CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH THƯƠNG MẠI CÔNG HÀ
2.2. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH cơ khí xây dựng và
2.2.1. Kế toán nguyên vật liệu
a, Đặc điểm
Công ty TNHH Cơ khí xây dựng và kinh doanh thương mại Công Hà là một Công ty Xây dựng chi phí nguyên vật liệu thường chiếm từ 60% đến 70% trong tổng giá trị sản phẩm.
Chính vì vậy, Công ty TNHH Cơ khí xây dựng và kinh doanh thương mại Công Hà đã luôn chú trọng tới việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua vận chuyển, nhập kho cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình thi công tại hiện trường để đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, sử dụng tiết kiệm nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. Tuỳ theo từng công trình mà cần có những nguyên vật liệu cho phù hợp, đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng. Do vậy căn cứ vào dự toàn mà phòng kế hoạch sẽ tiến hành dự trù vật liệu cho công trình đó. Phần lớn nguyên vật liệu của công ty đều được nhập mua từ các nhà cung cấp trong tỉnh Bắc Ninh và khắp các tỉnh thành trên địa bàn lãnh thổ Việt Nam. Công thức tính giá thực tế của NVL nhập kho như sau:
Giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho
(Giá gốc) =
Giá
mua + Chi phí thu mua -
Giảm giá hàng mua, giá trị hàng
mua trả lại
Hiện nay hoạt động chủ yếu ở Công ty là xây dụng các công trình nhà ở, các kết cấu thép, các nhà xưởng nhà máy. Do vậy, Công ty sử dụng một lượng lớn NVL và liên quan đến
59
ngành xây dựng như: đá, xi măng, thép, sắt, cát…chúng rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng
Hơn thế nữa, do tính chất của NVL liên quan đến ngành xây dựng là dễ bị ảnh hưởng và tác động từ môi trường, thời tiết nên các kho và bến bãi để cất trữ và bảo quản NVL rất quan trọng nếu không NVL sẽ thất thoát, hỏng hóc dẫn tới không thể sử dụng được gây lãng phí tiền của.
b, Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Phân loại: Công ty sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau về cả tính năng, chủng loại, kích cỡ. Vì vậy, công ty đã dựa vào tiêu chí nội dung và tính chất của nguyên vật liệu để phân loại các nguyên vật liệu như sau:
Nguyên vật liệu chính: Thép: thép dây buộc (thép 1 ly), thép tròn Φ6, thép tròn Φ8, thép cây từ Φ10 đến Φ32; cát vàng, cát đen; đá 1x2, đá 2x4; bê tông trộn tay, bê tông thương phẩm mác 100, bê tông thương phẩm mác 150, bê tông thương phẩm mác 200, bê tông thương phẩm mác 250; xi măng PCB30, xi măng PCB40; sơn nội thất, sơn ngoại thất;
thiết bị vệ sinh; các loại gạch: gạch lát, gạch ốp chân tường, gạch xây, đá granit; thiết bị điện, thiết bị nước
Nguyên vật liệu phụ: Bu lông, đá mài, đinh, giáo, phụ gia, que hàn, gỗ ván, Nhiên liệu: Dầu máy, nhớt,
Vật tư khác: Phế liệu thu hồi,
Dưới đây là bảng danh mục một số nguyên vật liệu tại công ty:
Bảng 2.7: Bảng danh mục một số nguyên vật liệu tại công ty
STT Mã VL Tên vật liệu
I Vật liệu chính
1 152-TT1mm Thép tấm 1mm
2 152-TT2mm Thép tấm 2mm
3 152-D10 Thép cây D10
60
4 152-D8 Thép cây D8
5 152-XMBS Xi măng bỉm sơn
… …. …..
II Vật liệu phụ
1 152-Vk Ván khuôn
2 152-GE Gỗ ép
… ….. …..
III Nhiên liệu
1 152-X Xăng
2 152-D Dầu
(Nguồn phòng kế toán công ty TNHH CKXD và KDTM Công Hà) c, Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
Đánh giá vật liệu nhập kho tại công ty
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước về nhập kho ta có công thức tính trị giá nhập kho như sau:
Giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho
(Giá gốc) =
Giá
mua + Chi phí thu mua -
Giảm giá hàng mua, giá trị hàng
mua trả lại
Ví dụ: Ngày 16/08/2022 mua nguyên vật liệu của Công ty sản xuất và thương mại Vĩnh Sáng (TNHH ) về nhập kho giá chưa thuế GTGT 10% là 86.475.600 đồng. Vật liệu nhập kho đủ. Tiền hàng còn nợ nhà cung cấp.
