CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
2.4. Các căn cứ cho công tác lập kế hoạch sản xuất
2.5.1. Nội dung lập kế hoạch sản xuất
Hoạch định công suất:
Công suất là khả năng sản xuất của máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ của doanh nghiệp trong một đơn vị thời gian. Nó thường được đo bằng sản lượng đầu ra của một doanh nghiệp, hoặc số lượng đơn vị đầu vào được sử dụng để tiến hành sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
Công suất thể hiện bằng khối lượng đầu ra, có thể là đơn vị hiện vật như tấn, km, lít,
… cũng có thể được tính bằng giá trị thông qua tiền tệ. Trong một số loại hình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là các tổ chức kinh doanh dịch vụ như bệnh viện, trường học,…
công suất còn được đo bằng những đơn vị riêng biệt.
Có nhiều loại công suất khác nhau. Nghiên cứu đồng thời các loại công suất đó cho phép đánh giá trình độ quản lý, sử dụng công suất một cách chính xác hơn và toàn diện hơn.
28
Công suất thiết kế: là công suất tối đa mà doanh nghiệp có thể thực hiện được trong những điều kiện thiết kế. Đó là giới hạn tối đa về năng lực sản xuất mà một doanh nghiệp có thể đạt được. Trong thực tế hầu như không thể đạt được công suất thiết kế. Tuy nhiên, nó có vai trò rất quan trọng trong việc sử dụng để đánh giá mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp.
Công suất có hiệu quả: là tổng đầu ra tối đa mà doanh nghiệp mong muốn có thể đạt được trong những điều kiện cụ thể về cơ cấu sản phẩm, dịch vụ, tuân thủ các tiêu chuẩn, kế hoạch duy trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị và cân đối các hoạt động, công suất hiệu quả được biểu thị bằng mức độ sử dụng (tỷ lệ phần trăm) công suất thiết kế.
Công suất thực tế: trong thực tế, công suất hiệu quả là công suất mong muốn của các doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng tổ chức được các điều kiện theo đúng các chuẩn mực, tiêu chuẩn đã đề ra mà thường có những trục trặc bất thường làm cho quá trình sản xuất không kiểm soát được, khối lượng sản phẩm sản xuất ra sẽ thấp hơn so với dự kiến mong đợi. Khối lượng sản phẩm các doanh nghiệp đạt được trong thực tế chính là công suất thực tế. Đây là khái niệm được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất trong báo cáo, hạch toán, đánh giá.
Trình tự và nội dung hoạch định công suất:
Để hoạch định công suất cần tiến hành các bước chủ yếu sau:
- Đánh giá công suất hiện có của doanh nghiệp. Trong bước này cần phân tích đặc điểm của loại hình sản xuất, dịch vụ trên cơ sở đó xác định công suất được đo bằng đầu ra hay đầu vào. Việc đánh giá công suất cũng gặp những khó khăn nhất định về đảm bảo tính chính xác vì có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi thường xuyên của công suất. Trong quá trình đánh giá phải chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến những biến động của công suất.
- Ước tính nhu cầu công suất. Nhu cầu công suất được dự tính căn cứ vào nhu cầu về các loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau.
29
- Tiến hành so sánh giữa nhu cầu sản phẩm với công suất hiện có để xác định công suất cần bổ sung. Trong quá trình tính toán cần phân biệt rõ những quyết định về công suất dài hạn và ngắn hạn nằm ở bản chất và mức độ rủi ro gặp phải.
- Xây dựng các phương án kế hoạch công suất khác nhau.
- Đánh giá các chỉ tiêu tài chính, kinh tế - xã hội và công nghệ của từng phương án đề ra.
- Lựa chọn phương án kế hoạch công suất thích hợp nhất đối với tình hình thực tế của doanh nghiệp và đảm bảo thực hiện những mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp đã đề ra.
Hoạch định tổng hợp
Hoạch định tổng hợp liên quan đến việc xác định khối lượng và thời gian sản xuất.
Công tác hoạch định tổng hợp không chỉ căn cứ vào thông tin dự báo nhu cầu mà còn sử dụng nhiều thông tin khác: tài chính, nhân sự, công suất, lượng nguyên vật liệu hiện có của công ty. Dựa vào các thông tin đó nhà quản lý lập kế hoạch điều phối quy mô sản xuất, mức độ sử dụng lao động, sử dụng giờ phụ trội, thuê gia công ngoài…để đưa ra kế hoạch tổng thể hợp lý.
