CHƯƠNG 3:CÁC KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XÂY LẮP ĐIỆN NAM PHƯƠNG
3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty thương mại xây lắp điện Nam Phương
3.3.1. Hoàn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch bán hàng
Xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng của Công Ty TNHH thương mại xây lắp điện Nam Phương là cách tiếp cận hợp lý để đạt được mục tiêu kinh doanh . Quá trình thực hiện kế hoạch đó diễn ra trong tương lai với sự tác động qua lại giữa các yếu tố: Sự phát triển của Công Ty với thời gian và lên đề căn cứ xây dựng và thực hiện kế hoạch. Vì vậy trong công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch Công Ty phải xác định căn cứ vững chắc, các căn cứ chủ yếu là:
Căn cứ vào nhu cầu thị trường : Nghiên cứu nhu cầu thị trường là một yếu tố quan trọng mà Công Ty phải dựa vào đó mà xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng, bởi vì suy cho cùng thì mục đích của quá trình kinh doanh là nhằm thoả mãn tối đa các nhu cầu của thị trường nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Công Ty phải nắm vững thị trường đầu ra. Nghiên cứu thị trường không phải là là yếu tố thuần tuý về mặt lượng mà còn biểu hiện qua chất lượng, cớ cấu chủng loại sản phẩm. Có như vậy công tác nghiên cứu thị trường mới phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho công tác lập kế hoạch bán hàng.
Công Ty phải xây dựng phương pháp nghiên cứu thị trường cụ thể mang tính hiệu quả cao. Hiện nay việc nghiên cứu thị trường chủ yếu do các cán bộ thị trường tiến hành thu thập đánh giá dựa trên sự quan sát của bản thân họ trong quá trình công tác tại địa bàn của mình làm nhiệm và theo sự phản ánh của các kênh phân phối để nhận định khả năng tiêu thụ sản thẩm của Công Ty và các Công Ty khác. Theo em Công Ty nên kết hơn cả hai phượng pháp nghiên cứu thị trường là nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Đôi với nghiên cứu tại hiện trường Công Ty tiếp tục giữ vững hình thức như hiện nay nhưng nên có kế hoạch tiến hành định kỳ tổ chức lấy ý kiến góp ý của các kênh phân phối tại các khu vực. Tổ chức lấy ý kiến (chọn mẫu) của khách hàng về tiêu chuẩn lựa chọn sản phẩm thép của họ, mong muốn cũng như các kiến nghị của họ về tác dụng của các sản phẩm mà Công Ty cung cấp, về giá bán, khuyến mại. Tiến hành thu thập về số lượng khách hàng trên từng địa bàn để xác định nhu cầu của thị trường, ký kết hợp tác với các công ty, phòng khám có năng lực mới thành lập. Trên cơ sở các mục tiêu về chiếm lĩnh thị trường trong năm kế hoạch của lãnh đạo Công Ty tiến hành cộng thêm một mức nhất định sẽ xác định được nhu cầu về các sản phẩm của Công Ty mình trong năm kế hoạch. Dựa vào các báo cáo của các cán bộ thị trường sẽ tính toán được nhu cầu của từng khu vực thị trường mà Công Ty có thể đáp ứng, tiến hành xây dựng các chỉ tiêu cho từng vùng.
Căn cứ vào khả năng nguồn lực của Công Ty : Kế hoạch bán hàng chỉ mang tính khả thi cao khi nó nằm trong khả năng của Công Ty. Một kế hoạch với triển vọng tốt
44
đẹp đến đâu đi nữa nhưng vượt quá khả năng nhân lực tài lực của Công Ty thì cũng không thể thực hiện được.
Mặt khác việc đánh giá đứng khả năng sẽ giúp Công Ty khai thác được thế mạnh của mình và tận dụng được lợi thế tương đối so với đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên việc đánh giá này nên xét tương quan trong mối quan hệ giữa tiềm lực của Công Ty với tiềm lực của đối thủ cạnh tranh chứ không nên xét đơn thuần với những gì mình có.
- Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh: Một trong những nguyên nhân nữa khiến kế hoạch xây dựng cho năm 2007 phải điều chỉnh nhiều lần là do Công Ty không dự đoán đúng được tiềm năng của các đối thủ cạnh tranh nên các chỉ tiêu trong kế hoạch phải thay đổi. Vì vậy Công Ty cần hết sức chú trọng đến căn cứ này, xác định được chính xác căn cứ này sẽ xác định được đúng cầu hướng vào doanh nghiệp thì mới có thể xây dụng các chỉ tiêu bán chuẩn xác và ít biến động.
3.3.2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng kế hoạch bán hàng
* Hoàn thiện nội dung
Công ty phải tiếp tục hoàn thiện nội dung của công tác xây dựng kê hoạch, yêu cầu bộ phận kế hoạch phải triệt để thực hiện các quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng Lãnh đạo Công ty cần thường xuyên kiểm tra công tác xây dựng kề hoạch bán hàng.
Trong các nội dung của kế hoạch bán hàng thì việc xác định chính xác các chỉ tiêu bán ra là quan trọng. Vì vậy công tác nghiên cứu thị trường và dự báo là nội dung quan trọng nhất cần quan tâm trong việc xây dựng kế hoạch bán hàng .
* Hoàn thiện phương pháp xây dựng kế hoạch
Công Ty nên kết hợp cả phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích các nhân tố tác động để xây dựng các chỉ tiêu bán hàng trong kỳ kế hoạch nhằm phản ánh được cả những biến động của nhân tố khách quan vào trong kế hoạch: để bảo đảm tính ổn định hơn cho bản kế hoạch được xây dựng. Tức là dựa trên những số liệu của năm báo cáo và lượng hoá các yếu tố có ảnh hưởng tới lượng bán trong năm kế hoạch để xây dựng nên các chỉ tiêu của kế hoạch bán hàng. Đồng thời phát huy thế mạnh của từng bộ phận, không chỉ tập trung vào ban giám đốc và phòng kinh doanh.
3.3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác dự báo bán hàng Nghiên cứu thị trường:
Thị trường là nơi sản phẩm được tiêu thụ, là nơi khách hàng và Doanh nghiệp gặp nhau để trao đổi về các điều kiện mua bán. Sản phẩm được tiêu thụ nhanh hay chậm phụ thuộc vào sự chấp nhận của khách hàng đối với các sản phẩm của Công Ty cung ứng trên thị trường.
Để có được điều đó thì lại phụ thuộc rất nhiều vào công tác tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu của khách hàng. Đối với công tác xây dựng kế hoạch bán hàng thì nghiên cứu thị trường có tầm quan trọng rất lớn bởi vì thông qua thị trường bộ phận lập kế hoạch nắm
được nhu cầu về trang thiết bị, dụng cụ, hóa chất trong năm kế hoạch, nắm bắt được số lượng sản phẩm của Công Ty được mua để lên kế hoạch đáp ứng nhu cầu, thông qua nghiên cứu thị trường bộ phận kế hoạch xác định được cầu hướng vào doanh nghiệp của mình để từ đó xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng được đúng và mang tính thực tế cao.
Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu nhu cầu có thể tập hợp theo định mức giá, định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng đê đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yêu tố hỗ trợ.
Trong những năm vừa qua Công Ty TNHH thương mại xây lắp điện Nam Phương vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch bán hàng nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thi trường và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn đến khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa vời so với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường hoặc do không bám sát với nhu cầu thì trường nên trong quá trình thực hiện vẫn phải diều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiện cứu thị trường với xây dựng kế hoạch bán hàng. Nếu điều tra nghiên cứu thị.trường chính xác thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn ngược lại nếu không thì kế hoạch bán hàng sẽ bị sai lệch, và đây sẽ là một vấn đề gây ra những tổn thất không đáng có đối với Công Ty. Chính vì vậy Công Ty cần phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường để từ đó biết được những con số đúng hơn về sản phẩm thị trường cần, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Tạo ra căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch.
Khi nghiên cứu đến thị trường của ngành các nhà nghiên cứu phải tính đến tác động của tất cả các yếu tố có thể xảy ra để có được kết quả nghiên cứu thị trường chính xác, linh hoạt, không bị tác động quá sâu ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh khi một trong các yếu tố đó xảy ra. Công Ty cùng các phòng ban phải tăng cương hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thì trường, để từ đó biết được con số chính xác hơn về sản phẩm, thị trường cần số lượng bao thiêu? chất lượng như thế nào? tạo ra những căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch, tránh tình trạng điều chỉnh cân đối lại kế hoạch trong quá trình thực hiện.
Phương pháp nghiên cứu: Tuỳ thuộc vào loại thông tin về thị trường mà Công Ty lựa chọn phương pháp nghiên cứu nào cho thích hợp. Hiện nay Công Ty đang áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, dựa chủ yếu vào những số liệu thống kê, tình hình thức tế qua các năm, tốc độ tiêu dùng bình quân. Tuy nhiên do đặc điểm dễ biến động
46
của mặt hàng kinh doanh, công ty nên áp dụng đồng thời cả hai phương pháp là dự báo theo phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo theo những biến động của yếu tố thị trường để có thể thích ứng với những thay đổi của các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng bán hàng của Công Ty.
Nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác dự báo, yêu câu các cán bộ thị trường thực hiện đầy đủ các nội dung mà khi tiến hành nghiên cứu thị trường phải làm, tránh tình trạng thực hiện nghiên cứu thị trường theo cảm tính nhận định của cán bộ thị trường.
Phương pháp, quy trình dự báo bán hàng
Hiện tại Công Ty đang áp dựng hai phương pháp để dự báo bán hàng chính là phương pháp chuyên gia và phương pháp thống kê kinh nghiệm, trong điều kiện thị trường có nhiều biến động như hiện nay, khủng hoảng kinh tế toàn cầu, sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là các Công Ty chuyển từ hình thức doanh nghiệp nhà nước sang Công Ty TNHH, khách hàng có nhiều đòi hỏi, tỷ giá biến động...đòi hỏi Công Ty phải tiến hành điều tra, khảo sát kỹ thị trường, nắm rõ khách hàng và nhà cung ứng... Theo em hiện tại Công Ty nên sử dụng kết hợp ba phương pháp chính đó là phương pháp điều tra khảo sát, phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả bán hàng, phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác dự báo bán hàng nhằm có một kết quả dự báo chính xác nhất, đồng thời nắm bắt sự biến động của thị trường, làm cơ sở vững chắc cho các bước tiếp theo của công tác xây dựng kế hoạch bán hàng.
Kết hợp với ba phương pháp trên Công Ty cần có một qui trình bán hàng phù hợp với qui trình dự báo bán hàng từ dưới lên như hiện nay, tăng cường nâng cao trình độ, chuyên môn cho các cán bộ thị trường tham phân tích vả dưa ra những dự báo chính xác nhất, là cơ sở để Công Ty rút ngắn thời gian thực hiện công tác dự báo, đồng thời cắt giảm được các chi phí không đáng có do phải thực hiện một bức tiếp theo là xác minh lại thông tin do cán bộ thị trường gửi lên.
3.3.4. Hoàn thiện công tác xây dựng mục tiêu bán hàng
Việc xác định mục tiêu của Công Ty cần phải dựa vào tình hình thực tế của thị trường, năng lực hiện có của mình, đề ra từng mục tiêu cụ thể cho từng khu vực, địa bàn trong từng giai đoạn nhất định, mục tiêu lớn nhất của doanh nghiệp hiện tại là tăng khách hàng, nâng cao hình ảnh Công Ty, tuy nhiên Công Ty cũng phải đặt cho mình mục tiêu với các nhà cung cấp, sự hợp tác làm ăn lâu dài với họ, đảm bảo sự lưu thông thông suốt trong quả trình bán hàng của Công ty đồng thời Công Ty cũng không nên chỉ đề ra mục gia tăng khách hàng mà quên đi việc giữ chân khách hàng đảm bảo tính bền vững trong kinh doanh, cắt giảm các chi phí không cần thiết nhằm giâm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh. Qui trình xây dựng mục tiêu hiện tại của Công Ty áp dụng lả sử dụng qui trình từ trên xuống, tức là lấy mục tiêu chính của toàn
Công Ty làm cơ sở để xác định mục tiêu cho từng bộ phận, địa bàn bán hàng, tuy nhiên Công Ty cũng cần phải linh hoạt trong việc thiết lập một số mục tiêu chung của doanh nghiệp dựa vào tình hình cụ thể, khả năng của từng khu vực thị trường của mình, nhằm khai thác tôi đa mọi lợi thế cũng như tiềm năng của khu vực đó, việc xây dựng mục tiêu phải đảm bảo tính cụ thể, không mang tính chất chung chung, phải được thể hiện dưới các con số dù là mục tiêu định tính hay là mục tiêu định lượng, ngoài ra nó phải đảm bảo tính khả thi có thê thực hiện được, phù hợp với tình hình hiện tại của thị trường cũng như năng lực hiện có của doanh nghiệp, các mục tiêu đạt được phải quy định cho nó một thời gian cụ thể.
3.3.5. Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách bán hàng
Hiện tại Công Ty thực hiện việc tính toán các chi phí dựa vào chi phí, giá cả của các kỳ trước đế xây dựng một ngân sách bán hàng cho mình, tuy nhiên, thị trường luôn luôn biến động, giá cả cũng theo đó mà biến đổi theo, để xây dựng cho mình một ngân sách bán hàng hợp lý, Công Ty cần phải thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường về giá cả đối thủ cạnh tranh, khách hàng,...đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh của Công Ty được thực hiện một cách thông suốt không bị gián đoạn hay ngắt quãng vì thiêu nguồn kinh phí. Việc xác định cho mình một nguồn tài trợ hợp lý cũng rất quan trọng, Công Ty phải tận dựng tối đa các nguồn vốn tài trợ từ nước ngoài như ODA, để tài chính của Công Ty luôn luôn được đảm bảo, nhằm thực hiện được các mục tiêu và chiến lực đã đặt ra. Để đáp ứng một cách đầy đủ các nhu cầu về vốn trong suốt quá trình hoạt động. Công Ty cần phải tính toán tất cả các chi phí phát sinh dù là nhỏ nhất, Công Ty cần dựng ngấn sách cao hơn so với thực tế, đây là điều mà các doanh nghiệp hiện nay cũng đang làm, thu thập thông tin về sản phẩm, các báo giá, tính toán chính xác các chi phí cần thiết cho việc mua bán hàng hóa, nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng ngân sách bán hàng nói riêng và kế hoạch bán hàng nói chung.