PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phân dệt may Phú Hòa
2.2.2. Công tác tuyển chọn
Đâylà khâu quan trọng giúp Công ty cổphần dệt may Phú Hòa Anđưa ra được các quyết định tuyển người một cách đúng đắn, chọn được những nhân viên tốt, đạt hiệu quả, nhằm thực hiện được các mục tiêu sản xuất kinh doanh mà công ty đềra.
2.2.2.1. Thông báo tuyển dụng
Phòng HCNS sẽ thông báo tuyển dụng trên trang web, facebook Công ty, dịch vụ việc làm…đối với các trường hợp tuyển dụng số lượng lớn, tuyển những lao động đòi hỏi có tay nghề chuyên môn, hoặc nhân viên văn phòng. Còn đối với các trường hợp còn lại chủ yếu là thông báo trong toàn công ty để nhờ cán CBCNV giới thiệu người quen nhằm tiết kiệm chi phí tìm kiếm.
Việc thông báo tuyển dụng sẽ được tiến hành trong một khoảng thời gian nhất định tùy thuộc vào nhu cầu, cụthểcủa từng vị trí và kết thúc khi Công ty nhận được số lượng hồ sơ phù hợp.
Bản thông báo tuyển dụng cầnđảm bảo các nội dung: tên công ty, thông tin liên hệ, ngành nghề, các yêu cầu chung và cụ thể đối với từng vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển, thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ; các giấy tờ cần trong hồ sơ xin việc như: giấy chứng minh, hộkhẩu công chứng, sơ yếu lí lịch có xác nhận của cơ quan chính quyền, đơn xin, giấy khám sức khỏe tuyến huyện trởlên, bằng cấp photo nếu có, 2ảnh 3x4.
Thông báo tuyển dụng của Công ty rõ ràng về nội dung chính cần thiết, tuy nhiên lại thiếu những thông tin mà hầu hết người lao động quan tâmđó như tiềnlương, thưởng, điều kiện làm việc, chế độ đãi ngộ, và quan trọng nhất là bản mô tảcông việc lạichưa được ra rõ ràng, cụthể.
2.2.2.2. Thu và xem xét hồ sơ
Sau khi ra thông báo tuyển dụng, phòng HCNS sẽtiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt cụthể:
•Tính hợp lệcủa hồ sơ: Hồ sơ ứng viên phải thểhiện rõ vị trí ứng tuyển, họtên và các thông tin chính xác đểCông ty có thểliên lạc cụthểkhi có nhu cầu.
•Vềmặt hình thức: Các giấy tờ phải đầy đủvà được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự, bao gồm: Bản sao chứng minh nhân dân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, đơn xin việc, bản sao hộkhẩu, bằng cấp photo nếu có và 2ảnh 3x4.
Ngoài ra, tùy vào vị trí, chức danh mà Công ty sẽyếu cầu bổsung thêm vào hồ sơsau.
•Vềmặt nội dung:
- Hồ sơ phải thểhiện được trìnhđộchuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua thông tin cung cấp và chứng chỉ chuyên môn.
- Ứng viên phải xác nhận có đầy đủsức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tếcó thẩm quyền từcấp huyện trở lên.
Với những yêu cầu trên của bộ hồ sơ, phòng HCNS có thểhiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên đểcó thể lựa chọn được những người có những tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu công việc, thông thường những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệsẽbịloại bỏ.
Kết thúc việc thu nhận hồ sơ, Phòng HCNS sẽ tiến hành phân loại, sơ tuyển trong thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ, tùy thuộc vào nhu cầu
công việc hiện tại cần tuyển có cấp bách hay không. Trong quá trình sơ tuyển các thông tin chủyếu trong hồ sơ sẽ được ghi lại và những lưu ý đối với từng ứng viên.
Sau quá trình xét và phân loại hồ sơ, phòng HCNS đã loại bỏ được các hồ sơ không phù hợp, đồng thời lập danh sách hồ sơ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của công ty. Phòng HCNS phê duyệt sau đó thông báo cho các ứng viên trong danh sách.
Như vậy, công tác thu nhận và xem xét hồ sơ của Công ty khá bài bản, tuy nhiên có nhiều trường hợp hồ sơ không đầy đủ các giấy tờ như chứng minh, hộ khầu công chứng…không bịloại bỏvà nếu khi xem xét được tuyển sẽyêu cầu bổsung sau.
