CHƯƠNG 2 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước của công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Vietcom
3.2.2 Một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình cấp nước của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Vietcom
Hình 3.4 Giải pháp nâng cao công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Vietcom
3.2.2.1 Nâng cao năng lực tổ chức quản lý dự án
Khi chúng ta thiết lập mối quan hệ giữa người với người, giữa các nguồn lực và công việc, chính là chúng ta đang thực hiện công tác tổ chức. Trách nhiệm của một giám đốc hay một quản đốc là đảm bảo tất cả các mục tiêu của bộ phận đều đạt được và mỗi một nhân viên có thể hiểu được mình cần làm gì và tại sao. Khi chúng ta tổ chức một cách hiệu quả các mục tiêu, con người, công nghệ và các nguồn lực khác theo một trật tự nào đó, khi đó tổ chức sẽ hình thành. Tuy nhiên, chỉ khi nào những hệ thống con này được sắp xếp trong mối quan hệ tốt nhất và hiệu quả nhất thì hiệu suất và hiệu quả sẽ được nâng lên. Điều này có nghĩa là tổ chức trong bản thân nó là tốt hoặc không tốt.
Nó chỉ là một công cụ nếu được sử dụng hợp lý sẽ giúp chúng ta đạt được mục tiêu mình mong muốn với hiệu quả và hiệu suất cao hơn [19].
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Vietcom là phù hợp. Tuy nhiên để đảm bảo chức năng, nhiệm vụ trong hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Vietcom cần nâng cao hơn cơ cấu tổ chức quản lý dự án. Ngoài việc sử dụng bộ máy chuyên môn để quản lý dự án, Chủ đầu tư nên thành lập Ban quản lý dự án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án.
Khi Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước được thành lập, Ban Quản lý dự án hoạt động theo chế độ thủ trưởng và thực hiện dân chủ trong hoạt động của đơn vị phù hợp với các quy định của Pháp luật. Ban Quản lý dự án được tổ chức, hoạt động theo các bộ phận chuyên môn dưới sự quản lý và điều hành của Trưởng Ban Quản lý dự án.
• Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước được thể hiện trong Hình 3.5.
Hình 3.5 Sơ đồ nâng cao năng lực tổ chức quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Vietcom
Trưởng Ban Quản lý dự án và các Phó Ban Quản lý dự án.
Các Bộ phận chuyên môn trực thuộc gồm:
Bộ phận kế hoạch tổng hợp.
Bộ phận Tài chính kế toán.
Bộ phận Tổ chức hành chính.
Bộ phận Quản lý chất lượng kỹ thuật.
Các Bộ phận chức năng theo nhu cầu công việc do Trưởng ban quản lý dự án lập.
• Nhiệm vụ:
Theo dõi thực hiện các dự án:
Chủ trì phối hợp với các phòng chức năng để quản lý thực hiện các dự án dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước.
Chủ trì tổ chức đấu thầu hay tuyển chọn nhà thầu theo các quy định, tuyển chọn các tổ chức tư vấn giám sát công trình có chức năng và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của các quy định hiện hành.
Theo dõi giám sát thi công và thực hiện các nội dung trong hợp đồng của các dự án, hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và thực hiện bảo hành sản phẩm, thiết bị theo các văn bản hướng dẫn hiện hành
Quản lý tài chính dự án
Kế hoạch vốn đầu tư cho các dự án.
Theo dõi và thực hiện các thủ tục: Tạm ứng, thanh toán, quyết toán theo các đầu việc của từng dự án từ khi chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và đến khi kết thúc xây dựng đưa dự án vào sử dụng.
Theo dõi và thực hiện các thủ tục quyết toán dự án hoàn thành theo quy định hiện hành.
Đôn đốc, kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án, bảo trì, bảo hành, đánh giá hiệu quả đầu tư theo quy định.
Chủ trì thực hiện và phối hợp với các đơn vị lập các báo cáo định kỳ, đột xuất liên quan đến lĩnh vực đầu tư.
