Chương 2. THỰC TRẠNG CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TƯ PHÁP-TỪ THỰC TIỄNTÒA ÁN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
2.3. Đánh giá thực trạng cải cách thủ tục hành chính tư pháp từ thực tiễn Toà án nhân dân tỉnh Quảng Bình
2.3.1. Kết quả đạt được
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản về thủ tục hành chính tư pháp tại TAND tỉnh Quảng Bình:
Với chức năng là cơ quan xét xử, giải quyết các tranh chấp và vụ việc trong phạm vi thẩm quyền quy định, TAND tỉnh Quảng Bình đã xây dựng và ban hành các quy chế, quy trình về thủ tục HCTP tại Tòa án áp dụng trong nội bộ, gắn cải cách thủ tục HCTP với cải cách hành chính nhà nước, trên cơ sở đó tiến hành triển khai các công tác cụ thể. Thực hiện Nghị quyết số 08-NQ/TW ngày 02/01/2002 và Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị nhằm tạo bước đột phá trong cải cách thủ tục HCTP, Tòa án tỉnh Quảng Bình đã xây dựng nhiều Chương trình và Kế hoạch công tác năm trong đó có nhiều nội dung để triển khai việc cải cách thủ tục HCTP tại Tòa án và coi đây là một trong những biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác của Tòa án.
Đồng thời, Tòa án tỉnh cũng đã xây dựng mới Bộ quy chế của Cơ quan TAND tỉnh, trong đó chú trọng Quy chế làm việc của TAND tỉnh Quảng Bình
52
và Nội quy tiếp công dân để hoàn chỉnh cơ chế tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định HCTP tại Tòa án.
Đặc biệt, trong năm 2015 TAND tỉnh Quảng Bình đã ban hành Quyết định số 575/QĐ-TAND ngày 07/12/2015 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Toà án nhân dân tỉnh nhằm quản lý và điều hành công tác văn thư, lưu trữ trong toàn hệ thống đạt hiệu quả cao. Phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Quảng Bình, Cục thi hành án dân sự tỉnh Quảng Bình ban hành Quy chế phối hợp liên ngành cấp tỉnh trong công tác thi hành án dân sự và phối hợp với Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình, Công an tỉnh Quảng Bình xây dựng, ban hành Quy chế phối hợp liên ngành trong cung cấp các thông tin tư pháp, cụ thể hóa Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP- TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012, nhằm minh bạch hóa các thông tin tư pháp của các đối tượng liên quan đến công tác xét xử của Tòa án.
Việc phối hợp với Trung tâm trợ giúp pháp lý trong việc giải thích, trợ giúp pháp lý cho các đối tượng được hưởng chính sách được hai bên quan tâm thích đáng bằng việc bố trí các bảng tin và hộp thư thông tin trợ giúp pháp lý tại tất cả các Tòa án hai cấp tỉnh Quảng Bình.
Thứ hai, trong lĩnh vực cải cách các quy trình xử lý công việc:
Triển khai thực hiện chỉ đạo của Ban cán sự Đảng, lãnh đạo TAND tối cao, lãnh đạo TAND tỉnh, TAND tỉnh Quảng Bình đã thực hiện tốt công tác cải cách quy trình xử lý công việc thuộc thẩm quyền tại đơn vị, nhằm giảm bớt những thủ tục rườm rà, nâng cao hiệu quả công tác. TAND tỉnh Quảng Bình đã xác định một số nội dung cơ bản của công tác cải cách HCTP bao gồm: Tiếp nhận, xử lý công văn, giấy tờ, đơn thư ở TAND; Tiếp dân; Cấp bản án và lưu trữ; Chánh án phân công công việc và nhiệm vụ xét xử cho Thẩm phán; Quy định, làm rõ các vai trò và nhiệm vụ các chức danh tại TAND. Bên cạnh đó, hàng năm, TAND tỉnh đã sắp xếp tổ chức nhiều đợt tập huấn nghiệp
53
vụ, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cho việc thực hiện cải cách HCTP. Qua một thời gian tiến hành cải cách HCTP có thể thấy những thay đổi rõ nét và những ưu điểm vượt trội mà những cải cách đó mang lại. Cụ thể kết quả như sau:
- Tiếp nhận, xử lý công văn, giấy tờ: Từ năm 2016 với việc quyết định thành lập và đưa mô hình “một cửa” (hay Tổ Hành chính tư pháp, bộ phận “một cửa”) vào hoạt động là điểm nhấn nổi bật mà TAND tỉnh đã đạt được trong loạt các giải pháp cải cách thủ tục HCTP tại TAND tỉnh hướng đến tinh gọn và hiệu quả. Đây là nơi trực tiếp nhận đơn khởi kiện qua công tác tiếp dân hoặc từ cán bộ văn thư, vào sổ nhận đơn, cấp giấy báo nhận đơn cho người khởi kiện. Trong thời hạn luật định, Bộ phận “một cửa” sẽ ra thông báo thụ lý đơn nếu hồ sơ đầy đủ, chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền nếu vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án khác, trả lại đơn khởi kiện hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện; tiến hành phân loại đơn khiếu nại, tố cáo, nếu thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị nào sẽ chuyển trực tiếp đơn vị đó; tiếp nhận vào sổ thụ lý hồ sơ do Viện kiểm sát chuyển đến, hồ sơ kháng cáo, kháng nghị do Tòa án cấp huyện chuyển (trường hợp chưa đủ điều kiện thì trực tiếp trả lại hoặc trình Chánh án ký trả lại hồ sơ để Tòa án cấp huyện hoàn thiện thủ tục.
