3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến
a. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến( xem phụ lục 03)
Tất cả các văn bản( bao gồm cả văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản Hành chính và văn bản chuyên ngành, kể cả fax, văn bản chuyển giao qua mạng
và văn bản mật, đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty TNHH XNK Sơn Trà.
Mọi văn bản, thư từ đến công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư và nhân viên văn thư phải thực hiện theo các bước:
+ Bước 1. Tiếp nhận văn bản: văn bản được giao đến Công ty thông qua Bưu điện sẽ được bộ phận văn thư nhận. Các căn bản chuyển giao qua mail sẽ được nhân viên văn thư kiểm tra thường xuyên hàng ngày trong hộp thư đến của Công ty..
+ Bước 2. Kiểm tra,phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến.
Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ, đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông tin của văn bản bên trong phong bì.
Công ty có quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kỳ hình thức nào: nhân viên văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn, với những văn bản có mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc và không được phép bóc bì.
Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lac, mất văn bản, tiết kiệm thời gian và chuyển giao văn bản tới các bộ phận được nhanh chóng, kịp thời.
+ Bước 3. Đóng dấu "Đến" và ghi vào số đến, ngày đến
Nhân viên văn thư phải đóng dấu đến và ghi số đến ngày đến.
+ Bước 4. Đăng ký văn bản đến: để tiến hành quản lý văn bản đến chặt chẽ và tra tìm thuận tiện, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
+ Bước 5. Trình văn bản đến: tất cả văn bản đến sau khi đã đăng ký tùy theo chế độ công tác của văn thư cơ quan, nhân viên văn thư phải trình ngay cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Phó Giám đốc điều hành xem xét, nghiên cứu.
+ Bước 6. Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo công ty thì nhân viên văn thư công ty phải chuyển văn bản
đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết, người nhận phải ký đầy đủ vào sổ chuyển giao văn bản đến.
+ Bước 7 . Theo dừi và giải quyết văn bản đến: Thường xuyờn nhắc nhở đôn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn bản. Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải quyết, điều chỉnh kịp thời.
Nhìn chung Công ty thực hiện tốt việc quản lý văn đến.
b. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành( kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
- Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi( xem phụ lục 04)
+ Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng năm của văn bản.
Các văn bản đi khi tới bộ phận văn thư hầu hết đã có chữ ký của người có thẩm quyền nhưng nhân viên văn thư vẫn cần kiểm tra lại và ghi số, ngày tháng năm của văn bản.
+ Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của Công ty.
+ Bước 3. Nhân bản và đóng dấu.
Văn bản đi được nhân bản và đóng dấu theo số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Văn bản do lãnh đạo công ty ký và ban hành theo thẩm quyền và được Giám đốc đóng dấu văn bản.
+ Bước 4. Làm thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phát văn bản đi.
Lựa chọn bì thư: bì thư phải phù hợp với kích cỡ của văn bản, chứng chỉ so công ty đặt mẫu và một số bưu phẩm dùng phong bì thư do bưu điện.
Chuyển phát văn bản đi qua đường bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều được đăng ký
vào sổ chuyển phỏt nhanh và được đăng ký vào sổ để tiện cho việc theo dừi chuyển phát văn bản đi.
+ Bước 5. Lưu văn bản đi.
Văn bản được lưu 2 bản: bản gốc lưu tại văn thư công ty và bản chính lưu trong hồ sơ theo dừi, giải quyết cụng việc.
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty TNHH XNK Sơn Trà.
- Nội dung hồ sơ và lưu trữ hiện hành:
Nội dung lập hồ sơ công việc gồm có: mở hồ sơ, thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ được công ty thực hiện theo quy định hiện hành.
- Giao nộp hồ sơ và lưu trữ hiện hành
1. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp:
a. Thời hạn nộp lưu: Thời hạn và thành phần hồ sơ,tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ Công ty được quy định trong thời hạn 2 tháng, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
b. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ công ty gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Cỏc hồ sơ nguyờn tắc được dựng làm căn cứ để theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc( trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2. Thủ tục nộp lưu
- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của
công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ công ty giữ 01 bản.
Nội dung lập hồ sơ nhân sự gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trong máy tính của công ty, bên cạnh đó mỗi cá nhân trong công ty sẽ có một hồ sơ riêng biệt để dễ dàng tra tìm khi cần thiết, phục vụ vào mục đích của công ty.