Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán cũng như việc xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho tuỳ thuộc vào việc kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào.
1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên
Theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán phải theo dõi một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung. Như vậy việc xác định giá trị NVL xuất dùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, xác định giá trị NVL tồn kho phải dựa trên chứng từ nhập xuất trong kỳ. Áp dụng phương pháp này, kế toán có thể xác định giá trị NVL tồn kho tại mọi thời điểm trong kỳ.
Ưu điểm của phương pháp này cho phép tính được giá trị vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Từ đó, tạo sự dễ dàng, thuận tiện để quản lý hàng tồn kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, sự hao hụt là không đáng kể và sự biến động không quá nhiều.
1.4.1.1. Đặc điểm
Phương pháp kiểm kê định kỳ là thực hiện kiểm kê tồn kho vào cuối kỳ
và từ kết quả kiểm kho đó phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hóa đã xuất. Chứ không theo dõi liên tục giá trị hàng hóa xuất ra như phương pháp kiểm kê thường xuyên.
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị thấp và được xuất thường xuyên, sự hao hụt vẫn có do ngoại cảnh tác động. Ví dụ như: hàng cám ngô, cám gạo ở trong các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi…
Như vậy, để có một phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp thì phải dựa vào tình hình thực tế nguyên vật liệu tại mỗi đơn vị kinh doanh nhất định.
1.4.1.2. Chứng từ sử dụng
Mọi trường hợp tăng giảm vật tư đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ sở pháp lý cho việc ghi chép kế toán. Bao gồm các chứng từ bắt buộc
và các chứng từ hướng dẫn đã được chế độ kế toán quy định như:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- Biên bản kiểm kê vật tư, biên bản kiểm nghiệm;
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Các chứng từ bắt buộc phải được lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảo bảo tính pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc luân
chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảo bảo công việc ghi chép kế toán được kịp thời và đầy đủ.
1.4.1.3. Tài khoản sử dụng
Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3,… về vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán
sử dụng các tài khoản như:
* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”
* Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”, tài khoản này có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp, bao gồm:
Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chính
Tài khoản 1522 Vật liệu phụ
Tài khoản 1523 Nhiên liệu
Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế
Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
Tài khoản 1528 Vật liệu khác
* Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
* Tài khoản 331 “Phải trả người bán”
Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng nhiều loại tài khoản khác như: TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 141 “Tạm ứng”, TK 222 “Vốn góp liên doanh”,….
1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định
kỳ
1.4.2.1. Đặc điểm
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm khê định kì hàng tồn kho. Việc xác định gái trị NVL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị NVL tồn kho định kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.
Vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: sản xuất hay phục
vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp… Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô,… Phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.
1.4.2.2. Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 611 “Mua hàng”, tài khoản này dùng để phản ánh giá trị NVL, hàng hoá mua vào trong kỳ.
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 6111: Mua nguyên, vật liệu
TK 6112: Mua hàng hoá Ngoài TK 611, kế toán tổng hợp còn sử dụng các tài khoản khác trong việc hạch toán như: TK 151, TK 152, TK 111, TK 112, TK141,…