GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH KHU CÔNG NGHIỆP ĐÀ NẴNG

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH KHU CÔNG NGHIỆP ĐÀ NẴNG

3.2 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH KHU CÔNG NGHIỆP ĐÀ NẴNG

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát a. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức

Trong hoạt động tín dụng, kiểm soát nội bộ cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt ở các bước cho vay, và cần sự phối hợp một cách chặt chẽ giữa các phòng ban. Vì vậy, cần thiết lập một mô hình làm việc khoa học, hiệu quả giữa các phòng ban có liên quan.

Để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của Chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phù hợp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức. Cụ thể thông qua công tác tuyển dụng để nắm bắt tìm hiểu ngành học cũng như thế mạnh của cán bộ để phân công nhiệm vụ công tác một cách phù hợp, tạo điều kiện để các cán bộ có khả năng phát huy năng lực của bản thân, nói không với những hành động tiêu cực trong công tác bổ nhiệm, công tác này cần phải được đánh giá dựa trên năng lực, đạo đức nghề nghiệp, thâm niên công tác.

Cần phải có sự quy định rõ về chức năng quyền hạn giữa các cán bộ tín dụng và ban lãnh đạo phụ trách tín dụng để tránh việc chồng chéo về quyền

lợi và nghĩa vụ giữa các nhân viên. Tạo ra sự phối hợp trong việc giải quyết các công việc liên quan. Ban lãnh đạo chỉ đạo về các phòng hàng quý tổ chức họp và phân công nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ thể bằng văn bản cho từng thành viên trong phòng, căn cứ vào đó làm thước đo đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ vào cuối năm của từng cán bộ. Bên cạnh việc giao chỉ tiêu, từng cán bộ thực hiện báo cáo nhanh về mức độ hoàn thành công việc của bản thân và đề ra phương hướng cũng như cách khắc phục tình trạng không đạt chỉ tiêu.

b. Hoàn thiện về tình hình nhân sự

Trong bối cảnh chi nhánh Khu Công Nghiệp Đà Nẵng mở rộng quy mô, gia tăng dư nợ, việc bổ sung nguồn nhân lực cho hoạt động kiểm soát nội bộ là hết sức cần thiết. Đồng thời, chú trọng việc nâng cao nghiệp vụ, đạo đức của cán bộ, tổ chức những buổi học hỏi trao đổi kinh nghiệm giữa các chi nhánh trong địa bàn thành phố, hay các lớp tập huấn nghiệp vụ về tín dụng thẩm định, cuối mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra là căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ.

Đối với các cán bộ đóng vai trò kiểm soát ngoài nằm vững nghiệp vụ, thì đòi hỏi phải được đào tạo các kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế .

Đào tạo cán bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học IPCAS. Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát

3.2.2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro

Xây dựng văn hóa đánh giá rủi ro trong từng cán bộ ngân hàng. Triển khai một cách quyết liệt việc thực hiện các bước đánh giá rủi ro. Vì đây là nguyên tắc đầu tiên quan trọng nhất được BASEL II nhấn mạnh nhằm quản lý rủi ro hoạt động đối với các ngân hàng thương mại. Mỗi cán bộ trong chi

nhánh phải tự nâng cao ý thức trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro, bên cạnh đó ban giám đốc và các lãnh đạo phòng cũng cần tiên phong trong công tác này, đề ra những quy định cụ thể về việc tuân thủ cũng như có những chế tài xử phạt thích đáng nếu phát hiện cán bộ có hành vi gian lận hay cấu kết với khách hàng vì lợi ích cá nhân .

Liên tục cập nhật những thay đổi về tình hình kinh tế, xã hội, nhằm đưa ra những nhận định và lường trước những rủi ro có thể xảy ra. Qua đó có thêm nguồn thông tin để đánh giá khách hàng và ra quyết định vay hay không cho vay. Hiện này nguồn thông tin rất đa dạng và phong phú, vì vậy cán bộ cũng cần rất thận trọng trong việc tiếp cận các nguồn thông tin, tránh tình trạng thông tin bất đối xứng, hay nguồn thông tin không chính xác, làm ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Do đó, cán bộ cần phải xác minh tính chính xác của thông tin trước khi sử dụng bằng cách thông qua các cơ quan có thẩm quyền hay thu thập những chứng từ có liên quan.

3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát

Đầu tiên chi nhánh cần đảm bảo công tác kiểm soát phải được thực hiện thường xuyên, liên tục đối với tất cả các khoản vay của khách hàng là một yêu cầu cấp thiết. Ngân hàng cần đảm bảo việc thực hiện hoạt động kiểm soát thường xuyên, liên tục theo đúng kế hoạch, định kỳ trên tất cả các khoản vay để có thể tìm biện pháp phòng ngừa và khắc phục kịp thời, hiệu quả.

Để công tác kiểm soát được diễn ra một cách chính xác, chi nhánh nên có một bộ phận kiểm soát hoạt động độc lập bao gồm các thành viên có nhiều kinh nghiệm và nắm vững nghiệp vụ ngân hàng nhằm kiểm tra, phát hiện các sai sót một cách khách quan.

Để đảm bảo tính giám sát, khách quan trong thẩm định cho vay, Agribank Khu Công Nghiệp Đà Nẵng cần xây dựng quy trình xét duyệt cho vay khoa học; tách biệt chức năng thẩm định ra khỏi chức năng cho vay. Bên

cạnh đó chi nhánh đưa ra mức chịu trách nhiệm của từng thành viên có liên quan đến một bộ hồ sơ cho vay bao gồm: Cán bộ thẩm định, cán bộ quan hệ khách hàng, cán bộ kiểm soát khoản vay và cán bộ phê duyệt khoản vay. Từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm và nhận thức của cán bộ về tầm quan trọng của công việc.

Chi nhánh cần tăng cường hơn nữa việc giám sát sau khi cho vay bởi đây là giai đoạn rủi ro cao nhất. Ở giai đoạn này CBTD nên thực hiện kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ.

Theo dõi tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của khách hàng thông qua phương tiện truyền thông hoặc liên hệ với đối tác, bạn hàng mà khách hàng quan hệ, đề nghị khách hàng phải cung cấp thông tin cho ngân hàng khi cần thiết. Đặc biệt khi có dấu hiệu xấu như sắp phá sản, giải thể thì CBTD phải nhanh chóng liên lạc với khách hàng để phối hợp tìm hướng giải quyết.

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông

Hệ thống truyền thông: Chi nhánh chủ động cập nhật những thông tin mới, những văn bản hướng dẫn của trung ương về các nghiệp vụ có liên quan.

Tăng cường hoạt động tương tác với khách hàng: Ngân hàng Agribank KCN Đà Nẵng cần xây dựng các biện pháp để cải thiện thực trạng tương tác với khách hàng nhằm thăm dò ý kiến về cách thức làm việc, cũng như tính chính xác trong quá trình thẩm định khách hàng của cán bộ tín dụng, như sau:

- Xây dựng các kênh tương tác khách hàng đồng bộ như xây dựng trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7, và tương tác qua email.

- Tăng cường hệ thống đóng góp ý kiến, nhận xét từ khách hàng.

3.2.5. Hoàn thiện công tác giám sát

Để công tác kiểm soát có hiệu quả hơn, quy trình kiểm soát cần được hoàn thiện để phù hợp với thực trạng tổ chức. Ngoài công tác kiểm tra giám sát của bộ phận kiểm toán nội bộ thuộc Agribank Đà Nẵng, chi nhánh cần

tách riêng bộ phận thẩm định và bộ phận cho vay, đồng thời thành lập ban kiểm soát riêng cho chi nhánh.

Hình 3.2.5: Hoàn thiện công tác giám sát

(1) Phòng tín dụng tiếp nhận nhu cầu vay vốn của khách hàng (2) Bộ phận thẩm định tiền hành thẩm định khách hàng.

(3) Chuyển hồ sơ cho bộ phận cho vay hoàn thiện

(4) Trình lãnh đạo phòng và bộ phận kiểm tra, kiểm soát kiểm tra, phê duyệt.

(5) Trình Ban Giám đốc phê duyệt sau đó chuyển hồ sơ xuống bộ phận giải ngân.

Đứng trước tình hình kinh tế khó khăn, công tác cắt giảm nhân sự đang được đặt lên hàng đầu, vì vậy để đáp ứng yêu cầu hoản thiện công tác giám sát đồng thời thực hiện chủ trương cắt giảm biên chế, chi nhánh cần linh hoạt trong việc phân công, phân nhiệm cho từng cán bộ, hoặc cân nhắc đến phương án luân chuyển cán bộ nhằm cân đối nguồn nhân lực cho các phòng ban.