CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XÂY LẮP ĐIỆN NAM PHƯƠNG
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công
2.2.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
2.2.2.1. Dự báo bán hàng
a) Căn cứ để dự báo bán hàng
Các căn cứ dự báo bán hàng mà Công Ty đã sử dụng:
- Số dân cư, cơ cấu dân cư cho biết dung lượng thị trường và một số đặc điểm trong thói quen, tập quán mua sắm…Mật độ dân cư là chỉ số quan trọng để dự báo doanh số và phân bổ chỉ tiêu bán hàng theo khu vực thị trường. Công Ty căn cứ vào số lượng dân cư nhiều và dân cư tập trung chủ yếu ở đâu để đưa ra chỉ tiêu bán hàng cho thị trường đó. Nếu ở thị trường đó mật độ dân cư cao thì nhu cầu tiêu dùng lớn, Công Ty sẽ dự báo là doanh số bán hàng trên thị trường này cao hơn những thị trường có mật độ dân cư thấp.
- GDP/người, thu nhập, khả năng thanh toán. Chỉ tiêu này cho phép Công Ty dự báo khả năng thanh toán, dự báo số lượng hàng tiêu thụ, cho phép đưa ra những chương trình bán hàng phù hợp. Khi GDP/người, thu nhập cao thì khả năng thanh toán cao, từ đó Công Ty sẽ triển khai các chương trình bán hàng phù hợp như tặng hàng khuyến mại,… Còn nếu khả năng thanh toán của khách hàng thấp Công Ty có thể triển khai chương trình như chiết khấu mạnh cho khách hàng,…
- Số lượng điểm bán: Số lượng điểm bán cho phép doanh nghiệp xác định được mục tiêu bao phủ thị trường. Số lượng điểm bán càng nhiều thì Công Ty sẽ hoạch định doanh số càng lớn và từ đó hoạch định các chương trình bán hàng phù hợp.
- Số lượng khách hàng: nắm bắt được thông số số lượng khách hàng sẽ giúp nhà quản trị bán hàng dự tính được doanh số, hoạch đinh được phương thức và chính sách bán hàng cho từng nhóm khách hàng, phân bổ hạn ngạch. Số lượng khách hàng nhiều thì hạn ngạch sẽ lớn hơn và ngược lại.
- Sản lượng của ngành: nắm được sản lượng của ngành cho phép Công Ty xác định tương quan thị trường và mục tiêu doanh số của doanh nghiệp.
- Thị phần trong ngành: doanh nghiệp so sánh doanh số của mình với các doanh nghiệp quan trọng trong ngành để nắm được thị phần tương đối. Thị phần tương
đối làm cơ sở cho các nhà quản trị bán hàng dự báo doanh số cho từng thời kỳ theo phương pháp thống kê kinh nghiệm.
- Kim ngạch xuất nhập khẩu: kim ngạch xuất nhập khẩu cho biết dung lượng thị trường và tình hình cạnh tranh.
Nhận xét: Các năm trước đây Công Ty căn cứ vào số lượng dân cư, cơ cấu dân cư để dự báo bán hàng cho kỳ tới. Căn cứ này làm cho Công Ty không dự báo chính xác cho kế hoạch bán hàng kỳ tới. Tuy nhiên chỉ căn cứ vào chỉ tiêu này thì công việc dự báo không mang lại độ chính xác cao. Trong năm 2013 Công Ty đã căn cứ cả vào mật độ dân cư, số lượng điểm bán và sản lượng của ngành để dự báo bán hàng. Hiện nay Công Ty TNHH thương mại Nam Phương có tổng thể khoảng 30 điểm bán sản phẩm của Công Ty trên cả nước. Trong đó thị phần của Công Ty chiếm 25% so với toàn ngành. Dựa vào căn cứ này Công Ty dự báo doanh số bán ra trong năm tới ở tất cả các điểm bán hàng trên cả nước đạt 120% so với doanh thu ở năm 2012. Công Ty đã biết kết hợp các chỉ tiêu để dự báo bán hàng cho năm 2013, điều này sẽ giúp Công Ty dự báo một cách chính xác nhất doanh số, hạn ngạch, các mục tiêu khác của Công Ty trong năm tới.
c) Phương pháp dự báo bán hàng
Công Ty có thể dự báo bán hàng bằng các phương pháp khác nhau như:
- Phương pháp chuyên gia.
- Phương pháp điều tra khảo sát.
- Phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả bán hàng.
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm.
