Chương 1. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
I. Đặc điểm lao động của người thư ký văn phòng
7. Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
7.2. Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
7.2.1. Các yêu cầu đối với thư ký khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác.
- Hiểu rừ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trớ của thủ trưởng.
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác nhằm giúp cho thư ký chuẩn bị các điều kiện cần thiết cũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo thành công cho chuyến đi.
- Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với chuyến đi công tác của cơ quan.
- Thư ký phải hiểu rừ vai trũ và trỏch nhiệm của bản thõn trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
7.2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Lập kế hoạch chuyến đi công tác.
Khi lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo thư ký phải
đảm bảo được 3 yêu cầu cơ bản là: thể thức văn bản; tính khả thi của việc thực hiện; các nội dung thông tin cơ bản
Thông thường chuyến đi công tác sẽ bao gồm các nội dung thông tin sau:
+ Mục đích + Nội dung + Thành phần + Địa điểm + Thời gian
+ Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng..
+ Kinh phí + Phương tiện
+ Các giấy tờ cần thiết
+ Có thể bổ sung một số nội dung thông tin như: quà tặng, phân công thực hiện...
- Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác.
Sau khi có quyết định chính thức bằng văn bản về chuyến đi công tác của lãnh đạo, thư ký phải tiến hành một số công việc cụ thể như sau:
+ Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác. Thư ký có trách nhiệm thông báo cho nơi tiếp nhận công tác những thông tin liên quan: mục đích chuyến đi; nội dung công việc; thành phần tham gia ( số lượng, chức vụ, giới tính, chức danh khoa học..); thời gian làm việc; các đối tượng cần gặp; cách yêu cầu hỗ trợ...
+ Chuẩn bị nội dung của chuyến đi công tác.
Thư ký phải chuẩn bị nội dung của chuyến đi công tác với các yêu cầu đặt ra là tài liệu,tư liệu, trình độ của đại biểu tham gia chuyến đi công tác.
+ Chuẩn bị tư liệu, tài liệu.
Khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi công tác thư ký phải dựa vào các thông tin : Mục đích chuyến đi; Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị; Khả năng của thành phần chuyến đi; Thời gian chuyến đi; Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết; giấy giới thiệu; giấy đi đường ( của thủ trưởng hoặc của toàn đoàn);
hồ sơ công việc; văn bản quy phạm pháp luật có liên quan; các mẫu văn bản;
thông tin ở dạng dữ liệu máy tính;...
+ Chuẩn bị về phương tiện giao thông
Khi lựa chọn phương tiện để tổ chức chuyến đi công tác thư ký cần chú ý khả năng tài chính của cơ quan; thành phần tham gia chuyến đi ( vị trí, số lượng, giới tính, sức khỏe, đặc điểm tâm lý...); địa điểm đến; thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện chuyến đi; hệ thống các dịch vụ công cộng; mang theo thuốc men, quần áo...
+ Chuẩn bị giấy tờ.
Với chuyến đi công tác trong nước, thư ký phải lưu ý các loại giấy tờ như:
công văn liên hệ công tác, giấy tùy thân ( Chứng minh thư nhân dân, thẻ nhà báo...), giấy giới thiệu, giấy đi đường, danh thiếp.
Với chuyến đi công tác nước ngoài thư ký lưu ý tiến hành theo đúng các quy định về thủ tục xuất, nhập cảnh của Việt Nam và các nước sẽ đến.
+ Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác.
- Kinh phí thực tế: Tiền chi trả cho phương tiện ( Máy bay, ôtô...); Tiền sinh hoạt học phí của đại biểu; Tiền sao chụp tài liệu; Tiền đóng góp và hội thảo, hội nghị( nếu có); Tiền ăn, nghỉ; Quà tặng...
- Tùy theo mục đích và phạm vi chuyến đi, yêu cầu cần trợ giúp của lãnh đạo mà thư ký cần chuẩn bị một số công việc như:
Chuẩn bị quà tặng.
Xây dựng nhật ký hành trình.
Chuẩn bị các nhãn mác hàng hóa.
Phong bì in sẵn địa chỉ cơ quan.
Các địa chỉ hỗ trợ tại nơi diễn ra chuyến đi công tác.
Danh thiếp.
Thuốc y tế ( thuốc thông thường và thuốc đặc trị cho những người bị bệnh mãn tính).
7.3.Những công việc thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công