộ các khoản chi tại Trường
ðặc ủiểm của nhà quản lý:
Lónh ủạo Nhà trường luụn tụn trọng cỏc ý kiến ủúng gúp của tập thể, cỏ nhõn trong ủơn vị, thể hiện tớnh dõn chủ cao trong tập thể nhà trường, nú là ưu ủiểm ủồng thời cũng tạo ra khuyết ủiểm. Vỡ Lónh ủạo tụn trọng dõn chủ nờn ủụi lỳc ủó tạo thành dõn chủ thỏi quỏ gõy khú khăn cho việc tập trung ý kiến ủể ra quyết ủịnh.
Triết lý quản lý ủiều hành của Lónh ủạo Nhà trường là tự do, cỏc phũng, khoa quản lý viờn chức, người lao ủộng của mỡnh thụng qua cụng việc nhưng lại chưa cú biện phỏp ủỏnh giỏ hiệu quả cụng việc. Triết lý này ủó gúp phần tạo nờn tõm lý hứng thỳ cho viờn chức, người lao ủộng làm việc giỳp họ khụng thấy bị gũ bú, khắt khe. Tuy nhiờn, tự do cũng dẫn ủến tự do thỏi quỏ, dẫn ủến tỡnh trạng viờn chức, người lao ủộng ăn cắp giờ làm việc, ủi trễ về sớm, giải quyết cụng việc cũn chậm trễ, khụng chủ ủộng xử lý cụng việc và làm khụng hết trỏch nhiệm dẫn ủến cụng việc khụng ủạt hiệu quả cao. Việc này gây nên khó khăn trong việc áp dụng các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.
ðội ngũ lónh ủạo nhận thức ủược tầm quan trọng của việc kiểm tra, giỏm sỏt cỏc hoạt ủộng trong nhà trường. Vỡ vậy trường ủó chủ ủộng xõy dựng quy chế chi tiờu nội bộ từ năm 2009, xõy dựng quy chế tổ chức và hoạt ủộng năm 2013 và quy trình tác nghiệp năm 2019 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các
nghiệp vụ tại trường.
ðịnh kỳ, Nhà trường tổ chức các cuộc họp với các bộ phận và toàn thể viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị ủể ủỏnh giỏ việc thực hiện nhiệm vụ kỳ trước và ủưa ra phương hướng ủể thực hiện nhiệm vụ kỳ sau, cựng với việc ủú chỉ ra ủược sai phạm xảy ra trong ủơn vị cũng như ủưa ra những giải phỏp nhằm ngăn ngừa những sai phạm ủú xảy ra. Từ ủú, người lónh ủạo nghiờn cứu xõy dựng, thiết kế cỏc thủ tục kiểm soỏt cần thiết ủể ủảm bảo cụng việc ủược thực hiện hiệu quả.
Trong tỡnh hỡnh hiện nay việc tự chủ thực hiện theo Nghị ủịnh 16/2015/Nð-CP vỡ vậy lónh ủạo nhà trường cũng rất quan tõm tới việc xõy dựng hệ thống kiểm soát nội bộ giúp việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguồn kinh phớ của ủơn vị.
Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm
Là Trường Cao ủẳng Y tế cú quy mụ nhỏ, cơ cấu tổ chức của Nhà trường cú ủầy ủủ cỏc bộ phận chức năng riờng biệt và cú cơ chế phối hợp hoạt ủộng giữa cỏc bộ phận với nhau. Tuy nhiờn, trong cơ cấu tổ chức của ủơn vị khụng cĩ Ban Kiểm sốt mà chỉ cĩ Ban Thanh tra nhân dân trực thuộc Cơng đồn trường và là công tác kiêm nhiệm, vì vậy việc kiểm soát của Ban Thanh tra Nhõn dõn ủối với cỏc hoạt ủộng của Nhà trường cũn thiếu tớnh ủộc lập, khỏch quan và ớt ủược quan tõm thực hiện.
ðơn vị ủó xõy dựng bảng phõn cụng nhiệm vụ và quy trỡnh tỏc nghiệp trong ủú quy ủịnh rừ trỏch nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, cỏ nhõn khi thực hiện cỏc nhiệm vụ. Khi phõn cụng nhiệm vụ, ủơn vị ủều quan tõm, xem xột ủến việc phõn cụng cỏc chức năng cần thực hiện bất kiờm nhiệm như phờ duyệt, ghi sổ và giữ tài sản. Tuy nhiên có một số nghiệp vụ, công việc vẫn chưa ủược quy ủịnh trong quy trỡnh tỏc nghiệp, việc kiểm tra, giỏm sỏt lẫn nhau chưa ủược thực hiện thường xuyờn vỡ vậy cũn dễ gõy ra sai sút trong
công việc.
ðơn vị xõy dựng dự toỏn hàng năm và ủược Sở Tài chớnh phờ duyệt, vỡ vậy cỏc nhiệm vụ ủều thực hiện theo dự toỏn ủó ủược phờ duyệt.
Cam kết ủối với tớnh chớnh trực và cỏc giỏ trị ủạo ủức:
Cam kết ủối với tớnh chớnh trực và cỏc giỏ trị ủạo ủức của Lónh ủạo Nhà trường qua nhiều thế hệ ủó trở thành tấm gương sỏng ủể viờn chức, người lao ủộng và học sinh, sinh viờn noi theo. Cỏc thầy cụ ủều là cỏn bộ ngành y tế cú chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tận tâm với nghề nghiệp cũng như Nhà trường, sống liờm khiết, giản dị, gần gũi và ủược mọi người kớnh trọng, quý mến. Tấm gương ủạo ủức của ban lónh ủạo luụn ủược mọi người học tập và noi theo, hình thành nên một tập thể cĩ lối sống giản dị, thân thiện, đồn kết giỳp ủỡ lẫn nhau.
Hàng năm, Nhà trường ủều thực hiện cụng tỏc cụng khai, minh bạch tài sản cũng như bổ sung lý lịch của Lónh ủạo Nhà trường, trưởng phú cỏc ủơn vị trong Nhà trường.
Cam kết ủối với năng lực:
Năng lực và trỡnh ủộ chuyờn mụn của giỏo viờn hiện nay nhỡn chung ủó ủỏp ứng ủược nhu cầu ủào tạo của Nhà trường, số lượng nhõn sự của ủơn vị tương ủối ủủ và ủảm bảo việc hoàn thành tốt cụng việc. Tuy nhiờn số lượng biờn chế của ủơn vị cũn thiếu và cú một bộ phận viờn chức sắp về hưu, khi cú những cụng việc ủũi hỏi phải cú nhõn viờn trong biờn chế thực hiện dẫn ủến việc gõy ỏp lực cho nhõn viờn và khụng ủảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của ủơn vị. Việc tuyển dụng của Nhà trường cũn gặp nhiều khú khăn do khụng cú nhiều chớnh sỏch thu hỳt nờn khụng ủỏp ứng ủược nhu cầu nhõn sự hiện tại của Nhà trường. Vì vậy, yêu cầu cấp thiết trong vòng 5 năm nữa cần phải có cỏc chớnh sỏch thu hỳt hấp dẫn hơn ủể tuyển dụng thờm nhõn sự nhằm bổ sung cho ủội ngũ nhõn sự do nhu cầu phỏt triển mở rộng của Nhà trường cũng
như thay thế cho một bộ phận viên chức sắp nghỉ hưu.
Nhõn viờn khối hành chớnh hầu hết là lao ủộng trẻ, trỡnh ủộ chuyờn mụn khụng ủồng ủều và ủa số làm trỏi ngành nghề ủào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Hầu hết ủều làm việc dựa vào khuụn mẫu sẵn cú do người ủi trước ủể lại. Năng lực làm việc ủộc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng ủọc hiểu văn bản chuyờn ngành cũn hạn chế, cũn chưa mạnh dạn trong việc ủề xuất cải cỏch cỏc thủ tục phục vụ cho cụng việc chuyờn mụn. Vỡ vậy, ảnh hưởng lớn ủến kết quả cụng việc, nhiệm vụ của bộ phận cũng như của toàn trường. ðây là một trong những khó khăn cản trở hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hữu hiệu và hiệu quả.
Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm viên chức, người lao ủộng lớn tuổi. Việc ứng dụng cỏc tiện ớch của mạng internet làm phương tiện thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen. Khi không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.
ðội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch - Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không tiêu cực và gõy khú khăn cho cỏc cỏ nhõn, ủơn vị trong việc thực hiện thanh toỏn và thu chi tiền, góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin cho viên chức, người lao dộng trong ủơn vị về việc tỡnh hỡnh tài chớnh của Nhà trường ủược phản ỏnh trung thực và hợp lý.
Nhà trường chỳ trọng ủến việc ủào tạo bồi dưỡng lại ủội ngũ, tạo ủiều kiện về thời gian, kinh phớ, giảm ủịnh mức giờ giảng,… ủể ủộng viờn khuyến khớch cỏc nhà giỏo trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nõng cao trỡnh ủộ nhằm ỏp dụng vào cụng việc ủể nõng cao chất lượng và hiệu quả.
Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm dựa vào cỏc tiờu chớ năng lực chuyờn mụn, khả năng quản lý, ủạo ủức
tỏc phong,… do ủú ủó tạo ủộng cơ ủể nhõn viờn phấn ủấu trở thành cỏn bộ quản lý cú năng lực, phẩm chất ủạo ủức tốt gúp phần làm mụi trường kiểm soỏt ủược tốt hơn.
b. ðánh giá rủi ro
Là ủơn vị hành chớnh sự nghiệp, nhiệm vụ trọng tõm là ủào tạo ủội ngũ y, dược cú chuyờn mụn cao theo chỉ tiờu UBND tỉnh Quảng Ngói giao, do ủú, ban lónh ủạo chưa cú sự quan tõm thớch ủỏng ủến việc phõn tớch và ủỏnh giỏ rủi ro và cỏc biện phỏp hạn chế rủi ro cũng như chưa thật sự quan tõm ủến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
c. Hoạt ủộng kiểm soỏt
Nhà nước ủó ban hành nhiều văn bản quy ủịnh về ủịnh mức kinh phớ, chế ủộ, trợ cấp, phụ cấp cụ thể; chế ủộ kế toỏn và chế ủộ kiểm soỏt dành cho ủơn vị hành chớnh sự nghiệp, từ ủú làm căn cứ ủể Nhà trường xõy dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm cơ sở việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý cấp trên.
ðịnh kỳ hàng quý, hàng năm, Nhà trường ủều thực hiện việc ủối chiếu cỏc nguồn kinh phớ ngõn sỏch cấp, tài khoản tiền gửi của ủơn vị với kho bạc nhà nước. Việc kiểm kờ tài sản 0 giờ ngày 01/01 hàng năm cũng ủược thực hiện nghiờm tỳc, cú sự kiểm tra, ủối chiếu giữa sổ sỏch và thực tế.
d. Thụng tin và trao ủổi thụng tin
Thông tin của trường bao gồm thông tin bên ngoài và thông tin bên trong ủan xen với nhau. Thụng tin nhà trường sử dụng thường thể hiện dưới dạng văn bản như các văn bản của nhà nước, của Nhà trường và của các cá nhân, tổ chức khác hoặc các chứng từ kế toán.
Thụng tin thỡ cú thể cú giỏ trị ớt hay nhiều, hoặc khụng giỏ trị với mỗi ủối tượng sử dụng khỏc nhau trong nhà trường. Vỡ vậy ủũi hỏi người thực hiện phõn loại, xử lý thụng tin phải nhạy bộn, cú năng lực tốt ủể xỏc ủịnh ủõu là
thụng tin cần thiết, ủõu là thụng tin tham khảo, ủõu là thụng tin rỏc và gửi ủến ủỳng người cú nhu cầu sử dụng. Hiện nay, cụng tỏc này tại trường cần phải cải thiện thêm vì việc thực hiện phân loại, xử lý thông tin còn chưa tốt, .
Cỏc thụng tin ủể thực hiện việc thanh toỏn chưa ủược viờn chức, người lao ủộng trong trường chỳ trọng và quan tõm. Một số người khụng nắm rừ quy ủịnh về ủịnh mức chi tiờu trong quy chế chi tiờu nội bộ cũng như quy trỡnh tỏc nghiệp của Nhà trường. Khi cú việc cần phải thanh toỏn mới bắt ủầu tìm hiểu, hỏi han làm cho việc thu thập và xử lý chứng từ thường không trôi chảy, gặp vướng mắc, sai sót.
Nhà trường cú cỏc kờnh thụng tin ủể thực hiện việc trao ủổi thụng tin từ cấp trờn xuống cấp dưới và ngược lại, trao ủổi giữa cỏc bộ phận với nhau hoặc trao ủổi giữa nhà trường ủối với sinh viờn và cỏc tổ chức bờn ngoài.
Luôn có người tiếp nhận, xử lý thông tin tại các bộ phận. Ngoài ra, thông tin cũn ủược triển khai phổ biến thụng qua cỏc cuộc họp, bảng thụng bỏo, thư ủiện tử hoặc bằng văn bản ủăng tải trờn website của Nhà trường nhờ vậy cỏc quy ủịnh, hướng dẫn, thụng bỏo ủược lan truyền một cỏch rộng rói ủến từng CBVC, người lao ủộng trong ủơn vị và HSSV của Nhà trường.
Ngoài việc phối hợp trao ủổi trực tiếp, cỏc cỏ nhõn, bộ phận tham gia trong cỏc hoạt ủộng của nhà trường cũn thực hiện trao ủổi thụng tin theo ủường luõn chuyển của chứng từ, văn bản. Tớnh kịp thời của thụng tin khi thực hiện trao ủổi thụng tin bằng hỡnh thức này ủụi khi bị ảnh hưởng vỡ thủ tục giấy tờ rườm rà, mặc dự vậy những thụng tin ủú lại mang giỏ trị lưu trữ.
Nhà trường có quy mô nhỏ, các phòng chức năng, khoa bộ môn bố trí gần nhau nờn việc trao ủổi thụng tin trực tiếp thuận tiện và nhanh chúng, nhờ vậy cú thể ủảm bảo ủược tớnh kịp thời và trung thực khỏch quan của thụng tin.
Cỏc nghiệp vụ kinh tế ủược ghi chộp vào sổ sỏch kế toỏn theo ủỳng quy ủịnh. Hằng năm, Nhà trường thực hiện việc lập bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo
quyết toỏn theo ủỳng quy ủịnh gửi về cho cỏc ủơn vị cấp trờn ủược biết. ðơn vị cấp trên như Sở Tài chính thường có văn bản về việc hướng dẫn việc lập và nộp các báo cáo trên.
Nhà trường hiện nay sử dụng phần mềm kế toỏn Ánh Mai ủể hạch toỏn và ghi sổ các nghiệp vụ, tuy nhiên trang thiết bị phục vụ cho việc này còn nhiều hạn chế gây ảnh hưởng tới việc nhập các số liệu vào phần mềm.
e. Hoạt ủộng giỏm sỏt
Trong cơ cấu tổ chức của ủơn vị khụng cú Ban Kiểm soỏt mà chỉ cú Ban Thanh tra nhân dân trực thuộc Cơng đồn trường và là cơng tác kiêm nhiệm, vỡ vậy việc kiểm soỏt của Ban Thanh tra Nhõn dõn ủối với cỏc hoạt ủộng của Nhà trường cũn thiếu tớnh ủộc lập, khỏch quan và ớt ủược quan tõm thực hiện.
Ngoài ra, cỏc ủơn vị, cỏ nhõn cũn thực hiện kiểm tra giỏm sỏt lẫn nhau thụng qua cỏc chốt kiểm soỏt ủặt trong cỏc quy trỡnh tỏc nghiệp.
ðơn vị thực hiện giám sát thường xuyên thông qua việc tiếp nhận ý kiến ủúng gúp của VC, NLð, cỏc bộ phận hoặc HSSV trong trường,… Việc giỏm sỏt ủịnh kỳ ủược thực hiện thụng qua cỏc ủợt tự kiểm tra tài chớnh, kiểm tra chộo về chuyờn mụn, nghiệp vụ, hoặc kiểm tra ủột xuất theo yờu cầu vụ việc.
Hằng năm, Nhà trường ủều ủược Sở Tài chớnh kiểm tra quyết toỏn thu, chi ngân sách nhà nước.
Tuy nhiờn Nhà trường vẫn chưa thực hiện việc lấy ý kiến ủúng gúp từ bờn ngoài ủể hoàn thiện và nõng cao năng lực của ủơn vị.