Có thể thấy rằng qua các năm khác nhau Công Ty lại sử dụng kết hợp các phương pháp khác nhau đề dự báo bán hàng, một trong những điều kiện quyết định đến chất lượng của dự báo đó là phương pháp dự báo bán hàng mà Công Ty áp dụng, năm 2010 có kết quả bán hàng thấp, doanh thu nhóm mặt hàng chủ lực là các phụ tùng lắp ráp bảng điện không đạt được so với kế hoạch đề ra, trong năm này Công Ty chỉ sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để dự báo bán hàng, nhằm giảm bớt các chi phí, tuy nhiên do thị trường trong năm này có nhiều biến động do đó một số chỉ tiêu Công Ty đã dự báo sai, năm 2011 áp dụng hai phương pháp là phương pháp điều tra khảo sát và phương pháp theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả, đây đều là 2 phương pháp đòi hỏi phải tốn nhiều chi phí, nhưng mang lại hiệu quả cao, đây cũng là một nguyên nhân mà doanh thu bán hàng của năm 2011 cao hơn 2010, thực hiện kế hoạch cho hai nhóm mặt hàng là các phụ tùng lắp ráp bảng điện và máy biến áp, máy phát điện đều vượt mức kế hoạch đề ra, riêng năm 2012 thị trường khá ổn định Công Ty đã dùng hai phương pháp là phương pháp chuyên gia và phương pháp
34
thống kê kinh nghiệm, và mang lại kết quả cao trong công tác dự báo, tuy nhiên bước sang năm 2013 này việc duy trì hai phương pháp này là không phù hợp, bởi thị trường có nhiều biến động đòi hỏi Công Ty phải điều tra khảo sát thị trường, tìm ra được các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, để đạt được kết quả dự báo tốt nhất, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
Nhận xét: Với phương pháp khảo sát thị trường thì Công Ty phải tốn nhiều chi phí hơn tuy nhiên khi sử dụng phương pháp này sẽ giúp Công Ty dự báo bán hàng cho năm tới một cách chính xác nhất, giúp đạt được các mục tiêu mà Công Ty đã đặt ra.
d) Quy trình dự báo
Dự báo bán hàng của Công Ty được thực hiện theo quy trình từ dưới lên theo quy trình:
Từ việc thu thập và xử lý thông tin các kênh phân phối, đại lý tiến hành dự báo bán hàng cho các mặt hàng của mình, các cán bộ thị trường tiến hành thu thập và xử lý thông tin gửi về Công Ty, phòng kinh doanh và Tổng giám đốc tiến hành tổng hợp và xây dựng dự báo bán hàng cho Công Ty. Cán bộ thị trường là người có trách nhiệm làm việc trực tiếp với các đại lý, kênh phân phối, khách hàng, chịu trách nhiệm thu thập thông tin về tình hình tiêu thụ trên địa bàn mình phụ trách, theo dõi và đánh giá khả năng tiêu thụ của từng sản phẩm của Công Ty.
Như vậy có thể coi như các cán bộ thị trường như những điều tra viên. Theo quy định họ phải ,báo cáo tình hình theo từng tuần và gửi về văn phòng Công Ty, phòng kinh doanh tiến hành thu nhập, xử lý sơ bộ các thông tin đó và tiến hành phân đoạn thị trường mục tiêu, dự đoán nhu cầu hướng vào doanh nghiệp. Dự báo khối lượng hàng bán cao nhất có thể có của các sản phẩm tối với đối thủ cạnh tranh trọng một gian đoạn nhất định, sản phẩm có thể bán được theo từng nhóm khách hàng, đánh giá lượng bán bằng tiền hoặc theo đơn vị sản phẩm trong tương lai của Công Ty đối với từng mặt hàng ở một thời gian nhất định trên tất cả các thị trường mà Công Ty tham gia cạnh tranh, nắm bắt số lượng khách hàng, nghiên cứu nhu cầu đòi hỏi của thị rường về các loại sản phẩm mà Công Ty đang sản xuất, kinh doanh, hoặc đang có dự định kinh doanh Công Ty có khả năng kinh doanh, nhu cầu còn thiếu của thị trường thiết bị y tế, nghiên cứu về số tiêu thụ, khả năng tiêu thụ của thị trường về những sản Phẩm khác mà đáp ứng được thị trường ưa chuộng, nghiên cứu vế những vân đê mà Công Ty đang triển khai trên thị trường, xem xét những chỗ yếu, chỗ sai lầm để từ đó thay đổi, khắc phục, sửa chữa và xây dựng lại chính sách và chiến lược mới, phát huy những điểm mạnh mà Công Ty đang thực hiện. Có thể nói quy trình này đòi hỏi sự chính xác của công tác dự báo bán hàng của các kênh, đại lý, do đó nó chứa đựng nhiều tiêu cực, các cửa hàng, kênh phân phối quá bận rộn với các công việc bán hàng, họ không phải là các nhà chuyên môn trong lĩnh vực dự báo bán hàng.
Trong giai đoạn 2013 này thị trường có nhiều biến động, các phương pháp cũng như quá trình dự báo đòi hỏi Công Ty phải linh hoạt, đưa ra các chiến lược chính sách đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả cao trong công tác dự báo bán hàng, cần phải điều tra, khảo sát một cách thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ thị trường, cụ thể: Đối với phương pháp dự báo bán hàng: Công Ty chủ yếu dự báo theo quy trình dự báo từ dưới lên tuy nhiên Công Ty vẫn phải kết hợp với quy trình dự báo hỗn hợp để có thể dự báo một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra các chính sách bán hàng để đạt được kế hoạch đã đề ra.
Nhận xét: Quy trình dự báo của Công Ty khá chặt chẽ, tất cả các thông tin về tình hình thị trường, nhu cầu của khách hàng về sản phẩm của Công Ty, tình hình cạnh tranh,… đều được nhân viên nghiên cứu thị trường trực tiếp đi điều tra. Điều nay giúp cho ban lãnh đạo có các thông tin sát thực với thị trường hơn. Đó là cơ sở để dự báo bán hàng cho năm tới một cách chính xác nhất.