Chương 1. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
I. Đặc điểm lao động của người thư ký văn phòng
9. Thư ký với việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng cơ quan và đồng nghiệp
2.2. Thực trạng về nghiệp vụ thư ký tại công ty TNHH XNK Sơn Trà
Trong thời gian thực tập tại công ty, em thấy công ty THNN XNK Sơn Trà không có một chức danh chính thức cho một thư ký. Tại công ty Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức kiêm trợ lý cho Giám đốc và một nhân viên trong phòng hành chính là văn thư và một nhân viên lễ tân thực hiện các hoạt động
liên quan đến một số nghiệp vụ thư ký của Công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của nghiệp vụ thư ký trong sự phát triển chung của công ty, với vai trò tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty phòng Hành chính - Tổ chức nói chung và cá nhân Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức nói riêng luôn chủ động xây dựng lịch công tác tuần, kế hoạch làm việc hàng tháng, quý, 6 tháng, kế hoạch năm của Công ty và lịch công tác của lãnh đạo. Chương trình làm việc đảm bảo được tính khoa học, hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của từng đơn vị trong Công ty, quá trình tổ chức thực hiện đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, cá nhân.
Trong quá trình tham mưu giúp việc, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức luôn nhận thức được vai trò của một người trợ lý cho Lãnh đạo, một trưởng phòng chỉ đạo về các hoạt động liên quan đến các vấn đề mang tính chiến lược của công ty và luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực trong các hoạt động tổ chức, lấy ý kiến tham gia xây dựng nội quy, quy chế Công ty hiệu quả, chất lượng;
tham mưu đổi mới phương thức hoạt động kinh doanh theo nhu cầu của thị trường, đồng thời cập nhật những loại máy móc hiện đại để đảm bảo chất lượng cho các công trình kiến trúc và các mẫu sản phẩm đẹp, chất lượng để trang trí nội, ngoại thất cho các công trình.
Đặc biệt, phòng Hàng chính - Tổ chức quan tâm công tác tham mưu, phục vụ cho hoạt động giám sát các công trình đang thi công nhằm kịp thời phát hiện ra những lỗi sai, sự cố để khắc phục không làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Tích cực đổi mới phương thức phục vụ khách hàng cả về hình thức lẫn chất lượng. Để làm tốt được điều đó, Trưởng phòng đã chỉ đạo, hướng dẫn tiến hành đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân sự từ các kỹ sư lành nghề đến công nhân thi công công trình.
Đối với công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị.
Đây là một trong những công việc hàng ngày của người thư ký là tham gia vào việc tổ chức quản lý của cơ quan.Tại công ty những công việc về công tác văn thư, lưu trữ Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức rất quan tâm, sát sao,
chỉ đạo nhõn viờn văn thư và nhõn viờn lễ tõn theo dừi và xử lý kịp thời khi cú sự chỉ đạo chính thức từ cấp trên.
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thông tin thu được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Bản chất của hoạt động tiếp khách là việc thư ký thiết lập một giao tiếp có tính mục đích với khách. Tại công ty TNHH XNK Sơn Trà công tác này cũng được thực hiện chu đáo. Đảm bảo được các nguyên tắc trong hoạt động tiếp - đãi khách như: Tôn trọng đối tượng giao tiếp; tôn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp; Sử dụng các hình thức đãi khách phù hợp với mục đích chung của cơ quan, để lại ấn tốt đối với khách hàng bởi qua đó thể hiện sự tôn trọng và phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
Công ty TNHH XNK Sơn Trà là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp, lắp đặt nội, ngoại thất ... đặc biệt là buôn bán, cung cấp các thiết bị vật tư ngành điện, hàng trang trí nội, ngoại thất...công ty nhận được nhiều dự án mang tầm quốc gia.Vì thế, thông tin là yếu tố cực kỳ quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Hoạt động hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, tốc độ thực hiện, chất lượng thực hiện hay những chi phí để đầu tư...Hiệu quả trong hoạt động này phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của thông tin cung cấp cho các đối tượng liên quan. Tại công ty thông tin nhận có được nhận từ nhiều nguồn khác nhau như: điện thoại, internet, nghiên cứu thị trường... và hiện nay Ban giám đốc công ty cũng như Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức rất quan tâm và thường xuyên yêu cầu cấp dưới cập nhất và tìm hiểu nắm bắt thông tin một cách chính xác, kịp thời.
Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo diễn ra thường xuyên. Do đó, về phòng họp của công ty được thiết kế rộng và hiện đại, có một phòng họp lớn sức chứa lên đến 70 người đối với phòng có số lượng người đông, và hai phòng họp nhỏ với sức chứa từ 35 đến 40 người. Trong phòng họp được lắp đặt đầy đủ các
trang thiết bị cần thiết để phục vụ tất cả các cuộc họp của cơ quan như: máy chiếu; màn hình chiếu; bàn ghế; camera; điều hòa nhiệt độ; hệ thống micro ...Các chương trình hội nghị của công ty cũng được quan tâm chu đáo.
Tổ chức và bố trí phòng làm việc: Tại công ty TNHH XNK Sơn Trà sắp xếp phòng của giám đốc cạnh phòng của trợ lý ( Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức),có một nhân viên văn thư và một nhân viên lễ tân ngồi cùng phòng với Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để tiện cho các hoạt động tiếp nhận văn bản đến công ty, khách đến liên hệ công tác và nhận các nhiệm vụ khác như: Lễ tân, khánh tiết, tiếp điện thoại của khách hàng...Trong phòng làm việc của trợ lý giám đốc và nhân viên văn thư, nhân viên lễ tân được trang bị đầy đủ các loại máy móc, đồ dùng văn phòng phục vụ cho công việc chung của công ty như:
Máy vi tính; máy fax; máy photocoppy; máy scan; bàn ghế; tủ hồ sơ...Phòng làm việc 25m2, bài trí cây xanh và có cửa sổ thoáng mát, hệ thống ánh sáng được lắp đặt theo tiêu chuẩn của văn phòng hiện đại. Các vật dụng trong phòng được sắp xếp hợp lý, khoa học.
Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo tại công ty TNHH XNK Sơn Trà là hoạt động cần thiết và diễn ra thường xuyên gắn với chức năng, nhiệm vụ của công ty nhằm giải quyết các công việc cụ thể hoặc thiết lập một mối quan hệ với khách hàng.Phần lớn các chuyến đi công tác của lãnh đạo công ty được diễn ra suôn sẻ và thành công. Trong đó không thể không nhắc đến vai trò của người trợ lý đã luôn bám sát nội dung cần thiết cho một chuyến đi công tác của lãnh đạo để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
Vấn đề xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo: Cơ bản đảm bảo được nguyên tắc trong việc xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch. Đảm bảo các nguyên tắc như: nguyên tắc thống nhất; nguyên tắc khả thi; nguyên tắc định hướng. Thể hiện được vai trò của thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch.
Một vấn đề nữa là mối quan hệ giữa thư ký với thủ trưởng và đồng nghiệp: Tại công ty TNHH XNK Sơn Trà Trưởng phòng Hành chính ( kiêm trợ lý giám đốc) là người có năng lực, trình độ, có khả năng chịu áp lực công việc
tốt, có phong cách làm việc khoa học, nguyên tắc nhưng hòa đồng và luôn quan tâm đến đồng nghiệp.
- Trợ lý với lãnh đạo công ty: Là người được Giám đốc tin cậy. Luôn tôn trọng, tin tưởng và phục tùng các quyết định của người lãnh đạo.
- Trợ lý đối với đồng nghiệp: luôn tôn trọng và có thái độ hợp tác.Có lối sống hòa nhã và quan tâm đến đồng nghiệp của mình.
* Bên cạnh những ưu điểm trên đây, tại Công ty TNHH XNK Sơn Trà còn tồn tại một số những hạn chế trong công tác văn phòng nói chung và của người Trợ lý nói riêng.
Trong quá trình thực hiện công việc của Công ty một số bộ phận trong Công ty đã không tuân thủ chương trình, không bám sát chương trình. Công việc trong công ty nhiều, nguồn nhân lực trong văn phòng không đáp ứng được hết nhu cầu công việc, nhân viên hầu hết phải kiêm nhiệm vì thế có lúc công việc bị chồng chéo.
Công tác Văn thư - Lưu trữ tại Công ty TNHH XNK Sơn Trà:
-Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng của một cơ quan, tổ chức.
Công tác này bao gồm nhiều hoạt động như: in ấn; đánh máy văn bản; quản lý và giải quyết văn bản...Tuy nhiên, Công ty có một nhân viên văn thư nhưng phải kiêm nhiệm các công việc khác nên áp lực công việc là rất lớn, khó tránh khỏi những trở ngạ, khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Có những văn bản khi soạn thảo bị chồng chéo về nội dung nhưng chưa được chỉnh sửa kịp thời.
Việc chuyển giao văn bản đến các phòng ban trong công ty có đôi lúc còn chậm.
- Công tác lưu trữ: cũng giống như công tác văn thư, công tác này có một vai trò quan trọng và là một mặt hoạt động cơ bản, là công cụ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, là bằng chứng chứng minh cơ sở pháp lý của cơ quan.
Tại công ty TNHH XNK Sơn Trà, công tác lưu trữ được lãnh đạo rất quan tâm. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức thường xuyên đôn đốc, chỉ đạo nhân
viên phụ trách và các bộ phận liên quan thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Nhà nước tại Công văn số 238/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn cơ sở dữ liệu. Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, công tác Lưu tại Công ty được thực hiện nghiêm túc và tương đối nhất quán.
Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các hoạt động tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đều được thực hiện theo quy định của Nhà nước, Công ty chưa ban hành một văn bản về việc thực hiện công tác này. Mặt khác, nhân viên văn thư kiêm nghiệp vụ lưu trữ, điều đó gây trở ngại trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận phòng, ban khác trong Công ty.
Công ty TNHH XNK Sơn Trà không có một thư ký chuyên trách. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức kiêm trợ lý cho Giám đốc. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm giúp Giám đốc công ty trong việc chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của phòng Hành chính - Tổ chức, thường xuyên hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tiến độ công việc để kịp thời báo cáo lãnh đạo xử lý.
Hàng ngày khối lượng công việc rất nhiều và điều đó cũng phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.