Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG NGÂN HÀNG

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các yếu tố khác trong hệ thống KSNB, chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức.Và điều này ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong một tổ chức. Cũng có thể hiểu, môi trường kiểm soát là những nhân tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của HTKSNB trong đó toàn bộ nhân viên ngân hàng nhận thức được tầm quan trọng của KSNB. Môi trường kiểm soát tạo ra bản sắc của văn hóa doanh nghiệp, nơi mỗi người thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Nó bao gồm những nhân tố sau: Tính chính trực và giá trị đạo đức, sự cam kết về năng lực, phong cách điều hành của nhà quản lý, cách thức phân quyền, chính sách nhân sự, sự quan tâm của Hội đồng quản trị. Các nhân tố này thể hiện sự thái

độ, quan điểm, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong ngân hàng. Hoạt động kiểm soát có được thực hiện hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào quan điểm quản lý của ban quản trị. Nếu như ngân hàng có quan điểm coi trọng các hoạt động kiểm soát, tạo cho nhân viên một tác phong làm việc nghiêm túc chấp hành mọi quy định , chế độ được đề ra từ đó giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Ngược lại, nếu công tác KSNB không được nhà quản lý coi trọng và cho dù có thiết lập các quy định, quy tắc về an toàn trong khi tác nghiệp thì cũng chỉ mang tính chất đối phó, hình thức.

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

“Đây là nhân tố quyết định ảnh hưởng đến công tác thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát. Nếu nhà quản lý có đường lối hoat động luôn đề cao tính chính trực và lấy các giá trị đạo đức là giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, thì việc thi hành các chính sách kiểm soát nội bộ luôn được chú trọng. Cũng bởi vì tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: Biện pháp Ban Giám Đốc nhận diện, loại bỏ những tư tuỏng không lành mạnh, những hành động trái đạo đức nghề nghiệp , trái với pháp luật của cán bộ nhân viên.” Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến về giá trị đạo đức, các phẩm chất, năng lực mà mọi nhân viên trong doanh nghiệp cần có thông qua các ấn phẩm được phát hành rộng rãi, những tấm gương sáng trong lao động đã được tuyên dương và trao thưởng.

 Sự cam kết về năng lực, chính sách nhân sự

Đây là các chính sách và quy định liên quan đến hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót. Tùy thuộc vào mỗi ngành nghề,

mỗi nhiệm vụ của từng phòng ban trong doanh nghiệp mà Ban quản lý đưa ra những yêu cầu, khác nhau đối với các ứng viên, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và thuận tiện trong công tác quản lý, kiểm soát. Ví dụ các tiêu chuẩn thường gặp trong tuyển dụng đối với các ứng viên có trình độ cao bao gồm:

chú trọng về nền tảng giáo dục, kinh nghiệm làm việc, các thành tích đạt được và không có các đánh giá tiêu cực về các hành vi đạo đức trong quá khứ…Để thu hút được các ứng viên có chất lượng cao ngoài việc tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, Ban quản lý còn cho họ một cam kết về năng lực , một sự hứa hẹn thăng tiến trong tương lai, nhằm tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, thực hiện tốt các mục tiêu của đơn vị.

Một lần nữa, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong bất cứ hoạt động của tổ chức kể cả hoạt động kiểm soát. Nếu nhân viên trong đơn vị có năng lực, đáng tin cậy thì một số chính sách kiểm soát khác có thể không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo hoạt động tốt và báo cáo tài chính đáng tin cậy.

Nhưng nếu lực lượng nhân viên yếu kém thì việc đề ra và thi hành các chính sách kiểm soát thì cũng không thể đảm bảo các chính sách này hiệu quả. Nhận ra được sự quan trọng ấy, các nhà quản lý cần tạo một môi trường cạnh tranh lành mạnh, minh bạch giữa các ứng viên, đưa ra các chính sách nhân sự một cách cụ thể, rõ ràng trong việc tuyển dụng, huấn luyện sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thường và kỷ luật nhằm khuyến khích các phẩm chất về năng lực và sự trung thực của đội ngũ nhân viên và người lao động.

b. Đánh giá rủi ro

“Mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải.

Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp). Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình.

Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro

nên được xử lý như thế nào. Nhưng trong một số trường hợp cần thiết phải đánh giá, xem xét những lý do khiến cho quá trình đánh giá rủi ro thất bại trong việc xác định rủi ro, từ đó đưa ra thảo luận và lên phương án giải quyết.

Những rủi ro xảy ra có thể do chính bản thân ngân hàng hoặc do ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài như kinh tế, chính trị, xã hội.

Rủi ro bên trong đơn vị thường do các nguyên nhân như: Ban lãnh đạo chưa thực sự khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng. Hay xuất hiện sự mâu thuẫn trong việc hoạch định chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoặc từ sự quản lý yếu kém, thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, không có sự phân bổ chi phí hợp lý cho công tác kiểm tra, kiểm soát.”

Rủi ro bên ngoài đơn vị bao gồm: Sự thay đổi của công nghệ thông tin làm cho hệ thống quản lý kiểm soát của doanh nghiệp bị tụt hậu, năng lực khách hàng bị giảm sút. Sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường đi cùng với sự thay đổi chính sách, pháp luật của nhà nước cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của đơn vị.

Hiện nay, nhiều ngân hàng thương mại đã ban hành các chính sách quản lý rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro thị trường... cũng như thành lập các bộ phận ứng phó với rủi ro. Tuy nhiên, các biện pháp trên phần lớn chỉ hướng đến mục tiêu phát hiện và giảm thiểu rủi ro mà chưa chủ động trong nhận diện rủi ro, chưa quan tâm đến các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro của hệ thống.

c. Các hoạt động kiểm soát

“Là tập hợp các chính sách và thủ tục kiểm soát đảm bảo chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Là các hành động cần thiết để đối phó các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát hoạt động bao gồm hai nhóm: kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa

là thiết lập chính sách, thủ tục mang tính chất chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý, ủy quyền, phê duyệt đúng chức trách. Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng báo cáo.

Khi tiến hành kiểm soát thì các hành động kiểm soát phải đạt được những nội dung sau:

- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Các công việc phải được phân chia hợp lý cho tất cả các cá nhân trong đơn vị. Không một cá nhân nào được phép tự mình thực hiện tất cả các công việc.

- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả nghiệp vụ phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn, việc phê chuẩn nghiệp vụ cũng được phân bổ quyền hạn riêng cho từng cấp từng phòng ban.

- Kiểm soát chứng từ: (1) – Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) – Đánh số trước liên tục; (3) – Lập kịp thời; (4) – Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5) – Bảo quản và lưu trữ chứng từ.

- Kiểm soát sổ sách: (1) – Thiết kế sổ sách; (2) – Ghi chép kịp thời, chính xác; (3) – Bảo quản và lưu trữ.”

- Kiểm soát vật chất: Bảo quản tài sản bằng các thiết bị bảo vệ theo đúng quy định. Các cá nhân, phòng ban có liên quan thực hiện nghiêm túc việc kiểm kê định kì tài sản.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Bố trí sắp xếp nhân lực có trình độ, kinh nghiệm, thực hiện kiểm tra, giám sát các kiểm soát có được thực hiện một cách có hiệu quả hay không.

Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:

“Thứ nhất: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm. Theo nguyên tắc này các cá nhân trong đơn vị đều có trách nhiệm thuộc phần hành công việc của mình, không để tình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số

khác lại không có người làm. Điều này gắn liền với việc chuyên môn hóa trong công việc, nhằm nâng cao chất lượng làm việc, làm giảm và dễ dàng phát hiện những sai sót . Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác.

Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc này quy định sự độc lập về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng: Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán. Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó. Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ. Ví dụ trong lĩnh vực ngân hàng không để người vừa làm cán bộ kế toán vừa làm thủ quỹ, hay vừa làm giao dịch viên vừa kiểm soát.”

Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Hằng ngày, trong một đơn vị luôn phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế cần sự phê chuẩn, thông qua của người quản lý chung. Vì vậy việc giao lại một phần trách nhiệm hoặc hoàn toàn quyền hạn giải quyết công việc trong một phạm vi nhất định cho cấp dưới sẽ giảm tải được khối lượng công việc cũng như trách nhiệm của người quản lý chung, nhằm nâng cao khả năng xử lý, kiểm soát công việc. Sự phê chuẩn thể hiện sự kiểm tra của người quản lý, điều này nhằm giúp đơn vị

đạt được các mục tiêu kiểm soát đã đề ra. Sự phê chuẩn được thể hiện bằng nhiều cách thức như : để lại bút tích của sự kiểm duyệt trên chứng từ, trên hệ thống hạch toán hay đưa ra một quy định cụ thể về phạm vi phê chuẩn cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.

d. Hệ thống thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin gồm con người, các quy trình và thiết bị công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lí, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng có liên quan.

Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:

- Thông tin thường xuyên được cập nhật cho ban lãnh đạo .

- Hệ thống thông tin truyền thông hoạt động hiệu quả, đảm bảo thông tin được phổ biến tới toàn bộ nhân viên một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Đồng thời, thông tin được phân bố phù hợp với nhiệm vụ, trách nhiệm của các cấp độ nhân viên.

- Thực hiện phân quyền truy cập thông tin. Nhân viên chỉ xem thông tin cần thiết có liên quan đến công việc, phần hành của mình và chỉ những cán bộ có thẩm quyền mới được phép truy cập vào những dữ liệu quan trọng.

- Doanh nghiệp đã chủ động xây dựng các kế hoạch phòng chống thảm họa, thiên tai, ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.

Một hệ thống KSNB đòi hỏi phải có các kênh thông tin hiệu quả, đảm bảo truyền tải đúng đối tượng. Đặc biết đối với ngân hàng, hệ thống thông tin tốt cần:

- Thông tin được truyền tải theo chiều từ dưới lên đảm bảo thông tin được báo cáo tới nhà quản lý nhằm nhận biết được các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng.

- Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục/chính sách của ngân hàng được truyền đến và được nghiêm túc thực hiện bởi các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan.

-Cuối cùng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, và luôn đảm bảo có kênh thông tin kết nối giữa các phòng ban nhằm cập nhật thông

tin một cách kịp thời chính xác, để cùng nhau phối hợp xử lý nghiệp vụ.

“Tóm lại, các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong HTKSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào.”

e. Giám sát

“Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên.

- Các hoạt động giám sát của Ban Giám đốc bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến hay không và trong tương lai liệu có cần phải thay đổi cho phù hợp không. Bên cạnh đó Ban Giám đốc cũng sử dụng những thông tin thu thập từ bên ngoài như các khiếu nại của khách hàng và các ý kiến của cơ quan quản lý có thể cho thấy các vấn đề hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.

- Đối với kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng giám sát các kiểm soát của đơn vị sẽ cung cấp thông tin một cách đều đặn về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB, và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra

các khuyến nghị để cải thiện KSNB.

- Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng trong và ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện.. Ví dụ như, trong môi trường ngân hàng Ban giám đốc có thể tham khảo các thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng, hoặc các phản ảnh, đánh giá từ khách hàng về thái độ làm việc cũng như quy trình thực hiện nghiệp vụ. Đồng thời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến KSNB.”

Như vậy, có thể thấy chức năng của kiểm toán nội bộ (KTNB) đóng vai trò quan trọng yếu tố “ giám sát” của HTKSNB. Để thực hiện được chức năng này KTNB cần có những yêu cầu bắt buộc về mặt nhân sự, cán bộ làm công tác này cần có nghiệp vụ vững vàng, nắm rõ quy trình làm việc, có nhiều năm kinh nghiệm, hiểu rõ được trách nhiệm và vai trò của mình. Bên cạnh đó, KTNB cần được trao quyền độc lập trong khi thực hiện công việc của mình, được quyền truy cập tiếp cận với tất cả các hoạt động của đơn vị . Nhưng bộ phận KTNB vẫn phải tuân thủ quy tắc phân công, phân nhiệm có nghĩa là KTNB sẽ không tham gia vào bất cứ hoạt động kinh doanh nào của đơn vị.

Và bản thân công tác KTNB cũng phải được đánh giá độc lập bởi một bên thứ ba như Kiểm toán độc lập hoặc Ủy ban kiểm toán.