CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NNL TẠI CÔNG
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NNL TẠI CÔNG TY
2.2.2 Phân tích thực trạng đào tạo nhân lực tại Công ty Quảng Bình
Hàng năm, Trưởng phòng nhân chính xây dựng một bản kế hoạch đào tạo trình Giám đốc xét duyệt và ký ban hành. Trong bản kế hoạch này có đầy đủ các nội dung nhƣ: đối tƣợng đƣợc đào tạo, nội dung đào tạo, hình thức, phương thức, thời gian, địa điểm, cá nhân/đơn vị phụ trách đào tạo và các ghi chú kèm theo rất cụ thể.
Các bước thực hiện được cụ thể theo sơ đồ sau:
Hình 2.2: Quy trình đào tạo tại công ty Quảng Bình IMEXCO a. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là khâu đầu tiên và có ảnh hưởng quyết định đến tất cả các hoạt động tiếp theo trong công tác đào tạo. Dựa vào mục tiêu kế hoạch về phương hướng hoạt động kinh doanh trong từng giai đoạn, từng thời kỳ, căn cứ vào tình hình thực tế, công ty xem xét đánh giá các yếu tố cần có để đạt đƣợc mục tiêu đề ra, trong đó không thể thiếu yếu tố về nguồn nhân lực. Theo đó, việc xác định nhu cầu đào tạo đƣợc thực hiện thông qua phòng Nhân chính của công ty, phòng Nhân chính hướng dẫn các bộ phận khác trong công ty thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của mình.
Việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty gắn với các hoạt động quản trị nhân lực trong công ty. Các phòng ban, xí nghiệp căn cứ vào tình hình thực
BẮT ĐẦU XÁC ĐỊNH NHU CẦU, MỤC TIÊU, ĐỐI TƢỢNG ĐÀOTẠO
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH VÀ PHƯƠNG
PHÁP ĐÀO TẠO
LƯU HỒ SƠ TỔ CHỨC PHÊ DUYỆT
THỰC HIỆN
44
tế mà có nhu cầu cụ thể theo chức danh quản lý, từng chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ để tự xác định nhu cầu nhân lực của mình, nhu cầu nào có thể giải quyết bằng hoạt động đào tạo, nhu cầu nào phải thực hiện tuyển dụng, luân chuyển lao động. Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo đang áp dụng chủ yếu tại công ty dựa trên thông tin phản hồi cho các yêu cầu, đề xuất chủ quan của đơn vị gửi đến phòng Nhân chính.
Những căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo của công ty Quảng Bình IMEXCO là:
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: mỗi chức danh công việc trong công ty có các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cũng nhƣ năng lực khác nhau.
- Dựa vào chức danh công việc và thực tế thực hiện công việc của người lao động, phòng Nhân chính sẽ xem xét nhân viên đó đã đáp ứng đƣợc hay chƣa, thiếu những kỹ năng gì để có kế hoạch đào tạo bồi dƣỡng họ hoàn thành tốt công việc.
Ngoài ra còn căn cứ vào:
- Chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh cụ thể của công ty, thông qua chiến lƣợc kinh doanh mà công ty có để xác định lƣợng lao động mới cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm là bao nhiêu, qua đó công ty có thể dự trù đƣợc lƣợng lao động mới, lĩnh vực cần đào tạo mới. Cùng đó với kế hoạch chi tiết hàng năm về sản phẩm, sản lƣợng cũng nhƣ doanh thu mà công ty có thể xác định số người lao động cần bồi dưỡng, nâng cao trình độ để thực hiện mục tiêu đặt ra.
- Đánh giá thực hiện công việc: Qua đánh giá kết quả thực hiện mà người quản lý chỉ ra những kỷ năng cón thiếu đối với người lao động, từ đó đề xuất cử đi đào tạo đối với những nhân viên đó để có đủ kỹ năng thực hiện công việc của mình tốt hơn, có hiệu quả hơn.
- Nhu cầu đào tạo của người lao động: Công ty phải dựa vào nhu cầu
45
đăng ký đào tạo của người lao động để thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo cho Công ty thông qua việc tập hợp các đơn xin được đào tạo của người lao động.
Dựa trên các yêu cầu chung đó các cán bộ quản lý của bộ phận sẽ đề xuất những yêu cầu đào tạo của bộ phận mình để phòng Nhân chính tập hợp lại và lên kế hoạch cho những công tác đào tạo đó.
