CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI TẠI TRƯỜNG
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI TẠI TRƯỜNG
2.2.2. Kiểm soát nội bộ các khoản chi tại Trường
Dựa vào bảng 2.1 cú thể thấy ủược cỏc khoản chi thường xuyờn cú tỷ trọng lớn tại Trường gồm các khoản chi sau: chi tiền lương và các khoản theo lương chiếm tỷ trọng bình quân là 53%, chi tiền mua sắm vật tư, hàng hóa phục vụ giảng dạy và công tác chuyên môn chiếm tỷ trọng bình quân là 10%,
chi tiền giờ giảng chiếm tỷ trọng bình quân là 11% và chi thu nhập tăng thêm chiếm tỷ trọng bình quân là 7%.
Vỡ vậy, ủề tài sẽ trỡnh bày quy trỡnh kiểm soỏt cỏc khoản chi này cựng với cơ chế kiểm soỏt, ưu ủiểm, hạn chế cũng như cỏc rủi ro cú thể xảy ra trong các quy trình kiểm soát các khoản chi này.
Quy trình kiểm soát chi các khoản tiền lương, tiền công và các khoản tính theo lương:
Hình 2.3. Quy trình kiểm soát chi các khoản tiền lương, tiền công và các khoản tính theo lương
Nội dung quy trình: Kiểm tra, rà soát thanh toán tiền lương, tiền công cho VC, NLð trong ủơn vị, khụng ủể xảy ra cỏc sai phạm như: chi khụng ủỳng theo chế ủộ mà VC, NLð ủược hưởng, chấm cụng khụng ủỳng thực tế.
Chứng từ ủược sử dụng trong quy trỡnh là bảng chấm cụng của cỏc ủơn vị trực thuộc, giấy ủề nghị nhận lương kốm bỏo cỏo cụng việc thực hiện của người lao ủộng trong ủơn vị, bảng tớnh lương do phũng Kế hoạch - Tài chớnh thực hiện tính toán.
- Chấm cụng: Cỏc ủơn vị trực thuộc Nhà trường thực hiện chấm cụng, người lao ủộng trong ủơn vị làm giấy ủề nghị nhận lương kốm bỏo cỏo nhiệm vụ thực hiện trong thỏng ủể trưởng ủơn vị ký duyệt. ðịnh kỳ cuối thỏng gửi ủến phũng Tổ chức - Hành chớnh ủể tổng hợp.
- Kiểm tra, rà soát: phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành kiểm tra bảng chấm cụng và giấy ủề nghị nhận lương của người lao ủộng xem cú ủỳng với thực tế trong thỏng hay khụng cũng như rà soỏt cỏc chế ủộ mà viờn chức, người lao ủộng ủược hưởng ủể việc tổng hợp ủược chớnh xỏc. Sau ủú phũng
Chấm công Kiểm tra,
rà soát Bảng lương Chứng từ
chi tiền
Tổ chức - Hành chớnh bỏo cho phũng Kế hoạch - Tài chớnh về cỏc chế ủộ mà viờn chức ủược hưởng trong thỏng cũng như tổng hợp bảng ủề nghị nhận lương của người lao ủộng gửi ủến phũng Kế hoạch - Tài chớnh. Trường hợp ủơn vị ra quyết ủịnh tăng lương thường xuyờn hoặc trước thời hạn của viờn chức ủược thực hiện sau khi ủó tổng hợp thỡ phũng Tổ chức - Hành chớnh bỏo cho phũng Kế hoạch - Tài chớnh ủể thực hiện việc chi khoản chờnh lệch này cho viờn chức vào ủầu thỏng sau.
- Bảng lương: Phũng Kế hoạch - Tài chớnh dựa trờn cỏc số liệu trờn ủể thực hiện tính toán và lập bảng lương, các khoản trích theo lương hàng tháng cũng như truy lĩnh, truy thu (trong trường hợp xảy ra biến ủộng về lương sau thời ủiểm chi lương thỏng trước) cho viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị.
- Chứng từ chi tiền: Phòng Kế hoạch - Tài chính nhập bảng lương và các khoản trớch theo lương vào phần mềm ủể lập cỏc chứng từ thanh toỏn như giấy rỳt dự toỏn, ủy nhiệm chi hay phiếu chi tiền mặt và trỡnh Lónh ủạo phờ duyệt. Cỏc chứng từ thanh toỏn sau khi ủược ký duyệt ủược ủưa tới Kho bạc ủể tiến hành thanh toỏn qua ngõn hàng hoặc chi bằng tiền mặt cho viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị và treo một bảng cụng khai cho viờn chức, người lao ủộng ủược biết.
