CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG THU MUA VÀ GIAO NHẬN GẠO XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MECOFOOD
3.1 Hoạt động thu mua gạo xuất khẩu tại công ty cổ phần Mecofood .1 Nguồn hàng của công ty
Công ty sử dụng nguyên liệu chủ yếu được thu mua từ tỉnh Long An và các tỉnh khác thuộc khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Tùy theo nhu cầu xuất khẩu mà Công ty sẽ chọn mua nguyên liệu theo chủng loại gạo và vùng nguyên liệu cho phù hợp.
Nguồn nguyên liệu đầu vào được mua trực tiếp từ nông dân, các doanh nghiệp chuyên về xay xát- chế biến và cung ứng, các thương lái.
3.1.2 Loại gạo thu mua
Tùy theo nhu cầu xuất khẩu của từng khách hàng mà công ty thu mua các loại chính như sau:
− Lúa nguyên liệu: Mua trực tiếp từ nông dân và tại vùng nguyên liệu.
− Gạo nguyên liệu: Mua gạo lức từ các nhà máy xay xát hoặc thương lái
− Gạo thành phẩm: thu mua từ các đơn vị chế biến lương thực. Công ty có thể đặt loại gạo 5%, 10%, 15%, 25% tấm, Nàng hoa, Hương lài…tùy theo yêu cầu của công ty. Các đơn vị này sẽ cung cấp đúng theo quy định trong hợp đồng thu mua mà công ty đã ký với họ. Công ty không cần qua chế biến mà chỉ cần xuất thẳng cho khách hàng nước ngoài.
3.1.3 Hình thức thu mua
Mua hàng theo hình thức trực tiếp: theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với các doanh nghiệp khác (bên cung ứng), công ty cử nhân viên Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm kiểm tra hàng tại kho bên bán, nếu chất lượng đạt theo yêu cầu thì sẽ nhận hàng, nếu không bên cung ứng hàng sẽ phải làm lại.
Mua hàng theo hình thức gián tiếp: Thông qua các thương lái nhỏ lẻ, Công ty có thể đặt hàng và họ tìm nguồn cung ứng phù hợp về giá cả và chất lượng theo yêu cầu. Ưu điểm là có thể tìm những lô hàng chất lượng tốt, chất lượng hàng hóa đồng đều. Khuyết điểm: Số lượng cung cấp ít.
Tùy theo sự thỏa thuận của hai bên và sự thuận tiện trong thuê dịch vụ vận chuyển mà hàng hóa có thể được giao tại kho bên mua hoặc bên bán.
3.1.4 Mạng lưới thu mua
- Mua từ nông dân
- Mua từ thương lái
- Mua ở hợp tác xã
- Mua ở các nhà máy xay xát, các doanh nghiệp sản xuất chế biến gạo
- Mua ở các đơn vị chế biến lương thực 3.1.5 Tình hình thu mua gạo xuất khẩu
Bảng 3.1: Sản lượng gạo thu mua của công ty CP Mecofood trong giai đoạn từ năm 2013 đến quý 1 năm 2016
Tên hàng
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Quý 1/2016
Sản lượng (Tấn)
Tỷ trọng
(%)
Sản lượng
(Tấn)
Tỷ trọng
(%)
Sản lượng
(Tấn)
Tỷ trọng
(%)
Sản lượng (Tấn)
Tỷ trọng
(%) Lúa 6,400.71 18.18 7,685.17 18.18 4,601.19 18.18 3,000 18.29
Gạo lức 3,200.35 9.09 3,842.59 9.09 2,300.60 9.09 - -
Gạo 5% 3,200.35 9.09 3,842.59 9.09 2,300.60 9.09 1,000 6.10
Gạo 10% 5,120.56 14.55 6,148.14 14.55 3,680.96 14.55 500 3.05 Gạo 15% 4,160.46 11.82 4,995.36 11.82 2,990.78 11.82 2,000 12.19 Gạo 25% 4,480.49 12.73 5,379.62 12.73 3,220.84 12.73 5,000 30.49
Tấm 640.07 1.82 768.52 1.82 460.12 1.82 1,000 6.10
Gạo Nàng Hoa 3,200.35 9.09 3,842.59 9.09 2,300.60 9.09 1,000 6.10 Gạo Hương Lài 1,600.11 4.54 1,921.29 4.54 1,150.30 4.54 700 4.27 Gạo Iasmine 3,200.35 9.09 3,842.59 9.09 2,300.60 9.09 2,200 13.41
Tổng 35,203.8 100 42,268.46 100 25,306.59 100 16,400 100
Nguồn: Phòng kinh doanh
Lượng lúa, gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm thu mua có xu hướng tăng vào năm 2014 và giảm vào năm 2015 tùy theo hợp đồng ký kết trong giai đoạn từ năm 2013-2015 nhưng cơ cấu từng mặt hàng thu mua qua các năm không thay đổi.