Cụ thể, để xác định đƣợc nhu cầu đào tạo, công ty Quảng Bình IMEXCO đã thực hiện quy trình nhƣ sau:
Bước 1: Căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh công việc và báo cáo thống kê tình hình lao động hàng năm
Hàng năm căn cứ tiêu chuẩn chức danh công việc, đối chiếu với thống kê trình độ người lao động để xác định nhu cầu đào tạo. Phòng Nhân chính tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo đó là thông báo chủ trương và định hướng công tác đào tạo và lập kế hoạch đào tạo
Giám đốc họp với cán bộ chuyên trách đào tạo của phòng Nhân chính về kế hoạch đào tạo của công ty, thực hiện việc đƣa chỉ tiêu đào tạo xuống từng bộ phận về số lượng người lao động được đi đào tạo, chương trình đào tạo, loại hình đào tạo.
Ví dụ đối với vị trí Trưởng phòng Kinh doanh, căn cứ xác định nhu cầu đào tạo đối với vị trí này thể hiện qua bảng sau:
46
Bảng 2.7: Xác định nhu cầu đào tạo cho vị trí Trưởng phòng Kinh doanh Yêu cầu công việc
Thực tế người lao động đạt
đƣợc
So sánh thực tế và
yêu cầu (+/-) Kết luận Quản lý chung về Tình hình nhân sự (-) Các nhân viên mới Cần thực nhân sự phòng Kinh có xu hướng gia còn khó khăn và lúng hiện đào tạo
doanh. tăng. túng trong xử lý công về các kỹ
Phân công kế hoạch Thực hiện đúng việc là làm việc nhóm năng quản kinh doanh theo tiến độ kinh doanh với nhân viên cũ trị nhân lực doanh số yêu cầu cho đã đề ra (+) Phân công công
nhân viên phòng Kinh việc kịp thời, rõ ràng,
doanh không có sự chênh lệch
giữa các nhân viên cùng vị trí.
Xây dựng và thực Các quý cuối năm (+) Nhân viên phòng Cần thực hiện kê hoạch kinh thực hiện các chỉ Kinh doanh liên tục tìm hiện đào tạo doanh theo doanh số tiêu vƣợt mức kế kiếm những khách hàng kỹ năng tạo đƣợc giao. hoạch, tuy nhiên tiềm năng mới. động lực
vào đầu năm, chỉ (-) Một số nhân viên cho người tiêu này chỉ đạt chưa có tư tưởng hết lao động mức xấp xỉ. lòng vì công việc, có
tinh thần trì trệ.
Xây dựng kế hoạch Mỗi đợt đào tạo (-) Chƣa có kế hoạch Cần thực đào tạo và phát triền của Công ty đề tổng thể cho các nhân hiện đào tạo cho các nhân viên đƣa ra bản nhu viên trong phòng. kỹ năng lập trong phòng Kinh cầu đào tạo khá (+) Đã chú trọng đến kế hoạch và doanh. sát với nhu cầu đào tạo nhân viên có huấn luyện
đào tạo của phòng năng lực tốt. nhân viên.
Kinh doanh (-) Một số người có kết quả thực hiện công việc kém chƣa đƣợc xem xét đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
(Nguồn: Phòng Nhân chính)
47
Bước 2: Thông báo định hướng công tác đào tạo bồi dưỡng trong năm cho các phòng ban trong công ty
Căn cứ vào chiến lƣợc kinh doanh, tiêu chuẩn chức danh và trình độ lao động hiện có, phòng Nhân chính đưa ra định hướng công tác đào tạo người lao động trong năm trình Giám đốc. Sau khi có sự phê duyệt của Giám đốc, cùng với kế hoạch đào tạo cả năm, phòng Nhân chính thông báo tới toàn thể người lao động biết để các cá nhân đăng kí nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng.
Ví dụ: Trong năm 2018, định hướng công tác đào tạo cho các phòng ban trong công ty cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.8: Định hướng đào tạo của Công ty năm 2018 Bộ phận Cán bộ
quản lý
Nhân viên
Công nhân
Tổng cộng
Phòng Nhân chính 2 3 5
Phòng Kinh doanh 2 5 7
Phòng Kế toán 1 3 4
Chi nhánh 5 0 50 55
Xí nghiệp 5 0 37 42
15 11 87 113
(Nguồn: Phòng Nhân chính) Bước 3: Đăng ký nhu cầu đào tạo
Hàng năm, toàn thể người lao động căn cứ vào yêu cầu công việc và đối chiếu khả năng, nhu cầu của bản thân và chính sách định hướng công tác đào tạo nhân lực của công ty để lập phiếu đăng ký nhu cầu đào tạo gửi phòng Nhân chính.
Bước 4: Các trưởng phòng tập hợp nhu cầu đào tạo nhân lực của phòng Trưởng các phòng ban cũng căn cứ vào yêu cầu công việc, khả năng thực tế của đơn vị mình, phiếu đăng ký đào tạo của người lao động trong phòng và định hướng công tác đào tạo của tông ty để lập danh sách đăng ký nhu cầu
48 đào tạo cho phòng của mình.
Trưởng các phòng ban phải cân đối nhu cầu, sắp xếp các nhu cầu cần ưu tiên, cân nhắc lựa chọn đối tƣợng ƣu tiên đƣợc đi đào tạo, lập ra danh sách những ai cần đƣợc đi đào tạo và đào tạo về những lĩnh vực gì, những kỹ năng nào cần đƣợc nâng cao, sau đó nộp bản danh sách đăng ký đào tạo về phòng Nhân chính.
Bước 5: Phòng Nhân chính tổng hợp nhu cầu đào tạo
Sau khi nhu cầu đào tạo của các cá nhân đơn vị đƣợc gửi về thì nhân viên phụ trách công tác đào tạo của phòng Nhân chính sẽ tập hợp các nhu cầu đào tạo của tất cả nhân viên và của các đơn vị. Từ đó lập lên danh sách số lượng người tham gia vào mỗi khóa học chuyên môn là bao nhiêu, một cách chi tiết cụ thể hơn, đồng thời cũng lập lên danh sách những người lao động đƣợc cử đi dự hội thảo, hội nghị... Nếu có các nhu cầu đào tạo phát sinh đột xuất, cán bộ phụ trách công tác đào tạo cũng phải tập hợp lại.
Sau khi tập hợp đƣợc nhu cầu đào tạo, phòng Nhân chính gửi danh sách đào tạo lên Giám đốc, Giám đốc ký và phê duyệt danh sách đào tạo, từ đó quyết định các hình thức và phương pháp đào tạo cụ thể cho từng đối tượng cụ thể.
Nhu cầu đào tạo của Công ty từ năm 2015 đến 2018 cụ thể nhƣ sau:
49
Bảng 2.9. Nhu cầu đào tạo của Công ty qua các năm
Phòng ban Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Phòng Nhân
chính 2 4 5 5
Phòng Kinh
doanh 4 7 8 7
Phòng Kế toán 2 3 4 4
Chi nhánh 31 46 52 55
Xí nghiệp 22 30 35 42
61 90 104 113
(Nguồn: Phòng Nhân chính) Từ bảng trên ta thấy hàng năm nhu cầu đào tạo tại công ty Quảng Bình IMEXCO là rất nhiều. Cụ thể năm 2015 có 61 lượt người người đăng ký đào tạo chiếm 39, 61% tổng số lao động, năm 2016 là 90 lƣợt chiếm 45,45% tổng số lao động, năm 2017 là 104 lƣợt, chiếm 50,48% tổng số lao động và năm 2018 là 114 lượt, chiếm 55,07%, như vậy ta thấy nhu cầu đào tạo của người lao động tại Công ty là rất cao, tính đến năm 2018 so với nhu cầu năm 2015 tăng gần đôi, điều đó cho thấy nhu cầu đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp của người lao động ngày một nhiều, chứng tỏ người lao động nhận thức được giá trị của các lớp đào tạo.
Theo điều tra của tác giả, nhu cầu đào tạo của công ty Quảng Bình IMEXCO tập trung vào nhu cầu bổ sung các kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ trong công việc, tiếp đến là nhu cầu đào tạo về ngoại ngữ, vi tính cũng đƣợc coi trọng, kỹ năng về giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, đàm phán... đây đều là những kiến thức gắn với thực tế của công việc trong công ty. Do vậy, có thể thấy rằng, nhân viên trong công ty đã tự ý thức đƣợc nhiệm vụ, trách nhiệm công việc của mình, tự nhận ra những điểm thiếu sót có thể khắc phục
50 bằng công tác đào tạo.
Việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty đƣợc xác định cụ thể thông qua các bộ phận, cùng với các căn cứ để xác minh nhu cầu đào tạo, với quy trình thực hiện xác định nhu cầu đào tạo nhƣ trên công ty có thể xác định nhu cầu đào tạo khá phù hợp với thực tiễn sản kinh doanh của mình và nhu cầu của nhân viên với mong muốn nâng cao năng lực bản thân. Do đó có thể giúp công ty đào tạo đúng người, đúng việc đồng thời nâng cao hiệu quả đào tạo cũng nhƣ hiệu quả lao động sau đào tạo, tránh những lãng phí không cần thiết do việc xác định nhu cầu thiếu chính xác. Tuy nhiên, hiện tại công ty bỏ qua các bước cần thiết trong đánh giá nhu cầu đào tạo như phân tích công việc, phân tích người lao động dẫn đến việc công ty chưa xác định được chính xác nhu cầu đào tạo.
b. Xác định mục tiêu đào tạo
Với mỗi loại nhu cầu đào tạo khác nhau, công ty có những mục tiêu đào tạo tương ứng và rõ ràng nhằm tạo thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện và đánh giá sau đào tạo. Các thông báo về khoá học đƣợc gửi đến cho các phòng ban phân xưởng đẩy đủ: tên khoá học, số lượng người dự kiến đào tạo, thời gian, địa điểm dự kiến đào tạo, mục tiêu đào tạo là sẽ cung cấp những kiến thức, kỹ năng gì, đối tƣợng theo học là ai, trình độ nhƣ thế nào...?
Ví dụ nhƣ trong khoá học về “Nâng cao trình độ quản lý của các tổ trưởng sản xuất thuộc xí nghiệp thành viên của công ty” thì phải thông báo rõ mục tiêu đào tạo là: cung cấp các phương pháp quản lý, các kỹ năng điều hành, phân công công việc, tạo động lực cho công nhân tại các phân xưởng..., đối tượng tham gia khóa học là các tổ trưởng của các phân xưởng.
Công ty đã đƣa ra mục tiêu quan trọng là phải sử dụng tối đa NNL hiện có. Mục tiêu đào tạo nhân nhân viên của công ty là nhằm nâng cao hơn nữa trình độ về mọi mặt cho tất cả cán bộ công nhân viên cụ thể:
51
Đội ngũ nguồn nhân lực phải đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về cả mặt số lƣợng và chất lƣợng.
Để tạo ra một đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn nghề nghiệp, làm chủ đƣợc tình huống, có đầu óc sáng tạo năng động và nhạy bén, có tác phong công nghiệp và tính kỷ luật cao.
Để phù hợp hơn với sự phát triển về khoa học công nghệ, cán bộ quản lý và nhân viên kinh doanh, phát triển thị trường xuất nhập khẩu cũng phải có trình độ về ngoại ngữ, tin học, có khả năng tiếp thu nhanh chóng khoa học mới tiên tiến và hiện đại. Còn đối với công nhân trực tiếp khai thác, sản xuất thì cần nắm bắt đƣợc những kỹ thuật công nghệ tiến tiến, những thay đổi về kỹ thuật công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu về thay đổi kỹ thuật trong sản xuất và chế biến khoáng sản nói chung và quặng titan nói riêng.
Đội ngũ CNV cùng nhau giúp sức hoàn thiện nhiệm vụ và kế hoạch cấp trên giao cho.
Công ty xác định mục tiêu đào tạo dựa trên việc xác định nhu cầu đào tạo. Với mỗi loại nhu cầu đào tạo khác nhau, công ty đƣa ra mục tiêu đào tạo tương ứng, cụ thể ở bảng 2.10 dưới đây:
Bảng 2.10. Mục tiêu đào tạo cho các đối tƣợng cần đào tạo của công ty Đối tƣợng Các loại hình đào tạo Yêu cầu, mục tiêu đề ra
1. Công nhân khai thác, chế biến khoáng sản
Đào tạo mới
Nhân viên đƣợc đào tạo phải nắm vững các kiến thức, kĩ năng cơ bản để áp dụng vào công việc đƣợc giao
Đào tạo nâng bậc 100% đạt yêu cầu nâng bậc Đào tạo sử dụng máy móc,
thiết bị
+ Nắm vững nguyên tắc hoạt động, cấu tạo máy móc, thiết
52
Đối tƣợng Các loại hình đào tạo Yêu cầu, mục tiêu đề ra bị và thuần thục khi sử dụng máy móc đó
Đào tạo an toàn lao động
Không để xảy ra các vụ tại nạn lao động khi thực hiện công việc.
2. Cán bộ, nhân viên trong công ty
Đào tạo mới
Nắm vững các kiến thức, kĩ năng liên quan đến công việc đƣợc giao
Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Áp dụng các kiến thức kĩ năng đƣợc đào tạo vào công việc một cách hiệu quả
Đào tạo tin học, ngoại ngữ
Sử dụng kiến thức đã đƣợc đào tạo áp dụng vào công việc đƣợc giao đạt hiệu quả cao
(Nguồn: Phòng Nhân chính) Ở mỗi chương trình đào tạo, công ty đều đặt ra những yêu cầu, mục tiêu cụ thể tương ứng trong mỗi nội dung đào tạo. Việc đặt ra mục tiêu một cách rõ ràng, cụ thể cho từng đối tƣợng và áp dụng cho từng loại hình đào tạo giúp cho việc đánh giá kết quả đào tạo sau này đƣợc dễ dàng, thuận lợi, khách quan và minh bạch. Đồng thời qua đó những nhà quản lý, tổ chức đào tạo có cơ sở để đánh giá, chính xác, khách quan, mà ngay chính các học viên cũng có thể đánh giá đƣợc trình độ, chuyên môn kỹ thuật của mình để rồi từ đó phấn đấu, nỗ lực để đạt đƣợc mức độ theo yêu cầu, mục tiêu đặt ra.