2.2.2.3. Phỏng vấn tuyển chọn
Trong các bước của quy trình tuyển chọn, phỏng vấn nhân sự là khâu đặc biệt quan trọng giúp nhà tuyển dụng kiểm tra, đánh giá một cách toàn diện ứng viên, thu thập được các thông tin mà bằng cấp, các chứng chỉvà giấy tờkhông nóilên đượcnhư sở trường, mục tiêu, phong cách sống, nguyện vọng và một phần nào đó củaứng viên.
Qua những thông tin này, Công ty sẽ biết được ứng viên là người như thể nào trong công việc, có thể gắn bó với tổ chức được lâu dài, có khả năng hòa nhập với môi trường làm việc của tổ chức hay không. Kết quả của phỏng vấn ảnh hưởng lớn đến quyết định lựa chọnứng viên trúng tuyển.
Sau khi lập danh sách đăng ký tuyển dụng lao động và thông báo đến các ứng viên có tên trong danh sách, phòng HCNS sẽ kết hợp với các bộphận chuyên môn lên kế hoạch phỏng vấn. Tùy vào từng yêu cầu cụ thể của từng vị trí việc làm cần tuyển chọn mà có các hình thức phỏng vấn khác nhau.
•Đối với lao động trực tiếp: Trong trường hợp tuyển dụng lao động trực tiếp cho các phân xưởng, thông thường các lao động này không cần phải trải qua quy trình phỏng vấn mà được tiến hành thử việc khi hồ sơ xin việc được thông qua, hoặc nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng ở phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn do cán bộphòng HCNS tiến hành.
•Đối với lao động đòi hỏi chuyên môn kỹthuật và nhân viên văn phòng: Do hội đồng phỏng vấn bao gồm: Tổng giám đốc, trưởng phòng HCNS và đại diện của bộ phận cần tuyển dụng, đây là những người có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, do đó sẽcó cái nhìn tổng quan nhất, chính xác nhất đối với cácứng viên.
Căn cứvào yêu cầu cụ thểcủa từng vị trí tuyển dụng, đồng thời căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ và những điểm lưu ý về mỗi ứng viên có được từ bước thu và xem xét hồ sơ, phòng HCNS sẽtiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn. Kết cấu của bảng câu hỏi phỏng vấn bao gồm 3 phần: câu hỏi về kiến thức đào tạo, câu hỏi vềkỹ năng và câu hỏi vềphẩm chất cá nhân.
Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽ biết rõ hơn những thông tin đáng lưu ý mà trong đơn xin việc không đềcập đến như các kỹ năng, tác phong, hành vi giao tiếp, đánh giá được mức độ lưu loát trình bày vềcác giá trịcủaứng viên, các hành vi vềthái độ, phẩm chất cá nhân, sự thành thật, sự tự tin, mức độ phù hợp với tổ chức…tuy nhiên tùy từng vị trí cụthểmà hội đồng phỏng vấn sẽ đặt thêm các câu hỏi tình huống trong phần cấu hỏi vềkỹ năng đểcó thể đánh giá chính xác hơn vềnhững vấn đềthuộc khả năng chuyên môn, nghiệp vụvà kỹ năng nghềnghiệp. Đây là căn cứquan trọng để đưa ra quyết định tuyển dụng. Ngoài ra trong quá trình phỏng vấn, các ứng viên có thể nêu ra những thắc mắc, những câu hỏi để biết được chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họnếu được tuyển dụng, các câu hỏi thường do Tổng giám đốc đứng ra giải đáp để làm tăng độtin cậy và chính xác của thông tin.
Kết thúc phần trảlời phỏng vấn, đối với ứng viên dựtuyển cho vị trí nhân viên văn phòng sẽtrải qua phần thi tin học, sử dụng thành thạo word và giải quyết các bài toán excel. Cònđối vớiứng viên tuyển vị trí lao động đòi hỏi chuyên môn kỹthuật và yêu cầu bậc thợthì ngoài phỏng vấn, sẽphải thi phần thực hành đến lĩnh vực đó.
Sau quá trình thi thực hành, hội đồng phỏng vấn sẽ họp lại để xem xét lấy ý kiến chung, tiến hành so sánh các bảng điểm trong thang điểm đánh giá đãđược thống nhất trước đó để đưa ra tổng số điểm cho mỗi ứng viên và chọn các ứng viên có điểm sốtừ cao cho đến thấp, tớikhi đủchỉ tiêu, sốcòn lại bịloại, nhưng vẫn được lưu hồ sơ.
