Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Trong hệ thống hoạt động kinh doanh của công ty thì bộ phận kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Chính vì thế, công tác tổ chức của bộ máy kế toán được công ty hết sức quan tâm để sao cho bộ máy này hoạt động có hiệu quả và đúng mục đích.
Bộ máy kế toán của công ty được chia thành những bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chức năng đối vời từng phần hành kế toán của công ty. Các bộ phận này nằm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, đồng thời có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có sự tương tác qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ mỏy. Mỗi cỏn bộ, nhõn viờn đều được quy định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân
công tạo lập mối liên kết chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo phương pháp tập trung. Phòng kế hoạch tài vụ nhận chứng từ từ các phòng ban sau đó ghi sổ, xử lý thông tin và tổng hợp tất cả những chứng từ đó. Các đơn vị trực thuộc trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty cổ phần thương mại Yên Hạ
Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được bố trí 5 nhân viên có trình độ đại học, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn mọi nhân viên kế toán đều làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng- trưởng phòng kế toán, kiêm kế toán tổng hợp, là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty, tổ chức, điều hành, chỉ đạo toàn diện bộ máy kế toán, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luân chuyển chứng từ, tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của Công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính- kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn các kế toán viên thực hiện theo đúng chế độ, tổng hợp các thông tin một cách kịp thời và chính xác. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của Công ty bàn về vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính.
Kế toán bán hàng: Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hóa đơn bán hàng , hạch toán giá vốn, lập biên bản giao nhận hàng hóa, tham gia công
Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng
Kế toán công nợ
Thủ kho Kế toán thuế
Thủ quỹ
tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, kiểm soát thủ tục xuất- nhập kho, báo cáo xuất - nhập kho và tồn kho theo đinh kỳ hoặc khi có yêu cầu, thực hiện các báo cáo chuyên môn. Tính và xác định kết quả kinh doanh
Kế toỏn cụng nợ: Cú nhiệm vụ theo dừi và hạch toỏn tỡnh hỡnh thanh toán của khách hàng và tình hình thanh toán của Công ty với các nhà cung cấp. Đồng thời theo dừi và hạch toỏn việc chi trả lương và cỏc khoản khỏc cho người lao động.
Kế toán thuế: căn cứ vào các chứng từ, hàng tháng tính và kê khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra, lập tờ khai thuế, theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản giữa Cụng ty và Nhà nước, đồng thời theo dừi mảng TSCĐ, theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ cũng như việc tớnh và trớch khấu hao các tài sản hiện có trong Công ty.
Thủ quỹ: quản lý và thu chi tiền mặt, theo dừi tỡnh hỡnh thu chi thực tế và tình hình tăng giảm tiền gửi ngân hàng, thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của Công ty, lập báo cáo quỹ.
Thủ kho: Thực hiện các công việc liên quan đến nhập, xuất hàng hóa theo phiếu bán hàng của kế toán. Sắp xếp, phân loại và bảo quản hàng hóa trong kho, kiểm kê hàng hóa hàng tháng.
Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán
- Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán đang hiện hành.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán công nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính công ty.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán đúng, chính xác theo pháp luật.
Quan hệ tổ chức và quản lý giữa phòng kế toán với các cấp, các bộ phận khác trong công ty
Để thực hiện những kế hoạch sản xuất, kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng tăng doanh thu bán hàng. Trình độ dân trí ngày càng cao, đời sống kinh tế phát triển nên nhu cầu về các thiết bị hiện đại ngày một tăng, nhưng để đáp ứng được đầy đủ, chu đáo, phù hợp thì HĐQT, ban giám đốc cùng phòng kinh doanh là những người trực tiếp tìm hiểu thị trường đầu vào cũng như tiếp thị đầu ra cho hàng hoá luân chuyển nhanh không ứ đọng, tồn vốn, thu lợi nhuận về cho doanh nghiệp. Phòng tổ chức hành chính tham mưu cho lãnh đạo việc bố trí lao động cho đúng người, đúng việc nhằm nâng cao hiệu quả và sử dụng triệt để năng lực lao động.
Phòng kế hoạch tài vụ kết hợp phòng kinh doanh phối hợp lên phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh theo những yêu cầu mà HĐQT, ban giám đốc đề ra. Nếu cần thiết có thể tham mưu trực tiếp cho HĐQT, ban giám đốc những phương án khả thi để triển khai thực hiện.
Với chức năng, nhiệm vụ riêng của mình, phòng kế hoạch tài vụ thu thập, xử lý các chứng từ, kiểm tra tính trung thực của nghiệp vụ kế toán, từ đó đưa ra đánh giá đúng đắn giúp lãnh đạo điều hành công việc cũng như quản lý tài chính tốt hơn.
2.1.4.2. Các chính sách chung
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán cũng như điều kiện ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác kế toán của công ty, công ty Công ty Cổ phần Thương mại Yên Hạ áp dụng chế độ kế toán chung do Bộ Tài Chính
ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 đã được cụ thể hóa vào công ty như sau:
Hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức kế toán áp dụng cho công ty là hình thức Nhật ký chung.
Kỳ kế toán: Công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng đồng Việt Nam. Việc quy đổi các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 “Ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giá”.
Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho: để đảm bảo theo dừi và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, chính xác công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song.
Phương pháp tính giá vật tư, hàng hóa xuất kho: Công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: các TSCĐ tại Công ty sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: công ty thực hiện theo phương pháp khấu trừ
2.1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
2.1.4.4. Tổ chức vận dụng hình thức tài khoản kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
2.1.4.5.Tổ chức vận dụng hình thức ghi sổ kế toán
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán cũng như điều kiện ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác kế toán của công ty và trên cơ sở nhận biết đặc điểm, nội dung phương thức ghi chép của mỗi hình thức kế toán công ty áp dụng hình thức ghi chép của mỗi hình thức kế toán công ty áp dụng hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức NKC
(7)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết (1a)
(3)
(6) (3a)
(5) (4) (2) (1)
Chứng từ gốc
(1) - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, lấy số liệu ghi vào sổ Nhật ký chung theo nguyên tắc ghi sổ.
(1a)- Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan.
(2) - Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào Sổ Cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ.
(3) - Cuối tháng cộng sổ, thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết có liên quan.
(3a) -Cuối tháng cộng sổ các tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái, đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết liên quan.
(4) - Cuối tháng cộng sổ, lấy số liệu trên sổ cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(5),(6), (7) - Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, bảng Tổng hợp chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt để lập Báo Cáo tài chính kế toán. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối sẽ phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.
2.2. Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại