CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO NNL TRONG
1.2. NỘI DUNG CỦA ĐÀO TẠO NNL
1.2.2. Lập kế hoạch đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo thì cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo. Kế hoạch đào tạo càng cụ thể, chi tiết và khoa học thì càng đem lại hiệu quả đào tạo cao. Việc xác định mục tiêu đào tạo, đối tƣợng đào tạo, hình thức và phương pháp đào tạo rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến chi phí đào tạo và kế hoạch kinh doanh của công ty. Nội dung của một kế hoạch đào tạo sẽ bao gồm những nội dung sau:
a. Xác định mục tiêu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo là xác định cái đích đến tiêu chuẩn cần đạt, tức là phải xác định yêu cầu của sản phẩm khi quá trình đào tạo kết thúc. Đây là cơ sở để định hướng các nỗ lực của đào tạo.
16
Để xác định mục tiêu đào tạo trước hết phải xuất phát từ yêu cầu công việc, từ mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp, đồng thời phải căn cứ vào khả năng, trình độ hiện có của người lao động. Chỉ có như vậy thì việc xác định mục tiêu của doanh nghiệp mới cụ thể và rõ ràng.
Dựa vào mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của công ty, xác định trong năm kế hoạch phải đào tạo thêm những kiến thức và kỹ năng gì để đạt đƣợc mục tiêu và chiến lƣợc phát triển đó. Xác định mục tiêu là khâu quan trọng của quá trình đào tạo, mục tiêu đào tạo đƣợc xác định đúng sẽ giúp cho quá trình đào tạo đạt hiệu quả. Xác định rõ mức độ kiến thức, kỹ năng cần đạt đƣợc sau đào tạo, xác định quy mô của lớp học và cơ cấu học viên, xác định thời gian tiến hành lớp học.
b. Xây dựng nội dung đào tạo
Nội dung đào tạo cần đƣợc xác định trên cơ sở các yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp nhằm giúp họ trang bị những kiến thức và kỹ năng cũng nhƣ cập nhật thông tin cần thiết để có năng lực hoàn thành tốt công việc.
Chất lượng và mục tiêu đào tạo bị ảnh hưởng rất lớn bởi nội dung chương trình đào tạo, tức là khối lượng kiến thức đào tạo. Vì nó là nội dung chính để tạo ra các sản phẩm theo đúng mục tiêu đề ra. Nói cách khác, tính hợp lý và khoa học của nội dung chương trình đào tạo sẽ quyết định đến chất lƣợng và tính hữu dụng của sản phẩm đào tạo ở đầu ra.
Khi thiết kế chương trình đào tạo người ta phải chú ý đến nhiều yếu tố:
* Nội dung đào tạo:
- Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản - Học kinh nghiệm hay học từ lý luận sách vở
- Phân loại rõ kiến thức đƣợc đào tạo (cơ sở, cơ bản, kỹ thuật chuyên
17 sâu, riêng có của doanh nghiệp …).
* Các nguyên tắc của học:
Học là mục tiêu của bất kỳ nỗ lực đào tạo nào. Học tập là việc diễn ra ngay trong bản thân người học và nó là cái cá nhân của người ấy.
Học tập chỉ xảy ra khi một cá nhân cảm thấy có nhu cầu, thể hiện những nỗ lực của mình để thỏa mãn nhu cầu đó, và có đƣợc những thỏa mãn với kết quả của nỗ lực đó.
Học liên quan đến sự thay đổi. Sự thay đổi diễn ra trong bản thân người học, giúp cho cá nhân người học thích ứng tốt hơn với môi trường cụ thể.
Để đào tạo có hiệu quả phải chú ý các nguyên tắc học sau đây:
- Phản hồi: thông tin ngƣợc thông báo kết quả cho học viên kết quả của họ.
- Thực hành: nhằm cải thiện một phản xạ một thói quen làm việc.
- Sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo với học viên.
- Sự tham gia: nói lên sự tích cực tham gia của học viên vào quá trình đào tạo
- Ứng dụng những điều học đƣợc.
* Đặc điểm của học viên:
- Số lƣợng của học viên cũng nhƣ khả năng của học viên cũng cần đƣợc cân nhắc trong thiết kế chương trình đào tạo.
* Giới hạn của tổ chức:
Đó là các vấn đề: tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, hoặc các phương tiện có thể chỉ ra liệu chương trình đào tạo có thể thực hiện tại chỗ hay lựa chọn khả năng từ bên ngoài .
* Các phương pháp đào tạo:
Các phương pháp hay kỹ thuật đào tạo phù hợp với việc giảng dạy những nội dung đào tạo khác nhau.
18
Về cơ bản các hoạt động đào tạo cần bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Các nội dung đào tạo mang tính định hướng cho nhân viên: với nội dung này, hoạt động đào tạo chủ yếu là phổ biến thông tin, định hướng và cung cấp kiến thức mới nhƣ giải thích cho NLĐ về cấu trúc tổ chức mới của công ty, hay cung cấp thông tin về tổ chức cho nhân viên mới giúp họ làm quen và hiểu rõ văn hóa của tổ chức. Các hoạt động này cũng nhằm làm cho NLĐ cập nhật và nhận thức đƣợc những cơ hội và thách thức liên quan tới sự phát triển của tổ chức từ đó xác định mục tiêu phát triển của cá nhân sao cho phù hợp.
- Các nội dung đào tạo mang tính phát triển kỹ năng: chủ yếu là cung cấp cho NLĐ những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc và kinh nghiệm để họ đạt đƣợc các kỹ năng mới khi công việc của họ có sự thay đổi hoặc có sự thay đổi về thiết bị,…
- Các nội dung đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn: việc đào tạo nhằm phổ biến các kiến thức mới đƣợc phát hiện hoặc các kiến thức thuộc lĩnh vực chuyên môn có liên quan tới các ngành có tính đặc thù với nội dung thay đổi đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên, liên tục.
c. Lựa chọn phương pháp đào tạo
Phương pháp đào tạo là cách thức truyền đạt kiến thức, kỹ năng đến người được đào tạo sao cho có thể đạt đến mục tiêu của doanh nghiệp một cách phù hợp và hiệu quả nhất. Các phương pháp đào tạo được tiến hành không chỉ trong công việc mà cả ngoài công việc. Bao gồm 2 phương pháp đào tạo
Đào tạo trong công việc
Là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ đƣợc học những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là được những người có tay nghề cao hơn
19 hướng dẫn.
Ưu, nhược điểm của phương pháp:
- Ƣu điểm:
+ Đào tạo trong công việc không đòi hỏi một thiết bị không gian đặc thù cho học tập;
+ Nội dung đào tạo gắn liền với thực tế công việc;
+ Học viên có thể nắm bắt bài học và thực hành ngay đƣợc những gì mà tổ chức trông mong họ sẽ thực hiện sau khóa học;
+ Tạo điều kiện cho học viên làm việc với những đồng nghiệp tương lai của họ, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sau này, họ có thể bắt chước những hành vi lao động tốt của đồng nghiệp;
+ Chi phí đào tạo ít vì tiết kiệm được chi phí gửi người đi đào tạo và chi phí thuê giảng viên đào tạo.
- Nhƣợc điểm:
+ Trang bị kiến thức không theo một trình tự hệ thống
+ Người học có thể học được những yếu tố tiên tiến nhưng cũng có thể học cả những yếu tố chưa hợp lý, hạn chế của người giảng dạy đặc biệt khi họ không có kỹ năng sƣ phạm hay không nhiệt tình trong giảng dạy;
+ Chi phí gián tiếp cho đào tạo có thể rất lớn khi học việc làm gián đoạn nguồn công việc, làm mất uy tín của tổ chức với khách hàng, gây hỏng hóc máy móc, thiết bị,…
+ Quy mô đào tạo thường nhỏ.
Đào tạo trong công việc bao gồm các phương pháp sau:
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: là phương pháp dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và một số công việc quản lý. Người dạy trước tiên sẽ giới thiệu, giải thích về mục tiêu của công việc, sau đó hướng dẫn tỉ mỉ cho học viên quan sát, trao đổi, học hỏi
20
và cho học viên làm thử. Người học phải vừa học vừa quan sát, lắng nghe những lời chỉ dẫn, ghi nhớ và thực hiện công việc dưới sự giám sát chặt chẽ của người dạy.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề, đƣợc trực tiếp thực hiện công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng nghề. Quá trình học có thể kéo dài trong một vài năm tùy theo mức độ phức tạp của nghề.
- Phương pháp kèm cặp và chỉ bảo: phương pháp này thường được áp dụng cho cán bộ quản lý hoặc nhân viên giám sát, trong một vài trường hợp cũng có thể áp dụng để đào tạo công nhân sản xuất, giúp họ học đƣợc các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc trong tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của người quản lý giỏi hơn. Có 3 cách để kèm cặp là kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp, kèm cặp bởi một cố vấn và kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn.
- Phương pháp luân chuyển và thuyên chuyển công việc: là phương pháp mà người học được luân chuyển một cách có tổ chức từ công việc này sang công việc khác nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu đƣợc qua quá trình đó sẽ giúp họ có khả năng thực hiện đƣợc những công việc cao hơn trong tương lai.
Đào tạo ngoài công việc
Là phương pháp đào tạo mà người học được tách ra khỏi công việc thực tế để tham gia vào các hoạt động học tập nhằm cung cấp các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho NLĐ [7]
Ưu, nhược điểm của phương pháp:
21
- Ƣu điểm:
+ Người học sẽ có điều kiện học tập một cách tập trung, nỗ lực và sáng tạo;
+ Người học nắm được kiến thức một cách có hệ thống hơn, nắm nội dung kỹ hơn và hiệu quả hơn do đào tạo trong môi trường lớp học có ít yếu tố gây phân tán tư tưởng;
+ Có thể đào tạo trên quy mô lớn, phạm vi rộng.
- Nhƣợc điểm:
+ Chi phí đào tạo thường lớn, thời gian đào tạo thường kéo dài;
+ Những tình huống mô phỏng trên lớp học đôi khi không sát với thực tế thực hiện công việc;
+ Sự chuyển giao kỹ năng thực tế, sử dụng kỹ năng học đƣợc vào làm việc thực tế bị hạn chế hơn đào tạo trong công việc.
Đào tạo ngoài công việc bao gồm các phương pháp sau:
- Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp: đƣợc áp dụng đối với những ngành nghề tương đối phức tạp hoặc các công việc có tính đặc thù. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo cạnh doanh nghiệp với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Người học được học cả lý thuyết và thực hành, phần lý thuyết do kỹ sƣ, cán bộ kỹ thuật phụ trách còn phần thực hành do kỹ sư hoặc công nhân lành nghề hướng dẫn, giúp học viên học tập có hệ thống hơn.
- Cử đi học tại các trường chính quy: là phương pháp mà doanh nghiệp cử NLĐ đến học tập ở các trường tổ chức, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết lẫn kỹ năng thực hành. Phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
Vì vậy với chương trình đào tạo này doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ kết quả thu được với tương quan chi phí và thời gian bỏ ra đặc biệt là lựa chọn đúng người đi đào tạo. Đặc biệt với người lao động là cán bộ quản lý thì công
22
ty cần xem xét kỹ lưỡng vì việc đào tạo này ảnh hưởng rất lớn tới cơ hội thăng tiến sau này của mỗi cá nhân nó cũng có thể tạo ra hoặc kìm hãm động lực của người lao động và thể hiện sự quan tâm cũng như công bằng với tất cả cán bộ công nhân viên
- Đào tạo thông qua bài giảng, hội nghị, hội thảo: phương pháp này chủ yếu để đào tạo kỹ năng, cung cấp kiến thức cho cán bộ quản lý, lãnh đạo trong doanh nghiệp, tổ chức tiến hành đào tạo bằng cách tổ chức các buổi giảng bài hay hội nghị, hội thảo có thể tổ chức tại doanh nghiệp hay ở một hội nghị bên ngoài. Trong buổi thảo luận các học viên sẽ thảo luận, trao đổi thông tin theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm, qua đó học viên sẽ học đƣợc những kiến thức và kinh nghiệm thực tế.
- Đào tạo theo phương thức từ xa: là phương pháp đào tạo mà giữa người dạy và người học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian. Phương thức trung gian này là cầu nối giữa người dạy và người học dù giữa họ có sự khác biệt về khoảng cách thời gian hay địa lý. Hình thức này làm cho học viên trở nên chủ động hơn không bị lệ thuộc vào một mốc thời gian cố định
- Đào tạo nghiên cứu tình huống: là phương pháp đào tạo mà khi thực hiện nó, người làm đào tạo đưa ra các tình huống thực tế, người được đào tạo sẽ phải giải quyết các tình huống đó. Những vấn đề vướng mắc sẽ được giảng viên giải thích rõ ràng. Phương pháp này được áp dụng theo cách thức thảo luận nhóm vì nó quy tụ được sự sáng tạo tập thể, người đào tạo có hứng thú, đào tạo hiệu quả cao. Các cá nhân tự nghiên cứu tình huống đƣa ra cách giải quyết riêng của mình rồi trình bày trước nhóm. Họ sẽ nhận được sự bình luận, góp ý của cá nhóm.
Phương pháp đào tạo quyết định rất nhiều đến sự thành công của một chương trình đào tạo. Có rất nhiều phương pháp đào tạo như trên, mỗi
23
phương pháp đó thích hợp với từng đối tượng và mục tiêu đào tạo khác nhau, doanh nghiệp cần xem xét để lựa chọn phương pháp đào tạo sao cho phù hợp với điều kiện công việc, đem lại hiệu quả nhất.
d. Lựa chọn người giảng dạy
Tùy theo việc chọn nội dung chương trình đào tạo, hình thức đào tạo mà từ đó lựa chọn người giảng dạy. Có hai nguồn để lựa chọn:
- Từ bên trong doanh nghiệp: lựa chọn những nhân viên lành nghề, những người quản lý có kinh nghiệm trong doanh nghiệp tham gia giảng dạy.
Lựa chọn nguồn này vừa tiết kiệm chi phí vừa cung cấp cho học viên những kỹ năng thực hiện công việc có tính sát với thực tế doanh nghiệp hơn. Tuy nhiên cũng có những hạn chế nhƣ khó cập nhật thông tin, kiến thức mới đồng thời có thể ảnh hưởng tới công việc mà người được lựa chọn làm giáo viên đang đảm nhiệm.
- Từ bên ngoài doanh nghiệp: là người của công ty khác hay giáo viên trong các cơ sở đào tạo. Dùng nguồn này, khả năng lựa chọn được người dạy giỏi cao, có thể cung cấp những kiến thức, những thông tin cập nhật theo kịp sự tiến bộ của ngành nghề. Tuy nhiên, phương án này có nhược điểm là không sát thực tế với doanh nghiệp, chi phí thường cao.
e. Dự tính chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo là toàn bộ những chi phí phục vụ cho quá trình đào tạo và những chi phí khác liên quan đến quá trình đào tạo. Chi phí đào tạo bao gồm:
- Chi phí cho việc học: chi phí mua sắm trang thiết bị học tập và tài liệu giảng dạy, giáo trình,..
- Chi phí cho việc giảng dạy: chi phí thuê địa điểm, thuê giáo viên, tiền lương cán bộ quản lý, tiền trả cho các trung tâm đào tạo, hoặc những khoản thù lao cho cố vấn,…
- Chi phí cơ hội: là chi phí chi trả lương cho học viên trong quá trình
24
tham gia học tập, chi phí cho các sản phẩm lỗi của học viên, giá trị kinh doanh bị bỏ lỡ do NLĐ tham gia vào khóa đào tạo.
f. Lên lịch chương trình đào tạo
Sau khi đã chuẩn bị tất cả những nội dung trên, người chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo cần lên kế hoạch, chương trình cho việc đào tạo, chương trình đào tạo sẽ đƣợc tổ chức khi nào, ở đâu và kéo dài bao lâu. Mục tiêu của việc lên lịch chương trình đào tạo phải đảm bảo mục tiêu là có sự tham gia của người giảng dạy và các học viên tham gia đào tạo.