CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ XÂY DỰNG VÀ KINH
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ ở công ty cơ khí xây dựng và kinh doanh thương mại Công Hà.
Thứ nhất: Về phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty thay phương pháp tính giá xuất kho đang thực hiện là bình quân cả kỳ dự trữ bằng phương pháp giá thực tế đích danh. Cụ thể, toàn bộ NVL sử dụng ở công ty được thủ kho theo dõi trên Thẻ kho, trên cơ sở theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị của từng lần nhập. Nguyên vật liệu thuộc lô hàng nhập nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho, đơn giá mua thực tế của lô hàng đó lúc nhập kho để tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này, giá trị của hàng tồn kho chính là giá trị của lô hàng cuối cùng nhập vào kho theo phương pháp này phần mềm sẽ tự động cập nhật giá trị xuất kho mỗi lần xuất kho mà không cần phải thực hiện tính giá xuất kho vào cuối tháng
Ví dụ: Tại doanh nghiệp trong tháng 09 năm 2023 có tình hình vật tư như sau:
a) Tồn đầu kỳ: Bằng 0
b) Số liệu nhập kho hàng hóa trong tháng:
STT Ngày Thép 1.5 ly Thép 2.3 ly
Số lượng (tấn)
Đơn giá Số lượng
(tấn)
Đơn giá
1 06/09/23 100 11 50 10
2 11/09/23 50 12 100 11
3 12/09/23 200 13 50 12
c) Trong tháng công ty xuất vật liệu với chi tiết như sau:
– Ngày 06/12 xuất 100 tấn thép 1,5 ly ; 50 tấn thép 2,3ly.
77 Ngày 06/12
– Trị giá xuất bán 100 tấn thép 1,5 ly được xác định như sau: (100 tấn x 11 trđ ) = 1.100 trđ.
– Trị giá xuất bán 50 tấn thép 2,3 ly được xác định như sau: 50 tấn x 10 trđ = 500 trđ.
Thứ hai, Về việc cân đối số lượng nhập kho NVL: Khi nhận được yêu cầu mua vật tư cần tiến hàng kiểm tra trước NVL đó có còn tồn trong kho không, nếu như nguyên vật liệu đó đang còn tồn kho đủ số lượng xuất dùng trong tháng thì thông báo lại với người đề nghị mua và tiến hành hủy phiếu đề nghị mua, đồng thời sẽ thông báo với kho chuẩn bị hàng để chuẩn bị xuất kho theo yêu cầu đề nghị xuất vật tư. Việc này đòi hỏi kế toán kho phải tiến hành kiểm kê NVL trong kho một cách thường xuyên và liên tục, giảm tình trạng nhập kho liên tục khi loại NVL đó trong kho còn quá nhiều. Trong quá trình nhập kho, kiểm kê nguyên vật kế toán kho phải sắp xếp nguyên vật liệu một cách khoa hoạc, phân chia theo tên, đánh số, chủng loại, đặc tính của từng NVL để khi nhập kho và kiểm kê có thể cập nhật tình hình nhanh chóng kịp thời tránh gây trì hoãn trong công việc xây dựng công trình. Cụ thể tại ví dụ nhập kho số 2 đã nêu trong bài như sau:
Căn cứ vào dự toán phòng kế hoạch lập giấy đề nghị mua vật tư thì cần có chữ ký của phòng kế toán trước khi chuyển cho giám đốc ký duyệt. Như vậy phòng kế toán khi nhận được giấy đề nghị mua vật tư sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng tồn kho của vật tư đó nếu hết thì sẽ ký xác nhận mua, nếu vật tư đó tồn thì sẽ báo lại với phòng kế hoạch như trong trường hợp nhập mua vật tư tôn tấm 14x1500x6000 căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn khi vật tư tôn tấm 14x1500x6000 đang còn tồn nhiều nên kế toán sẽ báo với phòng kế hoạch sẽ không cần phải nhập thêm vật tư này nữa.
