2.3. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH MTV Xây dựng Dũng Cường
2.3.4. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV Xây dựng Dũng Cường
2.3.4.1. Nhập nguyên vật liệu tại Công ty
Bộ phận sản xuất lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu trình lên Giám đốc phê duyệt. Phòng kế hoạch vật tư dựa vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đã được duyệt cùng với tình trạng sử dụng thực tế và kiểm
kê số lượng hàng tồn kho tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Vật tư trước khi được nhập kho hay trước khi được giao cho bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất cần phải đảm bảo về khối lượng, chất lượng, quy cách,…
Phòng vật tư phải thường xuyên kiểm kê lượng nguyên vật liệu tồn kho, tình hình sử dụng thực tế, lập kế hoạch sản xuất và tiến hành thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý.
2.3.4.2 Quy trình quản lý nguyên vật liệu
Việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng khác nhau. Làm thế nào để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Để quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả còn phải xem xét trên các khía cạnh sau:
(Nguồn: Phòng Kế hoạch)
a) Bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty
Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu ngăn chặn mất mát, hư hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trước khi đi vào sản xuất nơi tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sản xuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ, chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối lượng dự trữ.
Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý nguyên vật liệu của công ty. Công ty trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng và công ty hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên.
Tổ chức quản lý kho
Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ chuẩn bị thi công công trình của công ty. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của công ty phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại nguyên vật liệu. Thiết bị kho là những phương tiện
Tổ
chức
tiếp
nhận
NVL
Tổ chức quản lý kho
Tổ chức cấp phát NVL
Thanh, quyết toán NVL
Sử dụng, hợp lý tiết kiệm NVL
Sơ đồ 2. 3: Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
quan trọng để đảm bảo gìữ gìn giữ toàn vẹn số lượng chất lượng cho nguyên vật liệu.
Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác
và khoa học sẽ giúp công ty tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục.
Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu
Cuối tháng, kế toán tổng hợp phải đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao với kế toán vật tư để kiểm tra nguyên vật liệu trong quá trình xuất - nhập - tồn có đúng không. Từ đó, có kế hoạch báo phòng kinh doanh mua nguyên vật liệu.
b) Sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty
Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu
- Hợp lý hoá sản xuất, cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ tay nghề của công nhân, thực hiện đãng các chế độ về bảo quản sử dụng máy móc thiết bị, coi trọng hạch toán nguyên vật liệu, xây dựng chế độ thưởng phạt nhằm kích thích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu..
- Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của công nhân.
- Sử dụng nguyên vật liệu thay thế: Việc lựa chọn nguyên vật liệu thay thế đựợc tiến hành cả trong khâu cung ứng và thiết kế chế tạo sản phẩm
Việc xác định nhu cầu cần sử dụng được tính cụ thể cho từng chủng loại, theo quy cách, cỡ loại, chất lượng theo đúng yêu cầu đã được nêu ra trong hồ
sơ mời thầu.
Nci= KL*ĐMi*Hi
Trong đó:
Nci: Loại nguyên vật liệu loại i cần dùng
KL: Khối lượng công việc cần thi công
(Xác định KL căn cứ vào bản vẽ thiết kế công trình xây dựng theo hợp đồng, công việc này sẽ do phòng kĩ thuật đảm nhiệm )
Kiểm kê nguyên vật liệu
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Sơ đồ 2. 4: Quy trình kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty
Mô tả quy trình:
Bước 1: Đề nghị kiểm kê kho
Mục đích Để kiểm kho khi cần đối soát số lượng hàng hóa
Trách nhiệm
thực hiện
Người có nhu cầu kiểm kho
Đầu vào Nhu cầu cần kiểm kho
Các bước thực
hiện
Gửi đề nghị bằng lời nói hoặc văn bản tới trưởng bộ phận
và trưởng kho trong đó trình bày rõ thời gian và lý do cần kiểm kho.
Thời hạn Thời điểm phát sinh kiểm kho
Tài liệu liên
quan
Đầu ra Thông tin đề nghị đã được chuyển đến cho các trưởng bộ
phận chờ phê duyệt
Bước 2: Xét duyệt đề nghị
Mục đích Xác nhận nội dung kiểm kho
Trách nhiệm
thực hiện
Trưởng bộ phận Trưởng kho Đầu vào Đề nghị kiểm kho
Các bước thực
hiện
Trưởng bộ phận xem xét tính cần thiết và hoạt động kinh doanh của công ty tại thời điểm đó
- Nếu cần thiết: Duyệt đề nghị
- Nếu không cần thiết hoặc thời điểm kiểm kho không hợp lý: Không duyệt
Sau khi được trưởng bộ phận duyệt chuyển đề nghị cho trưởng kho xét duyệt. Trưởng kho xem xét tình hình kho
và các công cụ để kiểm kho như laptop, máy quét mã vạch…
- Nếu đồng ý: Tiến hành kiểm kho
- Nếu không đồng ý: Không kiểm kho Thời hạn Tối đa 0,5 ngày sau khi nhận được đề nghị
Tài liệu liên
quan
Đầu ra Đề nghị đã được xét duyệt
Bước 3: Tiến hành kiểm kê
Mục đích Đối chiếu giữa số lượng thực tế với phần mềm và sổ sách
kế toán.
Trách nhiệm
thực hiện
Thủ kho
Kế toán Đầu vào Đề nghị kiểm kho đã được chấp nhận
Các bước thực
hiện
-1 thủ kho và 1 kế toán cùng kiểm ở từng khu vực chứa hàng.
