CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THU MUA VÀ GIAO NHẬN GẠO XUẤT KHẨU
1.5 Quy trình xuất khẩu
Trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu gồm nhiều bước có quan hệ chặt chẽ với nhau bước trước là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo. Để quy trình giao nhận hàng xuất khẩu được tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bước là cần thiết. Thông thường một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu gồm một số bước sau:
Nghiên cứu thị trường tìm kiếm đối tác
Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kí mã hiệu hàng hóa Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Thuê phương tiện vận tải Làm thủ tục hải quan
Giao hàng lên tàu
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có Thủ tục thanh toán
Đàm phán ký kết hợp đồng
Đàm phán ký kết hợp đồng
Hình 1.2: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Nguồn: www.customs.gov.vn
1.5.1 Nghiên cứu thị trường tìm kiếm đối tác
Nghiên cứu thị trường là điều kiện tiên quyết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tham gia vào thị trường nước ngoài. Thị trường nước ngoài có nhiều sự khác biệt so với thị trường trong nước cho nên đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất khẩu thì việc nghiên cứu thị trường là rất quan trọng.
Khi nghiên cứu thị trường các doanh nghiệp sẽ tìm hiểu về quy mô, cơ cấu, sự vận động của thị trường, các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường như môi trường cạnh tranh, chính trị pháp luật, khoa học công nghệ, môi trường văn hóa xã hội, tập quán mua hàng và những thói quen ảnh hưởng đến hành vi mua hàng của người tiêu dùng.
Xác định mặt hàng xuất khẩu, thị trường xuất khẩu, giao dịch với ai, phương thức giao dịch như thế nào từ đó lập chiến lược kinh doanh của mình.
Điều tra nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm các nội dung chủ yếu:
- Xác định nhu cầu nhập khẩu của khách hàng
- Lựa chọn, điều tra và nghiên cứu thị trường xuất khẩu
- Lựa chọn đối tác giao dịch
- Lập phương án kinh doanh
1.5.2 Đàm phán ký kết hợp đồng
Đàm phán là việc sử dụng các kỹ năng trong giao dịch nhằm thuyết phục và đi đến việc chấp nhận các nội dung mà hai bên đưa ra. Muốn đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị hết sức quan trọng như: chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị thông tin liên quan.
Để cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao hơn cần phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin về thị trường, kinh tế, văn hóa, pháp luật, sự phát triển, khả năng tài chính của đối phương.
Thông thường có ba hình thức đàm phán cơ bản: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Ở nước ta hiện nay hai hình thức được sử dụng phổ biến nhất là đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại.
Sau khi các bên tiến hành giao dịch và đàm phán có kết quả thì phải thực hiện lập và ký kết hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng là hết sức quan trọng. Nội dung hợp đồng gồm:
- Số hợp đồng.
- Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng.
- Tên và địa chỉ các bên kí kết.
- Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng.
1.5.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Khâu này bao gồm thu mua hàng hóa, đưa vào gia công chế biến,... Doanh nghiệp cần chuẩn bị hàng hóa thật tốt, đảm bảo về số lượng, chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng,…như hợp đồng đã qui định.
1.5.4 Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mã hiệu hàng hóa
Doanh nghiệp cần phải nắm vững được yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng qui định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao. Loại bao bì: hòm, bao, kiện hay bì, thùng…
Kẻ ký mã hiệu: ký mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng. Đồng thời kẻ mó hiệu cần phải rừ ràng, dễ nhận biết.
1.5.5 Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Trước khi giao hàng, doanh nghiệp phải kiểm tra hàng về trọng lượng, bao bì, phẩm chất, số lượng… để đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp cũng như quyền lợi của khách hàng. Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa được tiến hành sau khi hàng chuẩn bị đóng gói tại cơ sở sản xuất hàng, kiểm tra tại cửa khẩu, tùy theo sự thỏa thuận của hai bên mà hàng hóa xuất khẩu sẽ do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
1.5.6 Thuê phương tiện vận tải
Tuỳ theo các thỏa thuận trong hợp đồng xuất khẩu mà doanh nghiệp hoặc khách hàng có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Thuê phương tiện vận tải dựa vào các căn cứ:
- Những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa: điều kiện cơ sở giao hàng số lượng nhiều hay ít.
- Đặc điểm hàng hóa xuất khẩu: loại hàng, nhẹ cân hay nặng cân, dài ngày hay ngắn ngày,…
- Điều kiện vận tải: hàng rời hay hàng đóng trong container, hàng hóa thông dụng hay đặc biệt,…
1.5.7 Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là một cách thức để nhà nước quản lý hoạt động xuất khẩu.
Doanh nghiệp cần thực hiện:
- Khai báo hải quan
- Xuất trình hàng hóa để kiểm tra
- Thực hiện các quyết định của hải quan 1.5.8 Giao hàng lên tàu
Giao hàng bằng đường biển: lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà vận tải để đổi lấy sơ xếp hàng. Trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên tàu. Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển có chức năng chứng nhận gửi hàng, hợp đồng vận chuyển. Chứng từ sở hữu hàng hoá, vận đơn là vận đơn sạch có khả năng chuyển nhượng được. Nếu hàng hoá được giao bằng Container, khi chiếm đủ một Container (FCL) chủ hàng hoá ký thuê Container, đóng hàng vào Container, lập bảng kê hàng trong Container. Khi hàng không chiếm hết một Container (LCL) chủ cửa hàng phải lập một bản “Đăng ký chuyên chở”. Sau khi đăng ký được chấp nhận chủ hàng giao hàng đến ga Container cho người vận tải.
1.5.9 Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu.
Thanh toán đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu nhận được tiền về và khách hàng nhận được hàng hóa. Có nhiều phương thức thanh toán nhưng hiện nay có hai phương thức sau được sử dụng rộng rãi đó là thanh toán bằng thư tín dụng và thanh toán bằng phương thức nhờ thu.
- Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)
+ Doanh nghiệp phải đôn đốc người mua phía nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó.
+ Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.
+ Doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác ngay sau khi đã giao hàng cho khách hàng.
+ Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn.
1.5.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nếu khách hàng vi phạm hợp đồng thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trường hợp cần thiết có thể kiện ra tòa, việc khiếu kiện phải cẩn trọng, tỉ mỉ, kịp thời,..dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo. Ngược lại, trong trường hợp doanh nghiệp bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc, xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời.
1.6 Các hình thức giao nhận