Thứ ba: Việc hoàn thiện sổ sách kế toán:
Công ty cần điền đầy đủ các thông tin về số thứ tự dòng số trang trong sổ cái được ghi lên chứng từ nhập xuất kho
78 Thứ tư: Về kiểm kê nguyên vật liệu
Do khối lượng nguyên vật liệu công ty sử dụng lớn, công ty nên thành lập tổ kiểm kê để rà soát tình hình nguyên vật liệu tồn kho. Tổ này sẽ kiểm tra lượng tồn kho, lượng thiếu hụt, đánh giá tình trạng chất lượng nguyên vật liệu. Tìm hiểu nguyên nhân cho lượng thừa, thiếu, lãng phí, hao hụt, từ đó đề xuất phương án giải quyết trình trạng. Biên bản kiểm kê đươc lập sau khi kết thúc kiểm kê được tạo thành hai bản: một bản giao cho thủ kho lưu trữ tại kho, một bản giao cho phòng kế toán. Dưới đây là đề xuất về các bước kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho:
- Bước 1: Lập bảng kê nguyên vật liệu tồn kho dựa trên các báo cáo nguyên vật liệu tồn kho.
- Bước 2: Tiến hành kiểm kê song song tại kho với hai biên bản độc lập để tăng độ chính xác.
- Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê giữa hai biên bản. Nếu phát hiện chênh lệch, cần kiểm tra, đính chính lại.
- Bước 4: Sau khi hoàn thành kiểm kê lượng nguyên vật liệu thực tế, tiến hành so sánh với lượng nguyên vật liệu ghi trong báo cáo. Phát hiện chênh lệch, cần tìm hiểu nguyên nhân, yêu cầu giải trình cụ thể.
- Bước 5: Điều chỉnh chênh lệch số liệu trong báo cáo so với số liệu thực tế kiểm kê được.
- Bước 6: Lập biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho với đầy đủ chữ ký xác nhận.
- Bước 7: Kết thúc kiểm kê. Báo cáo kết quả kiểm kê và xin ý kiến chỉ đạo nếu có sai sót từ giám đốc.
Chứng từ sử dụng: Khi kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho, công ty phải sử dụng chứng từ là biên bản kiểm kê vật tư,… theo mẫu như sau:
Hình 3.1: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
(Nguồn: TT 200/2014/ QĐ-BTC) [1]
79
Phương pháp hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho khi có chênh lệch được giải thích qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 3.1: Phương pháp hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho khi có chênh lệch (Nguồn: Bài giảng kế toán tài chính 1 - Đại học Thủy Lợi) [2]
Thứ năm: Về việc theo dõi hoạch toán phế liệu thu hồi:
Tại Công ty, phế liệu thu hồi cần làm thủ tục nhập kho trong trường hợp phế liệu trong quá trình xây dựng, khi nhập kho kế toán nên định khoản như sau: Nợ TK 152/ Có TK 154. Sau khi tính giá trị thu hồi công ty có thể phân chia phế liệu thành các trường hợp như: thu hồi phế liệu để tiếp tục sản xuất, bán phế liệu (khi đó cần nhận doanh thu vào tk 5118: Doanh thu khác).
Việc thực hiện theo dõi hoạch toán thu hồi phế liệu giúp cho phòng kế toán sẽ tập hợp và phân bổ kịp thời, chính xác tất cả các loại chi phí theo từng công trình tính giá thành. Và việc kiểm tra như vậy giúp cho phòng kế toán cũng như ban Giám đốc có thể theo dõi được việc tiến hành xây dựng có vượt định mức kế hoạch ban đầu đề ra hay không để kịp thời đưa ra các phương án chỉ thị điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
Thứ sáu, Về kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo quản trị chi phí phải được xây dựng trên cơ sở hai chức năng chính là hoạch định và chức năng kiểm soát chi phí. Đối với chức năng hoạch định cần phải xây dựng hệ thống báo cáo thể hiện là các dự toán, kế hoạch chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Báo cáo công ty cũng nên lập chi tiết cho từng yếu tố chi phí. Đối với chức năng kiểm soát, cần lập các báo cáo kiểm soát chi phí. Phương pháp này kết hợp được giữa giá phí và chi phí định mức. Để đơn giản, doanh nghiệp nên lập báo cáo chi phí theo phương
80
pháp trung bình trọng. Với các khoản chi phí NVLTT, chi phí NCTT có thể lấy theo chi phí thực tế phát sinh, còn đối với chi phí sản xuất chung lấy theo chi phí định mức
công ty cơ khí xây dựng và kinh doanh thương mại Công Hà
là Lô CN20-1, Khu công nghiệp Yên Phong, Xã Long Châu, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Chứng từ Nội dung
Dự toán Thực tế Chênh lệch
Lý do Lượng
định mức
giá định mức
Đơn giá thực tế
Chi phí thực
tế Lượng Giá Số tiền