2.3. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH MTV Xây dựng Dũng Cường
2.3.5. Thực trạng chứng từ và chứng từ luân chuyển tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Dũng Cường
2.3.5.1. Thực trạng chứng từ và luân chuyển chưng từ nhập kho nguyên liệu, vật liệu tại Công ty
2.3.5.1.1. Các chứng từ nhập kho
- Phiếu nhập kho
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu chi…
2.3.5.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên liệu vật liệu tại Công ty
a) Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho
b) Phân tích các trường hợp nhập kho
* Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài
Nguyên vật liệu nhập kho được bắt đầu khi có phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu của các đội công trình và thủ kho báo thiếu nguyên vật liệu xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật
tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì.
Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh
Phòng
kế
hoạch
vật tư
Nhu cầu
mua
NVL
Bộ phận cung ứng vật
tư
Hoá đơn mua hàng
Hội đồng kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm
Phòng kế hoạch vật tư
Phiếu nhập kho
Kế toán vật tư
Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ
Thủ kho
hoạch vật tư
Nhập NVL
và ghi thẻ
Sơ đồ 2. 5: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho
của công ty. Sau khi mua bán giữa 2 bên đã được thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc thu mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn GTGT
về cho phòng kế toán để làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Nguyên vật liệu đến công ty hoặc chân các công trình trước khi nhập kho
sẽ được nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách,
số lượng nguyên vật liệu, kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Sau khi nguyên vật liệu được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho những nguyên vật liệu đạt yêu cầu vào kho. Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách thì 2 bên sẽ lập biên bản để kế toán có căn cứ ghi sổ. Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng.
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán
Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.
Ban kiểm nhận vật tư và thủ kho chỉ xác nhận về số lượng, chủng loại, quy cách của nguyên vật liệu nhập tại kho theo giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng, chưa bao gồm chi phí vận chuyển. Các hoá đơn của khoản chi phí này sẽ được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán. Kế toán xác nhận các khoản này là hợp lí, hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật chứng từ, ghi sổ.
* Trường hợp 2: Nguyên vật liệu thu hồi nhập kho
Đối với nguyên vật liệu sử dụng không hết thu hồi về kho thì cũng sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Dựa vào kết quả của việc kiểm tra, kiểm nghiệm cân đo đong điếm vật tư thì cán bộ của phòng cung ứng vật tư viết phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho sẽ sắp xếp vật tư vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lí cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn.
2.3.5.2. Thực trạng chứng từ xuất kho nguyên vật liệu
2.3.5.2.1.Chứng từ xuất kho
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn GTGT,...
2.3.5.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng theo yêu cầu của công trình thì phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật tư tương ứng với từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào phiếu xuất kho
bộ phận thủ kho xuất vật tư. Khi xuất thì thủ kho và người kí xác nhận về số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho.