CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
1.4. Quy trình tuyển dụng nhân sự
Để công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp đạt hiệu quả cao và mang lại kỳ
17
vọng như mong đợi thì trước tiên doanh nghiệp cần phải có một quy trình tuyển dụng phù hợp và khoa học để có thể sàng lọc được những ứng viên phù hợp theo yêu cầu ban đầu.
Dựa trên từng yêu cầu và điều kiện riêng của từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một quy trình tuyển dụng riêng. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp thường có những bước cơ bản sau:
18
CÁC BƯỚC TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
(Trần Kim Dung, 2012) Bước 2: Chuẩn bị tuyển dụng
Bước 3: Thông báo kế hoạch tuyển dụng
Bước 4: Tiếp nhận và đánh giá hồ sơ các ứng viên
Bước 5: Phỏng vấn sơ bộ
Bước 6: Làm bài kiểm tra
Bước 7: Phỏng vấn ban giám đốc
Bước 8: Xác minh
Bước 9: Kiểm tra sức khỏe
Bước 10: Ra quyết định tuyển dụng
Bước 11: Đánh giá hiệu quả tuyển dụng
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng
19 1.4.1. Lập kế hoạch tuyển dụng
Đây là bước đầu tiên và là bước đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Công ty cần đưa ra được các tiêu chí liên quan tới số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển và tiêu chuẩn đặt ra cho từng vị trí này thông qua một số văn bản như: Job descriptions, bản tiêu chuẩn công việc...
• Tuyển dụng theo kế hoạch hàng năm: Dựa trên các chính sách, các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh hàng năm mà bộ phận nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho từng năm.
• Tuyển dụng khi có thay đổi bất thường: Khi tổ chức, doanh nghiệp có sự biến động nhân sự bất thường như người lao động bất ngờ xin nghỉ việc mà không thông báo trước cho doanh nghiệp; hoặc khi tổ chức nhận được những hợp đồng hay dự án mà nhân lực hiện có không thể đáp ứng được nhu cầu và tính chất nên phải tuyển thêm nhân sự để bổ sung.
1.4.2. Chuẩn bị tuyển dụng
Ở bước này, doanh nghiệp cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
• Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng.
• Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng.
• Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn. Tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở ba yếu tố: Tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp, đối với phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và đối với cá nhân thực hiện công việc. Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là những tiêu chuẩn được liệt kê trong bảng tiêu chuẩn công việc.
1.4.3. Thông báo kế hoạch tuyển dụng
Doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều hình thức thông báo tuyển dụng như sau:
• Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, TV...
• Thông báo trên các kênh thông tin online như: Mạng xã hội, báo mạng...
• Thông qua các trung tâm môi giới việc làm, lao động.
• Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp.
Thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ các thông tin cơ bản cho
20
ứng viên như mô tả về công việc, yêu cầu về trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, khả năng ngoại ngữ, khả năng tin học, tuổi đời, sức khỏe, …
1.4.4. Tiếp nhận và đánh giá hồ sơ ứng viên
Các hồ sơ xin việc cần được tập hợp và lưu trữ lại vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết theo thời gian, kế hoạch, vị trí việc làm để thuận tiện cho việc sử dụng sau này. Hiện nay, một bộ hồ sơ xin việc theo mẫu của Nhà nước được quy định gồm các giấy tờ như sau:
• Đơn xin tuyển dụng.
• Bản khai lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương.
• Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan ý tế có thẩm quyền cấp.
• Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn.
Hiện này, trước những sự thay đổi mới mẻ của hoạt động tuyển dụng, các doanh nghiệp nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên và ở các chức vụ khác nhau.
Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không phù hợp với tiêu chuẩn công việc. Do đó, làm giảm bớt chi phí tuyển dụng.
1.4.5. Phỏng vấn sơ bộ
Đây là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên trong quá trình tuyển chọn. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa những người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các cá nhân không có khả năng phù hợp với công việc cần tuyển thì loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách kỹ lưỡng. Những lý do để đưa ra quyết định loại bỏ ứng viên ở bước đầu tiên chính là họ chưa đáp ứng các nhu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như không có các kỹ năng như đã thông báo, trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu.
1.4.6. Làm các bài kiểm tra
Với mục đích giúp cho các nhà tuyển dụng nắm được các yếu tố liên quan tới
21
tâm lý, những kiến thức, khả năng đặc biệt khác của ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm giúp cho việc tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân, các công việc có tính đặc thù.
Trong trắc nghiệm nhân sự, chúng được chia thành nhiều loại và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như: Trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng, trắc nghiệm tính cách và sở thích, trắc nghiệm về tính trung thực. trắc nghiệm y học. Khi thực hiện các bài test trắc nghiệm, nhà tuyển dụng cần tránh hiện tượng áp đặt cao trong khi thực hiện các trắc nghiệm nhân sự, vì điều này sẽ giới hạn khả năng, sức sáng tạo của ứng viên, làm cho các dự đoán trở nên không chính xác.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng cần hạn chế một cách tối đa đến sự vi phạm những điều riêng tư của ứng viên.
1.4.7. Phỏng vấn ban hội thẩm
Hình thức phỏng vấn này là quá trình giao tiếp bằng lời thông qua các câu hỏi và câu trả lời giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển dụng. Lần phỏng vấn này được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên trên nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân và những phẩm chất thích hợp cho công việc, giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
Hiện nay người ta thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin.
1.4.8. Xác minh
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn, doanh nghiệp cần phải thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn làm việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ... Các thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác để nhà tuyển dụng đưa ra quyết định cuối cùng.
1.4.9. Kiểm tra sức khỏe
Thủ tục khám sức khỏe nhằm đảm bảo ứng viên có đủ điều kiện về thể chất phù hợp với công việc. Vì nhận một người không đủ sức khỏe vào làm việc, không
22
những không có lợi về mặt chất lượng vận hành công việc và hiệu quả kinh tế, mà còn có thể gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.
1.4.10. Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định với người xin việc. Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng.
Để quyết định loại bỏ hoặc tuyển chọn ứng viên một cách chính xác, cần xem xét một cách có hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bản tóm tắt thông tin về ứng viên và phải xem xét ứng viên làm được gì và muốn làm như thế nào, sử dụng phương pháp chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm.
1.4.11. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng
Sau khi thực hiện công tác tuyển dụng, cần thiết phải đánh giá lại quy trình tuyển dụng để xác định hiệu quả mà công tác tuyển dụng đem lại. Khi tiến hành phân tích, đánh giá, doanh nghiệp cần chú ý thu thập các số liệu sau:
• Chi phí cho hoạt động tuyển dụng, chi phí để tuyển được một người lao động. Chi phí này bao gồm tất cả các khoản chi cho các hoạt động quảng cáo, thuê dịch vụ, đăng thông tin, …
• Tỷ lệ lao động tuyển được so với nhu cầu cần tuyển.
• Lượng ứng viên tiếp nhận và từ chối đối với một vị trí ở cùng một mức lương.
• Kết quả thực hiện công việc của nhân viên mới được tuyển.
• Số lượng nhân viên mới bỏ việc.
Nên lưu ý phân tích hiệu quả của các nguồn tuyển dụng khác nhau (quảng cáo, giới thiệu của nhân viên,…). Mỗi nguồn tuyển chọn thường sẽ có một kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển dụng đối với một nhân viên. Những phân tích như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đề ra các chính sách và biện pháp tương ứng nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển dụng trong tương lai.