Trị giá nhập kho của Tôn tấm 14x1500x6000 số lượng 2.967,3 trị giá 35.607.600 đồng Trị giá nhập kho của Tôn tấm 20x1500x6000 số lượng 4239 trị giá 50.868.000 đồng
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Tại Công ty TNHH Cơ khí xây dựng và kinh doanh thương mại Công Hà, giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
61 Trong đó:
Ví dụ tính giá xuất kho của Tôn tấm 20x1500x6000 tháng 08/2023 Đầu kỳ: Số lượng 1.410 kg, trị giá 15.907.455 đồng
Nhập trong kỳ: Ngày 10/08/2023 Số lượng 4.225kg, trị giá 49.163.621 đồng Ngày 16/08/2023 Số lượng 4.239kg, trị giá 50.868.000 đồng
Đơn giá xuất kho bình quân =(15.907.455+49.163.621+50.868.000)/(1.410+4.225+
4.239) = 11.741, 85 đồng
Trị giá xuất kho 16/08/2023= 11.741, 85x4.239= 49.773.702 đồng 2.2.1.2. Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Chứng từ sử dụng
‒ Hóa đơn GTGT
‒ Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
‒ Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
Sổ sách sử dụng
‒ Thẻ kho
‒ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
‒ Sổ tổng hợp tồn kho
‒ Sổ cái tài khoản 152
‒ Sổ nhật ký chung 2.2.1.3. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình kế toán tăng giảm nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152
“Nguyên vật liệu” để hạch toán. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản như tài khoản 111:
Đơn giá bình quân của cả kỳ
dự trữ
= Giá thực tế tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ
Số lượng NVL xuất kho Giá trị thực tế
NVL xuất kho
Đơn giá bình quân của cả kỳ dự trữ
= x
62
“Tiền mặt” dùng khi mua NVL thanh toán bằng tiền mặt, tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng” dùng khi mua NVL thanh toán bằng tiền gửi, tài khoản 331: “Phải trả nhà cung cấp” dùng khi mua NVL chưa thanh toán.
2.2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho (Nguồn phòng kế toán công ty TNHH CKXD và KDTM Công Hà
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng kế hoạch lập yêu cầu mua vật tư gửi giám đốc ký duyệt, giám đốc sau khi ký duyệt gửi chứng từ đã ký cho phòng kế hoạch.
Bước 2: Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư được duyệt phòng kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp đã mua hoặc nhà cung cấp mới tiến hành nhập vật tư. Sau đó nhận hóa đơn và biên bản bàn giao hàng hóa và gửi chứng từ cho người yêu cầu.
Bước 3: Khi có nhu cầu nhập vật tư, người yêu cầu sẽ tiến hành thông báo yêu cầu nhập kho
Bước 4: Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 1 liên để làm thủ tục nhập kho
Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho để kiểm tra và tiến hành xuất nguyên vật liệu rồi ký vào phiếu xuất kho, đưa lại cho kế toán trưởng và giám đốc (thủ trưởng đơn vị) ký duyệt. Thủ kho tiến hành nhập NVL vào kho. Trường hợp NVL có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định
63
Bước 6: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho
Bước 7: Kết thúc, kế toán thực hiện ghi sổ, lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Quy trình xuất nguyên vật liệu tại công ty
Phòng kế hoạch Giám đốc Kế toán Thủ kho
Sơ đồ 25: Quy trình xuất nguyên vật liệu tại công ty (Nguồn phòng kế toán công ty TNHH CKXD và KDTM Công Hà)
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng NVL, Phòng kế hoạch sẽ lập giấy đề nghị xuất vật liệu Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật liệu được ký duyệt tiến hành ghi sổ kế toán misa và lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao Thủ kho.
Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất kho
Bước 4: Nhân viên nhận NVL và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên
Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu xuất kho cho kế toán
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và lưu trữ chứng từ Ký và chuyển
hàng
Nhận phiếu
Nhận lại phiếu
Lưu trữ chứng từ
Xuất kho
Ghi thẻ kho Giấy đề
nghị xuất vật tư
Ký duyệt Giấy đề nghị xuất
vật tư
Ghi sổ kế toán và Lập
phiếu xuất kho
(1) (2) (3)
(3)
(4)
(5) (5)
(6)
64
Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán nguyên vật liệu.
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hằng ngày
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL
(Nguồn phòng kế toán công ty TNHH CKXD và KDTM Công Hà)
Tại kho: Hằng ngày dựa vào các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất mà thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình hàng hóa thực nhập và thực xuất theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối ngày, thủ kho tiến hành đối chiếu lượng vật liệu tồn kho trên thẻ kho với lượng vật liệu thực tế trong kho. Hằng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển lại toàn bộ các chứng từ về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho. Hằng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ từ thủ kho, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại rồi tính đơn giá. Sau đó, sổ chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành ghi chép. Định kỳ, kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu được ghi trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối kỳ, tồng hợp số liệu lập bảng nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu số liệu sổ chi tiết với sổ tổng hợp kế toán.
Phiếu nhập
Thẻ kho
Phiếu xuất Sổ chi tiết VL
Bảng tổng hợp tồn kho
65
2.2.1.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ kế toán A, Nhập kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 1: Mua hàng trong nước nhập kho, ngày 05/09/2023 mua nguyên vật liệu lô thép cuộn về nhập kho tại công ty TNHH hoàng sơn Ngọc Lan theo hóa đơn số 00001778 trị giá vật liệu nhập kho là 86.479.338 đồng chưa bao gồm thuế GTGT chưa thanh toán tiền hàng cho người bán.
Định khoản
Nợ TK 152: 86.479.338 Nợ TK 133: 8.647.934 Có TK 331: 95.127.727
Dựa vào nhu cầu mua NVL (Phụ lục 1) thi công công trình. Phòng kế hoạch sẽ lập yêu cầu đề nghị dự trù vật tư trình giám đốc ký duyệt.
Sau khi đề nghị mua vật tư được giám đốc ký duyệt. Phòng kế hoạch sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp đã cấp hàng trước đó đặt hàng thông qua điện thoại. Nhà cung cấp sau khi nhận được thông báo đặt hàng tiến hành chuẩn bị hàng và giao hàng kèm hóa đơn GTGT điện tử có mã của cơ quan thuế giao cho công ty (Phụ lục 2)
Dựa vào hóa đơn GTGT điện tử có mã của cơ quan thuế và các chứng từ kèm theo kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Vào phân hệ Mua hàng / Chứng từ mua hàng hóa/ Thêm => Nhập số liệu. (Phụ lục 3)
Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán misa xong trên thanh công cụ kế toán chọn “In”
chọn “Phiếu xuất kho”
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho trên phầm mềm kế toán misa nhằm xác định số lượng NVL nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, trong đó:
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Ta được phiếu nhập kho như (Phụ lục 4)
66
Nghiệp vụ 2: Mua hàng trong nước không qua kho giao trực tiếp tới chân công trình, ngày 10/09/2023 mua nguyên vật liệu Xi măng PCB30 của công ty TNHH xây dựng vận tải Quốc Tuấn theo hóa đơn số 1081 (Phụ lục 5) trị giá vật liệu nhập kho là 46.000.000 đồng chưa bao gồm thuế GTGT 8% chưa thanh toán tiền hàng cho người bán.
Định khoản
Nợ TK 621: 46.000.000 Nợ TK 133: 3.680.000 Có TK 331: 49.680.000
Từ hóa đơn GIGT như trên kế toán tiến hành nhập vào phần mềm theo trình tự nghiệp vụ => mua hàng => chứng từ mua hàng hóa trong nước không qua kho, như hình dưới, trước khi nhập kho kế toán kho kiểm kê hàng hóa sau đó lập phiếu nhập kho (Phụ lục 6).
B, Xuất kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 3: Ngày 07/09/2023 Xuất kho nguyên vật liệu cho thi công công trình nhà Ông Nguyễn Xuân Phong.
Căn cứ vào nhu cầu cần nguyên vật liệu Phòng vật tư sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi giám đốc ký xác nhận (Phụ lục 7).
Nợ TK 621: 103.875.512 Có TK 152: 103.875.512
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được giám đốc ký xác nhận kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Vào phân hệ Kho / xuất kho/ Thêm => Nhập số liệu (Phụ lục 8).
Cuối tháng công ty thực hiện tính giá xuất kho trên phần mềm misa. Vào phân hệ Kho / tính giá xuất kho/chọn khoảng thời gian tháng 12/2022.
Đồng thời kế toán in phiếu xuất kho trên phần mềm như (Phụ lục 9).
Phiếu xuất kho cùng kế toán trưởng ký xong giao phiếu cho người nhận xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho thủ kho ghi sổ lượng thực xuất của từng loại vật tư và cùng người nhận vật tư ký vào phiếu xuất kho
67
Nghiệp vụ 4: Ngày 07/09/2023 Xuất kho nguyên vật liệu cho thi công công trình nhà Ông Nguyễn Xuân Phong. Căn cứ vào nhu cầu cần nguyên vật liệu Phòng vật tư sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi giám đốc ký xác nhận (Phụ lục 10).
Nợ TK 621: 103.875.512 Có TK 152: 103.875.512
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được giám đốc ký xác nhận kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Vào phân hệ Kho / xuất kho/ Thêm => Nhập số liệu (Phụ lục 11).
Đồng thời kế toán in phiếu xuất kho trên phần mềm như (Phụ lục 12).
Sau khi nhập liệu trên phần mềm xong, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ tổng hợp tồn kho, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 152, 621 như sau:
Trích thẻ kho Thép cuộn D6 (Phụ lục 13) Trích thẻ kho Thép cuộn D8 (Phụ lục 14) Trích thẻ kho Thép dây (Phụ lục 15)
Trích sổ chi tiết vật tư Thép cuộn D6 (Phụ lục 16) Trích sổ chi tiết vật tư Thép cuộn D8 (Phụ lục 17) Trích sổ chi tiết vật tư Thép dây (Phụ lục 18) Trích sổ tổng hợp tồn kho (Phụ lục 19)
Trích sổ nhật ký chung phần hành nguyên vật liệu (Phụ lục 20) Trích sổ cái tài khoản 152 (Phụ lục 21)
Trích sổ cái tài khoản 621 (Phụ lục 22)