CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THU MUA VÀ GIAO NHẬN GẠO XUẤT KHẨU
1.4 Quy trình thu mua
Xác định nhu cầu mua hàng Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Thương lượng và đặt hàng Đánh giá kết quả thu mua
Theo dừi và kiểm tra quỏ trỡnh giao nhận hàng húa Phù hợp
Không phù hợp
Hình 1.1: Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp Nguồn: Phòng kinh doanh
1.4.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Để xác định được nhu cầu mua hàng của mình doanh nghiệp cần tìm hiểu mua cái gì, số lượng bao nhiêu và chất lượng như thế nào.
Để trả lời cho câu hỏi mua cái gì? Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng của mình cần gì, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và làm thỏa mãn nhu cầu của họ. Nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp xác định được khách hàng của mình cần gì cũng như xác định được tổng lượng cung của từng khu vực,
từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất và bán ra của doanh nghiệp, tạo lợi nhuận hiệu quả.
Số lượng hàng cần mua. Để có được quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải dựa vào diễn biến của thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng.
Chất lượng như thế nào? Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hóa mua vào. Hàng hóa mua vào phải đáp ứng một cách tốt nhất một nhu cầu nào đó của khách hàng và doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất.
Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến yêu cầu cơ cấu, chủng loại, mẫu mã của hàng hóa.
1.4.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Doanh nghiệp có thể tìm kiếm những nhà cung cấp bằng nhiều cách. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua: hội chợ, triển lãm, đơn thư chào hàng, chương trình quảng cáo của nhà cung cấp, hội nghị khách hàng,…
Trước khi ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp phải đánh giá được khả năng của họ trong việc cung ứng hàng hóa cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Để chọn nhà cung cấp tốt doanh nghiệp cần phải:
- Lựa chọn nhà cung cấp thích hợp bằng cách đưa ra các chỉ tiêu gắn liền với mục tiêu mua hàng đã xác định.
- Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp đảm bảo các nhà cung cấp được chọn đạt các yêu cầu đề ra.
- Quản lý nhà cung cấp được chọn đảm bảo họ luôn giao hàng đúng chất lượng, kịp thời gian với giá cả hợp lý.
- Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững.
1.4.3 Thương lượng và đặt hàng
Sau khi đã tìm kiếm và lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để kí kết hợp đồng mua bán với họ.
Doanh nghiệp thương lượng với nhà cung cấp các ràng buộc về số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa, chất lượng hàng hóa, giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý nếu vi phạm hợp đồng và để có thể đi đến sự thỏa thuận chung thì hai bên sẽ phân chia các ràng buộc với nhau.
Sau khi đã thương lượng thành công, doanh nghiệp tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Doanh nghiệp tiến hành đặt hàng với các nhà cung cấp bằng một trong các hình thức: kí kết hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng.
1.4.4 Thực hiện và đánh giá kết quả
Trong quá trình giao nhận hàng doanh nghiệp cần đôn đốc các nhà cung cấp nhanh chóng giao hàng tránh tình trạng hàng đến chậm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giám sát xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa. Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
Sau khi hợp đồng thu mua kết thúc, doanh nghiệp nên tổ chức đánh giá kết quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đã được xác định cũng như mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Nếu nhà cung cấp đáp ứng được các nhu cầu của sản xuất kinh doanh để đầu vào được ổn định thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp có kết quả và hiệu quả. Ngược lại, nhà cung cấp không đáp ứng được thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm và doanh nghiệp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới và khắc phục những sai sót.