2.1. Tổng quan về Công ty TNHH J-Tech Vina
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH J-Tech Vina
2.1.1.1. Bối cảnh ra đời và lịch sử hình thành doanh nghiệp
Công ty TNHH J-TECH Vina được thành lập từ năm 2010, trải qua từng năm công ty đã phát triển rộng hơn cả về qui mô và chất lượng. Công ty đã lựa chọn con đường tăng cường hợp tác với các đối tác chiến lược trong khu vực và trên thế giới, nâng cao năng lực cạnh tranh về mô hình tổ chức quản lí và phát triển mạnh mẽ lĩnh vực kĩ thuật để vừa tận dụng được những cơ hội mới, đồng thời cũng ứng phó được với những thách thức mới. Lãnh đạo và toàn bộ công nhân viên của J-TECH với chung một mong muốn là cùng sát cánh bên nhau, khát vọng mong muốn đó là : “Nỗ lực góp phần đưa sản phẩm mũ bảo hiểm chất lượng cao đến với Việt Nam và các nước trong khu vực”
2.1.1.2. Thông tin cơ bản về Công ty TNHH J-TECH Vina
- Tên công ty: Công ty TNHH J-Tech Vina
- Mã số thuế : 2500391845
- Địa chỉ: Lô CN 13, Khu công nghiệp Khai Quang, Phường Khai Quang, Thành phố Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
- Đại diện pháp luật: Kim Young Dae
- Ngày cấp giấy phép: 19/03/2010
- Điện thoại: 02113 717 331- 02113 717 330
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
2.1.2.1. Đặc điểm sản phẩm sản xuất và hàng hóa tại Công ty
Ngành nghề kinh doanh công ty TNHH J-TECH Vina kinh doanh
trong nhiều lĩnh vực khác nhau như:
- Sản xuất và kinh doanh kính chắn mũ bảo hiểm xe mô tô;
- Sản xuất và kinh doanh lót, đệm, quai, linh kiện, phụ kiện mũ bảo hiểm xe mô tô do công ty sản xuất;
- Sản xuất và kinh doanh các loại mũ bảo hiểm xe mô tô do công ty sản xuất
- Sản xuất và gia công các loại mũ bảo hiểm xe mô tô; sản xuất và kinh doanh phụ kiện đi kèm mũ bảo hiểm xe máy, bao gồm: Lót mũ, ốp tai, bộ phận thông gió, vỏ mũ bảo hiểm do công ty sản xuất;
- Sản xuất và kinh doanh lót mũ ép xốp dùng cho mũ bảo hiểm xe mô
tô, sản xuất và kinh doanh các phụ kiện ép xốp đi kèm mũ bảo hiểm xe máy bao gồm: Xốp ốp tai, xốp bộ phận cằm, các bộ phận khác dùng cho mũ bảo hiểm do công ty sản xuất.
Đặc điểm sản phẩm sản xuất và hàng hóa tiêu thụ của Công ty
Nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty
Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất theo các ngành nghề theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và đầu tư –UBND tỉnh Vĩnh Phúc cấp, công ty đã phát huy được các thế mạnh của một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các mặt hàng liên quan đến mũ bảo hiểm.
Để duy trì sự tồn tại và phát triển của Công ty ban lãnh đạo đã đề ra các nhiệm vụ:
+ Đề cao tinh thần sản xuất lấy chất lượng đặt lên hàng đầu, nhằm đảm bảo cho sự hài lòng của khách hàng và đẩy mạnh uy tín của Công ty trong nước và cả trường Quốc tế.
+ Xây dựng các phương án bán hàng, tổ chức nghiên cứu ứng dụng, nâng cao năng suất lao động , áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao doanh số
hàng về dịch vụ, thời gian và phương thức thanh toán.
+ Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật tư… Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước .
Đặc điểm sản phẩm sản xuất, hàng hóa tiêu thụ
Bước vào thời kỳ công nghiệp hóa Công ty TNHH J-TECH Vina đã lựa chọn bước đi cho riêng mình là Sản xuất và Kinh doanh các mặt hàng liên quan tới mũ bảo hiểm và phụ kiện của mũ bảo hiểm. Đây là những mặt hàng phục vụ đa mục đích như phục vụ cho hoạt động di chuyển bằng xe mô tô, hoạt động công nghiệp... Hơn 8 năm trong lĩnh vực Sản xuất và Kinh doanh
mũ bảo hiểm xe mô tô, công ty đã cung cấp một lượng lớn sản phẩm với chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng với tiêu chí “ Sự hài lòng của khách hàng – Niềm tin vàng của doanh nghiệp”
2.1.2.2. Quy trình sản xuất của Công ty
Sơ đồ 2. 1: Quy trình sản xuất của công ty 2.1.2.3 Đặc điểm phương thức bán hàng và thanh toán của Công ty
Những phương thức bán hàng áp dụng tại Công ty:
* Bán buôn:
Xưởng sản xuất
Thành phẩm Xưởng lắp ráp
Xưởng sơn Xưởng xốp Xưởng kính Xưởng may
Kho NVL
Khái niệm: Bán buôn hàng hoá là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất,…..
Các phương thức bán buôn: - Bán buôn hàng hoá qua kho
- Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng Đặc điểm: của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng bán buôn thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán.
Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh, khách đến lấy hàng, phòng kinh doanh sẽ viết giấy đề nghị xuất hàng đưa cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất hàng theo đúng chủng loại, số liệu ghi trên phiếu xuất kho. Sau khi khách hàng kiểm tra hàng hóa và hài lòng, phòng kế toán của công ty lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn được lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hóa đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó để kế toán nhận đủ tiền hàng. Nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì kế toán sẽ in 3 phiếu thu sau đó một phiếu
sẽ đóng dấu và giao cho khách hàng để thể hiện thanh toán đã hoàn tất.
* Bán lẻ:
Khái niệm: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của công ty để nhận hàng. Khi bên mua đã nhận đủ hàng sẽ thanh toán ngay hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
Các phương thức bán lẻ: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp
- Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn)
- Hình thức bán trả góp
- Hình thức bán hàng tự động
- Hình thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá Trong phương thức bán lẻ công ty sử dụng phương thức gửi bán đại
lý. Xuất hàng hoá cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng. Thủ kho căn cứ số liệu ghi trên phiếu xuất kho. Sau khi khách hàng đại lý kiểm tra hàng hóa và hài lòng về hoa hồng, phòng kế toán của công ty lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn được lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán.
Ngoài ra Công ty còn áp dụng phương pháp xuất khẩu đối với các đơn đặt hàng từ nước ngoài theo hình thức ủy thác xuất khẩu.
Những phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty:
+ Thanh toán ngay toàn bộ ( Tiền mặt hoặc chuyển khoản): Thường áp dụng đối với khách lẻ hoặc khách hàng mới.
+ Thanh toán một phần tiền ( Tiền mặt hoặc chuyển khoản).
+ Bán chịu: Thường áp dụng đối với những khách quen thường xuyên của Công ty, có uy tín và đảm bảo an toàn về nghĩa vụ thanh toán.
2.1.2.4. Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu gia công và xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài theo đơn đặt hàng của các đơn vị từ các nước Hàn Quốc, Trung Quốc, Hong Kong, Mỹ, Canada, Đức… Đây là nguồn thu chủ yếu của công ty chiếm tỷ trọng doanh thu lớn. Bên cạnh đó cũng có một phần là tiêu thụ trong nước theo đơn đặt hàng của các đơn vị kinh doanh, bán lẻ mũ bảo hiểm chiếm một phần nhỏ trong doanh thu của công ty.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty TNHH J-TECH Vina
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH J-TECH Vina
Sơ đồ 2. 2: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH J-TECH Vina 2.1.3.2. Nhiệm vụ của từng bộ phận chức năng
+ Giám đốc: Ông Kim Young Dae giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công
ty, là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước công ty, trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty và trước pháp luật về việc điều hành hoạt động sản xuất, quyết định và tự chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất của công ty cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Giám đốc
Phòng kế
toán
Phòng sản xuất
Phòng kinh doanh
Tổ sản xuất Tổ sản xuất
+ Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý, thực hiện công tác kế toán tài chính, tổ chức thực hiện công tác thống kê, thu nhận thông tin kinh tế. Bên cạnh
đó, phòng kế toán còn tham gia phân tích hoạt động kinh tế để đưa ra những biện pháp khắc phục những thiếu sót trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phòng sản xuất: Thực hiện công việc tổ chức và quản lý sản xuất trong công ty.
