1.2. Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán đối với kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.2.8 Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán
1.2.8.1 Sự cần thiết phải ứng dụng kế toán máy
Các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường đều mong muốn thiết lập một hệ thống thông tin về kiểm tra tài sản và sự vận động của tài sản. Nhu cầu về thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp, cần có sự trợ giúp. Khi áp dụng tin học vào, toàn bộ hệ thống kế toán làm trên máy vi tính sẽ liên quan đến rủi ro tiềm tàng, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả tốt sẽ đảm bảo kế toán làm việc hiệu quả. Việc ứng dụng tin học kế vào công tác kế toán đưa đến cách nhìn nhận thống nhất, mang tính tự động hóa, các thông tin được lưu giữ và bảo mật, tạo được sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh. Như vậy, xuất
phát từ yêu cầu hội nhập, từ yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp và từ yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp mà phải ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
1.2.8.2 Các công việc thực hiện khi áp dụng phần mềm kế toán máy
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định.
Nguyên tắc tổ chức kế toán:
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả
Nhiệm vụ kế toán :
- Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý.
- Tổ chức vận dụng các tài khoản phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn.
- Tổ chức tập hợp kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng trình tự đã xác định
- Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm để chương trình tự động xử lý.
- Tổ chức kiểm kê, xử lý cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối tháng, số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang đầu tháng….
Nội dung tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý.
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp líp các đối tượng cần quản lý. Việc xác định các đối tượng mã hóa là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ kế toán. Tổ chức chứng từ kế toán phải phù hợp với điều kiện thực hiện trên máy thông qua việc xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ để quản lý chứng từ, tổ chức luân chuyển, xử lý bảo quản.
Mã hóa các đối tượng
Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính, nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng. Mã hóa là hình thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.
Thông thường, các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả: khách hàng, hàng hóa, tài khoản… Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục.
Xác định danh mục
+Danh mục tài khoản: Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký
tự, hoặc kết hợp cả hai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp), tài khoản doanh thu có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết để
dễ dàng hạch toán và quản lý.
+ Danh mục khách hàng: Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết cho từng phòng ban và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm
vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả.
+ Danh mục hàng hóa: Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên
Trình tự kế toán doanh thu, chi phí và KQKD trong điều kiện doanh
nghiệp áp dụng kế toán máy:
Sơ đồ 1. 13: Trình tự kế toán doanh thu, chi phí và KQKD trong điều kiện
doanh nghiệp áp dụng kế toán máy 1.2.8.3 Một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
- Phần mềm kế toán MISA
- Phần mềm kế toán Fast
- Phần mềm kế toán 3Tsoft
Trên đây là một số phần mềm kế toán thông dụng, phổ biến và có giá
cả hợp lý, có thể sử dụng với bất cứ chế độ kế toán nào hiện hành. Còn rất nhiều phần mềm kế toán khác mà các doanh nghiệp có thể tham khảo.
Hạch toán nghiệp vụ
- Tạm ứng, ghi nhận doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ
- Tính và phản ánh giá vốn hàng bán.
- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
- Hạch toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp.
Thực hiện các nghiệp vụ và xác định kết quả
- Kết chuyển để xác định doanh thu thuần.
- Kết chuyển chi phí, doanh thu trong kỳ để xác định kết quả.
Cung cấp thông tin
- Các sổ kế toán chi tiết các sổ tổng hợp- Sổ sách kế toán doanh thu chi phí
- Báo cáo kết quả kinh doanh