CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY 1 THUỘC TBS GROUP
4.2. Giải pháp và kiến nghị
4.2.1. Giải pháp cho hạn chế “Đầu tư cho công tác lập kế hoạch còn kém”
Việc đầu tư cho công tác lập kế hoạch đặc biệt cho việc thu thập và xử lý thông tin, công tác nghiên cứu thị trường ảnh hưởng rất lớn đến sự hiệu quả của công tác lập kế hoạch sản xuất. Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp tồn tại và phát triển là những
doanh nghiệp chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin từ bên ngoài. Chỉ có thể trên cơ sở thu thập được thông tin đầy đủ chính xác thì Nhà máy mới có thể lập kế hoạch sản xuất thành công, từ đó dễ dàng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu, tạo điều kiện kết nối và đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch:
Thứ nhất, Nhà máy cần phải xây dựng được hệ thống thông tin như:
- Thông tin về môi trường kinh doanh, chính trị, văn hóa, xã hội và thông tin về môi trường kinh tế, đối thủ cạnh tranh trên thị trường để Nhà máy 1 lập kế hoạch sản xuất cho phù hợp.
- Thông tin về nhà cung cấp nguyên phụ liệu, tình hình giá cả nguyên phụ liệu.
- Thông tin về những thay đổi trong xu hướng thời trang của các thị trường chính trên thế giới và trong nước.
Để có được hệ thống thông tin trên đòi hỏi hệ thống thông tin của Nhà máy 1 ngày càng được hoàn thiện và chất lượng cao, các biện pháp sau có thể phần nào đóng góp cho việc xây dựng hệ thống thông tin này:
- Xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách nhằm nghiên cứu đầy đủ cung cấp thông tin về thị trường có thể dự báo các biến động có thể của thị trường. Công tác nghiên cứu thị trường khi có thông tin đáng tin cậy sẽ trở nên có kết quả và giúp ích cho quá trình lập kế hoạch. Cán bộ của bộ phận này phải thật sự có trình
độ cao, phải có khả năng dự báo biến động của thị trường trong nước và thị trường thế giới.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách việc thu thập thông tin chính xác kịp thời về giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng nhằm để họ có thể giúp đỡ về vấn đề cung cấp thông tin ở thị trường xuất khẩu.
Thứ hai, sử dụng phần mềm Lập kế hoạch sản xuất nâng cao Infor APS (Infor Advanced Planning Schedule)
➢ Vài nét về Infor APS:
Infor APS là giải pháp ERP - một phần mềm không chỉ tập trung vào hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như các phần mềm ERP truyền thống, mà còn giúp các doanh nghiệp ứng dụng các quy trình tiên tiến đã được chứng minh và áp dụng thành công cho các doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Bộ tích hợp bao gồm nhiều công cụ: quan hệ khách hàng (CRM), quản lý kho, moudle mua – bán hàng, kiểm soát tài chính – kế toán, quản lý nhân sự - tính lương, lập kế hoạch sản xuất, quản lý sản xuất, bảo trì máy móc thiết bị, báo cáo thông minh.
Ở Việt Nam hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp là vừa và nhỏ. Những doanh nghiệp lớn chiếm tỷ trọng thấp. Thông thường các doanh nghiệp lớn sẽ ứng dụng Infor APS vào trong công tác lập kế hoạch sản xuất hơn các doanh nghiệp vừa.
➢ Lợi ích mà Infor APS mang lại:
Infor APS cho phép các nhà sản xuất đưa ra chính xác ngày giao hàng cho khách hàng. Dựa trên kế hoạch sản xuất tinh gọn (LEAN Manufacturing) để đồng bộ và xử lý đơn đặt hàng với nguyên liệu hiện có và khả năng đáp ứng của nhà máy trong khi phải giám sát và giảm thiểu tối đa chi phí vận hành.
Không giống những phần mềm MRP trước đây, Infor APS kết hợp chặt chẽ khả năng vận hành của Nhà máy với kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, đưa ra các thông báo khi có đơn đặt hàng mới và yêu cầu bổ sung vật tư khi bị trễ tiến độ, tự động đồng bộ kế hoạch sản xuất với đơn hàng của khách hàng.
Infor APS giúp nâng cao lịch trình và kế hoạch bằng cách kết hợp tất cả các yếu tố quan trọng trong sản xuất gồm nguyên vật liệu, năng lực sản xuất, quy trình sản xuất,
và các điều kiện khác thành một công cụ ngắn hạn, theo thời gian thực với kế hoạch thực tế.
Khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất nâng cao, Nhà máy sẽ:
- Cải thiện dịch vụ khách hàng và thời gian giao hàng - Cải thiện thời gian giải quyết công việc và tăng ca - Giảm sự gián đoạn sản xuất tại nhà máy
- Giúp giảm chi phí tồn kho bán thành phẩm và thành phẩm - Tối ưu thời gian sản xuất
- Tăng doanh thu và lợi nhuận.
➢ Giá thành mua phần mềm Infor APS
➢ Các bước thực hiện dự án “Áp dụng phần mềm Infor APS vào Nhà máy 1 thuộc Công ty cổ phần Thái Bình”
Bước 1: Tiến hành lên kế hoạch xây dựng “dự án Infor APS”
Bước 2: Ban Giám đốc duyệt kế hoạch: Tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả tối ưu của dự án, phân tích ưu điểm, nhược điểm của Infor APS, tính toán chi phí đầu tư cho dự án này
Bước 3: Bao lãnh đạo tìm hiểu thêm về giải pháp Infor APS: Liên hệ qua số 0977.207.122 để được tư vấn hoặc vào trang Web:
https://phanmemquanlyerp.com/phan-mem-erp/phan-mem-lap-ke-hoach-san-xuat- aps
(Xuan Truong, 2018)
Bước 4: Đánh giá, tuyển chọn những cá nhân xuất sắc, đam mê cải tiến công nghệ để tiến hành đào tạo
Bước 5: Đào tạo nhân viên tất cả các phòng ban như: Phòng sản xuất, phòng kiểm tra chất lượng,… sử dụng thành thạo phần mềm
Bước 6: Sau khi đào tạo nhân viên, tiến hành cài đặt phần mềm Lập kế hoạch sản xuất nâng cao vào tất cả hệ thống máy tính của công ty
➢ Đánh giá hạn chế khi thực hiện giải pháp này:
- Chi phí cao: Nhà máy phải đầu tư chi phí vào việc mua phần mềm, chi phí vào việc dạy và học cách sử dụng phần mềm.
- Phải có đội ngũ xây dựng chương trình tốt: Nhà máy phải đưa ra phương án cụ thể và chặt chẽ để kiểm soát tốt các mục tiêu đề ra.
- Mất nhiều thời gian: Công việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới mất nhiều thời gian. Vì vậy, ban lãnh đạo cần tìm những nhân viên tiêu biểu, trẻ, ham học hỏi để tiến hành đào tạo.
4.2.2. Giải pháp cho hạn chế “Ảnh hưởng từ yếu tố cá nhân”
Tăng cường năng lực cho cán bộ lập kế hoạch
Con người là nhân tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả sản xuất. Trong đó lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại lớn hơn gấp nhiều lần so với lao động giản đơn. Trình độ của người quản lý có vai trò to lớn quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì thế muốn nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch thì việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch là rất cần thiết. Hiện nay, các cán bộ lập kế hoạch sản xuất đang dựa vào những thông tin từ các cán bộ nghiên cứu thị trường và kinh nghiệm chủ quan của bản thân để lập bản kế hoạch. Nhà máy có thể tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các lớp đào tạo, đào tạo lại tại nhà máy và thuê chuyên gia về giảng để nâng cao năng lực cho cán bô quản lý đặc biệt là cán bộ phòng kế hoạch sản xuất về khả năng lập kế hoạch sản xuất và các phương pháp lập kế hoạch sản xuất. Nêu ra những ưu điểm cần phát huy và nhược điểm cần khắc phục trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Tổ chức cho nhân viên đi học các khóa học ngắn hạn về lập kế hoạch sản xuất, các phương pháp, phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến nhất vào công tác lập kế hoạch sản xuất.
70
Tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng cách khen thưởng đúng lúc, cụ thể và đúng người đúng việc; thường xuyên hỏi thăm sức khỏe cán bộ, công nhân viên; tổ chức các cuộc thi thể thao, văn nghệ thi đua giữa phòng ban.
Nâng cao tay nghề cho công nhân
Yêu cầu kỹ thuật sản xuất của khách hàng ngày càng khắt khe đòi hỏi yêu cầu về tay nghề của người công nhân càng lớn. Nhà máy 1 cần có các công tác nâng cao tay nghề, hạn chế số lượng sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất. Các quản đốc, chuyền trưởng phải thường xuyên quan sát, chỉ dẫn nhân viên thực hiện công việc, đóng góp ý kiến nhẹ nhàng nhất là đối với những công nhân trẻ mới vào làm, chỉ ra điểm sai sót một cách nhiệt tình để công nhân rút kinh nghiệm nhưng vẫn gắn bó với Nhà máy.