Năm 2014, sản lượng lúa được thu mua nhiều nhất 7,685.17 tấn chiếm 18.18% tổng sản lượng thu mua, tăng 1,284.46 tấn so với năm 2013. Công ty thu mua tấm ít nhất 640.07 tấn chiếm 1.82% tổng sản lượng thu mua, tăng 128.45 tấn so với năm 2013. Năm 2015, sản lượng thu mua các mặt hàng đều giảm.
Quý 1 năm 2016, sản lượng lúa được thu mua nhiều nhất 3,000 tấn chiếm 18.29% tổng sản lượng thu mua. Công ty không thu mua gạo lức trong quý 1.
3.1.6 Khái quát quy trình thu mua gạo xuất khẩu của công ty a. Xác định nhu cầu mua hàng
Trước khi xác định loại gạo, số lượng cần mua thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ điều tra nghiên cứu thị trường. Xem xét thị trường đang cần loại gạo nào và loại gạo nào đang được ưa chuộng, chất lượng ra sao và số lượng gạo trong kho công ty đang có.
Bên cạnh đó, dựa vào các hợp đồng đã ký kết với khách hàng và số lượng hàng hóa còn trong kho công ty sẽ ra quyết định thu mua những loại gạo nào, số lượng, chất lượng ra sao.
b. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
sẽ liên hệ với họ thu mua lúa đem về xí nghiệp để xay xát, chế biến và đóng gói bao bì theo yêu cầu của khách hàng. Nếu hợp đồng với số lượng gạo quá lớn thì công ty sẽ liên hệ với các doanh nghiệp cung cấp gạo theo tiêu chuẩn công ty đưa ra phù với qui định của hợp đồng. Mối quan hệ giữa công ty và các đơn vị này khá tốt nên công ty ít gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hàng để xuất khẩu.
Bảng 3.2: Một số nhà cung cấp của công ty CP Mecofood
Stt Nhà cung cấp
1 Công ty TNHH 1 thành viên Đức Minh 2 DNTN Hiệp Thành Đạt
3 Công ty TNHH Thuận Phát Lộc 4 Công ty TNHH TM XK Đạt Thành 5 DNTN Tám Trang
6 DNTN Thuận Thiên 2
7 Nhà máy lau bóng gạo Thiên Phát Nguồn: Phòng kinh doanh
Trước khi mua hàng Công ty triển khai khảo sát giá qua nhiều nguồn cung cấp thông tin như liên lạc với các nhà máy, các doanh nghiệp, thương lái…..để xem tình hình biến động như thế nào và chọn nhà cung cấp với chất lượng và giá cả phù hợp, khả năng cung cấp tốt và tiến độ giao hàng nhanh. Việc có nhiều nhà cung cấp sẽ có ưu điểm cạnh tranh về giá nhưng chất lượng nhiều khi không giống nhau. Vì vậy Công ty vẫn chọn những nhà cung cấp có chất lượng ổn định và hạn chế tối đa việc thay đổi nhà cung cấp ngoại trừ giá cả và chất lượng không cạnh tranh với các nhà cung cấp khác.
c. Thương lượng và đặt hàng
Thông thường việc thương lượng mua hàng thường là thương lượng trực tiếp, nếu giá cả và các điều khoản khác đã thống nhất thì Công ty sẽ ký hợp đồng chính thức đặt hàng.
d. Theo dừi và kiểm tra quỏ trỡnh giao nhận hàng húa
Sau khi ký hợp đồng, Công ty cử nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm đến kho người bỏn để kiểm hàng và thường xuyờn theo dừi, kiểm tra, kiểm soỏt việc giao nhận hàng hóa về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng mua hàng của công ty với nhà cung cấp. Công ty cũng chú trọng kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến quá trình mua hàng.
e. Đánh giá kết quả thu mua
Kết quả mua hàng được đánh giá dựa trên chất lượng hàng hóa mua chi phí hợp lý mà công ty đưa ra. Chất lượng mua hàng phù hợp với tiêu chuẩn công ty đưa ra như số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, chi phí đúng với hợp đồng đã ký thì mua hàng được đánh giá là có hiệu quả. Ngược lại công ty sẽ điều chỉnh trong lần mua sau.
Các tiêu chí thu mua như sau:
− Giá cả: Phù hợp với thị trường.
− Chất lượng: Theo tiêu chuẩn đã xây dựng cho từng loại gạo.
− Thời gian giao hàng: Càng nhanh càng tốt.
− Thanh toán: Càng chậm càng tốt.
3.2 Hoạt động giao nhận gạo xuất khẩu tại công ty cổ phần