Thời gian qua được thực tập tại Công ty TNHH XNK Sơn Trà em nhận thấy, công tác văn phòng giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan. Trong đó bao gồm cả các công tác liên quan đến nghiệp vụ thư ký. Nếu thực hiện tốt công tác văn phòng sẽ tạo tiền đề cho sự phát triển của Công ty.
Đồng thời, nó còn giúp cho hoạt động trong Công ty được duy trì liên tục và kiểm soát chặt chẽ. Bên cạnh đó, tổ chức công tác văn phòng khoa học còn có ý nghĩa là xây dựng quy chế khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho hợp lý, góp phần nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Công ty TNHH XNK Sơn Trà đã thực hiện tương đối tốt các nghiệp vụ văn phòng nói chung và các nghiệp vụ thư ký nói riêng ( hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ, hậu cần...), trang thiết bị khá đầy đủ ( máy tính, máy in, máy photocoppy, máy chiếu, máy fax, điện thoại, điều hòa..), đội ngũ nhân sự đồng đều về chất lượng chuyên môn, công nhân lành nghề chiếm đa số. Tạo thuận lợi cho quá trình cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Công ty nói chung và Văn phòng nói riêng.
Lãnh đạo Công ty luôn coi trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn.
Phòng Hành chính - Tổ chức đã tham mưu, xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm của Công ty.
Trợ lý cho Giám đốc luôn ý thức được vai trò và nhiệm vụ của nghiệp vụ thư ký trong công tác văn phòng vì thế các hoạt động của văn phòng rất được chú trọng.
Với những nhược điểm đã nêu ở phần trên em xin có một vài kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của công ty như sau:
3.1. Kiến nghị.
3.1.1. Đối với nhà nước:
Cần khuyến khích và tạo cơ hội việc làm cho các sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành thư ký văn phòng khi ra trường. Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý,
góp phần quan trọng vào sự phát triển của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế.
3.1.2. Đối với nhà trường:
Nhà trường cần quan tâm hơn nữa tới bộ môn Nghiệp vụ Thư ký văn phòng. Trong thời gian học tại trường, được thầy cô tận tình giảng dạy nhưng với số lượng tiết học còn hạn chế nên các thầy cô giáo không có thể giảng kỹ cho sinh viên tất cả các yêu cầu của môn học.
Nhà trường cũng cần đưa thêm phần thực hành các nghiệp vụ thư ký vào bài giảng cho sinh viên được vừa học, vừa thực hành. Trong chương trình giảng dạy môn học ngoài các kỹ năng chuyên môn còn có một phần về hướng dẫn cách sống lành mạnh và thuật trang điểm. Đây là nội dung cần thiết giúp cho người thư ký tạo được ấn tượng tốt khi đi xin việc hoặc khi thực hiện giao tiếp với các đối tượng giao tiếp.Những nội dung này ngoài việc được trang bị bằng lý thuyết, nhà trường đưa thêm phần thực hành vào quá trình học tập sẽ giúp sinh viên có thể nhớ sâu hơn về nội dung môn học của mình.
3.1.3. Đối với doanh nghiệp:
Để công ty, doanh nghiệp có phong cách làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu chung của toàn xã hội rất cần đến vai trò của người thư ký văn phòng. Vì thế các công ty doanh nghiệp cần tuyển người thư ký được đào tạo bài bản về nghiệp vụ và đáp ứng tốt nhu cầu công việc.
Coi trọng các nghiệp vụ thuộc về thư ký văn phòng sẽ góp phần tạo nên diện mạo mới trong quá trình phát triển của công ty.
3.2. Giải pháp
- Công ty cần có một thư ký chuyên trách vì khối lượng công việc của Công ty rất nhiều.
- Tuyển dụng thư ký chuyên trách cần tuyển người có năng lực, trình độ và khả năng chịu được áp lực công việc.
- Quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao trình độ chuyên môn và các kỹ năng xử lý công việc của người thư ký văn phòng.
C. KẾT LUẬN
Thư ký là bộ mặt thứ hai của công ty sau giám đốc. Đó là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc nói riêng và công ty nói chung. Thư ký còn là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc, hay các nhiệm vụ đã được giao tới toàn thể công ty hoặc những người có liên quan. Do đó người thư ký có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của hoạt động quản lý trong Công ty.
Qua quá trình thực tập tại Công ty, tuy thời gian thực tập không dài nhưng được sự quan tâm của Lãnh đạo Công ty và Phòng Hành chính - Tổ chức đã giúp em có được kiến thức thực tế về các nghiệp vụ thư ký văn phòng và xây dựng hình ảnh người thư ký văn phòng hiện đại.Qua đó, nhận thấy mỗi sinh viên ngành Quản trị văn phòng cần có thái độ tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã được học ở trường và quá trình thực tế công việc. Đó sẽ là tiền đề quan trọng giúp mỗi chúng ta trở thành những nhà Quản trị văn phòng giỏi.
Trên đây là báo cáo kết quả đợt thực tập của em, bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhận xét của các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, thầy Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng khoa Quản trị Văn phòng và các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã hướng dẫn em thực hiện tốt các yêu cầu cần thiết trong đợt thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2015 SINH VIÊN THỰC HIỆN
Đỗ Thành Thoa