Lưu trữ hồ sơ dự án.
3.2.2.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
• Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ cán bộ tham gia quản lý các dự án đầu tư xây dựng
Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định.
Đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt hơn, vì vậy để nâng cao năng lực tổ chức quản lý của Công ty, yêu cầu đặt ra là phải có được những cán bộ có năng lực, có chuyên môn, có kinh nghiệm trong quản lý dự án.
Bổ sung kỹ sư ngành kỹ thuật địa chất, ngành trắc địa công trình để đảm bảo quản lý công tác khảo sát địa chất, địa hình và trắc địa công trình có chất lượng tốt hạn chế tối thiểu việc thay đổi thiết kế, phát sinh khối lượng như gói thầu đã tiến hành xây dựng trong thời gian qua.
Nâng cao chất lượng công việc dựa trên các tiêu chí đánh giá, công nhận thành tích của cán bộ thực hiện tốt công việc được giao. Đồng thời chủ động làm tốt việc phân loại lao động, sàng lọc và lựa chọn cán bộ, nhân viên làm việc hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng cần khắc phục tình trạng thiếu hụt về lực lượng chuyên môn nghiệp vụ, tiếp tục đổi mới hình thức tuyển dụng theo hướng thiết thực và khoa học.
Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tham gia quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước.
Áp dụng các chính sách động viên và khen thưởng các cán bộ có ý thức và kế hoạch tự học, vươn lên hoàn thành công việc đảm bảo hiệu quả công việc.
• Nâng cao trách nhiệm của cán bộ làm công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cấp nước
Ban hành quy định về trách nhiệm của cán bộ và người lao động, trong đó, quy định rõ:
Trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể đối với từng cá nhân tham gia quản lý dự án;
Chế độ lương, thưởng từng cán bộ, người lao động phải gắn với mức độ hoàn thành công việc trong tháng, trong năm.
Người đứng đầu bộ phận phải chịu trách nhiệm chính phần việc của bộ phận mình được phân công đảm trách.
Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị công ty về lĩnh vực được giao.
Chế tài xử lý khi vi phạm kỷ luật lao động, đặc biệt, phải xử lý thật nặng cán bộ tham nhũng hoặc có hành vi làm trái quy định, gây thất thoát, lãng phí vốn đầu tư hoặc làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
3.2.2.3 Nâng cao công tác lựa chọn nhà thầu và hợp đồng
• Nâng cao công tác lựa chọn nhà thầu
Thực trạng công tác đấu thầu ở Công ty còn hạn chế, bất cập. Do đó, song song với các giải pháp nâng cao năng lực tổ chức, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đa dạng hóa cơ cấu bộ máy quản lý, thì cũng cần phải chú trọng tới công tác lập kế hoạch đấu thầu. Để đảm bảo tính khả thi của bản kế hoạch đấu thầu thì chủ đầu tư cần lập kế hoạch đấu thầu đồng thời với lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án. Kế hoạch đấu thầu cần được lập dựa trên cơ sở của kế hoạch quản lý thực hiện dự án. Kế hoạch quản lý thực hiện dự án khả thi sẽ là nhân tố quyết định tính khả thi của kế hoạch đấu thầu.
Do đó, giải pháp cần thiết để nâng cao công tác lập kế hoạch đấu thầu là phải đào tạo được một đội ngũ cán bộ lập kế hoạch có trình độ chuyên môn cao, từ đó kế hoạch cho từng thời kỳ dự án sẽ được lập với thời gian thực hiện ngắn nhất, bám sát với thực tế, các mốc thời gian phải được lập một cách chi tiết và có hệ thống.
Bên cạnh đó, để nâng cao công tác lựa chọn nhà thầu, Công ty cần thành lập riêng một tổ chuyên gia giúp việc về công tác đấu thầu. Thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu yêu cầu có nghiệp vụ chuyên môn và phải chịu trách nhiệm trong công việc được giao.