Các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình:
- Rủi ro ỏp dụng sai văn bản, sai chớnh sỏch phỏp luật nhà nước ủối với chế ủộ tiền lương của viờn chức, người lao ủộng.
- Rủi ro cỏc thụng tin về nhõn sự tại ủơn vị của phũng Tổ chức - Hành chớnh cung cấp khụng phản ỏnh kịp thời so với tỡnh hỡnh biến ủộng nhõn sự trong kỳ, rủi ro này xảy ra có thể do phòng Tổ chức - Hành chính cập nhật cũn chậm, hoặc cú thể do bản thõn VC, NLð ủề xuất khụng kịp thời.
- Rủi ro tớnh toỏn sai: tớnh thừa, tớnh thiếu, tớnh trựng, tớnh khụng ủỳng theo thực tế chấm cụng lao ủộng.
- Do ủơn vị trả lương vào ủầu thỏng vỡ vậy cú thể xảy ra rủi ro khụng thu hồi ủược lương ủó trả cho cỏc trường hợp ủột ngột nghỉ việc trong kỳ.
- Rủi ro xảy ra gian lận như việc cố tình khai báo không trung thực số ngày làm việc, số ngày nghỉ.
Cơ chế kiểm soát trong quy trình:
- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm về các thông tin của nhân sự trong Nhà trường khi cung cấp cho phòng Kế hoạch - Tài chính, phòng Kế hoạch - Tài chính chịu trách nhiệm về số liệu tớnh toỏn trờn bảng lương. Hai phũng cú trỏch nhiệm ủối chiếu thụng tin và số liệu ủể trỏnh sai sút.
- ðảm bảo thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: các công việc như lập bảng lương, lập chứng từ thanh toỏn, chi tiền và ký duyệt ủược thực hiện riêng biệt, không có sự kiêm nhiệm. Việc lập bảng lương do kế toán tiền lương thực hiện, việc lập chứng từ thanh toán do kế toán trưởng thực hiện, việc chi tiền do thủ quỹ thực hiện và việc ký duyệt chứng từ thanh toán cũng như bảng lương do lónh ủạo thực hiện.
- Kiểm tra, ủối chiếu:
+ Phũng Tổ chức - Hành chớnh theo dừi tỡnh hỡnh biến ủộng nhõn sự trong kỳ thụng qua cỏc ủề xuất ủược gửi từ cỏc ủơn vị trực thuộc Nhà trường, từ ủú lưu ủơn ủề nghị vào hồ sơ cỏ nhõn và cập nhật thụng tin nhõn sự cho phòng Kế hoạch - Tài chính.
+ Khi thực hiện lập chứng từ thanh toỏn, kế toỏn trưởng cần ủối chiếu với dự toỏn ủể bảo ủảm chi ủỳng theo dự toỏn ủược cấp cấp cú thẩm quyền giao; ủịnh kỳ, kế toỏn trưởng ủối chiếu tài khoản ngõn sỏch hoặc tiền gửi tại kho bạc ủể ủảm bảo tài khoản của ủơn vị ủủ ủể chi cỏc khoản trờn.
- Soỏt xột, rà soỏt: kế toỏn trưởng rà soỏt, kiểm tra xem bảng lương ủược kế toỏn tiền lương lập cú ủỳng theo cỏc quy ủịnh hoặc chế ủộ mà viờn chức ủược
hưởng.
- Viờn chức, người lao ủộng tự theo dừi chế ủộ tiền lương của bản thõn so với bảng lương ủó ủược cụng khai của nhà trường ủể kịp thời phỏt hiện sai sót.
Ưu ủiểm của quy trỡnh:
- Quy trỡnh cơ bản ủó tổ chức ủược việc tớnh tiền lương, tiền cụng cho viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị, cú sự phõn cụng phõn nhiệm và phối hợp công việc giữa các bộ phận trong quy trình.
- Quy trỡnh ủảm bảo cỏc thủ tục kiểm soỏt như kiểm tra, ủối chiếu, phõn cụng phõn nhiệm và phõn chia trỏch nhiệm ủược thực hiện nghiờm tỳc.
- Bảng lương ủược dỏn cụng khai tại bảng thụng bỏo của phũng Kế hoạch - Tài chớnh, nhờ vậy viờn chức, người lao ủộng ủược tham gia kiểm tra giám sát việc trả lương và phát hiện sai sót kịp thời.
