1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.2. Các phương pháp kế toán vật liệu
Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu.
Kế toán vật liệu vừa được thực hiện ở kho vừa được thực hiện ở phòng kế toán.
Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp số dư.
1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song
Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lượng ở phòng kế toán ghi chép
cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể:
- Ở kho: hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lượng và giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật tư phải
kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu, cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu.
Phương pháp này áp dụng thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít chứng từ loại vật liệu, khối lượng loại nghiệp vụ ít. Song phương pháp này đơn giản, dễthực hiện và rất tiện lợi khi xử lý bằng máy tính.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiều, kiểm tra
Bảng tổng hợp – Nhập Xuất Tồn kho nguyên
vật liệu Chứng từ xuất
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL
Chứng từ nhập
Sơ đồ 1. 1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi
thẻ song song
* Mẫu sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song như sau:
THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ: ….. Số tờ: …..
Tên vật tư:………..
Số danh điểm: ……… Đơn vị tính:……… Kho: ……… Chứng từ
Trích yếu Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi
SH Ngày chú
tháng SL TT SL TT SL TT
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU
Tháng…… năm…….
Số
danh
điểm
Tên
vật liệu
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong
tháng Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
Cộng
- Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thôn tin nhập, xuất, tồn kho cho từng danh điểm vật liệu một cách chính xác, nhanh chóng.
- Nhược điểm:
+ Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư)
+ Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.
- Điều kiên áp dụng:
+ Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít
chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên.
+ Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các đoanh nghiệp có chủng loại vật liệu nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên.
1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nguyên tắc: ở kho theo dõi mặt lượng ở phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị theo từng thứ từng loại vật tư nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Cụthể:
- Ở kho: thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng...(Thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song)
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng trong cả năm. Sổ
đối chiếu luân chuyển chỉ ghi chéo mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ cuối tháng kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm ra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho
và số liệu kế toán tổng hợp.
Phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán chi trả vật tư nên không có điều kiện ghi chép theo dõi kếtoán tình hình nhập xuất hàng ngày.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu
xuất kho
Bảng kê xuất vật liệu
Phiếu
nhập kho
Bảng kê nhập vật liệu
Thẻ kho Sổ đối chiếu
luận chuyển
Sơ đồ 1. 2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối
chiếu luân chuyển
* Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân
chuyển như sau:
BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU
Danh
điểm
vật
liệu
Tên vật
liệu
Đơn vị tính
Giá hạch toán
Số lượng chứng
từ
Số lượng
Số tiền Kho Kho … Cộng
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Kho: ………….. Năm: ………..
Số
danh
điểm
Tên
vật
liệu
Đơn
vị tính
Đơn giá
Số dư đầu T1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu
T2
Số lượng
Số tiền
Nhập Xuất Số
lượng
Số tiền
SL TT SL TT
- Ưu điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép giảm bớt so với
phương pháp ghi song song
- Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và
kế toán
+ Nếu không lập bảng kê nhập, xuất, tồn vật tư thì việc sắp xếp chứng
từ nhập, xuất trong tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn.
+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.