Bộ phận quản lý dự án cần phải có người được coi là chuyên gia xét thầu, đứng đầu tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu, có kiến thức về quản lý dự án, am hiểu các quy định về đấu thầu. Có kinh nghiệm trong công tác lập Hồ sơ mời thầu và xét thầu, cũng như xử lý các tình huống trong đấu thầu. Tổ chuyên gia xét thầu và phải có tính chuyên nghiệp cao, những thành viên tham gia tổ xét thầu đó phải đảm bảo các điều kiện sau:
Am hiểu pháp luật về đầu tư và đấu thầu.
Có kinh nghiệm về quản lý dự án. Chủ đầu tư quy định số năm kinh nghiệm của ứng viên được chọn vào tổ chuyên gia xét thầu làm căn cứ tuyển chọn. Không bố trí cán bộ mới làm việc, chưa có kinh nghiệm về quản lý dự án.
Có trình độ chuyên môn về xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật cấp nước.
Mặt khác, Công ty cần xây dựng kế hoạch, quy trình lựa chọn nhà thầu hợp lý bằng cách:
Đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong công tác lựa chọn nhà thầu: sử dụng các mẫu văn bản về kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu tương ứng với mỗi loại hình công tác lựa chọn nhà thầu theo mẫu quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để Chủ đầu tư và các bên có thể nhanh chóng thực hiện các thủ tục của mình.
Nắm vững các thông tin về nhà thầu hoạt động trong lĩnh vực cấp nước để nhanh chóng tìm ra các nhà thầu đủ năng lực, điều kiện nhận thầu.
Tăng cường tính bảo mật của tài liệu đấu thầu.
Quản lý chặt chẽ quy trình thực hiện đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu và các quy định khác của Nhà nước trong đấu thầu. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần xây dựng một quy trình đấu thầu với thủ tục ngắn gọn, hiệu quả để có thể tổ chức đấu thầu và ký kết hợp đồng với nhà thầu một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được các quy định trong Luật Đấu thầu.
Quản lý chặt chẽ ngay từ khâu thiết kế - dự toán: Thiết kế - dự toán là một nội dung quan trọng trong Hồ sơ mời thầu và là cơ sở để định giá gói thầu. Để làm tốt công tác này cần phải nâng cao trình độ của các thành viên trong công tác lập Hồ sơ mời thầu, hoặc lựa chọn những thành viên có đầy đủ năng lực trình độ thực hiện hoặc có thể tiến hành đấu thầu tư vấn để chọn nhà thầu tư vấn tốt nhất.
Phải có chế tài cụ thể chống tiêu cực trong đấu thầu, xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm Quy chế đấu thầu. Để chống tiêu cực trong việc lựa chọn nhà thầu thì Công ty sẽ tiến hành thực hiện các nội dung chủ yếu sau:
Kiểm soát chặt chẽ về điều kiện năng lực của các nhà thầu
Xây dựng đội ngũ cán bộ có kiến thức chuyên môn về đấu thầu và có phẩm chất đạo đức trong sạch.
Vận dụng phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu theo các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với đặc thù của từng gói thầu để lựa chọn được nhà thầu có năng lực thực hiện. Tiêu chuẩn đánh giá các nhà thầu cần phù hợp và sát với đặc thù của từng gói thầu, dự án để mục đích lựa chọn được nhà thầu có năng lực tốt nhất thực hiện công tác tư vấn cũng như công tác xây lắp cho dự án.
Tiến hành đánh giá và ưu tiên các nhà thầu có năng lực và kinh nhiệm cao trong việc thực hiện hợp đồng của các gói thầu.
Ưu tiên và khuyến khích các nhà thầu áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến phù hợp với điều kiện Việt Nam và thực hiện hợp đồng.