- 1 người đếm hàng, 1 người nhập số liệu trên phiếu kiểm kho của phần mềm nhanh.vn (đối với kho buôn và kho lỗi). Hoặc 1 người dỡ hàng trên kệ, 1 người quét mã vạch (đối với kho online)
- Mỗi 1 kệ tạo 1 phiếu kiểm kho, phải ghi đúng tên kệ, tên kho đang kiểm
- Lưu phiếu đã kiểm và tạo phiếu mới Thời hạn Tối đa 1 ngày sau khi được phê duyệt
Tài liệu liên
quan
Dữ liệu trên phần mềm
Đầu ra Tất cả các kệ hàng đã được kiểm kê
Bước 4: Tổng hợp phiếu kiểm kê
Mục đích Tổng hợp kết quả kiểm kê của từng kệ hàng
Trách nhiệm
thực hiện
Trưởng kho
Đầu vào Phiếu kiểm kê của từng kệ hàng
Các bước thực
hiện
- Trưởng kho dùng tài khoản của mình trên phần mềm để tổng hợp các phiếu kiểm kho thành 1 bảng excel.
Thời hạn Tối đa không quá 0,5 ngày sau khi kiểm kê xong
Tài liệu liên
quan
Các phiếu kiểm kho
Đầu ra Các phiếu kiểm kê được tập hợp thành 1 bảng
Bước 5: Kiểm kê lại mã có chênh lệch
Mục đích Giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê
Trách nhiệm
thực hiện
Thủ kho
Kế toán
Đầu vào Các mã hàng có chênh lệch trong bảng tổng hợp phiếu
kiểm kho
Các bước thực
hiện
- Xác định các mã bị chênh lệch
- Tìm vị trí của từng mã chênh lệch đó trên phần mềm
- Đếm lại toàn bộ mã đó trên các kệ
- Điều chỉnh lại phiếu kiểm kê Thời hạn Tối đa không quá 0,5 ngày sau khi tổng hợp phiếu
Tài liệu liên
quan
Đầu ra Những mã có chênh lệch đã được kiểm kê lại
Bước 6: Xác nhận lại chênh lệch
Mục đích Đảm bảo sự chênh lệch là đúng với thực tế
Trách nhiệm thực
hiện
Trưởng kho
Kế toán Người đề nghị kiểm kho Đầu vào Kết quả của bước 5
Các bước thực hiện - Các bên cùng chốt với nhau về số lượng kiểm kho
- Trưởng kho tổng hợp lại phiếu kiểm kho rồi chuyển cho
bộ phận kế toán.
Thời hạn
Tài liệu liên quan
Đầu ra Số liệu được thống nhất giữa các bên liên quan
Bước 7: Lập biên bản kiểm kê
Mục đích Xác nhận bằng văn bản kết quả kiểm kê
Trách nhiệm
thực hiện
Kế toán
Đầu vào Số liệu đã thống nhất ở bước 6
Các bước thực
hiện
- Kế toán nhận số liệu tổng hợp đã thống nhất với bộ phận kho từ trưởng kho
- Tính giá tri hàng tồn kho thực tế
- Lập biên bản kiểm kho rồi in thành 2 bản, kế toán ký tên rồi chuyển cho bộ phậnkho ký xác nhận.
Thời hạn
Tài liệu liên
quan
Đầu ra “Biên bản kiểm kho” có đủ chữ kí những người chịu trách
nhiệm về kết quả kiểm kho.
Bước 8: Báo cáo kết quả kiểm kê với cấp trên
Mục đích Báo cáo với cấp trên về số lượng và giá trị vật liệu tồn
kho thực tế
Trách nhiệm
thực hiện
Kế toán
Đầu vào Biên bản kiểm kho
Các bước thực
hiện
Kế toán nhận lại 1 bản cứng ‘Biên bản kiểm kho” để trình lên cấp trên đồng thời gửi bản mềm qua email.
Thời hạn Ngay sau khi các bên kí vào biên bản
Tài liệu liên
quan
Đầu ra Kết quả kiểm kho đã báo cáo và chờ quyết định xử lý
chênh lệch (nếu có)
c) Khâu dự trữ
Việc xác định dự trữ nguyên vật liệu của Công ty phụ thuộc vào các yếu
tố sau: Khối lượng hạng mục công trình, tiến độ thi công dự án, vùng cung cấp
nguyên vật liệu nhiều hay ít (nếu nhiều thì lượng dự trữ nguyên vật liệu sẽ giảm
ít nhằm giảm chi phí lưu kho và ngược lại nếu ít thì lượng dự trữ sẽ nhiều). Lượng nguyên vật liệu dự trữ tại kho bãi công trường: (Dmax)
Dmax = ( Rmax/T * k ) * Tdt
Trong đó:
Rmax: là tổng khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhất trong 1 kì kế hoạch T: Thời gian sử dụng vật liệu trong kì kinh doanh
k: Hệ số tiêu dùng vật liệu không điều hoà, thường lấy từ 1,2 - 1,6
Tdt: Số ngày dự trữ vật liệu (có thể lấy theo tính toán hoặc theo quy phạm).
2.3.4.3. Chính sách kế toán tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Dũng Cường
Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để ghi chép vào các sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan. Theo hình thức ghi sổ này, mọi nghiệp
vụ được ghi sổ theo trình tự thời gian một cách có hệ thống.
Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 của năm dương lịch.
Đơn vị tiền tệ dùng để ghi chép Kế toán là Việt Nam đồng.
Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý. Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
Phương pháp ghi sổ vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.