Các phương pháp hoạch định tổng hợp:
Kỹ thuật hoạch định bằng trực giác: Đây là phương pháp được dùng khá nhiều các doanh nghiệp Việt Nam, đó là phương pháp định tính, dùng trực giác cảm quan để lập kế hoạch.
Đây là phương pháp kém khoa học nhất và ít được các doanh nghiệp mong muốn sử dụng nhất. Sở dĩ phương pháp này được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ là vì hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ được trang bị những kiến thức cần thiết, họ thường tiến hành kinh doanh bằng trực quan, kinh nghiệm. Phương pháp này phát huy tác dụng đối với các doanh nghiệp đã có ít nhiều uy tín, nhu cầu của thị trường rất lớn, ổn định. Tuy nhiên, phương pháp này đi theo một lối mòn và tốn kém nhiều chi phí do không tiến hành phân tích thường xuyên các điều kiện, các yếu tố để điều chỉnh kế
30
hoạch kinh doanh tổng hợp cho phù hợp với sự biến động rất nhanh của thị trường và môi trường kinh doanh.
Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược: Phương pháp này được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp vì chúng dễ áp dụng và có hiệu quả cao, do việc phân tích khá tỷ mỉ các chi phí, từ đó chọn phương án có chi phí thấp hơn và có nhiều ưu điểm, ít nhược điểm hơn các phương án khác. Phương án này thường trải qua các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu cho mỗi giai đoạn;
Bước 2: Xác định khả năng các mặt cho từng giai đoạn và khả năng tổng hợp;
Bước 3: Xác định các loại cho phí cho việc tạo khả năng như chi phí tiền lương trả cho lao động chính thức, chi phí tiền công làm thêm giờ, chi phí thuê thêm lao động,…;
Bước 4: Xây dựng phương án kế hoạch tổng hợp theo các phương án chiến lược hoạch định;
Bước 5: Xác định các loại chi phí sản xuất chủ yếu và chi phí tổng hợp theo từng phương án kế hoạch;
Bước 6: So sánh và lựa chọn phương án kế hoạch có chi phí thấp nhất, có nhiều ưu điểm hơn và có ít nhược điểm hơn.
Phương pháp cân bằng tối ưu: Phương pháp này giúp chúng ta thực hiện việc cân bằng giữa cung và cầu trên cơ sở huy động tổng hợp các nguồn, các khả năng khác nhau với mục tiêu là làm thế nào để tổng chi phí này nhỏ nhất. Phương pháp này khá tổng quát và có hiệu quả vì nó khá đơn giản. Hơn thế nữa, phương pháp này lại cho phép áp dụng một cách tổng hợp các nguồn khả năng và huy động chúng vào sản xuất kinh doanh.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu hướng ngày càng đa dạng hoa những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng một chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều
31
chủng loại rất khác nhau. Hơn nữa, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những việc khác và thường xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh nghiệp phải quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và là nhu cầu phụ thuộc. Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Khi nào nhận được hàng?
Kế hoạch điều độ sản xuất
Nhiệm vụ chủ yếu của điều độ sản xuất là lựa chọn phương án tổ chức, triển khai kế hoạch sản xuất đã đề ra nhằm khai thác, sử dụng tốt nhất khả năng sản xuất hiện có của các doanh nghiệp; giảm thiểu thời gian chờ đợi vô ích của lao động, máy móc, thiết bị và lượng dự trữ trên cơ sở đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ với chi phí thấp. Quá trình điều độ sản xuất bao gồm nhiều nội dung khác nhau:
- Xây dựng lịch trình sản xuất, bao gồm các công việc chủ yếu là xác định số lượng và khối lượng các công việc, tổng thời gian hoàn thành tất cả các công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc cũng như thứ tự thực hiện các công việc.
- Dự tính số máy móc, thiết bị, nguyên liệu và lao động cần thiết để hoàn thành khối lượng sản phẩm hoặc các công việc đã đưa ra trong lịch trình sản xuất.
- Điều phối, phân giao công việc và thời gian phải hoàn thành trong những khoảng thời gian nhất định cho từng bộ phận, từng người, từng máy,…
- Sắp xếp thứ tự các công việc trên máy và nơi làm việc nhằm giảm thiểu thời gian ngừng máy và chờ đợi trong quá trình chế biến sản phẩm.
- Theo dõi, phát hiện những biến động ngoài dự kiến có nguy cơ dẫn đến không hoàn thành lịch sử sản xuất hoặc những hoạt động lãng phí làm tăng chi phí, đẩy giá thành sản phẩm lên cao, từ đó đề xuất những biện pháp điều chỉnh kịp thời.