• Đối với hợp đồng:
Quy định rõ điều kiện áp dụng từng loại hợp đồng, khuyến khích áp dụng loại hợp đồng trọn gói để hạn chế phát sinh cả về đơn giá lẫn khối lượng, nên khuyến khích thực hiện một loại hợp đồng đó là hợp đồng trọn gói theo giá khoán gọn. Tất cả các phát sinh đều phải được phân tích đánh giá của các chuyên gia, làm rõ nguyên nhân và đề ra giải pháp xử lý phù hợp đảm bảo tính hiệu quả.
Cập nhật tài liệu, soạn thảo thương thảo hợp đồng, hợp đồng kinh tế về tư vấn khảo sát thiết kế, mua sắm hàng hóa, xây lắp công trình; bổ sung điều chỉnh hợp đồng; thanh lý hợp đồng đảm bảo chặt chẽ, kịp thời đúng pháp luật.
Hợp đồng xây dựng nhất thiết phải qua bộ phận thẩm tra, tập trung làm rõ các điều khoản:
Quy định về đảm bảo chất lượng và điều kiện nhiệm vụ về chất lượng.
Quy định về khối lượng phải thực hiện.
Quy định về tiến độ phải thực hiện.
Xử lý phát sinh và rủi ro.
Tăng cường trong việc giám sát, kiểm tra thực hiện các hợp đồng; triển khai hồ sơ theo dõi diễn biến về thi công theo một biểu mẫu thống nhất cho từng công trình để có cơ sở, kiểm tra, lập báo cáo được kịp thời và đầy đủ nội dung; phối hợp giải quyết khó khăn vướng mắc trong thực hiện hợp đồng, thanh quyết toán...
3.2.2.4 Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án đầu tư xây dựng Trong Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 đã đề cập đến ứng dụng BIM trong hoạt động ĐTXD (tại Khoản 3, Điều 4) và quản lý ĐTXD (tại Khoản 1, Điều 66) [4]. Đồng thời, kể từ năm 2018, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu tất cả các dự án CTXD từ cấp 2 trở lên phải áp dụng BIM [26]. Hiện nay, BXD cũng đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo việc áp dụng BIM đối với các dự án ĐTXD. Do đó, tác giả nhận thấy việc áp dụng công nghệ BIM vào công tác QLDA của Ban là bắt buộc và thực sự cần thiết.
BIM (Building Information Modeling) là quá trình thiết kế công trình ở dạng mô hình số 3D có đầy đủ kiến trúc, kích thước và màu,... của công trình sát nhất với thực tế sau khi công trình hoàn thành. Mô hình hóa 3D này được sử dụng chung trong các giai đoạn thiết kế, thi công và vận hành công trình.
Trong quá trình thực hiện dự án, các thông tin về kích thước, thông số kỹ thuật, giá thành, khả năng thi công, tiến độ thi công, nhu cầu huy động vật tư, nhân lực… của từng bộ phận công trình được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có thể dễ dàng truy cập, điều chỉnh. Từ đó, các bên tham gia vào dự án có thể lựa chọn, thay đổi và bổ sung những thuộc tính cho công trình; cơ sở dữ liệu do một bên thay đổi được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo tính thống nhất của dự án.
BIM cung cấp cái nhìn tổng thể, rõ ràng về công trình, giúp các bên liên quan đến dự án đưa ra các quyết định phù hợp, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả công việc.
Điều này sẽ hạn chế việc thay đổi thiết kế hoặc trong quá trình xây dựng. Nội dung trong mô hình BIM là các thông tin tham số, có thể thay đổi theo ý người dùng. Khi có nhu cầu cần sửa lại thiết kế, mô hình, đối tượng liên quan như khối lượng, bản vẽ và tính toán sẽ được cập nhật lại. Điều này sẽ hiệu quả với các thiết kế phải sửa đổi nhiều trong quá trình phê duyệt cũng như thi công thực tế. Công nghệ BIM cho phép các bên tham gia có cơ hội tiếp xúc sớm với dự án, đồng thời dễ dàng nhận ra những điểm thiết