CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI TẠI TRƯỜNG CAO ðẲNG Y TẾ ðẶNG THÙY TRÂM
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƯỜNG XUYÊN
3.3.2. Quy trình kiểm soát chi xây dựng, sửa chữa
Nhà trường ủang trong giai ủoạn ưu tiờn ủầu tư xõy dựng cơ sở hạ tầng ủể phục vụ giảng dạy và cụng tỏc chuyờn mụn của Nhà trường do cơ sở vật chất hiện tại của ủơn vị ủang xuống cấp, khụng ủỏp ứng ủược nhu cầu giảng
Dự toán, kế hoạch
Phê duyệt
Húa ủơn, chứng từ ðấu thầu và
thực hiện
Nghiệm thu và bàn
giao cho ủơn vị Chứng từ
thanh toán Xỏc ủịnh và
ủỏnh giỏ
dạy hiện nay và cải thiện ủiều kiện làm việc cho viờn chức, người lao ủộng, trong ủơn vị. Do ủú, việc chi xõy dựng, sửa chữa ủược trớch từ nguồn nhiệm vụ không thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn, bình quân qua 3 năm từ 2016 - 2018 là 58,4%. Hiện nay tuy ủó cú quy trỡnh thực hiện, nhưng quy trỡnh vẫn cũn tồn tại những mặt hạn chế cần ủược khắc phục theo những giải phỏp sau:
- Phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dừi thời gian khai thỏc sử dụng ủể kịp thời phỏt hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng. Nhu cầu phải hợp lý, phự hợp với khả năng ủỏp ứng của nhà trường, kèm theo giải trình cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng, yờu cầu kỹ thuật. Cần chỳ trọng việc này vỡ nếu xỏc ủịnh khụng ủỳng nhu cầu sẽ gây lãng phí về công sức, thời gian, tiền bạc.
- Quy trỡnh kiểm soỏt chi xõy dựng, sửa chữa, cần chỳ trọng ủến cỏc thủ tục kiểm soỏt trong giai ủoạn thực hiện xõy dựng cũng như cỏc thủ tục kiểm soỏt giai ủoạn trước khi xõy dựng. Thủ tục kiểm soỏt chi xõy dựng, sửa chữa ủó ủược ủơn vị xõy dựng, tuy nhiờn cỏc thủ tục vẫn cũn chưa ủầy ủủ và ban hành phân tán trong nhiều quy chế quản lý nội bộ nên hiệu quả thực thi các thủ tục kiểm soát này chưa cao. Các thủ tục kiểm soát chi xây dựng, sửa chữa cần ủược xõy dựng, bổ sung và ban hành tập trung tại một văn bản chớnh ủể việc kiểm soỏt ủược hiệu quả hơn.
- Khi xây dựng quy trình kiểm soát chi xây dựng, sửa chữa và các quy chế quản lý nội bộ khỏc cú liờn quan cần chứa ủựng trong ủú cỏc nguyờn tắc kiểm soát cơ bản như: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền; nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và khi thực thi các nguyên tắc này phải ủược tụn trọng tuõn thủ. Cú rất nhiều cỏc cỏ nhõn, bộ phận, ủơn vị tham gia vào việc kiểm soỏt chi xõy dựng, sửa chữa, vỡ vậy cần quy ủịnh rừ nhiệm vụ và trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn và bộ phận trong ủơn vị khi tham gia vào quỏ trỡnh kiểm soỏt chi xõy dựng, sửa chữa. Trỡnh tự, thủ tục ủầu tư
xõy dựng cụng trỡnh trải qua nhiều giai ủoạn cần phải ủược cấp cú thẩm quyền phờ chuẩn, cho phộp nờn cần quy ủịnh rừ người cú thẩm quyền phờ chuẩn và người ủược ủy quyền ủối với từng quyết ủịnh, hồ sơ cụ thể. ðể trỏnh gian lận, thụng ủồng nõng khống chi xõy dựng, sửa chữa thỡ cần phải cỏch ly giữa cá nhân, bộ phận thực hiện công việc với cá nhân, bộ phận kiểm soát công việc, thực hiện kiểm soát chéo giữa các phòng ban, bộ phận, hình thành nhiều lớp kiểm soát theo từng nội dung công việc.
- Nâng cao vai trò và năng lực của cán bộ kế toán trong việc kiểm soát chi xây dựng, sửa chữa. Cán bộ kế toán cũng là một mắt xích quan trọng tham gia vào quá trình kiểm soát chi xây dựng, sửa chữa. Tuy nhiên, hiện nay kế toỏn tại ủơn vị chưa ý thức rừ ủược vai trũ của mỡnh, vẫn cũn tõm lý kế toỏn chỉ chịu trách nhiệm thanh toán chi phí sau khi hồ sơ nghiệm thu thanh toán ủó ủược cỏc phũng, ban chức năng khỏc của ủơn vị kiểm tra, kiểm soỏt mà khụng thực hiện kiểm tra lại khối lượng và ủơn giỏ. Vỡ vậy, kế toỏn càn phải:
+ Thực hiện tốt công việc tập hợp chứng từ, mở sổ sách, ghi chép, lập báo cáo theo dõi chi xây dựng, sửa chữa, tình hình thanh, quyết toán của từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo ủỳng Chế ủộ kế toỏn và yờu cầu quản trị nội bộ của ủơn vị.
+ Tham gia cỏc lớp ủào tạo, tập huấn nghiệp vụ kiểm soỏt chi xõy dựng, sửa chữa, như: nghiệp vụ phân tích, bóc tách khối lượng công trình xây dựng;
kỹ năng sử dụng cỏc phần mềm dự toỏn ủể tớnh lại khối lượng và giỏ trị ủề nghị thanh toán.
- ðơn vị cũng như Ban quản lý dự án cần kiểm tra sự phù hợp của phương phỏp xỏc ủịnh tổng mức ủầu tư, kiểm tra tớnh ủầy ủủ, hợp lý của cỏc thành phần chi phớ tạo nờn tổng mức ủầu tư và kiểm tra việc lập kế hoạch chi phớ sơ bộ trước khi trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt tổng mức ủầu tư.
- Cần quan tõm ủến việc xõy dựng kế hoạch thực hiện ủể lập dự toỏn sỏt
với thực tế thực hiện giỳp chi ủỳng, chi ủủ cỏc khoản trong dự toỏn.