4.2.3. Giải pháp cho hạn chế “Hoạt động đánh giá và điều chỉnh kế hoạch chưa được chú trọng”
Quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất cần được phản ánh qua các chỉ tiêu kết quả, những chỉ tiêu này là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch cho năm tiếp theo. Để nâng cao hiệu quả công tác này:
Thứ nhất, Nhà máy cần có biện pháp chấn chỉnh và hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót trong việc đánh giá các chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Nhà máy cần có một đội ngũ giám sát kiểm tra nội bộ thực sự có năng lực để có thể kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện các chỉ tiêu kết quả, đồng thời phải có đội ngũ chuyên viên trợ giúp có năng lực cao, linh hoạt trong công tác tham mưu cho ban giám đốc.
Thứ hai, Nhà máy cần sử dụng phần mềm Quản lý thông tin điều hành doanh nghiệp (Infor BI) - một giải pháp ERP tương tự như phần mềm Infor APS đã nêu ở giải pháp 1.
➢ Lợi ích mà phần mềm Infor BI mang lại:
- Cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp công cụ có khả năng phân tích xu hướng kinh doanh sắp tới để người lãnh đạo điều hành doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn và đưa ra được quyết định chính xác và kịp thời.
71
- Doanh nghiệp không chỉ kiểm soát các chi phí dưới mức kiểm soát mà còn có thể tối ưu các cơ hội kinh doanh bằng phương thức tiếp cận thận trọng đến khi triển khai, hoàn hảo từng giai đoạn trước khi thực hiện các bước kế tiếp.
- Nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể kiểm soát thông tin bao gồm: Tài khoản phải thu; tình hình đặt hàng; phân tích hiệu quả kinh doanh; doanh thu tài chính;
hàng tồn kho; phân tích hiệu quả công việc; hàng phế phẩm lưu kho; bán hàng và chi phí sản xuất; kiểm soát giao hàng; hiện trạng cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp
➢ Các bước thực hiện dự án “Áp dụng phần mềm Infor BI vào Nhà máy 1 thuộc Công ty cổ phần Thái Bình”
Bước 1: Tiến hành lên kế hoạch xây dựng “dự án Infor BI”
Bước 2: Ban Giám đốc duyệt kế hoạch: Tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả tối ưu của dự án, phân tích ưu điểm, nhược điểm của Infor BI, tính toán chi phí đầu tư cho dự án này
Bước 3: Bao lãnh đạo tìm hiểu thêm về giải pháp Infor BI: Liên hệ qua số 0977.207.122 để được tư vấn hoặc vào trang Web:
https://phanmemquanlyerp.com/phan-mem-erp/phan-mem-quan-ly-dieu-hanh- doanh-nghiep-bi (Xuan Truong, 2018)
Bước 4: Đào tạo ban lãnh đạo cách sử dụng phần mềm
Bước 5: Cài đặt phần mềm vào máy tính của ban lãnh đạo
➢ Đánh giá hạn chế khi thực hiện giải pháp này:
- Chi phí cao: Nhà máy phải đầu tư chi phí vào việc mua phần mềm, chi phí vào việc dạy và học cách sử dụng phần mềm.
- Mất nhiều thời gian: Công việc đào tạo sử dụng phần mềm mới mất nhiều thời gian, vì vậy cần sự đồng lòng, quyết tâm cải tiến công nghệ của ban lãnh đạo.
Ngoài ba giải pháp cho ba hạn chế đã nên trên, sau thời gian thực tập tại Nhà máy 1
72
tôi hiểu biết về quy trình lập kế hoạch sản xuất, tôi xin có một kiến nghị nhỏ góp phần hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất của Nhà máy 1 như sau: Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt kỹ thuật mới
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp, các doanh nghiệp, các tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải dự báo nhu cầu thị trường, lấy thị trường làm trung tâm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu và phát triển là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp trên thế giới. Công tác nghiên cứu và phát triển cũng nhằm khám phá những tri thức mới về các sản phẩm, sau đó áp dụng những tri thức đó để tạo ra sản phẩm mới có tính cải tiến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc của thị trường tốt hơn. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu về từng loại sản phẩm trong đơn hàng của đối tác, từ đó Nhà máy 1 có thể tìm ra phương án phù hợp đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Hoạt động nghiên cứu thị trường ở Nhà máy 1 đã được tổ chức trong những năm qua nhưng chỉ dựa vào kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và dừng lại ở mức độ sơ lược, chưa xem xét đến các yếu tố tác động đến thị trường giày da, nên dẫn đến khi thực hiện kế hoạch thì có một số chỉ tiêu không đạt được so với kế hoạch đề ra do có sự biến động trên thị trường mà Nhà máy 1 chưa tính đến. Vì vậy khi nghiên cứu thị trường thì Nhà máy 1 phải xác định đúng thị trường mà mình đang theo đuổi, đem lại doanh thu lớn cho Nhà máy như thị trường EU, Mỹ, Trung quốc,…
Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, Nhà máy cần có được một hệ thống thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh. Nhà máy có thể đào tạo một đội ngũ chuyên nghiệp hoặc mua thông tin từ Tổng cục thống kê để có thông tin đáng tin cậy và chính xác.
73
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế biến đổi không ngừng hiện nay, một doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả thì việc đầu tiên và quan trọng nhất là phải có kế hoạch đúng đắn.
Bởi lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động, làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận lợi cho công tác kiểm tra. Doanh nghiệp nào công tác lập kế hoạch được thực hiện một cách nghiêm túc, độ chính xác cao thì càng giúp công ty phát triển mạnh.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu ở Nhà máy 1 thuộc Công ty TBS Group, em nhận thấy, kể từ khi thành lập đến nay, doanh thu của Nhà máy ngày một tăng khoảng 15% mỗi năm. Kết quả này một phần chứng tỏ hiệu quả của công tác lập kế hoạch sản xuất mà Nhà máy, tuy nhiên để đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn thì công tác lập kế hoạch sản xuất vẫn cần được nỗ lực cải thiện. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo, em đã tìm hiểu những mặt được, mặt còn hạn chế của Nhà máy 1 trong công tác lập kế hoạch và tìm những biện pháp thực tế Nhà máy có thể áp dụng để cải thiện tình hình hiện tại mà Nhà máy đang gặp phải. Các biện pháp được đề cập là: Nâng cao đầu tư cho công tác lập kế hoạch; Tăng cường năng lực cho cán bộ làm công tác lập kế hoạch sản xuất và nâng cao tay nghề cho công nhân; Chú trọng hoạt động đánh giá và điều chỉnh kế hoạch; Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt kỹ thuật mới.
74
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]Mike Field and Laurie Keller, 1988. Project Management. NXB The Open University.
[2] Trương Đoàn Thể, 2008. Quản trị sản xuất và tác nghiệp. NXB Đại học kinh tế
quốc dân Hà Nội.
[3] Các tài liệu tham khảo của Nhà máy 1 thuộc TBS Group .
[4]Trần Bình Minh, 2013. “ Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch”. Thư viện Học liệu mở Việt Nam.
[5] Một số website tham khảo:
Website Công ty Cổ phần đầu tư TBS. <http://tbsgroup.vn/>. [Ngày truy cập:
10.07.2018].
Hoàng Anh, 2017. Không chỉ bỏ xa Biti's trong ngành da giày, Thái Bình Shoes còn là một nhà đầu tư chứng khoán siêu hạng. <http://cafef.vn/khong-chi-bo-xa-bitis-trong- nganh-da-giay-thai-binh-shoes-con-la-mot-nha-dau-tu-chung-khoan-sieu-hang- 20170105005852947.chn >. [Ngày truy cập: 03.08.2018].
Thùy Linh, 2018. Tổng quan thị trường giày dép 2017 và dự báo năm 2018.
<http://cafef.vn/tong-quan-thi-truong-giay-dep-2017-va-du-bao-nam-2018- 2018011014133757.chn>. [Ngày truy cập: 05.08.2018].
Xuan Truong, 2018. Phần mềm quản lý thông tin điều hành doanh nghiệp (Business Intelligence). < https://phanmemquanlyerp.com/phan-mem-erp/phan-mem-quan-ly-dieu- hanh-doanh-nghiep-bi>. [Ngày truy cập: 14.11.2018]
Xuan Truong, 2018. Phần mềm lập kế hoạch sản xuất (Adavanced Planning Schedule). < https://phanmemquanlyerp.com/phan-mem-erp/phan-mem-lap-ke- hoach- san-xuat-aps>. [Ngày truy cập: 14.11.2018]