Văn phòng đăng ký QSDĐ đợc thành lập ở cấp tỉnh và cấp huyện là cơ
quan dịch vụ công hoạt động theo loại hình đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản theo quy định hiện hành với chức năng tổ chức thực hiện
đăng ký SDĐ và biến động về SDĐ, quản lý hồ sơ địa chính và giúp cơ quan tài nguyên và môi trờng cùng cấp trong việc thực hiện thủ tục hành chính về quản lý và SDĐ theo quy định của pháp luật;
Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp tỉnh thuộc Sở Tài nguyên và Môi trờng, do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trờng và Giám đốc Sở Nội vụ; chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Sở Tài nguyên và Môi trờng;
Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện thuộc Phòng Tài nguyên và Môi tr- ờng, do UBND cấp huyện quyết định thành lập theo đề nghị của Trởng phòng Tài nguyên và Môi trờng, Trởng phòng Nội vụ- Lao động- Thơng binh và xã hội;
chịu sự chỉ đạo, quản lý của Phòng Tài nguyên và Môi trờng theo phân cấp quản lý của UBND cấp Huyện
a. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp tỉnh
Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp tỉnh được thành lập với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
(i) Giúp Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trờng làm đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính về cấp giấy chứng nhận QSDĐ, đăng ký QSDĐ và chỉnh lý biến động về SDĐ trên địa bàn tỉnh đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, ngời Việt Nam định c ở nớc ngoài, tổ chức nớc ngoài, cá nhân nớc ngoài;
(ii) Lập và quản lý bộ hồ sơ địa chính gốc đối với tất cả các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh, cấp bản sao hồ sơ địa chính từ bản gốc hồ sơ địa chính cho Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện và UBND xã, phờng, thị trÊn;
(iii) Chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc khi có biến động về SDĐ theo thông báo của Phòng Tài nguyên và Môi trờng, Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện;
chuyển trích hồ sơ địa chính gốc đã chỉnh lý cho Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện và UBND xã, phờng thị trấn để chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính;
(iv) Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan có chức năng xác định mức thu tiền SDĐ, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai đối với ngời SDĐ là tổ chức, cơ sở tôn giáo, ngời Việt Nam định c ở nớc ngoài, tổ chức nớc ngoài, cá nhân nớc ngoài;
(v) Lu trữ, quản lý bản sao giấy chứng nhận QSDĐ và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính khi thực hiện việc đăng ký QSDĐ, cấp giấy chứng nhận QSDĐ;
(vi) Thực hiện các thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng SDĐ cấp tỉnh;
(vii) Xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống thông tin đất đai; cung cấp bản đồ địa chính, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính, các thông tin khác về đất đai phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nớc và nhu cầu cộng đồng;
(viii) Thực hiện việc thu phí, lệ phí trong quản lý và SDĐ; thực hiện các dịch vụ có thu về cung cấp thông tin đất đai;
(ix) Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành về tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác đợc giao cho Sở Tài nguyên và Môi tr- êng;
(x) Quản lý viên chức, ngời lao động và tài chính, tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của Pháp luật
b. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện Văn phũng đăng ký QSDĐ cấp huyện được thành lập do nhu cầu thực tế của từng địa phương. Khi thấy cần thiết, Chủ tịch UBND cấp huyện ra quyết định thành lập Văn phòng đăng ký QSDĐ. Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp huyện được thành lập thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
(i) Giúp Trởng Phòng Tài nguyên và Môi trờng làm đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính về cấp giấy chứng nhận QSDĐ, thực hiện đăng ký QSDĐ và chỉnh lý biến động về SDĐ theo quy định trên địa bàn huyện đối với hộ gia
đình, cá nhân, ngời Việt nam định c ở nớc ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân c;
(ii) Lu trữ quản lý và chỉnh lý toàn bộ bản sao hồ sơ địa chính đối với tất cả các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính huyện theo hồ sơ địa chính gốc đã chỉnh lý do Văn phòng đăng ký QSDĐ cấp tỉnh gửi tới; hớng dẫn kiểm tra việc lu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ bản sao hồ sơ địa chính của UBND xó, phờng, thị trấn;
(iii) Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng, xác định mức thu tiền SDĐ, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai đối với ngời SDĐ là hộ gia đình, cá nhân, ngời Việt Nam định c ở nớc ngoài mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân c;
(iv) Lu trữ, quản lý bản sao Giấy chứng nhận QSDĐ và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện thủ tục theo quy định;
(v) Thực hiện trích đo địa chính thửa đất: thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng SDĐ cấp huyện;
(vi) Cung cấp bản đồ địa chính, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ
địa chính và các thông tin khác về đất đai phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nớc và yêu cầu của cộng đồng;
(vii) Thực hiện thu phí, lệ phí trong quản lý, SDĐ đai theo quy định của pháp luật, thực hiện các dịch vụ có thu về cung cấp thông tin đất đai, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính;
(viii) Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành về tình hỡnh thực hiện nhiệm vụ, các lĩnh vực công tác đợc giao đối với cấp trên;
(ix) Quản lý công chức, viên chức, ngời lao động và tài chính, tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của Pháp luật
Sự ra đời của Văn phòng đăng ký QSDĐ là một trong những sửa đổi, bổ sung quan trọng của Luật Đất đai 2003 và là một bớc tiến quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính về đất đai, việc thiết lập cơ chế “một cửa ” và “dịch vụ hành chính công ” sẽ nâng cao chất lợng phục vụ của các cơ quan nhà nớc đối với yêu cầu của nhân dân. Ngời SDĐ không còn mất nhiều thời gian, công sức trong việc giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai. Theo đó, thay vì tự mình đi thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai với các cơ quan công quyền như trước đây; nay người SDĐ sẽ nộp các hồ sơ, giấy tờ cần thiết tại Văn phòng đăng ký QSDĐ. Văn phòng đăng ký QSDĐ sẽ thay mặt người SDĐ thực hiện các thủ tục hành chính này trong một thời hạn nhất định và người SDĐ phải trả cho Văn phòng một khoản lệ phí theo quy định của pháp luật. Việc này được thực hiện minh bạch, công khai, nhanh chóng và tiện ích cho người dân. Có thể coi Văn phũng đăng ký QSDĐ là “cánh tay nối dài” để cùng với cỏc cơ quan cụng quyền giải quyết thủ tục hành chớnh trong lĩnh vực đất đai cho người dừn.