+ Phòng kinh doanh: Thực hiện công việc bán hàng hóa cũng như nghiên cứu và phát triển thị trường.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH J-TECH Vina 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
Sơ đồ 2. 3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
Phòng kế toán có chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Những thông tin mà kế toán cung cấp được sử dụng và đề ra các quyết định quản lý. Tại công ty, chức năng chính của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát sinh giúp tính toán chi phí, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Không đơn thuần chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế
Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng
và xác định kqkd
Kế toán chi phí giá thành
Kế toán vật tư
Kế toán thuế kiêm tiền lương
Kế toán
thanh
toán
toán có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phòng kế toán là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định. Tại công ty TNHH J-TECH Vina các nhân viên kế toán có trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp đáp ứng được yêu cầu công việc. Phòng tài chính kế toán của công ty gồm 9 người: Kế toán trưởng và 8 cán bộ
kế toán.
+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của công ty
và làm công việc kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng phụ trách chung và có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế toán và kiểm tra công việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phòng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
+ Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình thu chi bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của đơn vị. Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu chi, thanh toán, cung cấp các thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
+ Kế toán bán hàng và xác định kết quả: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác về việc tiêu thụ và ghi nhận doanh thu, phản ánh về chi phí phát sinh liên quan tới công trình và hạch toán xác định lãi lỗ trong kì
+ Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi, đánh giá, hạch toán nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
+ Kế toán thuế kiêm kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ hạch toán tiền lương, tính và trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định của Bộ Tài Chính và hàng tháng kê khai nộp thuế theo quy đinh.
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Theo dõi, phân loại và hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng để tính giá thành công trình
+ Đối với các tổ đội xây lắp, các xưởng lại có một kế toán phụ trách, thực hiện việc thu thập xử lí chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính của chi nhánh, xí nghiệp, của Công ty.
* Chức năng của bộ máy kế toán trong Công ty
+ Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.
+ Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng.
+ Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định. Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyền đạt thông tin và giải thích các thông tin kế toán cần thiết, đưa ra những định hướng tài chính cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt của nhà quản trị.
Mối quan hệ của các nhân viên kế toán trong Phòng Kế toán
Ngoài việc thực hiện công việc của mình, các nhân viên Kế toán trong Phòng Kế toán còn có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ mỗi người nói riêng và Phòng Kế toán nói chung. Ví dụ: Việc luân chuyển chứng từ đầu ra, đầu vào từ Kế toán Bán hàng, Kế toán vật tư, hàng hóa tới Kế toán Thuế nhằm xác định nghĩa vụ Thuế mà Công ty phải nộp hay được khấu trừ trong kỳ.
Mối quan hệ của Phòng Kế toán với các Phòng ban trong Công ty
Phòng Kế toán nói riêng và các Phòng ban khác của Công ty nói chung luôn có sự phối hợp lẫn nhau nhằm tạo một môi trường công tác trong Công
ty thuận lợi. Thông tin kế toán là cơ sở để các nhà quản trị đưa ra những kế hoạch và quyết định của mình, tạo tiền đề cho sự thành công của Công ty TNHH J-Tech Vina
2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH J-TECH Vina
Các chính sách kế toán chung tại Công ty
- Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200 ngày 22 tháng
12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
- Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo TT200/2014/TT-BTC.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Hình thức hạch toán: Nhật ký chung . Được xây dựng trên nền tảng phần mềm kế toán MISA
- Các nguyên tắc kế toán được áp dụng chung trong Công ty:
+ Phương pháp kê khai hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
+ Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Phương pháp bình quân cả
kỳ dự trữ.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ,CCDC: Phương pháp đường thẳng.
- Phần mềm kế toán sử dụng: Phần mềm kế toán MISA
Phần mềm kế toán của Công ty
Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Misa đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Quỹ , Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Quản lý hóa đơn, Thuế, Kho, Tài sản cố định , Công cụ dụng cụ, Tiền lương, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Tổng hợp.
Quy trình làm việc của phần mềm kế toán Misa như sau:
Ghi chú: Kế toán viên nhập liệu
Phần mềm tự động thực hiện
Kế toán viên điều khiển phần mềm theo nhu cầu
Sơ đồ 2. 4: Quy trình làm việc của phần mềm kế toán MISA
Chứng từ gốc hoặc
bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại
Phần mềm kế toán
MISA
Sổ Cái các tài khoản
Sổ Nhật ký chung
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
In sổ kế toán
và báo cáo kế toán
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết