CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THU MUA VÀ GIAO NHẬN GẠO XUẤT KHẨU
1.7 Các yếu tố tác động trong quá trình thu mua và giao nhận hàng xuất khẩu
1.7.1 Bên trong doanh nghiệp a. Nguồn nhân lực
Đội ngũ nhân viên thu mua và giao nhận gạo xuất khẩu đòi hỏi phải có kiến thức sâu rộng về gạo và giá cả thị trường; có kỹ năng đàm phán tốt; năng động, sáng tạo, liên tục cập nhật tình hình biến động của thị trường và đặc biệt là phải trung thực.
Một nhõn viờn thu mua gạo xuất khẩu cần phải hiểu rừ về sản phẩm mà mỡnh cần mua. Vì vậy vị trí này cần những nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao. Khi tìm kiếm nguồn hàng hoặc nhà cung cấp giới thiệu mặt hàng mới, nhân viên thu mua phải biết được đó có phải là một thương vụ hiệu quả hay không, từ đó đưa ra điều kiện, chính sách phù hợp với nhà cung cấp. Nhân viên thu mua phải dự đoán được xu hướng mua của khách hàng để tìm kiếm những mặt hàng gạo phù hợp cũng như loại bỏ những mặt hàng gạo kém hiệu quả. Sau khi tìm được nguồn nguyên liệu phù hợp nhân viên mua hàng phải đàm phán, mặc cả với nhà cung cấp. Đòi hỏi họ phải là những người quyết đoán và không để cảm xúc chi phối; họ phải đưa ra những điều kiện có lợi cho mình nhất. Nhân viên thu mua gạo xuất khẩu không chỉ biết đi tìm nguồn hàng hay đi khảo sát giá liên tục mà còn biết cách cập nhật tin tức thị trường. Tất cả những biến động ảnh hưởng tới việc thu mua, tích trữ, đổi trả hàng hóa họ phải nắm được kịp thời để có quyết định phù hợp. Đối với nhân viên mua hàng ngoài năng lực thì đòi hỏi họ phải đủ trung thực để vượt qua nhiều cám dỗ do nhà cung cấp mang lại để ra quyết định đúng đắn có lợi cho doanh nghiệp. Trên thực tế, tuyển dụng được một nhân viên thu mua vừa có năng lực, vừa có phẩm chất là điều vô cùng khó khăn. Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, chính trực là một trong những lợi thế cạnh tranh thực sự của doanh nghiệp.
Nhân viên giao nhận gạo xuất khẩu ngoài chuyên môn cần phải giao tiếp và có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt. Về mặt chuyên môn đòi hỏi họ phải giỏi ngoại ngữ; sử
các quy trình thủ tục xuất nhập khẩu, chứng từ,…; có khả năng soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng giao dịch,…; có kiến thức về phương thức thanh toán quốc tế, phương thức vận tải quốc tế, điều kiện thương mại quốc tế, các văn bản pháp lý qui định liên quan đến công việc. Bên cạnh đó, họ phải có khả năng giao tiếp tốt để thỏa thuận đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng; có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để nắm bắt và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa. Nhân viên giao nhận gạo xuất khẩu cũng cần có sẵn một số tố chất như: nhanh nhẹn, linh hoạt, cẩn trọng, tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng chịu áp lực cao,…; có tinh thần đoàn kết, hỗ trợ đồng nghiệp và quan trọng hơn nữa là luôn có thái độ hòa nhã, hợp tác với khách hàng trong công việc; yêu cầu về sự tỉ mỉ, cẩn trọng là vô cùng quan trọng, ngoài ra phải đảm bảo được những yêu cầu về thời gian của khách hàng nâng cao uy tín của công ty.
b. Nguồn tài chính
Doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh thì không những đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và ổn định, hoạt động thu mua hàng hóa được đẩy mạnh hơn mà còn giúp cho doanh nghiệp có khả năng đầu tư đổi mới công nghệ và áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất nhằm làm giảm chi phí, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Hàng hóa được khách hàng ưa chuộng hơn, hoạt động giao nhận hàng hóa cũng diễn ra mạnh mẽ hơn.
Sức mạnh về tài chính thể hiện trên tổng nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh, khả năng quản lí có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh. Sức mạnh tài chính thể hiện ở khả năng trả nợ ngắn hạn, dài hạn, các tỉ lệ về khả năng sinh lời của doanh nghiệp …
Vốn đầu tư có ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển hoạt động thu mua lúa, gạo nguyên liệu cũng như quá trình giao nhận gạo xuất khẩu. Trong quá trình thu mua lúa, gạo nguyên liệu nếu gặp khó khăn về vốn thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến số lượng và chất lượng nguồn nguyên liệu mua vào từ đó cũng ảnh hưởng đến sản phẩm đầu ra, quá trình giao nhận sản phẩm xuất khẩu gặp khó khăn.
c. Marketing
Hoạt động marketing trong doanh nghiệp đóng vai trò quyết định đến vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Hoạt động Marketing chính là cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường đồng thời cũng kết nối các hoạt động khác của doanh nghiệp với nhau và hướng hoạt động của doanh nghiệp theo thị trường, lấy nhu cầu thị trường và ước muốn của khách hàng là chỗ dựa vững chắc nhất cho mọi quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Chiến lược marketing tốt giỳp doanh nghiệp hiểu rừ nhu cầu của khỏch hàng, đưa sản phẩm gạo của mình đến gần khách hàng hơn và giúp cho sản phẩm của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh hơn. Doanh nghiệp sẽ thu mua nhiều nguyên liệu lúa gạo hơn để sản xuất, chế biến đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng và hoạt động giao nhận gạo xuất khẩu cũng sôi nổi hơn.
Về sản phẩm: tập trung mạnh vào sản xuất các mặt hàng gạo truyền thống có thế mạnh của công ty, nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã bao bì.
Ngoài các mặt hàng gạo truyền thống cần nghiên cứu thêm sản phẩm có giá trị gia tăng cao.
Về giá cả: công ty cần có chiến lược định giá linh hoạt cho thị trường xuất khẩu và thị trường nội địa. Xem xét từng giai đoạn thâm nhập sản phẩm của mình để định giá bán cho phù hợp.
Về phân phối: phân phối thị trường xuất khẩu và phân phối thị trường nội địa.
Về chiêu thị: cần chủ động nắm bắt thông tin để tham gia các kỳ hội chợ triển lãm, phải có kế hoạch chuẩn bị chu đáo, tránh bị động trong khâu tổ chức.
d. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất của doanh nghiệp có thể là hệ thống nhà xưởng, kho, bến bãi, cửa hàng, máy móc, thiết bị,…
Nếu một doanh nghiệp có hệ thống nhà xưởng, kho, cửa hàng, bến bãi được bố trí hợp lý, nằm trong khu vực có mật độ dân cư lớn, thu nhập về cầu tiêu dùng của người dân cao và thuận lợi về giao thông sẽ giúp cho hoạt động thu mua và giao nhận gạo xuất khẩu của doanh nghiệp thuận lợi hơn, hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao hơn.
1.7.2 Bên ngoài doanh nghiệp a. Nhà cung cấp
Nhà cung cấp của một doanh nghiệp có thể là các doanh nghiệp khác, các đơn vị kinh doanh hoặc các cá nhân. Họ cung cấp cho doanh nghiệp các nguồn vật tư cần thiết để sản xuất ra những mặt hàng hay dịch vụ mà doanh nghiệp cần.
Đối với lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất khẩu gạo thì nguồn nguyên liệu chính để sản xuất ra sản phẩm rất được doanh nghiệp chú trọng. Vì sản phẩm tạo ra chất lượng như thế nào thì đều phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu đầu vào. Các nguồn nguyên liệu phải đúng chất lượng, các loại lúa, gạo nguyên liệu do doanh nghiệp mua lại từ hộ nông dân, tư thương,….nên nguồn nguyên liệu phụ thuộc nhiều vào họ.
Đó là một trong những điểm yếu của doanh nghiệp vì doanh nghiệp có thể bị ép giá, bị pha tạp các loại lúa nguyên liệu, không đủ tiêu chuẩn để sản xuất ra gạo xuất khẩu.
Lúa, gạo lức là nguồn nguyên liệu chính chiếm giá trị lớn trong giá trị sản xuất ra giá thành sản phẩm. Các loại nguyên liệu khác như dầu để chạy máy, vật tư,
…thì doanh nghiệp mua lại của các nhà cung ứng khác trên thị trường. Hiện nay, giá xăng dầu biến động cũng ảnh hưởng đến doanh nghiệp nhưng mức ảnh hưởng không cao.
Để giảm bớt các ảnh hưởng xấu đó các doanh nghiệp cần tăng cường mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, tìm và lựa chọn nguồn cung ứng chính, có uy tín cao đồng thời nghiên cứu để tìm ra nguồn nguyên vật liệu thay thế.
b. Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng
Khách hàng là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm của khách hàng là tài sản có giá trị của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thỏa mãn tốt nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Từ đó đề ra chiến lược nhằm giữ lại khách hàng hiện có và khai thác thêm khách hàng tiềm năng.
Những biến động tâm lý khách hàng thể hiện qua sự thay đổi sở thích, thị hiếu, thói quen làm cho số lượng gạo được tiêu thụ tăng lên hay giảm đi tác động đến hoạt động thu mua nguyên liệu lúa, gạo của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đánh đúng vào tâm lý của khách hàng, tổ chức các dịch vụ phục vụ khách hàng thì hoạt động tiêu thụ sản phẩm gạo sẽ được nâng cao, doanh nghiệp sẽ mua nhiều nguyên liệu để sản xuất, chế biến hơn nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng và hoạt động giao nhận gạo xuất khẩu cũng được đẩy mạnh.
c. Đối thủ cạnh tranh
Số lượng các doanh nghiệp trong cùng một ngành trong nước và các nước trên thế giới tác động rất lớn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới lượng cung cầu sản phẩm của mỗi doanh nghiệp, tới giá bán, tốc độ thiêu thụ sản phẩm,… do vậy cũng ảnh hưởng tới hoạt động thu mua và giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp.
Càng nhiều doanh nghiệp cạnh tranh trong ngành thì cơ hội đến với từng doanh nghiệp càng ít, thị trường phân chia nhỏ hơn, khắt khe hơn dẫn đến lợi nhuận của từng doanh nghiệp cũng nhỏ đi, doanh nghiệp sẽ mua ít hàng hóa hơn để tránh bị tồn kho nhiều và việc giao nhận cũng giảm đi. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ cao hơn các đối thủ khác trong ngành. Do vậy, việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là việc cần thiết để giữ vững thị trường tiêu thụ sản phẩm của mỗi doanh nghiệp…
d. Các nhân tố về mặt kinh tế
Các nhân tố về mặt kinh tế có vai trò rất quan trọng, quyết định việc hình thành và hoàn thiện môi trường kinh doanh, đồng thời ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đến sức mua, sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng hay xu hướng phát triển của các ngành hàng.
Khi tốc độ tăng trưởng kinh tế cao và ổn định, đồng nội tệ giảm giá, lãi suất cho vay của ngân hàng và lạm phát đều thấp thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả, khả năng cạnh tranh cao hơn ở thị trường trong và ngoài nước,
doanh nghiệp sẽ tập trung sản xuất và xuất khẩu, hoạt động thu mua và giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp cũng được tăng cường và ngược lại.
e. Các nhân tố về mặt chính trị pháp luật
Tình hình chính trị là một trong những nhân tố thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh gạo xuất khẩu của doanh nghiệp. Chế độ chính trị ổn định, hệ thống phỏp luật chặt chẽ, rừ ràng chẳng hạn: cỏc chớnh bảo hộ tự do mậu dịch, chớnh sỏch tài chính, chế độ tiền lương, trợ cấp cho người lao động,…các nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi và bình đẳng cho các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh và đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu đẩy mạnh hoạt động thu mua và giao nhận gạo xuất khẩu của doanh nghiệp.
f. Các nhân tố về mặt tự nhiên
Các nhân tố tự nhiên có thể tạo ra các thuận lợi và khó khăn trong việc phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh gạo xuất khẩu của doanh nghiệp đặc biệt là trong hoạt động thu mua và giao nhận gạo xuất khẩu.
Các điều kiện tự nhiên quan trọng hàng đầu là vị trí địa lí, tài nguyên thiên nhiên, đất, nước, khí hậu,…. Chúng quyết định khả năng trồng các giống lúa trên từng lãnh thổ, khả năng áp dụng các quy trình sản xuất, đồng thời có ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng của cây lúa.
Cây lúa là loại cây trồng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện đất đai và khí hậu.
Cùng một giống lúa, nhưng khi trồng ở tỉnh này lại cho chất lượng tốt hơn khi trồng ở tỉnh khác; khi trồng và thu hoạch trong vụ mùa Đông Xuân sẽ cho chất lượng tốt và đồng đều hơn khi trồng trong vụ mùa Hè Thu hoặc Thu Đông.
Vị trí địa lý thuận lợi sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ, giảm chi phí giao nhận hàng hóa. Tài nguyên thiên nhiên phong phú tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất gạo xuất khẩu, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh gạo xuất khẩu.
Khí hậu: Các điều kiện thời tiết, khí hậu ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động trồng lúa, chu kỳ sản xuất kinh doanh, hoạt động dự trữ, bảo quản lúa gạo của doanh nghiệp. Yếu tố nhiệt độ: Đây là điều kiện tự nhiên rất quan trọng có ảnh hưởng lớn đến quá trình phát triển của cây lúa. Các loại lúa chỉ có thể sinh trưởng và phát triển được trong một khoảng nhiệt độ thích hợp.
Yếu tố thủy văn: nguồn nước là một trong những điều kiện cần thiết đầu tiên cho trồng lúa. Nguồn nước đủ và không biến động quá lớn: quá nhiều hay ít, là điều kiện cơ bản cho phát triển của cây lúa.
Thiên tai, lũ lụt,…gây thiệt hại, ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thu mua nguyên liệu và làm chậm quá trình giao nhận gạo xuất khẩu của doanh nghiệp.
g. Các nhân tố về khoa học công nghệ
Xã hội ngày càng phát triển và kèm theo đó là những tiến bộ khoa học công nghệ phát triển cùng với sự phát triển đó. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện nay làm doanh nghiệp có nguy cơ tụt hậu, đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cải tiến công nghệ, nâng cao khả năng cạnh tranh phù hợp với tiến trình phát triển hiện nay.
Xét mối quan hệ giữa tiến bộ khoa học công nghệ và sản phẩm, có hai loại hình công nghệ. Một loại là công nghệ thâm canh nhằm nâng cao năng suất sản phẩm và năng suất kinh tế trên mỗi đơn vị diện tích. Loại thứ hai là công nghệ cơ giới và tự động hóa nhằm nâng cao năng suất việc làm, tiết kiệm thời gian lao động trong từng khâu, giảm bớt hao phí lao động.
Tiến bộ khoa học công nghệ trong nông nghiệp nói chung và trồng lúa nói riêng có liên quan đến sự phát triển của tất cả các yếu tố, các bộ phận cấu thành lực lượng sản xuất. Những nội dung chủ yếu có ý nghĩa lớn đối với phát triển nông nghiệp là: thủy lợi hóa, cơ giới hoá, điện khí hoá, hoá học hoá và sinh học hoá.
Thủy lợi hoá là quá trình thực hiện tổng hợp các biện pháp khai thác sử dụng và bảo vệ các nguồn nước trên mặt đất và dưới mặt đất cho nhu cầu sản xuất và sinh hoạt ở nông thôn, đồng thời hạn chế các tác hại của nước gây ra cho sản xuất và đời sống.
máy móc, thay thế phương pháp sản xuất thủ công lạc hậu bằng phương pháp sản xuất với kỹ thuật công nghệ cao.
Điện khí hoá là một tiến bộ khoa học công nghệ trong việc sử dụng nguồn điện năng vào các hoạt động sản xuất và phục vụ đời sống nông thôn.
Hoá học hoá là quá trình áp dụng những thành tựu của ngành công nghiệp hoá chất phục vụ nông nghiệp, bao gồm việc sử dụng các phương tiện hoá học vào các hoạt động sản xuất nông nghiệp và phục vụ đời sống ở nông thôn.
Sinh học hoá nông nghiệp là quá trình nghiên cứu và áp dụng được những thành tựu về khoa học sinh vật và khoa học sinh thái vào nông nghiệp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng các sản phẩm nông nghiệp và bảo vệ môi trường sinh thái.
Khoa học công nghệ hiện đại áp dụng trong sản xuất kinh doanh gạo xuất khẩu góp phần làm tăng năng suất và chất lượng gạo xuất khẩu, giảm tối đa chi phí sản xuất giúp hoạt động thu mua của doanh nghiệp có hiệu quả dẫn tới giá thành sản phẩm giảm giúp cho gạo của doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh tốt hơn trên thị trường trong và ngoài nước.
Nhờ có các tiến bộ kỹ thuật làm cho năng suất của ngành không ngừng được tăng lên. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, những tiến bộ và công nghệ mới giúp nhiều ngành tăng trưởng, công nghệ chế biến phát triển cho phép mặt hàng gạo đến được nhiều thị trường hơn và chất lượng cũng được nâng lên từ đó thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm đồng thời tạo điều kiện cho hoạt động giao nhận của doanh nghiệp phát triển hơn.
1.8 Sự kết hợp giữa hoạt động thu mua và giao nhận hàng xuất khẩu