CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
2.2. Quy trình lập kế hoạch sản xuất
Mỗi ngày các nhà quản trị phải thực hiện quyết định mà không biết tương lai sẽ xảy ra như thế nào. Ta phải đặt hàng dự trữ mà không biết chắc là sẽ bán được bao nhiêu, phải mua thiết bị mới mặc dù không biết nhu cầu sản phẩm thực tế với đầu tư phát triển không 19
biết là sẽ thu được bao nhiêu. Đối với những điều không chắc chắn như vậy, các nhà quản trị phải ước đoán một cách tốt nhất điều gì sẽ xảy ra trong tương lai. Xác định nhu cầu là phần thiết yếu trong quản trị sản xuất, nó là vũ khí quan trọng trong việc ra quyết định chiến lược cũng như chiến thuật.
Xác định nhu cầu là cách lấy dữ liệu đã qua để làm kế hoạch cho tương lai nhờ một số mô hình toán học nào đó. Nó có thể là cách suy nghĩ chủ quan hay trực giác để tiên đoán tương lai hoặc nó có thể là sự phối hợp của những cách trên. Có nghĩa là dùng mô hình toán học rồi dùng phán xét kinh nghiệm của người quản trị để điều chỉnh lại.
Xác định nhu cầu được phân chia theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên cách phân loại theo thời gian là thích dụng nhất, cần thiết trong hoạch định và quản trị sản xuất, tác nghiệp. Căn cứ vào thời gian có 3 loại xác định nhu cầu:
❖ Xác định nhu cầu ngắn hạn: Khoảng thời gian dự báo ngắn hạn thường dưới 1 năm.
Loại dự báo này thường được dùng trong kế hoạch mua hàng, điều độ công việc, cân bằng nhân lực, phân chia công việc.
❖ Xác định nhu cầu trung hạn: Khoảng thời gian dự báo trung hạn thường từ 3 tháng đến 3 năm. Nó cần thiết cho lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng, dự thảo ngân sách, kế hoạch tiền mặt, huy động các nguồn lực và tổ chức hoạt động tác nghiệp.
❖ Xác định nhu cầu dài hạn: Thường là cho khoảng thời gian từ 3 năm trở lên.
Dự báo dài hạn có ý nghĩa lớn trong lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mới, kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới, định vị doanh nghiệp hay mở rộng doanh nghiệp. So với dự báo ngắn hạn, dự báo dài hạn và trung hạn có những đặc trưng sau:
- Dự báo dài hạn và trung hạn giải quyết những vấn đề có tính toàn diện yểm trợ cho các quyết định quản lý thuộc về hoạch định kế hoạch sản xuất trong quá trình công nghệ.
- Dự báo dài hạn và trung hạn sử dụng ít phương pháp và kỹ thuật hơn dự báo ngắn hạn. Dự báo ngắn hạn sử dụng phổ biến các mô hình toán học như bình quân, san bằng số mũ, ngoại suy theo xu hướng. Nói cách khác, phương
20
định lượng dùng để tiên đoán các vấn đề lớn toàn diện như đưa một sản phẩm mới vào danh mục mặt hàng của công ty.
- Dự báo ngắn hạn có khuynh hướng chính xác hơn dự báo dài hạn, sở dĩ như vậy là vì có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu thay đổi hàng ngày, nếu kéo dài thời gian dự báo độ chính xác có khả năng giảm đi. Do vậy, cần phải thường xuyên cập nhật và hoàn thiện các phương pháp dự báo.
Bước 2: Tính toán khả năng
Khả năng hay công suất (khả năng sản xuất của máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ) luôn luôn là một trong những vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Hoạch định và lựa chọn công suất luôn được đặt vào trung tâm sự chú ý của cán bộ quản trị sản xuất. Những quyết định về công suất vừa mang tính chiến lược dài hạn vừa mang tính tác nghiệp ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng duy trì hoạt động và phương pháp phát triển của từng doanh nghiệp.
Một trong những nguyên nhân quan trọng cần hoạch định lựa chọn khả năng là sự ảnh hưởng tiềm ẩn của nó tới khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai. Bằng việc hoạch định, dự tính trước các khả năng có thể xảy ra trên thị trường ngay từ khi thiết kế, lựa chọn công suất, doanh nghiệp có khả năng sẵn sàng nắm bắt các cơ hội kinh doanh, chiếm lĩnh mở rộng thị trường.
Để tính toán khả năng cần tiến hành đánh giá, phân tích những nhân tố chủ yếu sau đây:
- Trình độ tay nghề và tổ chức của lực lượng lao động trong doanh nghiệp:
Khả năng sản xuất phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn, kỹ năng và khả năng của người lao động. Ngoài ra, ý thức và tinh thần tổ chức kỹ thuật cũng là yếu tố ảnh hưởng lớn, là nguyên nhân gây lãng phí và hiệu quả thấp trong sản xuất.
- Diện tích mặt bằng, nhà xưởng và bố trí kết cấu hạ tầng trong doanh nghiệp:
Diện tích mặt bằng và nhà xưởng là điều kiện quan trọng, trong nhiều trường hợp là giới hạn của khả năng sản xuất. Ngoài khả năng diện tích sản xuất, hệ thống kho tàng bến bãi tập kết và giao nhận nguyên liệu sản phẩm, khả năng sản
xuất còn phụ thuộc vào trình đột thiết kế mặt bằng bố trí trang thiết bị, phương tiện, kiến trúc trong khu vực sản xuất. Đây là những yếu tố có thể làm tăng khả năng sản xuất nếu có phương án bố trí hợp lý và ngược lại, sẽ làm giảm khả năng sản xuất đi rất nhiều khi bố trí không phù hợp.
- Đặc điểm và tính chất của công nghệ sử dụng, trang thiết bị: Sự phát triển và tiến bộ của khoa học công nghệ doanh nghiệp đang sử dụng có tác động rất lớn tới khả năng sản xuất của các doanh nghiệp.
Bước 3: Lựa chọn chiến lược theo đuổi
Sau khi xác định nhu cầu thị trường và tính toán khả năng của doanh nghiệp, dựa vào kết quả nhà quản lý sẽ quyết định chọn phương án, chiến lược nào tối ưu để triển khai thực hiện mục tiêu cần thực hiện. Tiêu chuẩn quan trọng nhất để đánh giá là chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm có chất lượng tương tự nhau được khách hàng chấp nhận.
Trường hợp khả năng máy móc, thiết bị, công nghệ của doanh nghiệp có thể tự sản xuất được, nếu chi phí sản xuất thấp hơn giá gia công cùng loại sản phẩm có cùng chất lượng thì nên đặt hàng bên ngoài. Ngược lại cho phí sản xuất thấp hơn, giúp doanh nghiệp tận dụng được khả năng sản xuất, mở rộng thị trường thì nên tiến hành sản xuất.
Trong quá trình lựa chọn phương án cũng cần phải lưu ý đến những phương án dự phòng và những phương án phụ để sử dụng khi gặp trường hợp cần thiết.
Bước 4: Cân đối kế hoạch
Việc kiểm tra, đánh giá đối với kế hoạch sản xuất trong suốt quá trình từ khi xây dựng dự án tới khi thực hiện kế hoạch và kết thúc kế hoạch là rất cần thiết. Nó được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của chu kỳ kế hoạch. Mục đích chung của việc kiểm tra đánh giá đối với kế hoạch là để đảm bảo đạt thực hiện thành công kế hoạch về mọi mặt, đảm bảo đạt được mục tiêu của kế hoạch với những chi phí thấp về mọi nguồn lực.
22