Từ khi thành lập tổ HCTP, Chánh Văn phòng (phụ trách bộ phận “một cửa”) xử lý đơn, hồ sơ vụ việc và đề nghị phân công Thẩm phán giải quyết xét xử vụ việc ở TAND tỉnh nhưng có sự tham mưu, đề xuất xử lý của tổ HCTP thông qua hệ thống quản lý về thụ lý án nên công tác xử lý đơn và hồ sơ liên quan tố tụng được giải quyết nhanh, kịp thời. Đồng thời Chánh án, Phó Chánh án cũng nắm được tình hình công việc giải quyết của các đơn vị về nghiệp vụ.
Qua trao đổi trực tiếp, Ông Nguyễn Thanh Xuân - Thẩm phán cao cấp - Chánh án TAND tỉnh Quảng Bình cho biết: “Trước đây, hoạt động tiếp dân và
54
các hoạt động tiền tố tụng khi thụ lý các loại án đều do các Toà chuyên trách thực hiện. Do đó, khi nộp đơn khởi kiện, người dân phải tốn thời gian đi lại nhiều lần, qua nhiều bộ phận khác nhau, vụ việc mới có thể được thụ lý giải quyết. Đó là chưa nói đến việc do các Toà chuyên trách không thể thực hiện công tác tiếp công dân thường xuyên, nên hoạt động tiền tố tụng thường chậm, không liên tục, không đảm bảo thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật tố tụng. Đơn cử như từ lúc nộp đơn khởi kiện và các tài liệu chứng cứ, với không ít lần phải bổ sung thủ tục, cho đến khi vụ việc được thụ lý, một trường hợp ly hôn có yếu tố nước ngoài phải đến Toà án ít nhất 07 lần. Thế nhưng hiện nay, các trường hợp nói trên chỉ cần đến Toà 3 lần là vụ việc có thể được thụ lý và giải quyết. Đó là một trong những kết quả mà TAND tỉnh đã đạt được từ khi Tổ HCTP “một cửa” tại TAND tỉnh được thành lập và đưa vào hoạt động”.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình thực hiện cơ chế “một cửa”
tại Toà án nhân dân tỉnh Quảng Bình
Thông qua Bộ phận “một cửa”, việc giải quyết các thủ tục hồ sơ được thống nhất theo quy trình khép kín nội bộ, một đầu mối nhận, trả và lưu trữ hồ sơ, nên sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân sự, giảm áp lực cho công tác hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ, đơn khởi kiện.
Khi tiến hành cải cách HCTP, thực hiện quy trình trên có một số thủ tục trung gian không cần thiết nên đã tiến hành chấn chỉnh đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin, lược bỏ các thủ tục trung gian không cần thiết đó vì thế mà việc
TAND TỈNH QUẢNG BÌNH
Cá nhân, tổ chức
có việc giải quyết tại Tòa
án
Bộ phận một cửa và Chánh
Văn phòng
Các Tòa chuyên
trách
Chánh án (Phó Chánh án)
TAND tỉnh
55
giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời và thường không quá một ngày.
Mọi thủ tục từ tiếp nhận đơn, hồ sơ do công dân, cơ quan, tổ chức đến giao nộp, vào sổ nhận đơn, đề xuất hướng giải quyết cho lãnh đạo đến việc chuyển văn bản tố tụng, hồ sơ cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết đều thuộc nhiệm vụ của tổ HCTP nên đã bỏ được rất nhiều khâu trung gian, đơn từ, hồ sơ, giấy tờ ít bị chuyển đến “nhiều cửa” nên tránh được tối đa tình trạng thất lạc, bỏ sót như tình trạng đã xảy ra trong thời gian trước đây.
Đặc biệt, năm 2018 TAND tỉnh Quảng Bình đã chủ động xây dựng và ban hành các quyết định thí điểm mô hình “Áp dụng chữ ký số trong việc gửi và nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng nội bộ và hộp thư điện công vụ tại TAND tỉnh Quảng Bình”. Mô hình thí điểm này chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01/5/2018. Chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý khi tồn tại ở dạng điện tử, là tập tin văn bản điện tử. Văn bản giấy được in hoặc photocopy từ một văn bản có chữ ký số thì không có giá trị pháp lý. Văn bản, tài liệu được ký số với loại chữ ký số của cá nhân và chữ ký số đã được xác thực hợp lệ thì có giá trị ương ứng với văn bản có chữ ký tay của cá nhân đó. Các loại mẫu chữ ký trên được áp dụng cho tất cả các văn bản chỉ điều hành do Chánh án, Phó Chánh án ký hoặc các phòng tham mưu ký thừa lệnh hoặc ký thừa uỷ quyền. Không áp dụng chữ ký số đối với các văn bản liên quan đến tố tụng.
Theo nội dung mô hình này thì các loại văn bản, tài liệu do Tòa án nhân dân tỉnh ban hành bắt buộc phải sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số bao gồm: (1)Văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành khi đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Tòa án nhân dân tỉnh Quảng Bình. (2) Các loại văn bản, tài liệu bắt buộc phải sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số khi trao đổi giữa TAND tỉnh và TAND cấp huyện (không sử dụng văn bản giấy): Lịch công tác tuần;
Thông báo; Giấy mời; Quy định; Quy chế; Văn bản chỉ đạo, điều hành; Văn bản góp ý; Báo cáo chuyên môn; Các Kế hoạch, báo cáo định kỳ, hằng quý, 6
56
tháng, báo cáo khác theo yêu cầu... Về phương tiện gửi nhận, TAND cấp huyện sử dụng hộp thư điện tử công vụ do Sở Thông tin truyền thông tỉnh Quảng Bình cấp để gửi, nhận văn bản điện tử; đối với các Toà, phòng TAND tỉnh thông qua mạng nội bộ của cơ quan tại Thư mục dùng chung “Văn bản đến trong ngày”.
Đến thời điểm hiện tại, mô hình “Áp dụng chữ ký số trong việc gửi và nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng nội bộ và hộp thư điện công vụ tại TAND tỉnh Quảng Bình” là mô hình ứng dụng chữ ký số đầu tiên trong hệ thống 63 đơn vị Toà án nhân dân cả nước.
Đối với TAND tỉnh, việc triển khai ứng dụng chữ ký điện tử sẽ góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch trong cải cách TTHCTP, tiến tới xây dựng hoàn thiện Tòa án điện tử, Chính quyền điện tử.
Việc ứng dụng chữ ký số giúp cơ quan tiết kiệm thời gian (không mất thời gian đi lại, chờ đợi, việc chuyển tài liệu, văn bản đã ký cho các Tòa, Phòng, TAND cấp huyện… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng); cắt giảm đáng kể chi phí hành chính (chi phí giao dịch bằng văn bản giấy thông thường như chi phí giấy, mực in, chuyển phát; Không phải in ấn, photo các văn bản, tài liệu...).
Với việc áp dụng mô hình này, ước tính TAND tỉnh tiết kiệm được bình quân khoảng 15 triệu đồng/tháng chi phí đối với tem thư, in ấn tài liệu, tăng thu nhập chi tiêu nội bộ khoảng 180 triệu đồng/năm Ngoài ra việc ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử còn làm tăng hiệu quả, phương pháp làm việc chính xác làm cơ sở để thúc đẩy quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Tòa án theo yêu cầu của Chánh án TAND tối cao.
Kết quả điều tra cho thấy chỉ số hài lòng của người dân đối với việc tinh giản thủ tục HCTP tại TAND tỉnh Quảng Bình đạt tỷ lệ khá cao: mức độ đánh giá tinh giản theo hướng hợp lý và rất hợp lý đạt tỷ lệ hài lòng gần 84,6%. Bên cạnh đó, quy trình giải quyết đơn được Bộ phận HCTP thực hiện, đề xuất theo
57
nguyên tắc tham mưu nghiệp vụ, do vậy việc giải quyết đơn được thực hiện đảm bảo quy định pháp luật và triệt để, không còn tình trạng đơn tồn đọng hay khiếu nại dài ngày, bởi lẽ công tác này luôn được Chánh án trực tiếp theo dõi kiểm tra kết quả chặt chẽ.
Theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự thì Tòa án phải nhận đơn khởi kiện do đương sự nộp tại tòa án hoặc gửi qua bưu điện và phải ghi vào sổ nhận đơn. Bộ luật Tố tụng dân sự không quy định Tòa án phải cấp giấy biên nhận, giấy hẹn hay bất kỳ một chứng từ nào để xác nhận cho việc nộp đơn. Nếu đơn khởi kiện thuộc thẩm quyền của Tòa án thì Tòa án cấp giấy báo tạm ứng án phí.
