CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây dựng
1.3.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất nguyên vật liệu, đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời theo đúng chế độ quy định. Theo chế độ kế hiện hành, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT).
Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT).
Biên bản kiểm nghiệm vật tư , công cụ, hàng hóa (Mẫu số 03 - VT).
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 -VT).
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT).
Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT).
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07-VT).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước (các chứng từ trên), các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ:
Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001).
Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02GTTT3/001).
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 02-VT).
Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có HĐ (Mẫu số 04/GTGT).
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên quan.
15
1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 1.3.2.1. Phương pháp thẻ song song
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.
Đối chiếu hàng ngày.
Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song (Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Đặc điểm của phương pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị.
Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhập chứng từ tại kho, kế toán tiến hành việc kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên các sổ chi tiết với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải xử lý kịp thời. Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập, xuất, tồn
Sổ kế toán tổng hợp
16
Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được dùng để đối chiếu với số liệu trên tài khoản 152
“Nguyên vật liệu” trên sổ cái. Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu nhưng cũng có nhược điểm là sự trùng lặp trong công việc. Nhưng phương pháp này rất tiện lợi khi doanh nghiệp xử lý công việc bằng máy tính.
1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và trị giá. Việc ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các bảng kê nhập, xuất cả về số lượng và giá trị theo từng loại vật liệu.
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.
Đối chiếu hàng ngày.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Thẻ kho
Phiếu nhập
Bảng kê nhập
Phiếu xuất
Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển
17
Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số lượng và giá trị từng loại nguyên vật liệu đã nhập, xuất trong tháng và tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển. Kế toán cần đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải được xử lý kịp thời. Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành tính tổng trị giá nguyên vật liệu nhập - xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, số liệu này dùng để đối chiếu trên TK 152 trong sổ cái.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu, nhưng vẫn có nhược điểm là tập trung công việc vào cuối tháng nhiều, ảnh hưởng đến tính kịp thời, đầy đủ và cung cấp thông tin cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng khác nhau.
1.3.2.3. Phương pháp sổ số dư
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.
Đối chiếu hàng ngày Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Giấy giao nhận chứng từ nhập
Giấy giao nhận chứng từ xuất
Bảng kê lũy kế chứng từ nhập
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Bảng kê lũy kế chứng từ xuất Sổ số dư
18
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư (Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Đặc điểm của phương pháp sổ số dư là sử dụng sổ số dư để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho chỉ về mặt trị giá theo giá hạch toán, do đó phương pháp này thường được dùng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán vật liệu để ghi sổ kế toán trong kỳ.
Định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ và cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất), kế toán phản ánh số liệu vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu.
Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số liệu nhập, xuất trong tháng và xác định số dư cuối tháng của từng loại vật liệu trên bảng lũy kế số lượng tồn kho trên sổ số dư phải khớp với trị giá tồn kho trên bảng lũy kế, số liệu tổng cộng trên bảng lũy kế dùng để đối chiếu với số liệu trên TK 152 trong sổ cái.
Phương pháp sổ số dư thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán thủ công, hạn chế sự trùng lặp trong công việc giữa thủ kho và nhân viên kế toán.