Hạn chế của quy trình:
- Quy trỡnh chưa ủược mụ tả cụ thể trong quy trỡnh tỏc nghiệp của Nhà trường, vỡ vậy khụng cú quy ủịnh trỏch nhiệm cụ thể cho việc thực hiện cỏc nội dung trong quy trỡnh. Từng cụng ủoạn trong quy trỡnh chưa quy ủịnh thời gian cụ thể vỡ vậy làm cho cỏc bộ phận thực hiện ủụi khi cũn chậm trễ, khụng cập nhật kịp theo tình hình thực tế.
- Vỡ việc tớnh toỏn và trả lương cho viờn chức là vào ủầu mỗi thỏng, nờn khi cú sự thay ủổi về chớnh sỏch tiền lương cũng như nhõn sự sau khi trả lương như: quyết ủịnh tăng lương ủược lập sau khi ủó chi lương hoặc thỏng trước cú viờn chức xin nghỉ khụng lương, ủiều này gõy ra tỡnh trạng khụng cập nhật kịp thời tỡnh hỡnh trong thỏng mà phải ủợi truy thu, truy lĩnh cỏc khoản trờn vào thỏng sau, khụng ủảm bảo tớnh ủỳng, tớnh ủủ tiền lương trong tháng.
Quy trình kiểm soát chi thanh toán giờ giảng:
Hình 2.4. Quy trình kiểm soát chi thanh toán giờ giảng
Nội dung quy trình: Kiểm tra, rà soát việc thanh toán tiền giờ giảng cho viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị, khụng ủể xảy ra cỏc sai phạm như:
chi khụng ủỳng theo thực tế giảng dạy, chi khụng ủỳng theo chế ủộ mà nhà giỏo ủược hưởng. Cỏc chứng từ ủược sử dụng trong quy trỡnh gồm bảng tổng hợp thanh toỏn giờ giảng của nhà giỏo, bảng tổng hợp giờ giảng của ủơn vị bao gồm tổng hợp số giờ ủịnh mức, giờ trừ, giờ thực hiện, giờ thanh toỏn của ủơn vị và bảng thanh toỏn giờ giảng năm học của ủơn vị. Ban thanh toỏn giờ giảng ủược thành lập vào ủầu năm học.
- Tổng hợp giờ thanh toán: Các nhà giáo tham gia giảng dạy kê khai số giờ ủịnh mức, giờ trừ, giờ thực hiện và số giờ thanh toỏn vào bảng tổng hợp thanh toỏn giờ giảng của nhà giỏo rồi gửi chứng từ trờn ủến Ban thanh toỏn giờ giảng.
- Kiểm tra, rà soát:
+ Ban thanh toán giờ giảng tiến hành kiểm tra, rà soát bảng tổng hợp thanh toán của nhà giáo so với kế hoạch giảng dạy chi tiết và chương trình giảng dạy của nhà trường theo từng năm học nhằm xỏc ủịnh những giờ trờn cú thừa hay thiếu so với chương trình và kế hoạch giảng dạy hay không.
+ Kiểm tra giữa sổ lờn lớp hàng ngày và lịch giảng dạy hàng tuần ủể xỏc ủịnh tiết học ủược ghi trờn sổ cú khớp với lịch hay khụng, nhà giỏo cú thực hiện giờ giảng ủú hay khụng.
+ Kiểm tra sổ trực ngoài giờ ủể xem việc thực hiện giảng dạy của nhà giỏo cú ủầy ủủ hay khụng.
+ Kiểm tra bảng chấm cụng giờ quản lý ủể xỏc ủịnh nhà giỏo cú thực
Tổng hợp giờ thanh toán
Kiểm tra, rà soát
Tổng hợp Bảng thanh toán giờ giảng
Chứng từ chi tiền
hiện việc giảng dạy lâm sàng tại bệnh viện hay không.
Cỏc loại sổ trờn và lịch giảng dạy hàng tuần do phũng Quản lý ủào tạo cung cấp.
Khi việc kiểm tra, rà soỏt ủược thực hiện xong, nếu cú sai sút cần ủiều chỉnh lại Bảng tổng hợp giờ thanh toán của nhà giáo cho chính xác và các thành viờn trong Ban ký vào ủể xỏc nhận tớnh chớnh xỏc của nú. Từ cỏc Bảng tổng hợp giờ thanh toán của nhà giáo, Ban thanh toán giờ giảng tổng hợp và lập Bảng tổng hợp giờ giảng năm học gửi ủến phũng Kế hoạch - Tài chớnh.
Phòng Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm tiến hành kiểm tra, tính toán ngẫu nhiờn một số trường hợp ủể kiểm tra tớnh chớnh xỏc của nú.
- Tổng hợp Bảng thanh toỏn giờ giảng: Sau khi ủó kiểm tra và tiến hành ủiều chỉnh Bảng tổng hợp giờ giảng năm học (nếu cú sai sút), phũng Kế hoạch - Tài chớnh căn cứ vào ủú lập Bảng thanh toỏn giờ giảng, ủơn giỏ thanh toỏn cho 01 giờ giảng ủược thực hiện theo quy ủịnh tại quy chế chi tiờu nội bộ của ủơn vị.
- Chứng từ thanh toán: Kế toán trưởng nhập các số liệu trên vào phần mềm và in chứng từ thanh toỏn như giấy rỳt dự toỏn, ủy nhiệm chi ủể làm chứng từ thanh toỏn tiền giờ giảng, coi thi, chấm thi… và trỡnh Lónh ủạo ký duyệt. Cỏc chứng từ thanh toỏn sau khi ủược ký duyệt ủược ủưa tới Kho bạc ủể tiến hành thanh toỏn cho viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị cũng như giỏo viờn mời giảng và dỏn bảng cụng khai cho viờn chức, người lao ủộng ủược biết.
Cỏc chế ủộ thanh toỏn giờ giảng của ủơn vị ủều dựa theo quy ủịnh của Nhà nước và cú quy ủịnh rừ ràng trong Quy chế chi tiờu nội bộ.
Các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình:
- Rủi ro ỏp dụng sai văn bản, sai chớnh sỏch phỏp luật nhà nước ủối với việc trừ giờ ủịnh mức cho viờn chức, người lao ủộng.
- Rủi ro tớnh toỏn sai: tớnh trựng, tớnh thiếu, tớnh thừa, tớnh khụng ủỳng
theo thực tế giảng dạy.
- Rủi ro xảy ra gian lận: cố tình khai báo số giờ giảng dạy nhiều hơn số giờ dạy thực tế.
- Rủi ro giảng dạy khụng ủỳng theo chương trỡnh giảng dạy ủó ủược Nhà trường ban hành (vớ dụ như dạy nhiều hoặc ớt hơn số giờ quy ủịnh trong chương trình giảng dạy).
- Rủi ro giảng dạy khụng ủỳng theo lịch giảng ủó ủược phõn cụng.
Cơ chế kiểm soát trong quy trình:
- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận:
+ Nhà giỏo chịu trỏch nhiệm về cỏc số liệu về giờ ủịnh mức, giờ trừ, giờ thực hiện và giờ thanh toán mà bản thân cung cấp cho Ban thanh toán giờ giảng.
+ Ban thanh toỏn giờ giảng chịu trỏch nhiệm kiểm tra, ủối chiếu cỏc số liệu và chịu trách nhiệm về các số liệu trên Bảng tổng hợp giờ giảng mà Ban cung cấp cho phòng Kế hoạch - Tài chính.
+ Phòng Kế hoạch - Tài chính chịu trách nhiệm về số liệu tính toán trên Bảng thanh toán giờ giảng.
Cỏc cỏ nhõn,bộ phận liờn quan ủến quy trỡnh cú trỏch nhiệm ủối chiếu thụng tin và số liệu ủể trỏnh sai sút.
- ðảm bảo thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: các công việc như lập Bảng tổng hợp giờ giảng, Bảng thanh toán giờ giảng, lập chứng từ thanh toán, chi tiền và ký duyệt ủược thực hiện riờng biệt, khụng cú sự kiờm nhiệm. Việc lập Bảng tổng hợp giờ giảng do Ban thanh toán giờ giảng thực hiện, việc lập Bảng thanh toán giờ giảng do nhân viên kế toán thực hiện, việc lập chứng từ thanh toán do kế toán trưởng thực hiện, việc ký duyệt chứng từ thanh toán cũng như các Bảng tổng hợp giờ giảng, Bảng thanh toán giờ giảng do lãnh ủạo thực hiện.
- Kiểm tra, ủối chiếu:
+ Phòng Quản lý đào tạo theo dõi tình hình thực hiện giảng dạy của Nhà trường bằng việc ghi sổ của nhà giáo.
+ Ban thanh toán giờ giảng kiểm tra số giờ thực hiện của nhà giáo so với kế hoạch, chương trỡnh giảng dạy, lịch giảng và cỏc quy ủịnh khỏc về việc trừ giờ ủó ủược ban hành xem cú ủảm bảo thực hiện ủỳng hay khụng.
+ Khi thực hiện lập chứng từ thanh toỏn, kế toỏn trưởng cần ủối chiếu với dự toỏn ủể bảo ủảm chi ủỳng theo dự toỏn ủược cấp cấp cú thẩm quyền giao; ủịnh kỳ, kế toỏn trưởng ủối chiếu tài khoản ngõn sỏch hoặc tiền gửi tại kho bạc ủể ủảm bảo tài khoản của ủơn vị ủủ ủể chi cỏc khoản trờn.
- Soát xét, rà soát: kế toán trưởng rà soát, kiểm tra xem bảng thanh toán giờ giảng ủược nhõn viờn kế toỏn lập cú ủỳng theo cỏc quy ủịnh hoặc chế ủộ mà nhà giỏo ủược hưởng hay khụng.
- Nhà giỏo tự theo dừi số giờ ủược thanh toỏn của bản thõn so với bảng thanh toỏn giờ giảng ủó ủược cụng khai của nhà trường ủể kịp thời phỏt hiện sai sót.
Ưu ủiểm của quy trỡnh:
- Quy trỡnh cơ bản ủó tổ chức ủược việc tớnh giờ giảng, giờ quản lý cho viờn chức, người lao ủộng trong ủơn vị, cú sự phõn cụng phõn nhiệm và phối hợp công việc giữa các bộ phận trong quy trình.
- Bảng thanh toỏn giờ giảng ủược dỏn cụng khai tại bảng thụng bỏo của phũng Kế hoạch - Tài chớnh, nhờ vậy viờn chức, người lao ủộng ủược tham gia kiểm tra giám sát việc trả tiền giờ giảng và phát hiện sai sót kịp thời.
- Ban thanh toỏn giờ giảng ủược thành lập vào ủầu mỗi năm học mới và quy ủịnh nhiệm vụ rừ ràng cho từng thành viờn trong Ban. Cỏc thành viờn thực hiện việc kiểm tra xong ủều ký xỏc nhận ủể ủảm bảo tớnh chớnh xỏc của Bảng tổng hợp giờ thanh toán của nhà giáo, vì vậy có sự tách biệt trách nhiệm rừ ràng. Khi cú sai sút xảy ra, dễ dàng xỏc ủịnh ủược trỏch nhiệm thuộc về ai hoặc bộ phận nào.
- Quy trỡnh ủó ủược ban hành trong Quy trỡnh tỏc nghiệp của Nhà trường, việc phân công phân nhiệm dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận tham gia vào quy trỡnh. Do ủú, nõng cao ủược tớnh trỏch nhiệm của cỏc bộ phận tham gia vào quy trình.
- Quy trỡnh ủảm bảo cỏc thủ tục kiểm soỏt như kiểm tra, ủối chiếu, phõn cụng phõn nhiệm và phõn chia trỏch nhiệm ủược thực hiện nghiờm tỳc.
- Thực hiện ủỳng nguyờn tắc bất kiờm nhiệm ủối với cỏc chức năng như phê duyệt, ghi chép và giữ tài sản. Nhân viên thực hiện kiểm soát chi có năng lực, nắm vững cỏc quy ủịnh chi tiờu nờn việc thực hiện kiểm soỏt ủược hiệu quả.
Hạn chế của quy trình:
- Rủi ro có thể xảy ra khi Ban thanh toán giờ giảng không cập nhật kịp thời cỏc chế ủộ của viờn chức, người lao ủộng, dẫn ủến việc chi sai.
- Vỡ khối lượng giờ giảng dạy của nhà giỏo nhiều nờn dẫn ủến việc kiểm tra chi tiết mất nhiều thời gian, gõy ảnh hưởng ủến tiến ủộ chi trả cho viờn chức, người lao ủộng.
Quy trình kiểm soát chi mua sắm vật tư, dụng cụ phục vụ công tác của Nhà trường:
Hình 2.5. Quy trình kiểm soát chi mua sắm vật tư, dụng cụ phục vụ công tác của Nhà trường
Nội dung quy trình: Kiểm tra, rà soát việc thanh toán mua sắm vật tư, dụng cụ phục vụ giảng dạy và cụng tỏc chuyờn mụn khụng ủể xảy ra cỏc sai phạm như: mua sắm vượt quá kế hoạch gây dư thừa, lãng phí, chi tiền không
Dự trù
mua sắm ðề nghị
mua sắm
Húa ủơn, chứng từ Tổ chức
mua sắm Kiểm kê và giao
hàng cho ủơn vị Chứng từ
thanh toán