Chương 1. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
I. Đặc điểm lao động của người thư ký văn phòng
1. Khái niệm về nghiệp vụ Thư ký văn phòng
1.1. Khái niệm nghiệp vụ:" Nghiệp vụ là các kỹ năng, biện pháp thực hiện chuyên môn một nghề nghiệp nào đó".
1.2.Khái niệm Thư ký: Có nhiều quan điểm về Thư ký. Do chức năng nhiệm vụ và vị trí công tác khác nhau nội hàm của khái niệm có thể thay đổi song chúng ta không được đồng nhất hoạt động của người Thư ký với những công việc bàn giấy và các sự vụ đơn lẻ; không được đồng nhất hình ảnh của người Thư ký đơn giản như một yếu tố trang trí cho hoạt động công sở.
- " Thư ký là người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng."
- Theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (IPS): Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng (office skills), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
1.3. Khái niệm Văn phòng:
- Theo nghĩa rộng: " Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo trong một cơ quan, đơn vị"
- Theo nghĩa hẹp: " Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó".
1.4. Khái niệm Thư ký văn phòng:
Thư ký văn phòng cũng mang đầy đủ các đặc điểm nghề nghiệp của người Thư ký văn phòng song hoạt động của họ được xác định ở môi trường Văn phòng và đặt trong một mối quan hệ xác định - người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng - có thể trình bày khái niệm Thư ký văn phòng như sau: " Thư ký
Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng".
1.5. Các yêu cầu đối với người Thư ký Văn phòng.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và đặc thù nghề nghiệp chúng ta có thể xác định một số yêu cầu căn bản đối với người Thư ký như sau:
a. Phải có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp: Nghĩa là người Thư ký phải có ý trí phấn đấu, mong muốn được khẳng định, khả năng nắm bắt cơ hội.
Người Thư ký phải thực sự yêu nghề, say mê với công việc. Có ước mơ thăng tiến sẽ là động lực thúc đẩy người thư ký vươn lên để khẳng định vị trí không thể thay đổi. Đó cũng là nhân tố đưa đến thành công trong hoạt động quản lý của người Thư Ký.
b. Phải có khả năng xử sự chính xác đối với mọi đối tượng giao tiếp.
Đây cũng được coi như một yêu cầu cần thiết. Nó thể hiện sự nhạy cảm, linh hoạt, trình độ và kỹ thuật nghiệp vụ. Người Thư ký có một năng lực nhất định trong giao tiếp sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và xây dựng hình ảnh của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
c. Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc, xử lý đúng khi xảy ra xung đột.
Người Thư ký rất cần yếu tố này. Nghĩa là người Thư ký phải có khả năng kiểm soát và điều chỉnh mục đích giao tiếp. Không vi phạm các nghi thức giao tiếp. Chủ động trong giao tiếp. Tạo ấn tượng và sự đánh giá cao của đối tượng giao tiếp. Xử lý đúng khi xảy ra xung đột.
d. Tạo được sự tin cậy của Thủ trưởng.
Thủ trưởng có lòng tin đối với Thư ký không chỉ đơn giản là sự tin cậy đối với năng lực giải quyết mà cần cả sự tin tưởng về phẩm chất. Chính sự tin tưởng này sẽ tạo niềm tin của Thủ trưởng và sự trung thành vì quyền lợi chung của người thư ký và mang lại cho Thư ký những cơ hội nghề nghiệp mới.
e. Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc.
Kỷ luật trong công việc là nguyên tắc bắt buộc đối với người Thư ký.Nó thể hiện sự tôn trọng công việc của người thư ký đối với công việc của mình.
Người thư ký cần chủ động giải quyết công việc độc lập, khả năng đảm bảo thực hiện công việc đúng chương trình,kế hoạch; khả năng tìm kiếm cơ hội ... sẽ là căn cứ đánh giá năng lực, sự tự chủ, sáng tạo trong công việc của người Thư ký.
Yếu tố kỷ luật, chủ động trong công việc của người thư ký là yếu tố quan trọng và cần thiết đối với người Thư ký hiện đại.
f. Khả năng tư duy khoa học.
Tư duy khoa học với những phép suy luận đúng sẽ là căn cứ giúp người Thư ký giải quyết công việc.. Để có được khả năng này, người Thư ký phải đạt được một số tiêu chuẩn như: Trình độ học vấn; Khả năng suy luận logic, biện chứng; Khả năng xây dựng các phép suy luận đúng; Khả năng tư duy cụ thể, khái quát và thực tiễn.
g. Sự kín đáo.
Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của người Thư ký. Chúng ta đều biết Văn phòng là đầu mối, trung tâm thiết lập các quan hệ giao tiếp của cơ quan, một trong những chức năng của văn phòng là chức năng tham mưu về thông tin. Do đó sự thiếu kín đáo của người Thư ký có thể dẫn đến những vi phạm nghiêm trọng như: Cung cấp thông tin không đúng thẩm quyền hoặc sai đối tượng dẫn đến thất thoát thông tin cung cấp các thông tin.
Cung cấp các thông tin chưa hoặc không chính thức.
Vi phạm các quy định của Nhà nước và các cơ quan về việc giữ gìn bí mật tài liệu, công văn, giấy tờ.
Ngoài ra, còn gây mất đoàn kết, hiểu lầm trong cơ quan nếu người Thư ký thiếu sự kín đáo.
Vì vậy, tính kín đáo được coi là một trong những phẩm chất quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng đặt ra khi tuyển chọn Thư ký.
h. Sự thích ứng.
Sự thích ứng sẽ tạo điều kiện để người Thư ký có khả năng hòa nhập với những không gian giao tiếp cụ thể.
Bên cạnh những yêu cầu trên, khi thực hiện những yêu cầu mới với vị trí ưu tiên khác nhau trong hoạt động của mình, người Thư ký cũng cần có trí nhớ
chính xác; sự tinh tế; khả năng quyết định chính xác, kịp thời; biết tập trung và thay đổi sự chú ý; người Thư ký cũng phải nhận thức sâu sắc về giá trị, ý nghĩa của những phẩm chất để có sự nỗ lực, rèn luyện, phấn đấu.
1.6. Vị trí của người Thư ký văn phòng.
Vị trí của người Thư ký văn phòng được thể hiện ở một số nội dung cơ bản như sau:
a. Thư ký là người trợ lý, người giúp việc thân cận nhất của Lãnh đạo.
b. Trong quan hệ với Thủ trưởng và đồng nghiệp, Thư ký được coi như một mắt xích trong việc thiết lập mối quan hệ.
c. Hiệu quả trong hoạt động của người Thư ký sẽ giải phóng lãnh đạo khỏi những công việc mang tính sự vụ và tăng phần lao động sáng tạo. Việc hoàn thành nhiệm vụ của Thủ trưởng cơ quan có sự tác động tích cực của người Thư ký.
Hoạt động của người Thư ký Văn phòng góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác, đảm bảo sự liên tục và thông suốt trong hoạt động nội bộ của cơ quan.
Với những vị trí nêu trên có thể khẳng định người Thư ký có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan nói chung và của Thủ trưởng nói riêng.