2.1. Tổng quan về Công ty TNHH J-Tech Vina
2.2.5 Thực trạng quy trình ghi sổ kế toán Doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
Căn cứ vào các tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng, kế toán tiến hành mở các sổ chi tiết như sau:
- Sổ chi tiết các tài khoản:
5111 – Doanh thu bán hàng,
5112 – Doanh thu bán thành phẩm…
- Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán
Mô tả chi tiết quy trình vào sổ kế toán từ các chứng từ kế toán hoặc thông tin kế toán thu nhận được, in sổ kế toán chi tiết (đã có) và sổ kế toán tổng hợp theo từng đối tượng chi tiết
Do doanh nghiệp hoạt động theo hình thức kế toán máy, sử dụng phần mềm MISA nên mô tả quy trình kế toán máy.
F1: Xem hướng dẫn
trực tuyến trên màn
hình
Ctrl + N: Thêm mới
chứng từ/danh mục
Ctrl + M: Mở chức
năng quản lý mẫu của chứng từ
Shift + F2: Chuyển
sang Bàn làm việc
F5: Nạp Ctrl + E: Xem hoặc
sửa chứng từ/danh mục
Ctrl + P: In chứng từ Shift +F3: Chuyển
sang phân hệ Quỹ
F12: Sử dụng công
cụ máy tính windows
Ctrl + D: Xóa chứng
từ/danh mục
Ctrl + F4: Đóng
chứng từ
Shift +F4: Chuyển
sang phân hệ Ngân hàng
F7: Xem chứng từ
ngay trước
Ctrl + S: Cất chứng
từ
Shift + F5: Chuyển
sang phân hệ Mua hàng
Shift +F6: Chuyển
sang phân hệ Bán hàng
F8: Xem chứng từ
ngay sau
Ctrl + U: Hoãn thao
tác với chứng từ
Shift + F7: Chuyển
sang phân hệ quản lý phát hành hóa đơn
Shift + F8: Chuyển
sang phân hệ Kho
F3: Tìm kiếm nhanh Ctrl + G: Ghi sổ
chứng từ
Shift + F9: Chuyển
sang phân hệ Công cụ dụng cụ
Shift + F10: Chuyển
sang phân hệ Tài sản
cố định
F6: Nhập chi tiết
theo mã quy cách
Ctrl + B: Bỏ ghi
chứng từ
Shift+F11: Chuyển
sang phân hệ Tiền lương
Shift +F12: Chuyển
sang phân hệ Thuế
Bảng 2. 3: Các phím tắt khi sử dụng phần mềm kế toán MISA
2.2.5.1 Phương pháp mã hóa và khai báo các đối tượng chủ yếu
Phương pháp mã hóa
Việc tổ chức mã hóa các đối tượng được xây dựng trên nền tảng phần mềm kế toán MISA, chế độ kế toán theo TT200/2014/TT-BTC, hiện tại Công
ty TNHH J-Tech Vina đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dưới chế độ mặc định của phần mềm theo TT200/2014/TT-BTC
Hình 2. 1: Hệ thống danh mục tài khoản doanh thu, chi phí trên phần mềm kế
toán Misa của Công ty
Hình 2. 2: Hệ thống danh mục tài khoản doanh thu, chi phí trên phần mềm kế
toán Misa của Công ty
Phương pháp khai báo lần đầu các đối tượng
+ Để nhập liệu số dư đầu kỳ kế toán, tại giao diện chính của phần mềm,
ta bấm vào mục “Danh mục” sau đó lựa chọn công việc khai báo cần thiết như: Khai báo số dư đầu kỳ tài khoản, khai báo tồn kho đầu kỳ kế toán…( Hình 2.4)
Hình 2. 3: Giao diện khai báo số dư đầu kỳ kế toán 2.2.5.2 Phương pháp nhập liệu trên phần mềm
Nhập liệu hóa đơn bán hàng.
Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, quy trình nhập liệu trên phần mềm kế toán diễn ra như sau:
Bước 1: Căn cứ chứng từ gốc, trên giao diện chính của phần mềm kế toán, bấm chọn phần hành “ Bán hàng”, bấm chọn nghiệp vụ “ Hóa đơn bán hàng”
Bước 2: Nhập liệu theo đúng chứng từ gốc
Hình 2. 4: Nhập liệu cho hóa đơn bán hàng
Bước 3: Bấm Ctrl+ S để cất chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên các sổ kế toán liên quan.
Hình 2. 5: Số liệu cập nhật trên Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng
Hình 2. 6: Số liệu cập nhật trên sổ Nhật ký chung
Từ bảng chấm công hàng ngày, cuối tháng kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp số ngày công thực tế của từng công, nhân viên trong công ty.
- Kế toán tiền lương thực hiện tính lương tháng cho công, nhân viên theo công thức:
Lương tháng Lương chính + Phụ cấp (nếu có) Số ngày công
Số ngày công chuẩn của tháng thực tế
- Kế toán tiền lương thực hiện tính các khoản giảm trừ vào lương người lao động theo đúng quy định của Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội
- Cuối cùng số tiền lương thực lĩnh của công, nhân viên được tính bằng:
Số tiền lương thực lĩnh = Lương tháng – Các khoản giảm trừ
Hình 2. 7: Bảng chấm công
Hình 2. 8: Bảng thanh toán lương 2.2.5.3 Phương pháp tính giá các đối tượng trên phần mềm
Để tính giá vốn xuất kho, quy trình nhập liệu trên phần mềm kế toán:
Bước 1: Tính giá vốn xuất kho, trên giao diện phần mềm bấm chọn tính giá vốn, xuất hiện cửa sổ làm việc như sau( Hình 2.9)
Hình 2. 9: Cửa sổ làm việc nghiệp vụ tính giá vốn hàng xuất kho
Bước 2: Nhập khoảng thời gian cần tính giá vốn, mã kho và vật tư cần tính
giá vốn xuất kho theo nhu cầu ( Hình 2.10)
Hình 2. 10: Giao diện nhập liệu tính giá vốn xuất kho
Bước 3: Ấn chấp nhận, dữ liệu sẽ được cập nhật vào các sổ kế toán liên quan (Hình 2.11)
Hình 2. 11: Số liệu cập nhật trên Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán 2.2.5.4 Quy trình thực hiện các bút toán kết chuyển, khóa sổ cuối kỳ
Bước 1: Trên giao diện chính của phần mềm, kích chọn Bút toán khóa
sổ, xuất hiện một giao diện làm việc như sau ( Hình 2.12):
Bước 2: Giữ phím Ctrl và tích chọn bút toán khóa sổ theo nghiệp vụ liên quan tới doanh thu và chi phí đã phát sinh trong kỳ, ấn F10 để thực hiện bút toán khóa sổ, nhập ngày khóa sổ và ấn thực hiện. Phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh để tính lãi, lỗ ( Hình 2.13)
Hình 2. 13: Giao diện nghiệp vụ bút toán khóa sổ cuối kì
2.3. Nhận xét về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
doanh tại công ty TNHH J-TECH VINA.
2.3.1. Những ưu điểm TNHH J-TECH VINA
Thứ nhất, về bộ máy kế toán:
Gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác mọi thông tin kế toán của công ty. Đội ngũ kế toán đều có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, nhiệt tình trong công việc, luôn nắm bắt kịp thời với công nghệ: sử dụng thành thạo máy tính, thiết lập hệ thống quản lý chứng từ sổ sách khoa học, hợp lý.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ:
Công ty đã áp dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ tài chính, cập nhật theo những thay đổi của Thông tư 200. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học từ việc lập, phê duyệt, sử dụng, lưu trữ, bảo quản giúp cho công tác kế toán của Công ty được tiến hành chặt chẽ và hiệu quả thuận lợi cho việc theo dõi và kiểm tra khi cần thiết.
Thứ ba, về tài khoản sử dụng:
Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do Bộ tài chính ban hành. Bên cạnh đó, một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty. Việc mở chi tiết này là phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán thực tế tại Công ty, giúp cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chính xác và kịp thời.
Thứ tư, về phương pháp hạch toán kế toán:
Theo phương pháp kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời của công tác quản lý tại công ty.
Thứ năm, về sổ kế toán:
Nhìn chung, Công ty đã sử dụng khá đầy đủ các loại sổ sách kế toán từ
hệ thống sổ chi tiết đến sổ tổng hợp. Điều này giúp cho kế toán phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đáp ứng được yêu cầu quản lý công
ty.
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình.
Thứ sáu, về kế toán chi phí:
Công ty thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại chi phí phát sinh góp phần quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, lao động một cách hiệu quả nhất.
Thứ bảy, về kế toán doanh thu:
Việc hạch toán doanh thu về cơ bản đúng theo nguyên tắc, chế độ hiện hành. Doanh thu được phản ánh đầy đủ, việc ghi nhận doanh thu thực hiện đúng theo điều kiện ghi nhận doanh thu. Việc hạch toán kê khai thuế GTGT được thực hiện khá chặt chẽ. Doanh nghiệp luôn thực hiện tính đúng, tính đủ
số thuế phải nộp cho Nhà nước.
Thứ tám, về kế toán xác định kết quả kinh doanh:
Công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh theo từng tháng, thuận lợi cho công tác kiểm tra số liệu kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó có những kế hoạch và điều chỉnh kịp thời các hoạt động kinh doanh trong thời gian tiếp theo.
2.3.2. Những tồn tại tại công ty TNHH J-TECH VINA
Thứ nhất, về chứng từ kế toán:
Các chứng từ được sử dụng trong quá trình luân chuyển đôi khi còn sai sót trong trình tự ký hoặc thiếu chữ ký của các bên liên quan... Chính vì thế kế toán càn hết sức cẩn thận trong việc ghi hóa đơn tránh tình trạng sai sót.
Thứ hai, về phân bổ chi phí thu mua:
Công ty bán nhiều vật tư và hàng tồn kho tuy nhiên việc hạch toán phân
bổ chi phí mua hàng hầu như không diễn ra. Kế toán thường phân bổ chi phí này trực tiếp vào các khoản chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì. Do vậy việc hạch toán trở nên thiếu chính xác.
Thứ ba, về trích lập dự phòng:
Hiện tại công ty chưa tiến hành trích lập các khoản dự phòng đặc biệt là
dự phòng phải thu khó đòi… để bình ổn các chi phí kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp cũng như đảm bảo an toàn về vốn. Đây là một vấn đề lớn, có
Thứ tư, về hình thức thanh toán:
Đa số khách hàng của công ty đều thanh toán chậm, có những đơn hàng kéo dài thời hạn thanh toán đến vài tháng, do đó phần lớn vốn của công ty bị tồn đọng nhiều ở số phải thu khách hàng. Điều này gây khó khăn cho công ty trong trường hợp cần gấp vốn.