CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ðỘNG THU THUẾ
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ðỘNG THU THUẾ CỦA CÁC CƠ QUAN THUẾ
1.3.1 Tổng quan về quy trỡnh của hoạt ủộng thu thuế
Cỏc hoạt ủộng chớnh trong quỏ trỡnh thu thuế xoay quanh việc hỗ trợ, quản lý, kiểm tra, soỏt xột ủể xỏc ủịnh chớnh xỏc số thuế mà cỏc NNT phải nộp trong quỏ trỡnh ủăng ký, kờ khai và nộp thuế theo quy ủịnh. Theo cơ chế NNT tự khai, tự nộp, tự chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của mình trước
phỏp luật thỡ cỏc văn bản luật ủược soạn thảo và ban hành theo cơ chế trờn.
Việc thu thuế ủược thực hiện dựa theo quy trỡnh ủược xõy dựng và quy ủịnh sẵn. Cỏc hoạt ủộng thu thuế sẽ ủược thực hiện theo từng chức năng của quy trỡnh quản lý thuế, bao gồm hoạt ủộng ở bốn khõu: 1. ðăng ký thuế; 2. Kờ khai và kế toán thuế; 3. Thanh tra Kiểm tra thuế; 4. Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế. Quy trỡnh thu thuế tại Cơ quan Thuế ủược túm lược như sau:
Sơ ủồ 1.1. Quy trỡnh thu thuế tại CQT
Quy trỡnh hoạt ủộng thu thuế ủược diễn ra ở cỏc khõu như sau:
A. Thủ tục ủăng ký thuế:
Cỏc doanh nghiệp (DN) nộp hồ sơ ủăng ký mó số doanh nghiệp tại Cơ quan ủăng ký kinh doanh (ðKKD). Cơ quan ðKKD thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ ủăng ký mó số doanh nghiệp (1a).
Hướng ủến cải cỏch cỏc thủ tục hành chớnh ở cỏc cơ quan ban ngành cú
cơ chế liờn thụng, theo Quy trỡnh phối hợp thỡ thụng tin ðKKD của DN ủược Cơ quan ðKKD truyền qua cổng thông tin kết nối với phần mềm quản lý thuế (QLT) của Cơ quan Thuế (CQT). Sau khi nhận ủược thụng tin, phần mềm sẽ tự ủộng sản sinh và truyền trả mó số thuế (MST) cho Cơ quan ðKKD. Cơ quan ðKKD gửi trả Giấy chứng nhận ủăng ký doanh nghiệp cho DN (1b).
Sau khi nhận ủược Giấy chứng nhận ủăng ký doanh nghiệp, DN ủến cơ quan cụng an ủể xin cấp phộp khắc dấu và ủăng ký lưu chiểu mẫu dấu. (1c)
Sau khi cấp MST cho doanh nghiệp, Bộ phận kê khai và kế toán thuế (KK&KTT) kiểm tra cỏc thụng tin trờn phần mềm QLT ủể xỏc ủịnh sắc thuế, kỳ tớnh thuế và thời hạn phải nộp HSKT của từng NNT ủể cập nhật danh sỏch theo dõi NNT phải nộp HSKT. Bộ phận KK&KTT có trách nhiệm theo dõi cỏc trường hợp NNT thay ủổi thụng tin ủăng ký thuế, CQT quản lý thuế, trạng thỏi hoạt ủộng, thay ủổi nghĩa vụ thuế, tổ chức, sắp xếp lại DN, tạm ngừng kinh doanh cú thời hạn, giải thể, phỏ sản, chấm dứt hoạt ủộng, bỏ trốn, mất tớch, khụng tỡm thấy ủịa chỉ hoạt ủộng...thụng qua ủú theo dừi quỏ trỡnh kờ khai thuế của NNT. ðịnh kỳ, DN nộp HSKT và các tài liệu kèm theo cho CQT.
B. Thủ tục kê khai thuế:
Bước 1: Hỗ trợ NNT thực hiện kê khai thuế
Phòng Tuyên truyền và hỗ trợ NNT (TTHT) chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn về chính sách, mẫu biểu, về phần mềm hỗ trợ kờ khai ủể NNT thực hiện khai thuế và tiếp nhận HSKT của NNT. (2)
Bộ phận KK&KTT kết hợp với bộ phận TTHT hướng dẫn NNT kê khai và nộp thuế. ðồng thời, cập nhật danh sách DN phải nộp quyết toán thuế ủể ủụn ủốc, theo dừi tỡnh hỡnh nộp quyết toỏn thuế theo quy ủịnh.
Bước 2: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ khai thuế:
+ ðối với HSKT bằng giấy nộp trực tiếp tại CQT:
Bộ phận “một cửa” của Phòng tuyên truyền hỗ trợ NNT thực hiện tiếp nhận, kiểm tra tớnh ủầy ủủ, ủỳng thủ tục của HSKT (2). ðối với hồ sơ ủược kờ khai qua phần mềm hỗ trợ kê khai, bộ phận tiếp nhận thực hiện cập nhật (hay quột mó vạch trờn HSKT) ủể phần mềm QLT tập trung tự ủộng ghi số nhận HSKT và chuyển dữ liệu trên HSKT vào phần mềm QLT của ngành. ðối với hồ sơ không kê khai qua phần mềm, bộ phận tiếp nhận tiến hành kiểm tra tính ủầy ủủ của hồ sơ và chuyển cho bộ phận KK&KTT ủể nhập thủ cụng hồ sơ vào phần mềm QLT. Bộ phận KK&KTT nhận HSKT trực tiếp từ bộ phận
“một cửa”, ủối chiếu thụng tin của NNT trờn tờ khai với thụng tin ủó ủăng ký thuế, kiểm tra tớnh hợp phỏp, ủầy ủủ của HSKT theo quy ủịnh của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. (3)
+ ðối với HSKT ủiện tử: NNT nộp HSKT qua hệ thống nhận tờ khai của ngành thuế, dữ liệu sẽ ủược chuyển vào phần mềm QLT,. Phần mềm tự ủộng kiểm tra lại cỏc thụng tin, dữ liệu kờ khai trờn HSKT ủiện tử của NNT (bao gồm kiểm tra thông tin về NNT thuế, kiểm tra lỗi số học...). ðối với những HSKT hợp lệ, phần mềm QLT sẽ ghi nhận thông tin và lưu vào sổ thuế của NNT, ủối với những hồ sơ cú lỗi số học hoặc khụng ủỳng thụng tin của NNT phần mềm sẽ tự ủộng gửi thụng bỏo ủến NNT khụng chấp nhận hồ sơ khai thuế vì các lỗi trên hồ sơ.(4)
Phũng KK&KTT thực hiện cụng tỏc ủăng ký thuế, xử lý HSKT, kế toỏn thuế của NNT (5). Cỏc thụng tin về NNT ủược cập nhật trờn phần mềm QLT ủược truyền cho Kho bạc qua hệ thống thụng tin giữa hai ủơn vị.
- Bước 3: Xử lý vi phạm về việc nộp HSKT
Khi hết thời hạn nộp HSKT hoặc thời gian gia hạn nộp HSKT mà NNT vẫn chưa nộp HSKT, bộ phận KK&KTT tổng hợp danh sách NNT chưa nộp HSKT ủể ủụn ủốc, nhắc nhở NNT.
Trong trường hợp bộ phận KK&KTT khụng thể liờn lạc ủược với NNT
thì bộ phận kê khai lập danh sách yêu cầu bộ phận thanh - kiểm tra thuế tiến hành xỏc minh ủịa ủiểm hoạt ủộng kinh doanh của NNT. Nếu NNT vẫn cũn hoạt ủộng tại ủịa chỉ ủó ủăng ký thỡ nhắc nhở NNT nộp HSKT, trường hợp NNT bỏ ủịa chỉ khụng cũn hoạt ủộng kinh doanh thỡ thực hiện thủ tục ủúng MST theo quy ủịnh. ðối với NNT nộp HSKT quỏ thời hạn quy ủịnh, bộ phận KK&KTT tiến hành lập biờn bản và trỡnh lónh ủạo Cục ban hành Quyết ủịnh xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
C. Thủ tục thanh tra, kiểm tra thuế
Phũng Thanh - Kiểm tra thuế khai thỏc cỏc thụng tin liờn quan ủến việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT trờn phần mềm QLT, ủối chiếu cỏc chỉ tiờu, phõn tớch, nhận xột, ủỏnh giỏ xỏc ủịnh những hồ sơ cú dấu hiệu nghi vấn sai sót trong quá trình kê khai.
ðịnh kỳ, Phòng Thanh - Kiểm tra thuế tùy theo phân công thực hiện kiểm tra hồ sơ tại trụ sở Cơ quan Thuế và yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thụng tin tài liệu ủối với cỏc trường hợp cú dấu hiệu nghi vấn sai sút trong quỏ trỡnh kờ khai (6a). Nếu NNT ủó giải trỡnh nhưng khụng ủầy ủủ hoặc có nghi vấn thì chuyển qua thanh – kiểm tra thuế tại trụ sở NNT. (6b)
Hằng năm, Phòng Thanh - Kiểm tra Thuế thực hiện lập kế hoạch thanh - kiểm tra tại trụ sở NNT và tiến hành thanh kiểm tra NNT trong năm (7). Kết quả sau thanh - kiểm tra thuế (Cỏc Thụng bỏo, Quyết ủịnh…) ủược chuyển ủến Phũng KK&KTT 01 bản ủể xử lý nghĩa vụ thuế của DN cập nhật vào phần mềm quản lý thuế kịp thời (8a), 01 bản cho Phòng quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế ủể thực hiện theo dừi và ủụn ủốc số thuế phải nộp (8b), 01 bản cho Kho bạc ủể phối hợp thu vào NSNN (8c)
Thủ tục thanh tra, kiểm tra thuế ủược thực hiện theo Quy trỡnh thanh tra và Quy trình kiểm tra thuế của Tổng cục Thuế gồm có kiểm tra tại trụ sở CQT và kiểm tra tại trụ sở NNT. Chi tiết hoạt ủộng thanh tra kiểm tra thuế như sau:
* Kiểm tra tại trụ sở CQT:
Hoạt ủộng thanh tra: Hằng năm, khi hết thời hạn nộp Quyết toỏn thuế, khi cỏc HSKT của NNT ủược cập nhật vào phần mềm quản lý thuế. Phần mềm phõn tớch rủi ro TTR kết nối với phần mềm QLT sẽ tự ủộng tổng hợp hồ sơ, số liệu và phõn tớch ủể ủưa ra danh sỏch NNT cú rủi ro cao. Từ danh sỏch ủú, cụng chức bộ phận thanh tra phõn tớch HSKT trước khi tiến hành thanh tra tại ủơn vị NNT.
Hoạt ủộng kiểm tra: Hằng năm, sau thời hạn nộp quyết toỏn thuế, cụng chức bộ phận kiểm tra tiến hành kiểm tra HSKT của NNT bằng cách thu thập thụng tin về NNT và tiến hành phõn tớch, ủối chiếu, so sỏnh cỏc chỉ tiờu trong HSKT. Kết thúc kiểm tra tại trụ sở CQT, công chức kiểm tra thuế tiến hành nhận xét HSKT:
+ ðối với cỏc HSKT khai ủầy ủủ chỉ tiờu, hợp lý, chớnh xỏc cỏc thụng tin, chưa nhận thấy có dấu hiệu rủi ro thì công chức phân tích nhận xét HSKT và lưu lại cùng với HSKT.
+ ðối với cỏc HSKT cú nội dung khai chưa ủỳng, chưa hợp lý hoặc cú những nội dung cần phải ủược giải trỡnh làm rừ thỡ cỏn bộ kiểm tra bỏo cỏo lónh ủạo bộ phận trỡnh Ban lónh ủạo Cục ban hành thụng bỏo yờu cầu NNT giải trỡnh hoặc bổ sung ủiều chỉnh cho hợp lý. Nếu NNT khụng giải trỡnh, bổ sung ủiều chỉnh hoặc cú giải trỡnh, bổ sung những vẫn chưa hợp lý thỡ trỡnh lónh ủạo ban hành quyết ủịnh kiểm tra tại trụ sở NNT ủối với NNT này.
* Kiểm tra tại trụ sở NNT:
Cụng tỏc kiểm soỏt thuế ủược tiến hành chủ yếu qua khõu thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT, kết quả công tác kiểm tra tại trụ sở NNT là yếu tố quan trọng nhất phản ỏnh ủược chất lượng, hiệu quả trong cụng tỏc kiểm soỏt thuế. Việc thanh tra kiểm tra chấp hành luật thuế ủược thực hiện trong trường hợp:
Thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch, theo chuyờn ủề
Thanh tra, kiểm tra khi NNT không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo yêu cầu của CQT hoặc giải trình, khai bổ sung hồ sơ thuế nhưng vẫn chưa thỏa ủỏng, chưa giải trỡnh ủược cỏc bất hợp lý; hoặc CQT khụng ủủ ủiều kiện ủể ấn ủịnh số thuế phải nộp.
Công tác thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT gồm các khâu: lập kế hoạch kiểm tra, chuẩn bị kiểm tra, tiến hành kiểm tra, xử lý sau kiểm tra
+ Lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra:
Kế hoạch thanh tra ủược lập dựa trờn phần mềm quản lý rủi ro. Kế hoạch kiểm tra ủược lập dựa trờn việc ủỏnh giỏ phõn tớch rủi ro, phõn tớch thông tin về NNT trên HSKT, BCTC, cơ sở dữ liệu của CQT, kết quả kiểm tra của những năm trước và ý kiến chỉ ủạo của Tổng cục Thuế. Kế hoạch thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT hàng năm ủược bỏo cỏo về Tổng cục Thuế ủể duyệt, ủồng thời gửi cho cỏc cơ quan ban ngành cú liờn quan ủể trỏnh chồng chéo trong công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.
Công tác xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra của CQT dựa trên Bộ tiêu chí phõn tớch thụng tin rủi ro, mức ủộ tuõn thủ phỏp luật thuế của NNT.
+ Chuẩn bị kiểm tra:
ðoàn kiểm tra thu thập, phõn tớch cỏc thụng tin cú liờn quan ủến cỏc DN trong kế hoạch ủó ủược duyệt ủể xỏc ủịnh những dấu hiệu nghi vấn, những rủi ro về thuế tập trung ở khõu nào, thời kỳ nào và ban hành quyết ủịnh kiểm tra ủối với DN. Phõn tớch thụng tin NNT thực hiện cỏc bước sau:
* Thu thập thụng tin: Cỏc thụng tin về NNT như: Ngành nghề, vốn ủiều lệ; Các loai hồ sơ khai thuế, hồ sơ quyết toán thuế; BCTC doanh nghiệp;
Thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của NNT; Thông tin về việc chấp hành nghĩa vụ thuế của NNT; Thông tin về kiểm tra NNT các năm trước;
* Tiến hành phân tích: Phân tích các chỉ tiêu trên HSKT theo chiều dọc,
chiều ngang. Phõn tớch theo chiều dọc ủối với HSKT thể hiện tỷ lệ % của từng chỉ tiêu trong HSKT trên một chỉ tiêu khác, cho biết mối quan hệ giữa các chỉ tiờu với nhau trong một bỏo cỏo. Phõn tớch theo chiều ngang ủối với BCTC thường sử dụng tỷ lệ % hoặc tỷ suất ủể xỏc ủịnh mức ủộ thay ủổi của từng chỉ tiờu trong một năm so với một hay nhiều năm trước. Mức ủộ thay ủổi ủược tớnh bằng cỏch ủược chia cho kỳ bỏo cỏo trước. Tuy nhiờn, dữ liệu phõn tớch này chỉ hiệu quả khi tớnh và so sỏnh cỏc tỷ lệ phần trăm của một giai ủoạn nhiều năm.
* Sau khi phân tích các chỉ tiêu, tổng hợp các nghi ngờ qua phân tích và tiến hành lập phiếu trỡnh ủề xuất kiểm tra.
+ Tiến hành kiểm tra: Sau khi lập phiếu trỡnh ủề xuất kiểm tra, trỡnh lónh ủạo phờ duyệt sau ủú ban hành quyết ủịnh thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT. Thời gian ủối với một cuộc kiểm tra là 5 ngày làm việc và một cuộc thanh tra là 15 ngày làm việc. Phương phỏp thanh tra, kiểm tra chủ yếu là ủối chiếu giữa sổ sách và chứng từ kế toán, giữa chứng từ gốc và hồ sơ khai thuế, giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết trờn tài khoản bờn cạnh ủú cũng sử dụng phương pháp phân tích, kiểm kê, quan sát.
+ Kết thúc thanh tra, kiểm tra: đồn kiểm tra phải lập biên bản thanh tra, kiểm tra. Biờn bản ủảm bảo yờu cầu ngắn gọn, rừ ràng, chớnh xỏc, phản ỏnh ủầy ủủ kết quả của cuộc kiểm tra và những kiến nghị xử lý vi phạm ủối với DN. Lónh ủạo Cục ban hành quyết ủịnh xử phạt vi phạm hành chớnh về thuế. Bộ phận thanh - kiểm tra kết hợp bộ phận kê khai thuế cập nhật dữ liệu qua thanh tra, kiểm tra vào phần mềm QLT và kết hợp với quản lý nợ truy thu, ủụn ủốc tiền thuế, tiền phạt, tiền nộp chậm tiền thuế.
D. Thủ tục quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế
Phòng Quản lý Nợ và Cưỡng chế nợ thuế (QLN) căn cứ vào tình hình nợ thuế của DN tiến hành thụng bỏo ủụn ủốc DN nộp thuế và thực hiện cỏc
bước thu nợ tiếp theo. (8d)
Hằng ngày, công chức bộ phận thực hiện phân loại tiền thuế nợ gồm:
nợ cú khả năng thu, nợ khú thu, nợ chờ ủiều chỉnh ủể phản ỏnh kịp thời lờn sổ thuế của NNT, thực hiện ủụn ủốc nhắc nhở NNT nộp ủầy ủủ tiền thuế nợ và thực hiện cỏc biện phỏp cưỡng chế kịp thời ủể thu hồi ủược số thuế nợ. Nợ thuế ủược xử lý theo Quy trỡnh thu nợ như sau:
+ Nợ dưới 30 ngày kể từ ngày hết hạn nộp thuế: công chức quản lý nợ ủụn ủốc NNT qua ủiện thoại hoặc gửi email.
+ Nợ từ 30 ngày ủến 60 ngày: cụng chức quản lý nợ gửi thụng bỏo nợ ủến NNT.
+ Nợ từ 60 ngày ủến 90 ngày: cụng chức quản lý nợ thực hiện thu thập thụng tin liờn quan ủến NNT ủể thực hiện cỏc biện phỏp cưỡng chế nợ thuế.
+ Nợ trờn 90 ngày: cụng chức nợ tham mưa lónh ủạo ban hành quyết ủịnh cưỡng chế nợ thuế. Cỏc biện phỏp cưỡng chế nợ ủược thực hiện gồm:
• Phong tỏa tài khoản của NNT bị cưỡng chế nợ thuế tại các ngân hàng thường mại, Kho bạc Nhà nước,..
• Kờ biờn tài sản, bỏn ủấu giỏ tài sản kờ biờn theo quy ủịnh của phỏp luật ủể thu ủủ tiền thuế, tiền phạt;
• Thu tiền, tài sản khỏc của ủối tượng bị cưỡng chế thi hành quyết ủịnh hành chớnh thuế do tổ chức, cỏ nhõn khỏc ủang nắm giữ;
• Thụng bỏo húa ủơn khụng cũn giỏ trị sử dụng;
• Thu hồi giấy chứng nhận kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt ủộng, giấy phộp hành nghề.