Kết quả phỏng vấn sâu đối với một số lãnh đạo,Thẩm phán, thư ký và cán bộ Bộ phận “một cửa” tại TAND tỉnh cho rằng: tại bộ phận “một cửa” có cấp giấy hẹn hoặc giấy biên nhận hồ sơ. Tuy nhiên, theo kết quả điều tra, 8,8% ý kiến của Thẩm phán, thư ký cho rằng “quy định pháp luật không yêu cầu nên không cần thiết phải cấp biên nhận hoặc giấy hẹn” và chỉ cần ghi vào sổ nhận đơn. Kết quả phỏng vấn sâu cũng ghi nhận ý kiến của các Thẩm phán về lý do không cấp giấy hẹn hay giấy biên nhận hồ sơ là do Thẩm phán không muốn bị áp lực về thời gian phải trả lời đơn khởi kiện theo quy định pháp luật. Về kết quả khảo sát từ phía người dân (đương sự và các bên có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan), 84.8%
người dân được khảo sát đánh giá mức độ cần thiết và mức độ rất cần thiết phải có giấy hẹn vì họ cho rằng: việc không có yêu cầu về giấy hẹn hay biên nhận hồ sơ đã tạo ra một “kẻ hở” và tạo điều kiện thuận lợi cho những hành vi nhũng nhiễu của người có thẩm quyền để hồ sơ được chấp nhận cho thụ lý. Phỏng vấn trực tiếp, nhiều người dân nêu ý kiến cho rằng: Việc cấp giấy hẹn, giấy biên nhận là điều người dân trong nhóm khảo sát quan tâm bởi vì họ cho rằng việc không cấp giấy hẹn đồng nghĩa với việc họ không có bất kỳ chứng cứ nào để khiếu nại nếu trong quá trình xem xét đơn khởi kiện, cán bộ Tòa án làm mất đơn, chứng cứ, hồ sơ khởi kiện hoặc thậm chí là xác định không chính xác thời điểm
58
khởi kiện. Từ thực tế của kết quả nghiên cứu trên và nguyện vọng chính đáng của người dân và các bên có quyền lợi nghĩa vụ liên quan, trong quá trình hoạt động, TAND tỉnh đang tiến hành việc lập mẫu và cấp giấy biên nhận, giấy hẹn cho người dân khi nộp đơn, hồ sơ tại Tòa án.
- Tiếp công dân: Trước đây việc tiếp công dân do Phòng giám đốc - kiểm tra (nay đổi tên thành Phòng Kiểm tra nghiệp vụ - thi hành án) thực hiện. Ngoài ra, các Tòa chuyên trách cũng trực tiếp tiếp dân theo yêu cầu của đương sự hay công dân. Việc tiếp dân hàng tuần của lãnh đạo đã có lịch bố trí, xắp xếp nhưng hầu như chưa được thực hiện thường xuyên. Cụ thể hơn, việc tiếp dân theo mô hình cũ được thực hiện như sau: Khi có yêu cầu từ công dân, công dân nộp đơn yêu cầu tại văn thư. Văn thư tiếp nhận yêu cầu và trình Chánh án giải quyết, xử lý. Thông thường, khi nhận được đơn thư từ văn thư, Chánh án sẽ giao cho Phòng giám đốc - kiểm tra hoặc các Toà chuyên trách nghiên cứu xử lý và trực tiếp trình Chánh án (Phó Chánh án) phê duyệt; sau đó gửi thông báo kết quả cho công dân qua bưu điện hoặc họ trực tiếp đến Toà án để nhận. Có thể thấy, nếu thực hiện theo quy trình cũ này thì tại TAND tỉnh Quảng Bình sẽ có nhiều bộ phận tiếp dân với các nhiệm vụ và chức năng khác nhau vì thế gây khó khăn cho người dân khi đến làm việc “nhiều cửa” tại TAND và gây mất thời gian hơn.
Từ năm 2014 đến nay, quy trình tiếp công dân hàng ngày tại TAND tỉnh Quảng Bình đã được thay đổi theo hướng giao cho bộ phận “một cửa” trực tiếp thực hiện.Với mô hình Tổ HCTP theo cơ chế “một cửa”, trong cơ quan đã có sơ đồ biển chỉ dẫn làm việc, phòng tiếp dân được bố trí trong tiền sảnh cơ quan để thuận tiện cho người dân khi đến TAND làm việc. Việc tiếp dân là một hoạt động được TAND tỉnh xác định là rất quan trọng. Công tác tiếp dân được thực hiện đúng theo quy chế của cơ quan và quy định của TAND tối cao.
Tại trụ sở làm việc của các đơn vị đều có đặt thùng thư góp ý giao cho Ban thanh tra nhân dân, Văn phòng mở hàng tháng và báo cáo với Chánh án để xử lý đảm