Chương 1. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
I. Đặc điểm lao động của người thư ký văn phòng
8. Thư ký với hoạt động xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
8.1. Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch trong hoạt động công sở.
8.1.1 Khái niệm kế hoạch, chương trình.
- Kế hoạch: " Kế hoạch được hiểu là một văn bản mà nhà quản lý sử dụng để xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện mục tiêu".
- Chương trình.
+ Theo nghĩa rộng: " Chương trình được hiểu là các định hướng, các biện pháp để thực hiện mục tiêu. Với cách hiểu này, chương trình gần giống kế hoạch song khác kế hoạch về thời gian. Nếu căn cứ theo thời gian, kế hoạch thường được chia thành kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn thì chương trình theo nghĩa rộng có thời gian từ trung hạn trở lên".
+ Theo nghĩa hẹp: " Chương trình được hiểu là sự quy tụ các nội dung của kế hoạch thành một lịch trình làm việc. Do đó để triển khai kế hoạch cần có một hoặc nhiều chương trình cụ thể. Lúc này việc xây dựng chương trình đã trở thành căn cứ quan trọng để đảm bảo thực hiện kế hoạch".
8.1.2. Vai trò của việc lập chương trình, kế hoạch trong hoạt động công sở.
- Chương trình, kế hoạch là phương tiện, công cụ phục vụ hoạt động của nhà quản lý nhằm xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện.
- Chương trình, kế hoạch là công cụ để nhà quản lý phối hợp nỗ lực của mọi thành viên trong cơ quan để thực hiện mục tiêu chung.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch sẽ giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí khi hoạt động.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý xác định tiêu chuẩn từ đó tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả.
8.2. Các nguyên tắc xây dựng và các biện pháp đảm bảo thực hiện chương trình, kế hoạch.
8.2.1. Các nguyên tắc
a. Các nguyên tắc cơ bản về cấu trúc của chương trình, kế hoạch.
- Nguyên tắc thống nhất.
+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng . + Thống nhất về ngôn ngữ.
+ Thống nhất về mục tiêu.
- Nguyên tắc khả thi.
+ Những điều kiện cần thiết để thực hiện.
+ Tính hợp pháp.
+ Nhiệm vụ, chế độ, trách nhiệm của từng bộ phận tham gia thực hiện.
+ Ý nghĩa sau khi chương trình, kế hoạch được thực hiện.
- Nguyên tắc định hướng: Nguyên tắc định hướng được thể hiện như sau:
+ Thông tin sử dụng trong chương trình lựa chọn phải có khả năng hỗ trợ để thực hiện mục đích.
+ Các biện pháp, phương pháp được lựa chọn phải có khả năng hỗ trợ để thực hiện mục đích.
+ Đối tượng thực hiện chương trình, kế hoạch phải được lựa chọn trên cơ sở đánh giá về khả năng, năng lực thực hiện công việc.
- Nguyên tắc hệ thống.
+ Đảm bảo tính khoa học, sự thống nhất trong cấu trúc thể hiện của chương trình, kế hoạch.
+ Xây dựng cơ chế thực hiện trên căn cứ giải quyết mối quan hệ giữa các thành phần kế hoạch như: Mục tiêu; biện pháp; nguồn tài nguyên; khả năng hỗ trợ; công việc cụ thể.
b. Một số nguyên tắc cơ bản trong kỹ thuật xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Theo TS. Vũ Thị Phụng ( giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng năm 2003), có 4 nguyên tắc cơ bản khi xây dựng chương trình, kế hoạch:
+ Nguyên tắc không trùng lặp + Nguyên tắc ưu tiên
+ Nguyên tắc dự phòng + Nguyên tắc điều chỉnh.
8.2.2.Một số biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch - Quyền lực: Quyền lực chính là phạm vi thẩm quyền mà pháp luật cho phép nhà quản lý được sử dụng. Trên cơ sở quyền lực nhà quản lý có quyền yêu cầu và buộc nhân viên phải phục tùng các quyết định.Đây cũng chính là yếu tố đảm bảo cho chương trình, kế hoạch được thực hiện.
- Thuyết phục: Là một quá trình mà bản chất là quán triệt cho các đối tượng phải thực hiện chương trỡnh, kế hoạch thấy rừ vai trũ, trỏch nhiệm, mức độ, quyền hạn và nghĩa vụ của cá nhân trong việc thực hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung của chương trình, kế hoạch.
- Xây dựng chính sách hỗ trợ: Khi chương trình. kế hoạch được xác định như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện mục tiêu thì nhà quản lý đương nhiên sẽ phải xây dựng những chính sách phục vụ cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó. Chính sách phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
+ Tính linh hoạt + Tính toàn diện
8.3. Phân loại kế hoạch.
- Căn cứ theo phạm vi hoạt động.
- Căn cứ theo thời gian ( Kế hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn; kế hoạch ngắn hạn).
- Căn cứ theo mức độ cụ thể.
8.4. Vai trò của thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo.
- Thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch.
Các thông tin sẽ giúp cho thư ký có khả năng tổng hợp và lựa chọn những thông tin tốt nhất khi xây dựng chương trình, kế hoạch. Các thông tin được sử
dụng phải giúp thư ký trả lời một số câu hỏi như: Chương trình, kế hoạch xây dựng nhằm mục đích gì? Vì lợi ích gì? Thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện chương trình, kế hoạch?...
- Xây dựng chương trình, kế hoạch.
Trên cơ sở các nguồn thông tin đã được xác định giá trị, thư ký chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch. Đây là một nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi người thư ký phải có năng lực thực tiễn.
- Tổ chức và giám sát việc thực hiện chương trình, kế hoạch.
Đây là một trong những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện chương trình, kế hoạch.
Sau khi chương trình, kế hoạch được công bố chính thức, thư ký có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban có liên quan để tổ chức thực hiện và giải quyết vấn đề phát sinh.
Trên cơ sở sự đồng ý của thủ trưởng, thư ký cần tiến hành một số hoạt động sau:
+ Đảm bảo tính công khai khi thực hiện chương trình, kế hoạch.
+ Xây dựng chế độ báo cáo về tiến độ thực hiện công việc, áp dụng các biện pháp đảm bảo cho chế độ này được thực hiện.
+ Xây dựng các quy định về công tác kiểm tra.
+ Thiết lập một hệ thống kiểm tra hữu hiệu
9. Thư ký với việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng cơ quan và đồng