2.2.2.4. Thửviệc và ra quyết định tuyển dụng
Trước khi ra quyết định thử việc và tuyển dụng, phòng HCNS sẽ tổng hợp lại các danh sách những ứng viên trúng tuyển và thông báo cho các ứng viên đó biết để đến thửviệc.
Buổi đầu thử việc, ứng viên sẽ được trưởng phòng HCNS hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi đểcó thểnhanh chống làm quen với môi trường mới, phổbiến nội quy, quy định công ty, thời gian làm việc, nghỉ ngơi. Sau đó được phân công về các đơn vị có nhu cầu lao động để thửviệc, trưởng các bộphận quản lý trực tiếp cácứng viên này
sẽ hướng dẫn cụ thể công việc, cách thức làm việc để họ bắt tay vào công việc dễ dàng.
Khi thửviệc, cácứng viên được giao việc cụthể và được người có kinh nghiệm kèm kẹp, hướng dẫn, giúpứng viên bớt căng thẳng, hạn chế được thấp nhất các sai sót khi thực hiện công việc. Thời gian thử việc của công tyquy định từ 1 đến 2 tháng. Và không phảiứng viên nào cũng phải trải qua quá trình thửviệc mà chỉ có nhân viên văn phòng và lao động đòi hỏi chuyên môn kỹthuật, có tay nghề. Mức lương thử việc tính theo hệsố lương của công việc đảm nhận và được hưởng 75% mức lương.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trưởng các bộ phận quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá kết quảthửviệc. Nếu đạt, lao động sẽ được tiếp tục làm việc tại Công ty với tư cách là nhân viên chính thức thông qua thủ tục kí hợp đồng lao động. Trường hợp không đạt thì kết thúc hợp đồng thử việc và được lưu trữ hồ sơ tại công ty đểphòng khi có nhu cầu đột xuất.
Trước tiên công ty sẽký hợp đồng một năm đối với các nhân viên mới, cuối hạn hợp đồng sẽ đánh giá thông qua nhận xét của CBCNV để quyết định có tiếp tục gia hạn hợp đồng hay không. Đối với lao động trực tiếp được đánh giá đơn giản hơn thông qua kết quả thực hiện công việc và tùy thuộc vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty mà công ty quyết định tiếp tục gia hạn hay kết thúc hợp đồng làm việc.
Bảng 2.8: Bảng thể hiện tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu qua các đợt tuyển chọn của Công ty 2016 – 2018
Năm Sốhồ sơ đạt yêu
cầu
Tổng sốhồ sơ nhận được
Tỷlệhồ sơ đạt yêu cầu (%)
2016 315 355 88,73
2017 357 364 98,08
2018 348 358 97,20
(Nguồn: Phòng HCNS cung cấp) Ứng viên đạt yêu cầu là những ứng viên đạt được tiêu chuẩn cơ bản theo tiêu chuẩn của công tyđề ra. Qua ba năm 2016 - 2018, số lượng ứng viên đạt yêu cầu có thay đổi như sau: Tăng 42người trong năm 2016 - 2017 từ315 lên 357 hồ sơvà giảm đi8 người trong năm2018 còn 348 hồ sơ, chênh lệch này không quá nhiều. Mức biến
động này tương xứng với với mức biến động sốhồ sơ nhận được. Do không đều giữa số lượng ứng viên đạt yêu cầu và tổng sốhồ sơ nhận được qua mỗi năm, nên tỷlệ ứng viên đạt yêu cầu cũng biến đổi không giống nhau. Năm 2016, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu rơi vào khoảng 88,73%; đến 2017, tỷ lệ này tăng khoảng 9,35% so với 2016 đạt 98,08% . Vàđến 2018, tỷ lệ này là 97,20%, giảm 0,88% so với 2017. Tỷlệ ứng viên đạt yêu cầu qua ba 2016– 2018 cho thấy rằng công tác tuyển chọn của công ty đạt ở mức cao có thểvì tính chất công việc của công ty chủ yếu là cần lao động phổ thông, không quá khó khăn, phức tạp và không đòi hỏi nhiềuở người lao động. Và nhìn vào bảng có thể thấy sốhồ sơ nhận được luôn cao hơn so với nhu cầu tuyển dụng, nhưng chênh lệch không nhiều, làm quá trình tuyển chọn sau này sẽbịhạn chế.